QUYẾT ĐỊNH

V/V BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH QUẢNG TRỊ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG TRỊ

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 44/TTr-STTTT ngày 04/5/2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Quảng Trị.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH QUẢNG TRỊ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1221/QĐ-UBND ngày 14/5/2020 của UBND tỉnh Quảng Trị)

Chương I:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Quảng Trị để tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tập huấn, bồi dưỡng, trao đổi chuyên môn, chuyên đề nghiệp vụ (sau đây gọi chung là Hội nghị) giữa các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện.

2. Đối tượng áp dụng:

Văn phòng UBND tỉnh; các sở, ban, ngành cấp tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố và các đơn vị khác có liên quan đến việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh Quảng Trị.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hội nghị truyền hình trực tuyến (sau đây gọi tắt là HNTT): Là hình thức Hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp ở nhiều địa điểm khác nhau (các điểm cầu) kết nối qua hệ thống mạng viễn thông, giúp người tham gia tại các phòng họp có thể nhìn thấy nhau và tương tác như đang cùng ngồi trong một phòng họp.

2. Hệ thống HNTT tỉnh Quảng Trị: Là hệ thống kết nối điểm cầu trung tâm, điểm cầu chủ tọa với các điểm cầu vệ tinh thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước trên địa bàn tỉnh.

3. Điểm cầu trung tâm: Là nơi lắp đặt thiết bị quản lý đa điểm cầu (MCU) để kết nối điểm cầu chủ tọa với các điểm cầu vệ tinh nhằm thiết lập HNTT của tỉnh. Điểm cầu trung tâm được đặt và quản lý tại Văn phòng UBND tỉnh.

4. Điểm cầu chủ tọa: Là điểm cầu được sử dụng để chủ trì mỗi cuộc HNTT cụ thể; Điểm cầu chủ tọa có thiết bị và được cài đặt phần mềm có thể điều khiển và cho phép các điểm cầu vệ tinh tương tác để tham gia vào HNTT của tỉnh. Điểm cầu chủ tọa được đặt tại Văn phòng UBND tỉnh (bao gồm cả các cuộc Hội nghị do các sở, ban ngành cấp tỉnh chủ trì).

5. Điểm cầu vệ tinh: Là điểm cầu được lắp đặt thiết bị để kết nối với điểm cầu trung tâm, điểm cầu chủ tọa và các điểm cầu khác thuộc hệ thống HNTT của tỉnh. Điểm cầu vệ tinh được đặt tại Văn phòng UBND các huyện, thị xã, thành phố (trừ huyện đảo Cồn Cỏ).

6. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại địa điểm ổn định, an toàn; đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về ánh sáng, thiết bị, kết nối nhằm phục vụ các HNTT đạt kết quả tốt.

Điều 3. Yêu cầu chung khi sử dụng hệ thống HNTT

1. Đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống.

2. Bật, tắt, vận hành hệ thống HNTT phải đúng quy trình kỹ thuật.

3. Không được tự ý di chuyển thiết bị được trang bị phục vụ HNTT, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình của thiết bị không theo hướng dẫn của Văn phòng UBND tỉnh.

4. Nghiêm chỉnh chấp hành và thực hiện cuộc họp HNTT theo đúng kịch bản, nội dung do điểm cầu chủ tọa yêu cầu.

Chương II:

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Quy định đối với các phòng họp trực tuyến

Các phòng họp trực tuyến phải đảm bảo:

- Các điều kiện về kết nối mạng, ánh sáng, bàn ghế; công tác phòng chống cháy nổ, môi trường, nguồn điện và các trang thiết bị phục vụ khác để các HNTT đạt kết quả tốt.

- Có sổ ghi biên bản để ghi chép những thông tin trực kỹ thuật, chất lượng kết nối HNTT của các phiên kết nối thử (test) và phiên HNTT chính thức, ghi chép các lỗi xảy ra khi vận hành hệ thống và công tác xử lý, khắc phục các lỗi (nếu có), ký xác nhận và lưu giữ sổ để phục vụ việc kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác duy trì, sử dụng hệ thống HNTT tại các đơn vị. Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn chi tiết mẫu ghi sổ biên bản đến các đơn vị.

Điều 5. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh

1. Trong quản lý, vận hành và khai thác hệ thống HNTT

a). Làm đơn vị đầu mối quản trị chung hệ thống HNTT của toàn tỉnh; phối hợp với các đơn vị có lắp đặt điểm cầu vệ tinh để vận hành toàn bộ hệ thống HNTT tỉnh; có trách nhiệm hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật giúp các đơn vị có lắp đặt điểm cầu thiết lập các thông số kỹ thuật, điều khiển thiết bị hệ thống HNTT đảm bảo đường truyền phục vụ cuộc họp được hoạt động thông suốt; đôn đốc các đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống HNTT của tỉnh.

b). Trực tiếp quản lý, vận hành hệ thống thiết bị phục vụ HNTT lắp đặt tại phòng họp trực tuyến thuộc điểm cầu trung tâm (bao gồm cả các cuộc Hội nghị do các sở, ban ngành cấp tỉnh chủ trì).

