QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN TỈNH KHÁNH HÒA

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13/10/2021 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Quy trình tạm thời tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 539/TTr-STTTT ngày 28/02/2023 và đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế các Quyết định số 2043/QĐ-UBND ngày 07/8/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống hội nghị, giao ban trực tuyến tỉnh Khánh Hòa và Quyết định số 734/QĐ-UBND ngày 17/3/2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa về việc ban hành Quy trình tạm thời tổ chức, vận hành phiên hội nghị truyền hình từ xã lên Chính phủ tại tỉnh Khánh Hòa.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN TỈNH KHÁNH HÒA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 680/QĐ-UBND ngày 24 tháng 3 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và tổ chức, cá nhân trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa và các tổ chức, cá nhân có liên quan trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa (gọi tắt là cơ quan, đơn vị).

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Họp trực tuyến: Là hình thức thiết lập phiên họp có sử dụng hệ thống thiết bị, công nghệ truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp tại các địa điểm khác nhau (các điểm cầu) thông qua mạng riêng để những người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp.

2. Hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa: Là hệ thống Hội nghị giao ban trực tuyến của tỉnh đầu tư và được nâng cấp, hoàn thiện thông qua các dự án, nhiệm vụ đầu tư, mua sắm để phục vụ họp trực tuyến toàn tỉnh. Hệ thống sử dụng thiết bị trung tâm điều khiển họp trực tuyến (MCU) đặt tại Trung tâm dữ liệu tỉnh kết nối các điểm cầu qua mạng truyền số liệu chuyên dùng (TSLCD), mạng diện rộng (WAN) hoặc mạng Internet. Hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa được triển khai tập trung đến 03 cấp chính quyền, gồm các điểm cầu:

a) Điểm cầu trung tâm tại Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Cấp tỉnh: Điểm cầu tại các sở, ban, ngành.

c) Cấp huyện: Điểm cầu tại Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố.

d) Cấp xã: Điểm cầu tại Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn.

đ) Điểm cầu tại các cơ quan, đơn vị khác tham gia họp trực tuyến (khi đáp ứng các điều kiện để trở thành điểm cầu thuộc hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa theo yêu cầu của từng phiên họp).

3. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp được bố trí tại trụ sở các cơ quan, đơn vị (các điểm cầu) và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ họp trực tuyến.

4. Thiết bị trung tâm điều khiển họp trực tuyến (MCU - Multipoint Control Unit): Là hệ thống kỹ thuật, công nghệ được sử dụng để thiết lập các phiên họp trực tuyến và kết nối hình ảnh, âm thanh cho việc tương tác giữa các điểm cầu. Thiết bị MCU do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý, vận hành tập trung và đặt tại Trung tâm dữ liệu tỉnh.

5. Thiết bị đầu cuối: Là thiết bị đầu cuối chuyên dụng (VCS - Video Conferencing System) hoặc thiết bị cá nhân (máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng,...) và các thiết bị ngoại vi phục vụ họp trực tuyến.

6. Điểm cầu chủ trì: Là điểm cầu của cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức phiên họp trực tuyến, được cấp quyền và thực hiện điều khiển phiên họp trực tuyến với sự tham gia của các điểm cầu thành phần trên hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa.

7. Điểm cầu thành phần: Là điểm cầu của cơ quan, đơn vị được mời tham dự phiên họp trực tuyến do cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức, có quyền tương tác tham gia và dưới sự điều hành của điểm cầu chủ trì trên hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa.

8. Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa: Đơn vị thuộc Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm quản trị, vận hành thiết bị MCU tại điểm cầu trung tâm và hỗ trợ kỹ thuật tổ chức các phiên họp trực tuyến theo nhu cầu đăng ký khai thác, sử dụng của các cơ quan, đơn vị.

9. Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp trực tuyến: Là đơn vị được phân công quản lý, vận hành thiết bị, phòng họp trực tuyến tại các điểm cầu.

