ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐẮK LẮK
-------

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Thông tin và Truyền thông (b/c);
- TT.Tỉnh ủy, TT. HĐND tỉnh (b/c);
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- CVP, các PCVP UBND tỉnh;
- Trung tâm CN & Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT, KGVX _(Nh-05b).

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Nguyễn Tuấn Hà

Bước

Nội dung

Đơn vị thực hiện

Thời gian thực hiện

1

Gửi thông tin đăng ký phòng họp trực tuyến

- Các đơn vị chủ trì tham mưu tổ chức hội nghị trực tuyến đăng ký họp trực tuyến bằng văn bản gửi đến Văn phòng UBND tỉnh. Trước thời điểm diễn ra cuộc họp tối thiểu 5 ngày làm việc, trừ trường hợp đặc biệt phải có ý kiến của UBND tỉnh.

- Thông tin đăng ký phải đảm bảo tối thiểu các nội dung sau:

Thời gian tổ chức HNTH.

Điểm cầu chính: Địa điểm tổ chức, lãnh đạo chủ trì, thành phần tham dự.

Điểm cầu thành viên: Thành phần, địa điểm.

Kịch bản cuộc họp hoặc khung chương trình cuộc họp.

Thông tin đầu mối liên hệ.

Cơ quan chủ trì tham mưu tổ chức họp trực tuyến

Thực hiện khi có chủ trương họp

2

Duyệt, cấp tài nguyên phòng họp

- Văn phòng UBND tỉnh căn cứ năng lực xử lý của MCU và các điều kiện kỹ thuật khác sẽ tiếp nhận, duyệt lịch đăng ký và cập nhật danh sách các cuộc họp trực tuyến.

- Trường hợp không thể cấp tài nguyên MCU theo đúng yêu cầu đăng ký của đơn vị chủ trì thì Văn phòng UBND tỉnh phải thông tin lại ngay cho đơn vị chủ trì tham mưu tổ chức họp trực tuyến.

Văn phòng UBND tỉnh

Sau khi nhận được thông tin yêu cầu (Thực hiện trong ngày)

3

Thông báo lịch kiểm tra kỹ thuật và phiên họp chính thức

- Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính gửi văn bản thông báo lịch kiểm tra kỹ thuật và phiên họp chính thức đến các điểm cầu thành viên.

- Đối với cuộc họp triển khai từ cấp tỉnh đến cấp huyện, xã: Đơn vị quản lý điểm cầu cấp huyện gửi văn bản thông báo lịch kiểm tra kỹ thuật nội bộ và phiên họp chính thức đến điểm cầu cấp xã.

Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính

Sau khi được duyệt, cấp tài nguyên phòng họp

4

Công tác chuẩn bị

- Cán bộ kỹ thuật vận hành MCU (Văn phòng UBND tỉnh):

Xây dựng phương án mô hình phòng họp áp dụng, cấp phát tài nguyên của MCU.

Phân công cán bộ trực vận hành MCU, hỗ trợ kỹ thuật.

- Cán bộ kỹ thuật điểm cầu chính

Phối hợp với cơ quan chủ trì chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật tại điểm cầu chính như: Điều kiện phòng họp (ánh sáng, điện,…), kiểm tra thiết bị âm thanh, hình ảnh và các điều kiện khác phục vụ vận hành HNTH ...

Phối hợp với doanh nghiệp viễn thông kiểm tra giám sát đường truyền.

Xây dựng phương án triển khai, bố trí phòng họp theo kịch bản, như: Chế độ hiển thị, âm thanh, hình ảnh, vị trí quay Camera…

- Cán bộ kỹ thuật điểm cầu thành viên:

Kiểm tra bảo đảm kênh truyền, thiết bị âm thanh, hình ảnh của điểm cầu.

Cập nhật thông tin của điểm cầu: Lãnh đạo chủ trì, cán bộ kỹ thuật trực vận hành (Họ và tên, chức vụ, số điện thoại) và thông báo về điểm cầu chính.

