ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KHÁNH HÒA
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Khánh Hòa, ngày 17 tháng 3 năm 2022

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Thường trực Tỉnh ủy, HĐND tỉnh;
- Các PCT UBND tỉnh;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, HV, HN.

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Đinh Văn Thiệu

Bước

Nội dung

Đơn vị thực hiện

Thời gian thực hiện

1

Tiếp nhận, xử lý thông tin

- Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận thông tin phiên họp từ Cục BĐTW (thời gian tổng duyệt, thời gian tổ chức chính thức; số lượng, danh sách các điểm cầu; kịch bản phiên họp).

- Tham mưu UBND tỉnh gửi công văn thông báo đến các điểm cầu cấp huyện, xã, Sở Thông tin và Truyền thông, doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối HNTH và các cơ quan liên quan (thông tin thời gian tổ chức tổng duyệt nội bộ, thời gian họp chính thức; yêu cầu các điểm cầu cử cán bộ phối hợp thiết lập phòng họp, kiểm thử chất lượng,...).

Văn phòng UBND tỉnh

Văn phòng UBND tỉnh xử lý thông tin và tham mưu công văn thông báo đến các điểm cầu, Sở Thông tin và Truyền thông, doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối HNTH và các cơ quan liên quan trong vòng 01 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu từ Cục BĐTW

2

Phối hợp thống nhất phương án tổ chức thực hiện với Cục BĐTW

- Bảo đảm kết nối giữa các điểm cầu với hệ thống của Cục BĐTW.

- Bảo đảm kênh truyền, thiết bị các điểm cầu tham gia phiên họp.

- Bảo đảm an toàn thông tin: Giám sát các sự kiện, nguy cơ mất an toàn thông tin của hệ thống và có phương án xử lý trước phiên tổng duyệt và phục vụ chính thức.

Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối HNTH

Hoàn thành trước phiên tổng duyệt

3

Tổ chức kết nối và kiểm tra kỹ thuật nội bộ các điểm cầu tại địa phương

- Các đơn vị sẵn sàng trang thiết bị, bố trí cán bộ quản lý, vận hành phòng họp phục vụ kiểm tra kỹ thuật nội bộ theo phương án, kịch bản đã xây dựng.

- Thiết lập kết nối và kiểm tra tất cả các điểm cầu, bảo đảm chất lượng trước khi kết nối với MCU của Cục BĐTW.

- Giám sát, bảo đảm các hệ thống họp trực tuyến hoạt động ổn định, sẵn sàng kết nối với MCU của Cục BĐTW.

- Cập nhật kết quả kiểm tra vào mẫu tổng hợp thông tin.

- Cung cấp cho Cục BĐTW danh sách cán bộ quản lý, vận hành phòng họp trực tuyến tại các điểm cầu và cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU cấp tỉnh, cấp huyện (nếu có MCU tại cấp này).

Văn phòng UBND tỉnh; Sở Thông tin và Truyền thông; doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối HNTH; Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp

Tùy theo quy mô của từng phiên họp cụ thể, bảo đảm hoàn thành tổng duyệt nội bộ tối thiểu 02 giờ trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra

4

Kết nối phiên họp với đầy đủ các điểm cầu

- Phối hợp với Cục BĐTW kết nối các điểm cầu tại địa phương tối thiểu 02 giờ trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra.

- Thiết lập Layout ở điểm cầu Văn phòng UBND tỉnh hiển thị 01 điểm cầu toàn màn hình để đẩy lên màn hình điểm cầu chính và tập trung theo dõi việc điều hành kỹ thuật từ điểm cầu Chính phủ (sau đó Cục BĐTW sẽ tiến hành kiểm thử từ điểm cầu Chính phủ đến một số điểm cầu cấp huyện, xã).

- Đối với các điểm cầu chưa đạt chất lượng, các đơn vị phụ trách điểm cầu đó thực hiện kiểm thử lại nội bộ, xử lý các sự cố, vấn đề phát sinh trước khi phiên họp chính thức diễn ra.

- Các đơn vị bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, sẵn sàng phục vụ phiên họp.

Văn phòng UBND tỉnh; Sở Thông tin và Truyền thông; doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối HNTH; Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp

- Việc phối hợp kết nối các điểm cầu thực hiện ngay khi tổng duyệt nội bộ các hệ thống hoàn thành.

- Tiến hành kiểm thử với các điểm cầu bảo đảm hệ thống sẵn sàng trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra 30 phút

5

Phục vụ phiên họp chính thức

- Các đơn vị tổ chức giám sát điểm cầu do đơn vị phụ trách, tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, đầu mối các đơn vị liên tục cập nhật, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra cuộc họp.

- Cán bộ quản lý, vận hành phòng họp tuân thủ theo quy định về vận hành cuộc họp trực tuyến như sau:

Tập trung chú ý hoàn toàn vào chương trình, diễn biến trong suốt thời gian cuộc họp diễn ra.

Tập trung, lắng nghe yêu cầu kết nối của chủ tọa để bảo đảm thời gian kết nối điểm cầu cấp tỉnh, huyện, xã với điểm cầu chính trong vòng 30 giây kể từ khi có yêu cầu.

Trong thời gian diễn ra phiên họp nếu cuộc gọi bị ngắt hoặc thấy chất lượng dịch vụ suy giảm, các đơn vị phải xử lý khắc phục ngay và thông báo tới đầu mối kỹ thuật Cục BĐTW,

- Khi chủ tọa có yêu cầu kết nối đến một điểm cầu:

Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU cấp tỉnh chủ trì, phối hợp cán bộ vận hành MCU cấp huyện (nếu có MCU tại cấp này) đưa hình ảnh, âm thanh điểm cầu đó về điểm cầu chính theo kết nối Cascade giữa các MCU (sau đó cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU của Cục BĐTW thiết lập layout hiển thị hình ảnh, âm thanh điểm cầu cần tương tác lên màn hình chủ tọa).