10. Cán bộ kỹ thuật điều khiển điểm cầu trung tâm: Là công chức, viên chức, người lao động làm công tác kỹ thuật thuộc Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa được giao quản trị, điều khiển thiết bị MCU và hỗ trợ phiên họp trực tuyến.

11. Cán bộ kỹ thuật vận hành điểm cầu: Là công chức, viên chức, người lao động của các cơ quan, đơn vị được phân công quản lý, vận hành phòng họp trực tuyến và điều khiển phiên họp trực tuyến cho điểm cầu.

Điều 4. Mục đích của công tác quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa

1. Hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa được sử dụng phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành từ Chính phủ đến cấp xã thuộc tỉnh theo quy định tại Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông và công tác chỉ đạo, điều hành từ tỉnh đến xã trên địa bàn tỉnh.

2. Hình thức họp trực tuyến được áp dụng cho các loại hình họp theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và loại hình họp khác đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, đơn vị.

Điều 5. Nguyên tắc thực hiện

1. Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa thống nhất quản lý hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa theo mô hình tập trung.

2. Khai thác, sử dụng hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa đúng mục đích, quy định về chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại tỉnh; bảo vệ bí mật nhà nước và an toàn, an ninh thông tin theo quy định của pháp luật.

3. Tư liệu, tài liệu điện tử phiên họp trực tuyến do điểm cầu chủ trì lưu trữ và cung cấp cho các điểm cầu thành phần khi có nhu cầu.

4. Kết nối các hệ thống họp trực tuyến của Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, tỉnh Khánh Hòa để tổ chức cuộc họp trực tuyến từ Chính phủ đến cấp xã thuộc tỉnh.

5. Phân quyền điều khiển các phiên họp trực tuyến trên hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa đến các điểm cầu cấp tỉnh, cấp huyện.

6. Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản công được đầu tư, trang bị phục vụ họp trực tuyến bảo đảm đúng quy định của pháp luật.

Chương II

NỘI DUNG QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN TỈNH KHÁNH HÒA

Điều 6. Điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật phòng họp trực tuyến

Phòng họp trực tuyến tại các điểm cầu phải bảo đảm tiêu chuẩn kỹ thuật sau:

1. Bố trí phòng họp trực tuyến, vị trí lắp đặt thiết bị đầu cuối phục vụ họp trực tuyến đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành và hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông, bảo đảm các vị trí trong phòng họp đều có thể phát biểu và nghe rõ âm thanh từ hệ thống họp trực tuyến.

2. Bảo đảm nguồn điện áp ổn định cho phòng họp trực tuyến, có nguồn điện dự phòng; tuân thủ công tác phòng, chống cháy, nổ theo quy định.

3. Đường truyền kết nối họp trực tuyến

a) Cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã tại điểm b, c, d khoản 2 Điều 3 Quy chế này sử dụng mạng TSLCD (bố trí đường truyền riêng, băng thông tối thiểu 04Mbps) hoặc mạng WAN để kết nối hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa.

b) Cơ quan, đơn vị tại điểm đ khoản 2 Điều 3 Quy chế này nếu không sử dụng mạng TSLCD, mạng WAN, có thể sử dụng kênh truyền Internet khác (băng thông tối thiểu 20Mbps) để kết nối hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa và không chia sẻ kết nối mạng này cho các hệ thống khác (mạng nội bộ, mạng không dây,...) trong quá trình diễn ra phiên họp trực tuyến.

4. Đặt tên thiết bị kết nối vào hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa theo quy tắc sau:

a) Ủy ban nhân dân tỉnh: .

b) Sở, ban, ngành: , ví dụ: .

c) Ủy ban nhân dân cấp huyện: , ví dụ: Ủy ban nhân dân thành phố Nha Trang đặt tên thiết bị là .

d) Ủy ban nhân dân cấp xã: , ví dụ: Ủy ban nhân dân phường Xương Huân thuộc thành phố Nha Trang đặt tên thiết bị là .

