KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ NĂM 2022

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” và tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai công tác văn thư lưu trữ năm 2022 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử.

- Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ và giải pháp đề ra tại Kế hoạch số 299/KH-UBND ngày 05/8/2020 của UBND tỉnh về việc thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” (sau đây gọi tắt là Kế hoạch số 299/KH-UBND) theo đúng tiến độ nhằm từng bước đạt được các mục tiêu của Đề án.

- Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

- Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đi vào nền nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay.

2. Yêu cầu

- Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức hội cấp tỉnh; doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã tổ chức triển khai đầy đủ, thống nhất, có hiệu quả các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng theo Kế hoạch này, các quy định pháp luật có liên quan và phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, tổ chức, địa phương.

- Tập trung triển khai có hiệu quả, đảm bảo đúng tiến độ việc thí điểm lập hồ sơ điện tử trên phần mềm hồ sơ công việc của tỉnh.

- Đưa nội dung thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với cán bộ, công chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân.

II. NỘI DUNG TRIỂN KHAI

1. Nhiệm vụ thường xuyên

1.1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Thường xuyên tổ chức tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng; trên cổng thông tin điện tử và lồng ghép trong các hội nghị tập huấn, triển khai công tác... của cơ quan, đơn vị, địa phương.

1.2. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ: xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành.

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương: tập trung rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức...

Thời gian hoàn thành: Quý I/2022.

1.3. Công tác tổ chức nhân sự

Tiếp tục rà soát, sắp xếp, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo quy định; các trường hợp đã bố trí nhưng chưa đúng chuyên ngành cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phù hợp để đáp ứng tiêu chuẩn yêu cầu của công chức, viên chức ngạch văn thư, lưu trữ. Thực hiện các chế độ, chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định hiện hành

1.4. Công tác thanh tra, kiểm tra

a) Sở Nội vụ: xây dựng kế hoạch và tổ chức lồng ghép thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương theo quy định.

b) Các cơ quan, đơn vị, địa phương:

- Xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc và UBND cấp xã (đối với các huyện, thành phố, thị xã).

- Nội dung kiểm tra tập trung vào các nội dung sau:

Về tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

Về công tác văn thư: việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản (bao gồm văn bản giấy và văn bản điện tử); lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (bao gồm hồ sơ, tài liệu giấy và hồ sơ, tài liệu điện tử); quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số; phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bố trí kho; mua sắm trang thiết bị và các biện pháp bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) bảo đảm theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

1.5. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tạo tiền đề cho việc thực hiện chuyển đổi số, phát triển chính quyền số, thúc đẩy cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh.

- Thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ điện tử trên phần mềm Hồ sơ công việc đảm bảo 90% hồ sơ công việc tại cấp tỉnh, 80% hồ sơ công việc tại cấp huyện được xử lý trên môi trường mạng (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước và hồ sơ có thành phần tài liệu phức tạp như khổ giấy lớn hoặc đóng quyển dày...) và thực hiện thí điểm lập hồ sơ điện tử tại một số đơn vị cấp xã; thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử, xây dựng biện pháp bảo đảm an toàn thông tin mạng tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.

- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

1.6. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Sở Nội vụ chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh

- Rà soát, thống kê tình hình tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; xây dựng kế hoạch nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh (2022 - 2025); hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

- Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh với các hình thức như trưng bày, triển lãm, viết bài, xuất bản sách giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội.

b) Các cơ quan, đơn vị, địa phương

- Tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn các tổ chức, cá nhân thuộc phạm vi quản lý thực hiện lập hồ sơ công việc, thống kê mục lục tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị theo quy định của pháp luật.

- Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan với các hình thức như viết bài giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội.

1.7. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

Bố trí kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư theo quy định tại Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; kinh phí cho hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ. Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý bố trí kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định của pháp luật.

2. Nhiệm vụ trọng tâm

2.1. Triển khai Kế hoạch số 299/KH-UBND ngày 05/8/2020 của UBND tỉnh về thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”.

- Triển khai lập hồ sơ điện tử trên phần mềm hồ sơ công việc tại các sở, ban, ngành cấp tỉnh và các đơn vị trực thuộc, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã. Thời gian hoàn thành: Quý I/2022.

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức tập huấn lập hồ sơ điện tử trên phần mềm hồ sơ công việc cho các cơ quan, đơn vị, địa phương. Thời gian hoàn thành: Quý I/2022.

- Thực hiện thí điểm tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tại Sở Nội vụ. Thời gian hoàn thành: Quý III/2022.