- Văn phòng UBND tỉnh.

- Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính.

- Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu thành viên.

Hoàn thành trước phiên kiểm duyệt

5

Tổ chức kết nối và kiểm tra kỹ thuật các điểm cầu:

- Điểm cầu chính:

Kiểm tra tính sẵn sàng của hệ thống: Thiết bị âm thanh, thiết bị hiển thị, thiết bị giải mã, đường truyền tại đơn vị mình, quản lý, vận hành phòng họp phục vụ tổng duyệt theo phương án, kịch bản đã xây dựng.

Thiết lập kết nối và tổng duyệt tất cả các điểm cầu bảo đảm chất lượng.

Kiểm tra chất lượng âm thanh hai chiều, hình ảnh hiển thị từng điểm cầu.

Cập nhật kết quả kiểm tra kỹ thuật vào mẫu tổng hợp thông tin.

Tổng hợp thông tin của các điểm cầu thành viên: Lãnh đạo chủ trì, cán bộ kỹ thuật trực vận hành (Họ và tên, chức vụ, số điện thoại).

- Điểm cầu thành viên:

Kiểm tra tính sẵn sàng của các thiết bị phục vụ họp như: Thiết bị giải mã, thiết bị âm thanh, hình ảnh, đường truyền…

Kết nối với điểm cầu chính để kiểm tra chất lượng âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu của mình.

Cập nhật thông tin của điểm cầu: Lãnh đạo chủ trì, cán bộ kỹ thuật trực vận hành (Họ và tên, chức vụ, số điện thoại) và thông báo về điểm cầu chính.

* Lưu ý: Đối với cuộc họp tổ chức từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã: Điểm cầu chính chỉ thực hiện kiểm tra kỹ thuật đến điểm cầu cấp huyện và các điểm cầu có tham gia phát biểu theo kịch bản. Còn lại điểm cầu cấp huyện phải kiểm tra kỹ thuật nội bộ đến các điểm cầu cấp xã và cung cấp kết quả kiểm tra kỹ thuật để điểm cầu chính tổng hợp kết quả.

- Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính.

- Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu thành viên.

Tùy theo quy mô của từng phiên họp cụ thể. Hoàn thành kiểm tra kỹ thuật trước 01 buổi hoặc tối thiểu 02 giờ trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra

6

Kết nối phiên họp với đầy đủ các điểm cầu

- Điểm cầu chính:

Tạo lập phòng họp mời các điểm cầu thành viên vào phòng họp HNTH.

Kiểm tra lại chất lượng âm thanh, hình ảnh các các điểm cầu có tham gia phát biểu.

Đối với các điểm cầu chưa đạt chất lượng, các đơn vị phụ trách điểm cầu đó thực hiện kiểm thử lại nội bộ, xử lý các sự cố, vấn đề phát sinh trước khi phiên họp chính thức diễn ra.

- Điểm cầu thành viên:

Đảm bảo kết nối với điểm cầu chính.

Kiểm tra âm thanh, hình ảnh khi điểm cầu chính yêu cầu.

Bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, sẵn sàng phục vụ phiên họp chính thức.

- Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính.

- Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu thành viên.

Đảm bảo hệ thống sẵn sàng tham gia kết nối trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra 30 phút.

7

Phục vụ phiên họp chính thức:

- Cán bộ kỹ thuật vận hành MCU (Văn phòng UBND tỉnh):

Kiểm soát thông số của MCU.

Bảo đảm an toàn thông tin: Giám sát các sự kiện, nguy cơ mất an toàn thông tin của hệ thống và có phương án xử lý.

- Cán bộ kỹ thuật điểm cầu chính:

Tập trung chú ý hoàn toàn vào chương trình, diễn biến trong suốt thời gian cuộc họp diễn ra. Tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra cuộc họp.

Tuyệt đối tập trung, lắng nghe yêu cầu kết nối của chủ tọa để bảo đảm thời gian kết nối điểm cầu thành viên với điểm cầu.

