ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LẠNG SƠN
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Lạng Sơn, ngày 28 tháng 3 năm 2024

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Ban Pháp chế HĐND tỉnh;
- PCVP UBND tỉnh, các phòng: TH, NC, TTTT;
- Lưu: VT, NC _(TPT).

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Dương Xuân Huyên

TT

Nhóm công việc

Thống kê công việc

1

Lãnh đạo, quản lý, điều hành

- Quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật và Giám đốc Sở Nội vụ về việc thực hiện chức trách nhiệm vụ, quyền hạn được giao, việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và toàn bộ hoạt động của Trung tâm.

- Tổ chức triển khai nhiệm vụ của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được cấp có thẩm quyền giao.

- Giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử; tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, tu bổ, tổ chức khai thác sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

- Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Trung tâm.

- Chỉ đạo xây dựng chương trình, kế hoạch dài hạn, hằng năm; Đề án, dự án và tổ chức thực hiện các quy định về công tác lưu trữ.

- Chỉ đạo tổ chức thực hiện công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ.

- Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ được giao thuộc lĩnh vực lưu trữ và các hoạt động khác của Trung tâm theo quy định; quyết định về tổ chức nhân sự; về tài chính; tài sản của Trung tâm; về đánh giá xếp loại và bình xét thi đua, khen thưởng, kỷ luật viên chức, người lao động thuộc Trung tâm.

- Chỉ đạo thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước có liên quan đến lĩnh vực lưu trữ.

- Chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu số hóa, tài liệu điện tử thuộc Trung tâm quản lý; triển khai đề án tạo lập cơ sở dữ liệu, số hóa các phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử.

- Trực tiếp xử lý, phân loại văn bản đến của Trung tâm, giao nhiệm vụ cho các phòng chuyên môn, viên chức liên quan thực hiện.

- Trình cấp có thẩm quyền quyết định về tổ chức bộ máy, nhân sự theo thẩm quyền.

- Quản lý, sử dụng viên chức, người lao động theo phân cấp của cấp có thẩm quyền.

- Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách đối với viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật và phân cấp của cấp có thẩm quyền.

- Quản lý cơ sở vật chất, vật tư, tài sản và tài chính của Trung tâm theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của cấp có thẩm quyền.

2

Công việc chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và chuyên môn dùng chung

2.1

Hành chính, khai thác và bảo quản tài liệu lưu trữ

- Xây dựng, trình phê duyệt, ban hành chương trình, kế hoạch hoạt động dài hạn và định kỳ hàng năm của Trung tâm theo chức năng, nhiệm vụ và tổ chức thực hiện.

- Quản lý tài chính, tài sản Trung tâm và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc quy định. Tổ chức quản lý trụ sở cơ quan; quản lý và sử dụng có hiệu quả các tài sản, hệ thống hạ tầng cơ sở kỹ thuật, phương tiện, trang thiết bị làm việc của cơ quan.

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nội bộ, công tác thông tin liên lạc, in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu… phục vụ các hoạt động của Trung tâm. Tổng hợp, xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, định mức nội bộ; thực hiện Quy chế dân chủ trong hoạt động cơ quan; công tác bảo vệ bí mật nhà nước, chính trị nội bộ...

- Tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các Đề án liên quan đến chức năng nhiệm vụ.

- Tổng hợp, xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm của Trung tâm; ghi chép các cuộc họp giao ban và ghi biên bản các cuộc họp của Trung tâm; Tổ chức thực hiện công tác lễ tân phục vụ quan hệ đối nội, đối ngoại của Trung tâm.

- Tham mưu ban hành các quy định về thẩm quyền, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu; Quy định về Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

- Tổ chức thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm được Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ ban hành.

- Tham mưu, tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm bảo quản, bảo vệ an toàn và nâng cao tuổi thọ tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Tham mưu, đề xuất xây dựng các dự án, đề án ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc phạm vi quản lý theo quy định;

- Xây dựng công cụ tra cứu, quản lý tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu số, tài liệu điện tử thuộc phạm vi quản lý.

- Tổ chức thực hiện việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật: công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; triển lãm tài liệu lưu trữ; biên soạn và xuất bản ấn phẩm từ tài liệu lưu trữ; tổ chức phục vụ độc giả tại Phòng đọc, cấp chứng thực lưu trữ, bản sao tài liệu lưu trữ.

2.2

Thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Tham mưu lãnh đạo Sở trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh để sử dụng trong nước.

- Trình ban hành Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

- Xây dựng kế hoạch, đề án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định;

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Tổng hợp, thống kê kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.

- Tham mưu ban hành, tổ chức theo dõi đề xuất điều chỉnh, bổ sung Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức khảo sát, thống nhất thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; thẩm định, trình Lãnh đạo Sở Nội vụ phê duyệt mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định của pháp luật.

- Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch sưu tầm, thu thập hồ sơ, tài liệu dài hạn, định kỳ hằng năm, tài liệu quý hiếm từ các tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ; tổ chức thực hiện việc phân loại và chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm; tham mưu và tổ chức thực hiện xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh; tham mưu kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác tu bổ phục chế, bảo hiểm, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử; thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý, xác định lại giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm.

TT

Tên vị trí việc làm

Tương ứng chức danh nghề nghiệp

Ghi chú

1

Giám đốc

Lưu trữ viên, Lưu trữ viên chính

2

Phó Giám đốc

Lưu trữ viên, Lưu trữ viên chính

3

Trưởng phòng

Lưu trữ viên, Lưu trữ viên chính

4

Phó Trưởng phòng

Lưu trữ viên, Lưu trữ viên chính

TT

Tên vị trí việc làm

Tương ứng chức danh nghề nghiệp

Ghi chú

1

Lưu trữ viên

Lưu trữ viên

2

Lưu trữ viên trung cấp

Lưu trữ viên trung cấp

TT

Tên vị trí việc làm

Tương ứng chức danh nghề nghiệp

Ghi chú

1

Chuyên viên về Hành chính - Văn phòng

Chuyên viên

2

Kế toán viên trung cấp

Kế toán viên trung cấp

3

Văn thư viên trung cấp

Lưu trữ viên trung cấp

Kiêm nhiệm

4

Thủ quỹ

Lưu trữ viên trung cấp

Kiêm nhiệm

TT

Tên vị trí việc làm

Mã vị trí việc làm

Ghi chú

1

Giám đốc

TTLTLS- LĐQL.01

2

Phó Giám đốc

TTLTLS - LĐQL.02

3

Trưởng phòng

TTLTLS - LĐQL.03

4

Phó Trưởng phòng

TTLTLS - LĐQL.04

TT

Tên vị trí việc làm

Mã vị trí việc làm

Ghi chú

1

Lưu trữ viên

TTLTLS-CNLT.01

2

Lưu trữ viên trung cấp

TTLTLS - CNLT.02

TT

Tên vị trí việc làm

Mã vị trí việc làm

Ghi chú

1

Chuyên viên về hành chính - văn phòng

TTLTLS - CMDC.01

2

Kế toán viên trung cấp

TTLTLS - CMDC.02

3

Văn thư viên trung cấp

TTLTLS - CMDC.03

4

Nhân viên Thủ quỹ

TTLTLS - CMDC.04

TT

Tên vị trí việc làm

Mã vị trí việc làm

Ghi chú

1

Nhân viên bảo vệ

TTLTLS-HTPV.01