Trường hợp tại một điểm cầu có nhiều thiết bị cùng kết nối hoặc tại một cơ quan, địa phương có nhiều điểm cầu cùng kết nối trong một phiên họp, tên của các thiết bị được phân biệt bằng các chữ số thêm vào sau tên điểm cầu, ví dụ: UBND.Nha Trang.01; UBND.Nha Trang.02,...

5. Cơ quan, đơn vị tại điểm đ khoản 2 Điều 3 Quy chế này khi sử dụng các thiết bị đầu cuối là máy tính, máy tính bảng và các thiết bị thông minh khác tham gia họp trực tuyến phải được Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa đánh giá đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để kết nối và cấp quyền truy cập; tuân thủ các điều kiện về bảo đảm an ninh, an toàn thông tin phiên họp trực tuyến theo quy định.

Điều 7. Yêu cầu đảm bảo an toàn thông tin

1. Hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa phải được triển khai phương án bảo đảm an toàn thông tin đáp ứng quy định tại khoản 3 Điều 9 Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông và tiêu chuẩn TCVN 11930:2017; khoản 5 Mục I Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13/10/2022 của Bộ Thông tin và Truyền thông; có cổng kết nối đáp ứng các yêu cầu an toàn thông tin quy định tại Thông tư 12/2019/TT-BTTTT ngày 05/11/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

2. Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn thông tin đối với thiết bị đầu cuối VCS đặt tại điểm cầu Sở Thông tin và Truyền thông và điểm cầu trung tâm đặt tại Trung tâm dữ liệu tỉnh (chỉ mở các cổng kết nối, dịch vụ cần thiết; cập nhật bản bảo mật trước khi đưa vào sử dụng; sử dụng cơ chế mã hóa tiêu chuẩn để truy cập điều khiển từ xa; phân quyền truy cập phù hợp cho người vận hành, điều khiển...).

3. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm về bảo đảm an toàn thông tin đối với thiết bị đầu cuối tại điểm cầu Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa chịu trách nhiệm về bảo đảm an toàn thông tin đối với thiết bị đầu cuối, chất lượng và dung lượng băng thông đường truyền tại các điểm cầu do đơn vị mình đảm nhiệm. Điểm cầu thành phần tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp trực tuyến và điều hành từ điểm cầu chủ trì, bảo mật thông tin và không phổ biến nội dung họp ra bên ngoài.

Điều 8. Yêu cầu bố trí số lượng điểm cầu

Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế, cơ quan, đơn vị bố trí số lượng điểm cầu kết nối hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa và chủ động đầu tư bảo đảm điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật phòng họp trực tuyến quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều 6 Quy chế này, cụ thể như sau:

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh: Không hạn chế số lượng điểm cầu.

2. Các sở, ban, ngành: 01 điểm cẩu.

3. Ủy ban nhân dân cấp huyện: Không quá 02 điểm cầu.

4. Ủy ban nhân dân cấp xã: 01 điểm cầu.

Trong trường hợp cần thiết tăng số lượng điểm cầu theo nhu cầu sử dụng thực tế, cơ quan, đơn vị lập kế hoạch và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chấp thuận và chịu hoàn toàn trách nhiệm việc đầu tư tài sản thiết bị đầu cuối bảo đảm đúng mục đích, tiết kiệm, tránh lãng phí và hiệu quả trong quản lý, sử dụng tài sản công theo quy định pháp luật.

Điều 9. Điều kiện, tiêu chuẩn điểm cầu

Điểm cầu của cơ quan, đơn vị kết nối với hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa phải bảo đảm yêu cầu sau:

1. Phòng họp trực tuyến đáp ứng điều kiện, tiêu chuẩn quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều 6 Quy chế này.

2. Số lượng điểm cầu không vượt quá quy định tại Điều 8 Quy chế này.

3. Được Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa đánh giá đáp ứng các điều kiện kỹ thuật kết nối và cấp tài khoản, mật khẩu tham gia để trở thành điểm cầu thuộc hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa theo quy định.