Khi chủ tọa có yêu cầu kết nối đến một điểm cầu: Cán bộ kỹ thuật điều khiển điểm cầu chính đưa hình ảnh, âm thanh điểm cầu đó lên bục phát biểu. Thiết lập layout hiển thị hình ảnh, âm thanh điểm cầu cần tương tác lên màn hình chủ tọa.

- Cán bộ kỹ thuật điểm cầu thành viên:

Theo dõi nội dung phiên họp và chủ động bật tắt micro, điều chỉnh hệ thống âm thanh, điều chỉnh Camera tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu.

Đối với các điểm cầu sử dụng Camera chuyên dụng: Cần lưu một số vị trí quay của Camera vào nút nhớ của điều khiển nhanh, như: Vị trí chủ tọa tại đầu cầu, bên trái, bên phải, phóng to, thu nhỏ,… khi đại biểu tại đơn vị phát biểu, ngay lập tức quay Camera vào người đang phát biểu (trong quá trình diễn ra hội nghị có thể chuyển các vị trí Camera để hình động thêm sinh động).

Tổ chức giám sát hệ thống HNTH, điểm cầu do đơn vị phụ trách, tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, đầu mối các đơn vị liên tục cập nhật, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra cuộc họp.

Ghi nhật ký cuộc họp khi kiểm tra kỹ thuật, quá trình họp đến khi kết thúc cuộc họp.

* Lưu ý: Kiểm tra pin đối với micro cầm tay, tắt micro khi không phát biểu.

- Cán bộ kỹ thuật vận hành MCU.

- Cán bộ kỹ thuật điểm cầu chính.

- Cán bộ kỹ thuật điểm cầu thành viên.

Theo thời gian phiên họp. Các điểm cầu bật hệ thống và chủ động kết nối vào điểm cầu chính trước 01 giờ phiên họp chính thức diễn ra.

8

Điểm cầu chính tổng hợp, đánh giá chất lượng phiên họp. Ghi nhật ký cuộc họp.

Cán bộ kỹ thuật điều khiển điểm cầu chính

Sau khi kết thúc cuộc họp

Bước

Nội dung

Đơn vị thực hiện

Thời gian thực hiện

1

Thông báo tổ chức họp trực tuyến

- Cơ quan, đơn vị chủ trì thông báo lịch tổ chức họp trực tuyến đến Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan, đơn vị điểm cầu thành viên bằng văn bản hoặc hình thức khác.

- Thông báo phải đảm bảo tối thiểu các thông tin sau:

Thời gian tổ chức HNTH.

Điểm cầu chính: Địa điểm tổ chức, lãnh đạo chủ trì, thành phần tham dự.

Điểm cầu thành viên: Thành phần, địa điểm.

Kịch bản cuộc họp hoặc khung chương trình cuộc họp.

Thông tin đầu mối liên hệ.

Cơ quan chủ trì tham mưu tổ chức họp trực tuyến

Thực hiện khi có chủ trương họp

2

Thông báo lịch kết nối đầy đủ các điểm cầu và phiên họp chính thức

- Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính thông báo lịch kết nối đầy đủ đến các điểm cầu thành viên.

- Đối với cuộc họp triển khai từ cấp tỉnh đến cấp huyện, xã: Đơn vị quản lý điểm cầu cấp huyện gửi thông báo lịch kết nối đầy đủ các điểm cầu đến điểm cầu cấp xã.

Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính

Sau khi nhận được thông báo tổ chức họp trực tuyến

3

Kết nối phiên họp với đầy đủ các điểm cầu

- Văn phòng UBND tỉnh:

Chọn mô hình phòng họp, cấp phát tài nguyên MCU.

Phân công cán bộ trực vận hành MCU, hỗ trợ kỹ thuật.

- Điểm cầu chính:

Tạo lập phòng họp mời các điểm cầu thành viên vào phòng họp HNTH.

Kiểm tra chất lượng âm thanh, hình ảnh các các điểm cầu có tham gia phát biểu.

