ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐIỆN BIÊN

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH ĐIỆN BIÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 25/2021/QĐ-UBND ngày 29 tháng  năm 2021 của Uỷ ban Nhân dân tỉnh Điện Biên)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Điện Biên.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Điện Biên.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống, thiết bị họp, hội nghị trực tuyến (sau đây gọi là Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến): Là hệ thống thông tin đa phương tiện thời gian thực cho phép người dùng từ nhiều điểm cầu khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, dữ liệu, tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp tại nhiều điểm cầu trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị hạn chế trong việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều.

2. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Điện Biên: Được kết nối thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng với thiết bị điều khiển trung tâm đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Điện Biên và các thiết bị đặt tại Trung tâm điều khiển. Hệ thống hội nghị trực tuyến tỉnh Điện Biên được triển khai gồm 3 cấp (cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã) cụ thể như sau:

a) Cấp tỉnh: Các điểm cầu tại Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng Nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành tỉnh.

b) Cấp huyện: Tại Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban Nhân dân các huyện, thị xã, thành phố.

c) Cấp xã: tại UBND các xã, phường, thị trấn.

3. Cơ quan chủ trì cuộc họp: Là cơ quan đưa ra yêu cầu, nội dung của cuộc họp hoặc cơ quan tham mưu tổ chức cuộc họp do Lãnh đạo Tỉnh ủy, Hội đồng Nhân dân tỉnh, Ủy ban Nhân dân tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh chủ trì.

4. Trung tâm điều khiển: Là nơi đặt thiết bị quản lý tập trung để kết nối điểm cầu chính với các điểm cầu nhánh nhằm thiết lập hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến.

5. Điểm cầu chính: là điểm cầu chủ trì tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến cụ thể: thực hiện việc điều khiển các thiết bị của các điểm cầu và cho phép các điểm cầu nhánh tương tác tham gia vào hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

6. Điểm cầu nhánh: Là điểm cầu được kết nối với điểm cầu chính qua trung tâm điều khiển và thực hiện quyền tương tác với hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

7. Đơn vị vận hành: Là đơn vị bảo đảm kỹ thuật truyền dẫn, kết nối, nhân lực để xử lý các vấn đề liên quan của Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tại thời điểm trước, trong và sau của hội nghị truyền hình trực tuyến.

8. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp được bố trí tại các điểm cầu, đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, thiết bị và đường truyền để phục vụ tốt hội nghị trực tuyến.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Các trường hợp tổ chức Hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Triển khai kết nối các Hội nghị truyền hình trực tuyến do Trung ương tổ chức mà cơ quan, đơn vị, địa phương ở tỉnh Điện Biên là điểm cầu nhánh.

2. Hội nghị truyền hình trực tuyến được tổ chức khi Lãnh đạo Tỉnh ủy, Hội đồng Nhân dân tỉnh, Ủy ban Nhân dân tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, các Sở, ban, ngành thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh và Ủy ban Nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi chung là các cơ quan, đơn vị) tổ chức các hội nghị, các buổi làm việc, các cuộc họp, tập huấn, giao ban (sau đây gọi chung là các cuộc họp).

3. Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh được sử dụng trong các cuộc họp thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan chủ trì cuộc họp.

Điều 4. Quản lý hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

Uỷ ban Nhân dân tỉnh Điện Biên thống nhất quản lý Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh và ủy quyền cho Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm vận hành, quản lý hoạt động của Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

Điều 5. Các yêu cầu cơ bản của phòng họp trực tuyến

1. Phòng họp trực tuyến cần bố trí ổn định, đáp ứng các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện, bàn, ghế và ưu tiên phục vụ cho các cuộc họp trực tuyến.

2. Ánh sáng trong phòng họp sử dụng ánh sáng nhân tạo thay ánh sáng tự nhiên và sử dụng phông, rèm phù hợp để chủ động điều chỉnh ánh sáng hợp lý.

3. Lắp đặt màn hình và bố trí chỗ ngồi phù hợp để người tham dự hội nghị theo dõi thuận tiện nhất.

4. Các điểm cầu tự đầu tư máy phát, lưu điện (phòng trường hợp có sự cố lưới điện đột ngột), hệ thống âm thanh, micro phát biểu tại các điểm cầu sử dụng là micro cần, lắp đặt hệ thống âm thanh bảo đảm các vị trí trong phòng họp đều có thể phát biểu và nghe rõ âm thanh phát ra từ hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

5. Thiết bị của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến cần để cách xa các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất; đảm bảo các yêu cầu về phòng cháy, chữa cháy cho phòng họp trực tuyến.