Điều 10. Điều kiện phân quyền điều khiển phiên họp trực tuyến

1. Điểm cầu cấp tỉnh, huyện quy định tại điểm b, c khoản 2 Điều 3 Quy chế này được cấp quyền điều khiển phiên họp đối với các cuộc họp do điểm cầu mình hoặc điểm cầu đơn vị trực thuộc chủ trì.

2. Yêu cầu trang thiết bị thực hiện quyền điều khiển phiên họp:

a) Phòng họp trực tuyến đáp ứng điều kiện, tiêu chuẩn quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều 6 Quy chế này.

b) Bố trí trang thiết bị phục vụ điều khiển phiên họp trực tuyến: 01 bộ máy tính xách tay hoạt động tốt.

Điều 11. Yêu cầu khi sử dụng hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa

1. Giữ bí mật tài khoản và mật khẩu truy cập vào hệ thống, mã phiên họp trực tuyến.

2. Bật tắt hệ thống đúng quy trình.

3. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

4. Bảo đảm vệ sinh các thiết bị họp; không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.

5. Không thay đổi, cài đặt lại các thông số liên quan đến thiết bị đầu cuối khi chưa có sự đồng ý của Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa.

6. Điểm cầu thành phần tắt micro khi bắt đầu kết nối phiên họp, chỉ mở khi điểm cầu chủ trì mời phát biểu.

7. Điểm cầu cơ quan, đơn vị sử dụng mạng TSLCD, mạng WAN, khi kết nối điểm cầu trung tâm phải cung cấp địa chỉ IP của thiết bị đầu cuối VCS để điểm cầu Trung tâm thực hiện cuộc gọi kết nối.

Chương III

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP TRỰC TUYẾN

Điều 12. Đăng ký phiên họp trực tuyến

1. Các phiên họp trực tuyến do Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì; phiên họp từ địa phương với Chính phủ

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm thông báo lịch tổ chức họp trực tuyến theo khoản 2 Điều 13 Quy chế này để Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

2. Các phiên họp trực tuyến do cơ quan, đơn vị chủ trì:

a) Cơ quan, đơn vị đăng ký lịch tổ chức họp trực tuyến với Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa theo khoản 2 Điều 13 Quy chế này để sắp xếp, bố trí phiên họp và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

b) Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp trực tuyến tại Ủy ban nhân dân cấp huyện làm đầu mối phụ trách kỹ thuật chung cho toàn huyện; thực hiện đăng ký lịch tổ chức họp trực tuyến theo điểm a khoản này đối với các phiên họp do Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã trực thuộc chủ trì.

3. Trường hợp các phiên họp đột xuất, khẩn cấp (như phòng chống thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn,...) áp dụng họp trực tuyến: Điểm cầu chủ trì đăng ký lịch tổ chức họp trực tuyến với Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa theo khoản 2 Điều 13 Quy chế này để kịp thời sắp xếp, bố trí ưu tiên phiên họp và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

4. Nguyên tắc đăng ký, cấp phát mã phiên họp trực tuyến

a) Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa căn cứ vào năng lực phục vụ tối đa của thiết bị MCU để cấp phát số lượng phiên họp trực tuyến phù hợp, bảo đảm số lượng phiên họp diễn ra đồng thời và tổng số điểm cầu tham gia không vượt quá 80% năng lực phục vụ tối đa của thiết bị MCU.

b) Các phiên họp trực tuyến được cấp mã phiên họp theo thứ tự đăng ký và có ưu tiên đối với các phiên họp do cơ quan nhà nước cấp cao hơn tổ chức. Trong trường hợp cần phục vụ các phiên họp do cơ quan nhà nước cấp cao hơn tổ chức, các phiên họp đã đăng ký trước đó của cơ quan cấp dưới có thể bị thu hồi mã phiên họp theo thứ tự từ phiên họp đăng ký muộn nhất đến phiên họp đăng ký sớm nhất.