2.2. Xây dựng, bổ sung các chức năng của Hệ thống phần mềm dịch vụ công tỉnh để đảm bảo lưu trữ điện tử đối với hồ sơ thủ tục hành chính trên cổng dịch vụ công theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ. Thời gian hoàn thành: Quý I/2022.

2.3. Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (thay thế các Quyết định của UBND tỉnh số: 2264/QĐ-UBND ngày 15/6/2015; 1950/QĐ-UBND ngày 14/7/2016; 3406/QĐ-UBND ngày 17/10/2019). Thời gian hoàn thành: Quý III/2022.

2.4. Sửa đổi Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh (Quyết định số 33/2019/QĐ-UBND ngày 17/6/2019 của UBND tỉnh). Thời gian hoàn thành: Quý IV/2022.

2.5. Báo cáo tổng kết tình hình thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tại các cơ quan, tổ chức từ năm 2017 đến nay. Thời gian hoàn thành: thực hiện theo hướng dẫn và lộ trình của Bộ Nội vụ.

2.6. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, đơn vị, địa phương khi triển khai, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số.

2.7. Tiếp tục triển khai Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2021 - 2025 theo Quyết định số 4020/QĐ-UBND ngày 25/11/2020 của UBND tỉnh.

2.8. Trong phạm vi hoạt động của các cơ quan, ngành, địa phương có trách nhiệm thực hiện việc sưu tầm tài liệu, hình ảnh về đại dịch Covid-19.

(Có Khung nhiệm vụ trọng tâm năm 2022 gửi kèm)

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

- Tiếp tục triển khai, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện nghiêm Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.

- Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị có liên quan triển khai lập hồ sơ điện tử trên phần mềm hồ sơ công việc của tỉnh và các cơ quan, đơn vị, địa phương; lập dự toán kinh phí thực hiện, gửi Sở Tài chính thẩm định, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định.

- Chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và các đơn vị liên quan hướng dẫn, triển khai thực hiện lưu trữ điện tử đối với hồ sơ thủ tục hành chính (sau khi hoàn thành việc nâng cấp hệ thống phần mềm dịch vụ công).

- Tham mưu UBND tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; tăng cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương; kịp thời hướng dẫn, phối hợp xử lý vướng mắc, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế và tổng hợp, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả thực hiện.

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ.

2. Văn phòng UBND tỉnh

- Căn cứ nội dung của Kế hoạch này, phối hợp với các đơn vị có liên quan nâng cấp các Hệ thống phần mềm: Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc; dịch vụ công tỉnh đáp ứng các yêu cầu theo quy định pháp luật về lưu trữ và lập hồ sơ điện tử trên môi trường mạng, nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử của cán bộ, công chức, viên chức vào Lưu trữ cơ quan; bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ.

- Phối hợp với Sở Nội vụ và các đơn vị có liên quan triển khai thực hiện lập hồ sơ điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của tỉnh; hướng dẫn lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử trên phần mềm dịch vụ công của tỉnh.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Nội vụ, các cơ quan có liên quan trong việc thực hiện các giải pháp bảo đảm xác thực, an toàn, an ninh, bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan Nhà nước và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước.

4. Sở Tài chính

Phối hợp các đơn vị liên quan thẩm định, tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí thực hiện Kế hoạch theo quy định.

5. Các sở, ban, ngành cấp tỉnh; các tổ chức Hội, doanh nghiệp Nhà nước; UBND các huyện, thành phố, thị xã

- Xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức triển khai thực hiện các nội dung liên quan tại Kế hoạch này; đồng thời chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng Kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 theo quy định, gửi về Sở Nội vụ và báo cáo UBND tỉnh trước ngày 25/02/2022.

- Xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan để thực hiện cập nhật lên phần mềm hồ sơ công việc phục vụ cho triển khai tập huấn lập hồ sơ điện tử, gửi về Sở Nội vụ trước ngày 25/02/2022.

- Thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn quy định.

Yêu cầu Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành, hội cấp tỉnh, Giám đốc các doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã tập trung triển khai thực hiện nghiêm túc các nội dung trên. Quá trình thực hiện có vướng mắc, khó khăn, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Nội vụ để được hướng dẫn. Trường hợp vượt thẩm quyền, Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo, tham mưu, đề xuất UBND tỉnh xem xét, quyết định.

Giao Sở Nội vụ theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc việc triển khai thực hiện Kế hoạch này; định kỳ tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định./.

KHUNG NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH HÀ TĨNH NĂM 2022

(Kèm theo Kế hoạch số: 54/KH-UBND ngày 01 tháng 3 năm 2022 của UBND tỉnh)