c). Tiếp nhận đăng ký tổ chức HNTT tỉnh (bao gồm cả các cuộc Hội nghị do các sở, ban ngành cấp tỉnh chủ trì), phối hợp sắp xếp lịch họp HNTT và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật kết nối phục vụ cuộc họp HNTT giữa UBND tỉnh với các Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, UBMTTQ Việt Nam tỉnh tổ chức.

d). Chủ trì, phối hợp với các điểm cầu và các đơn vị liên quan kiểm tra định kỳ, đột xuất tại các điểm cầu lắp đặt phòng họp HNTT để kịp thời phát hiện và xử lý các lỗi của hệ thống, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị quản, lý, vận hành các trang thiết bị phục vụ họp HNTT đúng quy định, đảm bảo hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu.

đ). Trực tiếp quản lý hệ thống thiết bị phục vụ HNTT lắp đặt ở phòng họp trực tuyến tại đơn vị. Hàng năm rà soát hệ thống HNTT, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; đề xuất các kế hoạch đào tạo nhân lực trực tiếp quản lý, vận hành và bảo quản các thiết bị tại các điểm cầu của hệ thống HNTT; xây dựng các phương án ứng phó xử lý sự cố và bảo đảm an toàn thông tin mạng trên hệ thống HNTT của tỉnh; lập dự toán kinh phí phục vụ cho việc quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp hệ thống điều khiển trung tâm và phục vụ việc họp trực tuyến để tổng hợp trong dự toán hoạt động chung của đơn vị.

2. Trong công tác tổ chức HNTT

a). Phát hành văn bản triệu tập, giấy mời và các tài liệu Hội nghị đến các thành phần tham dự bằng văn bản điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản hoặc thư điện tử công vụ.

b). Gửi thông báo bằng văn bản điện tử về Kế hoạch tổ chức HNTT cho các điểm cầu vệ tinh ít nhất 02 (hai) ngày trước khi tiến hành HNTT chính thức để phối hợp chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp, trừ trường hợp khẩn cấp, đột xuất; phối hợp với các điểm cầu vệ tinh kiểm tra, thử hệ thống HNTT trước khi tổ chức HNTT và đảm bảo công tác tổ chức, vận hành hệ thống trong các phiên HNTT chính thức.

c). Thông báo cho doanh nghiệp viễn thông cung cấp dịch vụ đường truyền, Công ty Điện lực Quảng Trị trước ít nhất 01 (một) ngày để đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ phiên họp HNTT tại các điểm cầu theo Kế hoạch.

d). Trường hợp cần tổ chức HNTT đột xuất, khẩn cấp (như bão lụt, thiên tai...) đơn vị chủ trì phải chủ động thông báo bằng điện thoại, fax, thư điện tử công vụ cho doanh nghiệp Viễn thông, Công ty Điện lực Quảng Trị và các cơ quan liên quan để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ phiên HNTT.

Điều 6. Trách nhiệm của các sở, ban ngành cấp tỉnh

1. Phối hợp Văn phòng UBND tỉnh quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống HNTT của tỉnh trong quá trình chủ trì triển khai HNTT.

2. Đăng ký tổ chức HNTT qua Văn phòng UBND tỉnh (khi có nhu cầu).

3. Phát hành văn bản triệu tập, giấy mời và các tài liệu Hội nghị đến các thành phần tham dự bằng văn bản điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản hoặc thư điện tử công vụ đối với các HNTT do các sở, ban ngành chủ trì nhưng tổ chức tại điểm cầu trung tâm.

4. Phối hợp văn phòng UBND tỉnh gửi thông báo bằng văn bản điện tử về Kế hoạch tổ chức HNTT cho các điểm cầu vệ tinh ít nhất 02 (hai) ngày trước khi tiến hành HNTT chính thức để phối hợp chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp, trừ trường hợp khẩn cấp, đột xuất; phối hợp với các điểm cầu vệ tinh kiểm tra, thử hệ thống HNTT trước khi tổ chức HNTT và đảm bảo công tác tổ chức, vận hành hệ thống trong các phiên HNTT chính thức.

5. Phối hợp Văn phòng UBND tỉnh thông báo cho doanh nghiệp viễn thông cung cấp dịch vụ đường truyền, Công ty Điện lực Quảng Trị trước ít nhất 01 (một) ngày để đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ phiên họp HNTT tại các điểm cầu theo Kế hoạch.

6. Trường hợp cần tổ chức HNTT đột xuất, khẩn cấp (như bão lụt, thiên tai...) đơn vị chủ trì phải phối hợp Văn phòng UBND tỉnh chủ động thông báo bằng điện thoại, fax, thư điện tử công vụ cho doanh nghiệp Viễn thông, Công ty Điện lực Quảng Trị và các cơ quan liên quan để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ phiên HNTT.