5. Kinh phí các cuộc họp thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 13. Chuẩn bị tổ chức phiên họp trực tuyến

1. Căn cứ nội dung, quy mô, thành phần tham dự, điều kiện phương tiện kỹ thuật, công nghệ, điểm cầu chủ trì cuộc họp quyết định hình thức tổ chức phiên họp trực tuyến bảo đảm hiệu quả, thuận lợi, tiết kiệm theo quy định.

2. Đăng ký lịch tổ chức họp trực tuyến:

a) Điểm cầu chủ trì cuộc họp sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị gửi thông tin đăng ký lịch họp trực tuyến đến địa chỉ thư điện tử hoptructuyen@khanhhoa.gov.vn (gửi trong giờ hành chính) trước thời điểm tổ chức phiên họp ít nhất 02 ngày làm việc đối với cuộc họp thông thường và ít nhất 04 giờ đối với cuộc họp đột xuất (trừ các cuộc họp khẩn cấp phục vụ phòng chống thiên tai và các tình huống khẩn cấp theo chỉ đạo của Trung ương và Ủy ban nhân dân tỉnh). Nội dung đăng ký gồm những thông tin sau:

- Tên cơ quan (hoặc điểm cầu) chủ trì họp;

- Danh sách điểm cầu thành phần;

- Thời gian tổng duyệt;

- Thời gian họp chính thức;

- Thời gian dự kiến kết thúc;

- Thông tin đầu mối liên hệ (họ và tên, số điện thoại);

- Hỗ trợ kỹ thuật khác (nếu có): Ghi hình phiên họp,....

b) Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa thực hiện các nội dung sau:

- Tiếp nhận và trả lời kết quả đăng ký lịch họp trực tuyến công khai qua tài khoản thư điện tử công vụ, nhóm trao đổi trực tuyến (Zalo, Viber hoặc Telegram,...) hỗ trợ kỹ thuật họp trực tuyến của tỉnh chậm nhất 03 giờ kể từ khi tiếp nhận đăng ký lịch họp trực tuyến.

- Thông báo và phối hợp điểm cầu chủ trì, các điểm cầu thành phần và doanh nghiệp viễn thông quản lý mạng TSLCD để tổ chức kiểm tra điều kiện kỹ thuật họp trực tuyến chậm nhất 02 giờ trước khi diễn ra phiên tổng duyệt, phiên họp chính thức.

c) Điểm cầu chủ trì và điểm cầu thành phần tổ chức kiểm tra thiết bị đầu cuối, bảo đảm nguồn điện và điện dự phòng, hệ thống âm thanh, ánh sáng, hình ảnh tại phòng họp trực tuyến; tham gia phiên tổng duyệt; kịp thời phản ánh sự cố kỹ thuật về Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa để có giải pháp khắc phục (nếu có).

Điều 14. Tổ chức phiên họp trực tuyến

1. Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa: Phân công cán bộ kỹ thuật điều khiển điểm cầu trung tâm trực vận hành, giám sát, kịp thời phối hợp cán bộ kỹ thuật vận hành điểm cầu chủ trì, điểm cầu thành phần khắc phục sự cố (nếu có) trong quá trình tổ chức phiên họp trực tuyến.

2. Doanh nghiệp viễn thông quản lý đường truyền phục vụ họp trực tuyến: Phân công cán bộ kỹ thuật trực vận hành, giám sát, kịp thời khắc phục sự cố hạ tầng đường truyền, bảo đảm hoạt động thông suốt và ổn định trong suốt quá trình tổ chức phiên họp trực tuyến.

