KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH YÊN BÁI NĂM 2022

Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, Nghị quyết số 51-NQ/TU ngày 22/7/2021 của Tỉnh ủy về chuyển đổi số tỉnh Yên Bái giai đoạn 2021-2025, định hướng đến 2030; Kế hoạch số 79/KH-UBND ngày 31/3/2021 của UBND tỉnh về việc chuyển đổi số tỉnh Yên Bái giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030; căn cứ tình hình thực tế về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái ban hành kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 với các nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tăng cường công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; tiếp tục đưa việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.

2. Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của người đứng đầu các sở, ban, ngành, các huyện, thị xã, thành phố, các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh trong việc chỉ đạo, tổ chức nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ theo quy định của pháp luật. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ, quản lý tốt tài liệu điện tử, từng bước giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại một số cơ quan, tổ chức.

3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ xác định các nhiệm vụ trọng tâm trong công tác văn thư lưu trữ năm 2022 đảm bảo thực hiện thống nhất, đồng bộ, đúng quy định, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ, đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin, tài liệu lưu trữ trong cải cách hành chính và chuyển đổi số của tỉnh Yên Bái.

II. NỘI DUNG, NHIỆM VỤ

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”; Kế hoạch số 156/KH-UBND ngày 29/7/2020 của UBND tỉnh về việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2020-2025; Kế hoạch số 157/KH-UBND ngày 29/7/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ của Trung ương và của tỉnh.

2. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng, ban hành Quy định về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

- Các cơ quan, đơn vị: Rà soát, sửa đổi bổ sung, ban hành các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành, đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan, tổ chức như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

- Tổ chức tổng kết đánh giá việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

3. Tổ chức thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

a) Triển khai hoạt động nghiệp vụ văn thư

- Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đến, văn bản đi; lập Danh mục hồ sơ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu;

- Đẩy mạnh việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ.

b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

- Tiếp tục thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định;

- Đẩy mạnh công tác chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

4. Về quản lý, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định[1]; Tích cực chuyển đổi số, số hóa, chuẩn hóa tài liệu lưu trữ nền giấy sang tài liệu điện tử, thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử tỉnh vào năm 2022.

- Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ dưới các hình thức: Trưng bày, triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội; Thực hiện các biện pháp để bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; khử trùng, phòng mối mọt, côn trùng, vệ sinh kho và tài liệu lưu trữ, tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo theo quy định Quyết định số 1791/QĐ-UBND ngày 20/8/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái.

5. Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Xây dựng kế hoạch tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ nâng cao trình độ cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số; đồng thời tập huấn chuyên sâu về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung hướng dẫn thực hiện các quy định mới về văn thư, lưu trữ điện tử như: quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật, bảo vệ bí mật nhà nước, quản lý văn bản mật;

- Tổ chức các đoàn nghiên cứu, trao đổi học tập kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia và một số tỉnh, thành phố.

6. Công tác tổ chức cán bộ

- Tiếp tục kiện toàn tổ chức, bộ máy theo hướng tinh gọn, đặc biệt đối với công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.

7. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

- Xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nâng cao hiệu quả công tác quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị;

- Về công tác văn thư: Thực hiện kiểm tra việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản (bao gồm văn bản giấy và văn bản điện tử); lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (bao gồm hồ sơ, tài liệu nền giấy và hồ sơ, tài liệu điện tử); quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số; phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

- Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Kiểm tra việc thu thập, chỉnh lý tài liệu; bố trí kho và các biện pháp bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; số hóa tài liệu lưu trữ; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) theo quy định[2].

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư lưu trữ. Rà soát, đánh giá việc tổ chức thực hiện các quy định của Trung ương, của Tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ; đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định đảm bảo kịp thời, thống nhất, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chuyển đổi số của tỉnh: Hướng dẫn lập hồ sơ việc đối với tài liệu điện tử; lưu trữ tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng, ban hành Quy định về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy tồn đọng; số hóa; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ nền giấy và tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; thực hiện thu tài liệu lưu trữ nền giấy và tài liệu lưu trữ điện tử vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2022.

c) Xây dựng kế hoạch và tổ chức tập huấn bồi dưỡng, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức các đoàn nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức theo các nội dung nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2022.

d) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư và nghiệp vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

đ) Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

e) Thực hiện tốt các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh đặt hàng dịch vụ sự nghiệp công; bảo vệ, bảo quản an toàn Kho tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định.

g) Quản lý dự án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử khi được Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí thực hiện; nâng cấp phần mềm Hệ thống Quản lý tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái đáp ứng nhiệm vụ giao nộp tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.

h) Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện các nội dung tại Kế hoạch này; tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ theo quy định.

2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

Đánh giá hiệu quả và đề xuất nâng cấp phần mềm Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tỉnh Yên Bái (Voffice) đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn hệ thống, đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành và quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; kết nối Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (Vofice) với Hệ thống Quản lý tài liệu điện tử tỉnh do Sở Nội vụ quản lý đáp ứng yêu cầu thu nộp tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, đơn vị, địa phương.

3. Sở Thông tin và truyền thông

Phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong thực hiện nâng cấp Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tỉnh Yên Bái (Vofice), Hệ thống Quản lý tài liệu điện tử tỉnh khi được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

4. Sở Tài chính

Chủ trì tham mưu cân đối bố trí kinh phí thực hiện các nội dung của Kế hoạch này theo đúng quy định của Luật Ngân sách Nhà nước.

5. Các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh

a) Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo 100% các phòng, bộ phận chuyên môn lập hồ sơ việc của công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc (hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử) và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo quy định.

b) Xây dựng kế hoạch, mở lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền; gửi kế hoạch, nội dung tập huấn về Sở Nội vụ để theo dõi, hướng dẫn trước khi tổ chức tập huấn; Rà soát, cử công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu về nghiệp vụ; tiêu chuẩn, chức danh; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

c) Xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý, đảm bảo 100% các cơ quan, tổ chức xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra; thực hiện kiểm tra ít nhất 30% đơn vị trực thuộc (nếu có).

d) Sử dụng có hiệu quả phần mềm Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành tỉnh Yên Bái (Vofice) và các phần mềm văn phòng điện tử đang được áp dụng trong hoạt động chỉ đạo, điều hành và quản lý hồ sơ, văn bản điện tử.

đ) Tiếp tục xây dựng kế hoạch, tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nền giấy từ năm 2021 trở về trước tại cơ quan, tổ chức.

e) Tiếp tục kiện toàn, bố trí đủ nhân lực, kinh phí cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ, nhất là kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử, kinh phí chỉnh lý để giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, bó gói, tích đống. Căn cứ tình hình thực tế bố trí kinh phí xây dựng mới, nâng cấp, cải tạo mở rộng kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

g) Ban hành kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 đáp ứng công tác chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức gửi về Sở Nội vụ theo dõi, tổng hợp trong tháng 4/2022.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 20222, yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức nghiêm túc triển khai thực hiện và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả thực hiện, trong quá trình triển khai thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.