Điều 7. Trách nhiệm của các đơn vị có lắp đặt điểm cầu vệ tinh

1. Các đơn vị lắp đặt điểm cầu vệ tinh có trách nhiệm quản lý và bảo quản các thiết bị của hệ thống HNTT; ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến, bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này; phối hợp kịp thời với điểm cầu chủ tọa trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra phiên họp HNTT chính thức.

2. Bố trí cán bộ kỹ thuật chuyên trách trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ HNTT.

3. Cung cấp thông tin cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, chức vụ, số điện thoại, email) về Văn phòng UBND tỉnh; khi thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Văn phòng UBND tỉnh biết để có kế hoạch tập huấn vận hành và sử dụng hệ thống HNTT.

4. Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, đơn vị chủ trì tổ chức HNTT thực hiện việc kiểm tra thử hệ thống HNTT trước khi diễn ra phiên HNTT chính thức và đảm bảo kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra phiên HNTT chính thức.

5. Phối hợp với doanh nghiệp viễn thông, chi nhánh điện lực tại địa bàn đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ hệ thống HNTT an toàn, thông suốt.

6. Có phương án về nguồn điện dự phòng cho phòng họp trực tuyến để đảm bảo phục vụ các phiên họp HNTT không bị gián đoạn khi có sự cố trên lưới điện tại địa bàn.

7. Định kỳ cuối năm lập báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống HNTT, gửi ý kiến, kiến nghị, đề xuất về Văn phòng UBND tỉnh (gửi kèm Sở Thông tin và Truyền thông) tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

Điều 8. Các cơ quan liên quan

1. Doanh nghiệp viễn thông cung cấp dịch vụ đường truyền

- Cung cấp đường truyền, bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền cho hệ thống HNTT; đảm bảo đường truyền an toàn, liên tục và có phương án dự phòng ứng phó xử lý ngay các sự cố khi đang có cuộc họp HNTT.

- Cử cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu, thường trực xử lý sự cố đường truyền trong các phiên thử hệ thống HNTT và toàn bộ thời gian diễn ra phiên họp HNTT chính thức.

2. Công ty Điện lực Quảng Trị

- Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có kế hoạch đảm bảo cung cấp nguồn điện ổn định cho hệ thống thiết bị lắp đặt tại các điểm cầu của hệ thống HNTT trong các phiên họp HNTT theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

- Cung cấp thông tin của bộ phận kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện để phục vụ việc xử lý sự cố điện khi có cuộc họp HNTT tại các điểm cầu.

Điều 9. Yêu cầu tại điểm cầu chủ tọa

Cán bộ kỹ thuật phụ trách tại điểm cầu chủ tọa có trách nhiệm:

1. Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp.

2. Phối hợp với các cán bộ phụ trách vận hành hệ thống HNTT ở các điểm cầu vệ tinh để kịp thời xử lý, khắc phục khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

3. Cập nhật các đăng ký phát biểu tại các điểm cầu cho người chủ trì cuộc họp.

Điều 10. Yêu cầu tại các điểm cầu vệ tinh

1. Các điểm cầu vệ tinh có trách nhiệm phối hợp với điểm cầu trung tâm thực hiện nghiêm túc các nội dung sau trước phiên họp HNTT:

- Cử cán bộ kỹ thuật chuyên trách để kiểm tra, rà soát lại các thông số kỹ thuật đã thiết lập cho thiết bị hệ thống HNTT; phối hợp với điểm cầu chủ tọa để kết nối giữa điểm cầu vệ tinh với điểm cầu chủ tọa, tổ chức chạy thử các thiết bị để kiểm tra chất lượng âm thanh, hình ảnh đảm bảo phục vụ phiên họp HNTT trước 01 ngày và trước 01 giờ khai mạc phiên họp HNTT.

- Gửi thông tin cán bộ kỹ thuật trực vận hành hệ thống HNTT tại các điểm cầu vệ tinh về điểm cầu chủ tọa để thuận tiện cho việc liên lạc điều phối, hỗ trợ kỹ thuật từ điểm cầu chủ tọa.

2. Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật chuyên trách vận hành tại điểm cầu vệ tinh khi tham gia phiên họp HNTT:

- Phối hợp với cán bộ phụ trách điều khiển tại điểm cầu trung tâm điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ phiên họp.

- Trực tiếp vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra phiên họp theo đúng kịch bản và nội dung theo yêu cầu của điểm cầu chủ tọa.

- Liên lạc kịp thời để phối hợp với cán bộ kỹ thuật của điểm cầu trung tâm, cán bộ viễn thông địa bàn kiểm tra, khắc phục nếu bị mất kết nối; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách đồng thời báo cáo cán bộ trực phụ trách điểm cầu chủ tọa để được hỗ trợ kịp thời.

- Thực hiện đăng ký phát biểu của điểm cầu mình với cán bộ trực phụ trách điểm cầu chủ tọa qua điện thoại.

Chương III:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Tổ chức thực hiện

1. Các cơ quan, đơn vị trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc; các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét quyết định điều chỉnh, bổ sung Quy chế./.