3. Cơ quan, đơn vị là điểm cầu chủ trì:

a) Phân công cán bộ kỹ thuật vận hành điểm cầu chủ trì trực tiếp điều khiển phiên họp trực tuyến theo kịch bản phiên họp. Trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã là điểm cầu chủ trì, phân công cán bộ kỹ thuật vận hành điểm cầu cấp huyện điều khiển phiên họp trực tuyến theo quy định tại khoản 5 Điều 5 và khoản 1 Điều 10 Quy chế này.

b) Tiếp nhận phản ánh, thông tin từ các điểm cầu thành phần để kịp thời điều khiển, điều chỉnh khung hình hiển thị, âm thanh diễn ra trong phiên họp và thông tin đăng ký phát biểu các điểm cầu thành phần.

c) Kịp thời phản ánh về cán bộ kỹ thuật điều khiển điểm cầu trung tâm để được hỗ trợ, xử lý sự cố kỹ thuật trong trường hợp phải can thiệp vượt quyền điều khiển, vận hành kỹ thuật đã được phân cấp.

d) Kịp thời phản ánh về cán bộ kỹ thuật trực vận hành đường truyền để được hỗ trợ, xử lý sự cố kỹ thuật trong trường hợp chất lượng dịch vụ đường truyền suy giảm, gián đoạn tại các điểm cầu tham dự phiên họp.

4. Cơ quan, đơn vị là điểm cầu thành phần

a) Phân công cán bộ kỹ thuật vận hành điểm cầu thành phần điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng tại điểm cầu trong suốt quá trình phiên họp trực tuyến diễn ra.

b) Cung cấp thông tin thành phần tham dự cho điểm cầu chủ trì phiên họp theo yêu cầu (nếu có).

c) Phối hợp cán bộ kỹ thuật vận hành điểm cầu chủ trì khi phát sinh lỗi kết nối để được hỗ trợ; kịp thời báo cáo sự cố gián đoạn việc tham dự phiên họp của điểm cầu trong trường hợp không kịp khắc phục vụ sự cố kỹ thuật.

Điều 15. Kết thúc phiên họp trực tuyến

1. Cán bộ kỹ thuật điều khiển điểm cầu trung tâm và cán bộ kỹ thuật vận hành các điểm cầu tham dự phiên họp trực tuyến kiểm tra toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị đầu cuối và sau đó ngắt nguồn điện cung cấp theo đúng quy trình.

2. Cán bộ kỹ thuật điều khiển điểm cầu trung tâm hoàn chỉnh kỹ thuật, tổ chức lưu trữ tư liệu ghi hình phiên họp trực tuyến (nếu có yêu cầu).

3. Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa thực hiện bàn giao tư liệu ghi hình phiên họp trực tuyến cho cơ quan là điểm cầu chủ trì trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi cuộc họp kết thúc (nếu có yêu cầu).

4. Cơ quan, đơn vị khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tư liệu, tài liệu điện tử liên quan phiên họp trực tuyến liên hệ với cơ quan là điểm cầu chủ trì để được cung cấp theo quy định.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN TỈNH KHÁNH HÒA

Điều 16. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Là đầu mối tiếp nhận thông tin phiên họp trực tuyến từ Văn phòng Chính phủ và Trung tâm Tin học - Văn phòng Chính phủ; phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông triển khai và kiểm tra kết nối kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa với hệ thống Hội nghị truyền hình của Chính phủ phục vụ các phiên họp từ xã lên Chính phủ.

2. Phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông triển khai, đôn đốc, giám sát việc thực hiện quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa theo Quy chế này.

3. Phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thông chuẩn bị, kiểm tra, vận hành điều khiển các phiên họp trực tuyến nội tỉnh do Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, các phiên họp từ xã lên Chính phủ tại điểm cầu Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện quản lý, nâng cấp thiết bị đầu cuối phục vụ họp trực tuyến tại điểm cầu trụ sở Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định và tổ chức triển khai các quy định theo Quy chế này.

Điều 17. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chủ trì tổ chức triển khai, đôn đốc, giám sát công tác quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa theo quy định Quy chế này.

2. Chỉ đạo Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Quy chế này và các nhiệm vụ sau:

a) Hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa.

b) Tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ an toàn thông tin hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa; hướng dẫn triển khai công tác bảo đảm an toàn thông tin phục vụ họp trực tuyến tại các điểm cầu.

c) Tổng hợp, cập nhật danh sách đơn vị quản lý, vận hành phòng họp, cán bộ kỹ thuật vận hành điểm cầu do các cơ quan, đơn vị cung cấp phục vụ họp trực tuyến.

d) Báo cáo, thống kê tình hình họp trực tuyến của các cơ quan, đơn vị định kỳ 06 tháng, năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu.