6. Yêu cầu khi sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến

a) Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

b) Bật tắt hệ thống đúng quy trình.

c) Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

d) Đảm bảo vệ sinh các thiết bị; không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera, sau khi sử dụng camera phải đậy nắp ống kính.

Điều 6. Đăng ký sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Các cuộc họp trực tuyến do Tỉnh ủy, Hội đồng Nhân dân tỉnh, Uỷ ban Nhân dân tỉnh chủ trì, thực hiện theo Giấy mời họp. Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng Nhân dân tỉnh, Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh chủ động thông báo về thời gian, quy mô cuộc họp, phòng họp cho Sở Thông tin và Truyền thông để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật cần thiết để phục vụ cuộc họp.

2. Các cuộc họp do các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân tỉnh chủ trì họp trực tuyến với các huyện, thị xã, thành phố:

Trường hợp cơ quan, đơn vị có phòng họp trực tuyến được phép kết nối với hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến chủ động kết nối với các điểm cầu để tổ chức các cuộc họp.

Trường hợp cơ quan, đơn vị không có phòng họp trực tuyến, sẽ sử dụng phòng họp trực tuyến tại Sở Thông tin và Truyền thông; trước khi phát hành văn bản mời họp phải thống nhất thời gian sử dụng phòng họp trực tuyến và đăng ký với Sở Thông tin và Truyền thông để tránh trường hợp trùng lặp.

3. Trường hợp các cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như phòng chống thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn,...) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua thư điện tử, điện thoại cho các điểm cầu và Sở Thông tin và Truyền thông để kịp chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

4. Kinh phí thực hiện các cuộc họp thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 7. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

1. Cơ quan chủ trì cuộc họp có trách nhiệm liên hệ, phối hợp với các đơn vị đầu mối để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp:

a) Thông báo thời gian và các điểm cầu phục vụ cuộc họp cho cán bộ kỹ thuật của Uỷ ban Nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Công ty Điện lực Điện Biên, Doanh nghiệp Viễn thông phối hợp đảm bảo kỹ thuật, điện, đường truyền phục vụ cuộc họp;

b) Cán bộ kỹ thuật của các điểm cầu nhánh liên hệ, phối hợp với cán bộ kỹ thuật của điểm cầu chính và doanh nghiệp viễn thông tại điểm cầu đó vận hành thử hệ thống trước 1/2 ngày và 01 giờ trước khi cuộc họp chính thức diễn ra.

c) Thiết lập các thông số kỹ thuật cho hệ thống phục vụ cuộc họp.

2. Uỷ ban Nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo, bố trí cán bộ được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống có mặt đúng giờ theo thông báo của Sở Thông tin và Truyền thông và thực hiện các công việc:

a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu;

b) Liên hệ với cán bộ chuyên môn của Sở Thông tin và Truyền thông để kết nối vào hệ thống;

c) Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.

Điều 8. Vận hành, điều khiển hệ thống trong cuộc họp

1. Cán bộ kỹ thuật kết nối, vận hành Trung tâm điều khiển tại Sở Thông tin và Truyền thông:

a) Có trách nhiệm quản trị, theo dõi các thông số kỹ thuật, điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp;

b) Phối hợp kịp thời với cán bộ kỹ thuật của Doanh nghiệp Viễn thông và cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

2. Cán bộ phụ trách vận hành hệ thống của các huyện, thị xã, thành phố:

a) Vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp, chỉ được bật Micro khi có yêu cầu phát biểu của các cơ quan chủ trì cuộc họp;

b) Điều chỉnh về các vị trí khung hình khi có đại biểu ở điểm cầu phát biểu;

c) Không được tự ý quay số tới bất kỳ điểm cầu nào trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật vận hành Trung tâm điều khiển hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến;

d) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Doanh nghiệp Viễn thông tại các điểm cầu để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố báo cáo đơn vị chủ trì cuộc họp điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế.

3. Các điểm cầu chủ động đăng ký phát biểu với đơn vị chủ trì cuộc họp.

4. Kết thúc cuộc họp, cán bộ kỹ thuật ở các điểm cầu kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt và ngắt nguồn điện cung cấp hệ thống.

Điều 9. Đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến phải đáp ứng các tiêu chí yêu cầu về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ, được quy định tại khoản 2, Điều 9 Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ và Quyết định số 10/2021/QĐ-UBND ngày 06 tháng 5 năm 2021 của UBND tỉnh Điện Biên về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng cấp II trên địa bàn tỉnh Điện Biên.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 10. Trách nhiệm của Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh và Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh

- Trực tiếp quản lý và bảo quản hệ thống thiết bị phục vụ Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến lắp đặt ở phòng họp trực tuyến tại đơn vị; tiếp nhận đăng ký tổ chức Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

- Phân công bố trí ổn định 01 cán bộ kỹ thuật được đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến, khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo với Sở Thông tin và Truyền thông.