Cán bộ quản lý, vận hành phòng họp theo dõi nội dung phiên họp và chủ động bật/tắt micro, điều chỉnh hệ thống âm thanh, điều chỉnh camera tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu.

Đối với các điểm cầu sử dụng VCS chuyên dụng: cần lưu một số vị trí quay của camera vào nút nhớ của điều khiển nhanh, như: Vị trí chủ tọa tại đầu cầu, bên trái, bên phải, phóng to, thu nhỏ,... khi đại biểu tại đơn vị phát biểu, ngay lập tức quay camera vào người đang phát biểu (trong quá trình diễn ra hội nghị có thể chuyển các vị trí camera để hình ảnh thêm sinh động).

Văn phòng UBND tỉnh; Sở Thông tin và Truyền thông; doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối HNTH; Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp

Theo thời gian phiên họp

6

Phối hợp với Cục BĐTW đánh giá chất lượng phiên họp

Văn phòng UBND tỉnh; Sở Thông tin và Truyền thông; doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối HNTH.

Theo đề nghị của Cục BĐTW

Bước

Nội dung

Đơn vị thực hiện

Thời gian thực hiện

1

Phục vụ phiên họp chính thức

- Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận thông tin phiên họp từ Cục BĐTW (thời gian tổ chức chính thức; số lượng, danh sách các điểm cầu; kịch bản phiên họp).

- Văn phòng UBND tỉnh tham mưu UBND tỉnh gửi công văn thông báo đến các điểm cầu cấp huyện, xã, Sở Thông tin và Truyền thông, doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối HNTH và các cơ quan liên quan (thời gian kết nối phiên họp, yêu cầu các điểm cầu bố trí cán bộ phối hợp thiết lập kết nối phòng họp;...).

- Đơn vị quản lý hệ thống HMTH tại tỉnh phối hợp với Cục BĐTW thống nhất phương án triển khai.

Văn phòng UBND tỉnh; Sở Thông tin và Truyền thông; doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối HNTH

Cơ quan, đơn vị triển khai ngay công việc và ở mức độ nhanh nhất khi nhận thông tin từ Cục BĐTW

2

Kết nối các điểm cầu và phục vụ phiên họp

- Phối hợp với Cục BĐTW kết nối các điểm cầu tại địa phương.

- Thiết lập Layout ở điểm cầu Văn phòng UBND tỉnh hiển thị 01 điểm cầu toàn màn hình để đẩy lên màn hình điểm cầu chính và tập trung theo dõi việc điều hành kỹ thuật từ điểm cầu Chính phủ.

- Các đơn vị tổ chức giám sát điểm cầu do đơn vị phụ trách, tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, đầu mối các đơn vị liên tục cập nhật, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra cuộc họp.

- Cán bộ quản lý, vận hành phòng họp tuân thủ theo quy định về vận hành cuộc họp trực tuyến như sau:

Tập trung chú ý hoàn toàn vào chương trình, diễn biến trong suốt thời gian cuộc họp diễn ra.

Tập trung, lắng nghe yêu cầu kết nối của chủ tọa để bảo đảm thời gian kết nối điểm cầu cấp tỉnh, huyện, xã với điểm cầu chính trong vòng 30 giây kể từ khi có yêu cầu.

Trong thời gian diễn ra phiên họp nếu cuộc gọi bị ngắt hoặc thấy chất lượng dịch vụ suy giảm, các đơn vị phải xử lý khắc phục ngay và thông báo tới đầu mối kỹ thuật Cục BĐTW.

- Khi chủ tọa có yêu cầu kết nối đến một điểm cầu:

Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU cấp tỉnh chủ trì, phối hợp cán bộ vận hành MCU cấp huyện (nếu có MCU tại cấp này) đưa hình ảnh, âm thanh điểm cầu đó về điểm cầu chính theo kết nối Cascade giữa các MCU đưa hình ảnh, âm thanh điểm cầu đó về điểm cầu chính theo kết nối Cascade giữa MCU của đơn vị với MCU của Cục BĐTW (sau đó cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU của Cục BĐTW thiết lập layout hiển thị hình ảnh, âm thanh điểm cầu cần tương tác lên màn hình chủ tọa).

Cán bộ quản lý, vận hành phòng họp theo dõi nội dung phiên họp và chủ động bật/tắt micro, điều chỉnh hệ thống âm thanh, điều chỉnh camera tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu.

Đối với các điểm cầu sử dụng VCS chuyên dụng: Cần lưu một số vị trí quay của camera vào nút nhớ của điều khiển nhanh, như: Vị trí chủ tọa tại đầu cầu, bên trái, bên phải, phóng to, thu nhỏ,... khi đại biểu tại đơn vị phát biểu, ngay lập tức quay camera vào người đang phát biểu (trong quá trình diễn ra hội nghị có thể chuyển các vị trí camera để hình ảnh thêm sinh động).

Văn phòng UBND tỉnh; Sở Thông tin và Truyền thông; doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối HNTH; Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp

Việc phối hợp kết nối các điểm cầu thực hiện theo lịch làm việc của Cục BĐTW; đảm bảo hệ thống sẵn sàng trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra 30 phút

3

Phối hợp với Cục BĐTW đánh giá chất lượng phiên họp

Văn phòng UBND tỉnh; Sở Thông tin và Truyền thông; doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối HNTH.

Theo đề nghị của Cục BĐTW