đ) Dự toán và trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, mở rộng thiết bị MCU, đường truyền được giao quản lý; tổ chức quản lý, sử dụng tài sản công được đầu tư, trang bị đúng quy định pháp luật.

3. Phân công cán bộ kỹ thuật của Sở cùng với cán bộ kỹ thuật của Văn phòng UBND tỉnh chuẩn bị, kiểm tra hệ thống, thiết bị đầu cuối, các điều kiện kỹ thuật phục vụ phòng họp trước khi diễn ra phiên tổng duyệt và phiên họp chính thức, trực, theo dõi, vận hành, giám sát ngay tại điểm cầu chính Ủy ban nhân dân tỉnh, trực tiếp điều khiển các phiên họp trực tuyến nội tỉnh do Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, các phiên họp từ xã lên Chính phủ tại điểm cầu Ủy ban nhân dân tỉnh. Kịp thời xử lý, khắc phục ngay tại chỗ các sự cố xảy ra trong quá trình diễn ra phiên họp trực tuyến, phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch từ tỉnh đến xã, đảm bảo phiên họp trực tuyến được diễn ra thông suốt, ổn định, an toàn trong suốt quá trình tổ chức phiên họp trực tuyến ngay tại điểm cầu chủ trì chính Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Tạo lập, duy trì nhóm trao đổi trực tuyến (Zalo, Viber hoặc Telegram,...) để thuận lợi cho việc trao đổi thông tin trong quá trình tổ chức các phiên họp trực tuyến trên hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa.

5. Chỉ đạo doanh nghiệp viễn thông có phương án bảo đảm chất lượng, an toàn thông tin đối với đường truyền phục vụ họp trực tuyến của tinh và thực hiện quy định tại khoản 4 Điều 7 và khoản 2 Điều 14 Quy chế này.

Điều 18. Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư

Trên cơ sở dự toán của các cơ quan, đơn vị và khả năng cân đối ngân sách, chủ trì, phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Quy chế này.

Điều 19. Các sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Thực hiện đúng trách nhiệm, yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật và bảo đảm an toàn thông tin trong khai thác, sử dụng hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa quy định tại Quy chế này.

2. Tăng cường khai thác, sử dụng hình thức họp trực tuyến đối với các loại hình họp quy định tại Khoản 2 Điều 4 Quy chế này.

3. Phân công và cung cấp danh sách đơn vị quản lý, vận hành phòng họp, cán bộ kỹ thuật vận hành điểm cầu tại đơn vị cho Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa tổng hợp (Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp và cung cấp danh sách của huyện và các xã trực thuộc); kịp thời thông báo khi có thay đổi và có kế hoạch đào tạo sử dụng thiết bị họp cho nhân sự thay thế.

4. Dự toán và trình cấp có thẩm quyền theo phân cấp quản lý ngân sách bố trí kinh phí bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp thiết bị đầu cuối (nếu có), kinh phí duy trì đường truyền để đáp ứng yêu cầu họp trực tuyến tại điểm cầu; tổ chức quản lý, sử dụng tài sản công được đầu tư, trang bị đúng quy định pháp luật.

5. Phối hợp cung cấp số liệu báo cáo về tổ chức họp trực tuyến theo đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông, Đơn vị vận hành kỹ thuật hệ thống Họp trực tuyến tỉnh Khánh Hòa (nếu có).

6. Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm bảo đảm kinh phí trong dự toán chi ngân sách cấp huyện để thực hiện các nhiệm vụ của địa phương quy định tại Quy chế này.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Khen thưởng và xử lý vi phạm

Công tác thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm, kỷ luật trong quá trình thực hiện Quy chế này được thực hiện theo các quy định hiện hành.

Điều 21. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh và các đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý.

2. Trong quá trình triển khai, thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.