- Đối với các cuộc họp kết nối từ Trung ương với Uỷ ban nhân dân tỉnh: Trung tâm Tin học - Công báo, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm vận hành, đảm bảo kỹ thuật trước, trong, sau khi cuộc họp diễn ra.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tiếp nhận thông báo tổ chức cuộc họp trực tuyến từ cơ quan chủ trì cuộc họp.

2. Hướng dẫn, phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị trong việc sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến và trong việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến.

3. Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế này, báo cáo Uỷ ban Nhân dân tỉnh định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu.

4. Hàng năm, rà soát hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống, tập huấn, cập nhật kiến thức cho cán bộ kỹ thuật vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến; Xây dựng các phương án ứng phó xử lý sự cố và bảo đảm an toàn thông tin mạng trên hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh.

5. Hàng năm quản lý, vận hành, kiểm tra định kỳ hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến, bảo đảm đáp ứng yêu cầu trong tổ chức cuộc họp trực tuyến.

6. Trung tâm Công nghệ thông tin và truyền thông (trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông) là đơn vị trực tiếp vận hành hệ thống điều khiển Trung tâm (MCU) của hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Quản trị, vận hành kỹ thuật hệ thống điều khiển Trung tâm (MCU) của hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến được đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Điện Biên; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan nhà nước trong việc quản lý và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến;

b) Quản lý, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị thuộc hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến;

c) Lập sổ theo dõi, thống kê số lượng cuộc họp sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến để báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông định kỳ 06 tháng hoặc đột xuất khi có yêu cầu;

d) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc xử lý sự cố về mạng truyền số liệu chuyên dùng, sự cố liên quan đến hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến khi tổ chức các cuộc họp trực tuyến.

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Hằng năm phối hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh được giao nhiệm vụ quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống tổng hợp, tham mưu Ủy ban Nhân dân tỉnh bố trí kinh phí và hướng dẫn để thực hiện nhiệm vụ theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành.

Điều 13. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong bảo quản, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Tăng cường, khai thác, sử dụng có hiệu quả hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trong việc tổ chức các cuộc họp đến cấp huyện, cấp xã; Ban hành và niêm yết nội quy tại các phòng họp trực tuyến bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này.

2. Phân công bố trí ổn định 01 cán bộ kỹ thuật được đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến, khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo với Sở Thông tin và Truyền thông để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống.

3. Uỷ ban Nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm bố trí cán bộ bảo quản, vận hành toàn bộ hệ thống; xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống thiết bị tại điểm cầu thuộc thẩm quyền địa phương quản lý và báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để lập kế hoạch bảo trì chung cho toàn hệ thống.

4. Với các cuộc họp trực tuyến mà cơ quan, đơn vị là chủ trì thì có trách nhiệm sau:

a) Chịu trách nhiệm chủ trì trong quá trình diễn ra cuộc họp từ khi thông báo tổ chức cuộc họp, công tác chuẩn bị cho đến khi kết thúc;

b) Chịu trách nhiệm liên hệ với các điểm cầu phụ trong quá trình vận hành thử nghiệm và trong cuộc họp chính thức; phân công cán bộ chủ trì phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các điểm cầu phụ thực hiện công tác vận hành hệ thống trước và trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp;

c) Các cuộc họp của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với cấp huyện, cấp xã, cơ quan chủ trì (hoặc cơ quan được phân công tổ chức) có trách nhiệm gửi thông báo đến các cơ quan liên quan bảo đảm về đường truyền, nguồn điện và cử cán bộ trực tại điểm cầu chính để xử lý kịp thời khi có sự cố.

5. Hàng năm, các cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng rà soát, bố trí kinh phí để vận hành, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng hoặc thay thế thiết bị họp trực tuyến nếu thiết bị họp bị hư hỏng theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành.

Điều 14. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị liên quan

1. Doanh nghiệp Viễn thông

a) Đảm bảo kỹ thuật và chất lượng đường truyền số liệu chuyên dùng theo đúng hợp đồng cung cấp dịch vụ.

b) Cung cấp địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật ở mỗi điểm cầu thường trực xử lý sự cố suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp.

c) Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành.

2. Công ty Điện lực Điện Biên

a) Chịu trách nhiệm về nguồn điện cho Trung tâm điều khiển và các điểm cầu của hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trong suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp.

b) Có trách nhiệm thông báo cho Chi nhánh điện các huyện, thị xã, thành phố về thời gian đảm bảo nguồn điện trước, trong và sau cuộc họp.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Các cơ quan, đơn vị trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo, đề xuất, trình Uỷ ban Nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.