Đối với các điểm cầu chưa đạt chất lượng, các đơn vị phụ trách điểm cầu đó thực hiện kiểm thử lại nội bộ, xử lý các sự cố, vấn đề phát sinh trước khi phiên họp chính thức diễn ra

Tổng hợp thông tin của các điểm cầu thành viên: Lãnh đạo chủ trì, cán bộ kỹ thuật trực vận hành (Họ và tên, chức vụ, số điện thoại)

- Điểm cầu thành viên:

Đảm bảo kết nối với điểm cầu chính.

Kiểm tra âm thanh, hình ảnh khi điểm cầu chính yêu cầu.

Bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, sẵn sàng phục vụ phiên họp chính thức.

Cập nhật thông tin của điểm cầu: Lãnh đạo chủ trì, cán bộ kỹ thuật trực vận hành (Họ và tên, chức vụ, số điện thoại) và thông báo về điểm cầu chính.

- Văn phòng UBND tỉnh.

- Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu chính.

- Cơ quan, đơn vị vận hành điểm cầu thành viên

Đảm bảo hệ thống sẵn sàng tham gia kết nối trước thời điểm họp chính thức

4

Phục vụ phiên họp chính thức:

- Cán bộ kỹ thuật vận hành MCU (Văn phòng UBND tỉnh):

Kiểm soát thông số của MCU.

Bảo đảm an toàn thông tin: Giám sát các sự kiện, nguy cơ mất an toàn thông tin của hệ thống và có phương án xử lý.

- Cán bộ kỹ thuật điểm cầu chính:

Tập trung chú ý hoàn toàn vào chương trình, diễn biến trong suốt thời gian cuộc họp diễn ra. Tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra cuộc họp.

Tuyệt đối tập trung, lắng nghe yêu cầu kết nối của chủ tọa để bảo đảm thời gian kết nối điểm cầu thành viên với điểm cầu chính.

Khi chủ tọa có yêu cầu kết nối đến một điểm cầu: Cán bộ kỹ thuật điều khiển điểm cầu chính đưa hình ảnh, âm thanh điểm cầu đó lên bục phát biểu. Thiết lập layout hiển thị hình ảnh, âm thanh điểm cầu cần tương tác lên màn hình chủ tọa

- Cán bộ kỹ thuật điểm cầu thành viên:

Theo dõi nội dung phiên họp và chủ động bật tắt micro, điều chỉnh hệ thống âm thanh, điều chỉnh Camera tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu.

Đối với các điểm cầu sử dụng Camera chuyên dụng: Cần lưu một số vị trí quay của Camera vào nút nhớ của điều khiển nhanh, như: Vị trí chủ tọa tại đầu cầu, bên trái, bên phải, phóng to, thu nhỏ,… khi đại biểu tại đơn vị phát biểu, ngay lập tức quay Camera vào người đang phát biểu (Trong quá trình diễn ra hội nghị có thể chuyển các vị trí Camera để hình động thêm sinh động).

Tổ chức giám sát hệ thống HNTH, điểm cầu do đơn vị phụ trách, tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, đầu mối các đơn vị liên tục cập nhật, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra cuộc họp.

Ghi nhật ký cuộc họp khi kiểm tra kỹ thuật, quá trình họp đến khi kết thúc cuộc họp.

* Lưu ý: Kiểm tra pin đối với micro cầm tay, tắt micro khi không phát biểu.

- Cán bộ kỹ thuật vận hành MCU.

- Cán bộ kỹ thuật điểm cầu chính.

- Cán bộ kỹ thuật điểm cầu thành viên.

Theo thời gian phiên họp. Các điểm cầu bật hệ thống và chủ động kết nối vào điểm cầu chính trước 01 giờ phiên họp chính thức diễn ra

5

Điểm cầu chính tổng hợp, đánh giá chất lượng phiên họp. Ghi nhật ký cuộc họp.

Cán bộ kỹ thuật điều khiển điểm cầu chính

Sau khi kết thúc cuộc họp