b) Sở Nội vụ ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

Trong năm 2015, Sở Nội vụ đã ban hành 23 văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ tại các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, còn góp ý nhiều dự thảo của cơ quan Trung ương, Bộ Nội vụ, Thành phố và phúc đáp nhiều văn bản cho các cơ quan, tổ chức (Phụ lục I).

c) Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành văn bản

Trong năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã ban hành 18 văn bản trả lời, triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân quận, huyện (Phụ lục I).

3. Công tác kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn, trong năm 2015 Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã triển khai thực hiện Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại 15 cơ quan, đơn vị thuộc sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân quận, huyện gồm: Sở Du lịch, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Chi cục Quản lý thị trường thuộc Sở Công Thương, Thanh tra Sở Xây dựng, Ủy ban về Người Việt Nam ở nước ngoài, Ban Quản lý Đường sắt đô thị, Ban đổi mới Quản lý doanh nghiệp, Cục Thi hành án Dân sự, Cục Thống kê, Cục Thuế, Liên hiệp Hợp tác xã Thương mại Thành phố (Sài Gòn Co-op), Ủy ban nhân dân Quận 1, 7, 9 và quận Bình Thạnh.

Nội dung kiểm tra, tập trung vào quản lý văn bản, việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; công tác chỉnh lý tài liệu; bố trí kho lưu trữ tài liệu; công tác phòng cháy chữa cháy tại kho lưu trữ; việc chấp hành trình tự thủ tục tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị; công tác báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất theo quy định. Trong kiểm tra đã kết hợp hướng dẫn nghiệp vụ cũng như chấn chỉnh kịp thời công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị nhằm từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định.

Kết quả kiểm tra cho thấy, công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố đã có nhiều chuyển biến, đáp ứng tốt các yêu cầu của cơ quan, tổ chức. Sau kiểm tra, đã kịp thời tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố hoặc ban hành các văn bản hướng dẫn giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Trong năm 2015, tiếp tục triển khai thực hiện Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020 theo Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố. Kết quả:

a) Công tác đào tạo, bồi dưỡng

Để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức, trong năm, Sở Nội vụ đã phối hợp tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn chuyên ngành văn thư, lưu trữ như:

- Đào tạo

Tiếp tục phối hợp với Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh mở lớp Cử nhân văn bằng 2 VLVH ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (2015 - 2018) cho 22 công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Phòng Nội vụ các quận, huyện, cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ tại các sở, ngành;

Tổ chức lớp Trung cấp VLVH văn thư, lưu trữ (2015 - 2017) cho 47 công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố, quận, huyện, phường, xã, thị trấn tại Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương.

- Bồi dưỡng

Phối hợp với Văn phòng Đại diện Trường Đại học Nội vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc Thành phố, quận, huyện, phường, xã, thị trấn như:

02 lớp Sơ cấp văn thư, lưu trữ cho 185 công chức, viên chức tham dự;

02 lớp hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc cho 119 công chức, viên chức tham dự;

Lớp Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có 64 công chức, viên chức tham dự;

Lớp Số hóa tài liệu lưu trữ cho 73 công chức, viên chức tham dự.

b) Công tác tập huấn

Trong năm, đã phối hợp với Học viện Cán bộ Thành phố tổ chức 17 lớp tập huấn Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư mới ban hành và các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cho 2.200 cán bộ lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố.

Ngoài ra, Sở Nội vụ tổ chức tập huấn Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh gồm 6 hội nghị, với 1.116 người tham dự và hội nghị triển khai thực hiện Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

5. Công tác trao trả tài liệu, hồ sơ cán bộ đi B của Thành phố Hồ Chí Minh

Trong năm 2015, được sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố về tiếp tục thực hiện công tác trao trả hồ sơ cán bộ đi B. Theo đó, Sở Nội vụ đã giao Chi cục Văn thư - Lưu trữ triển khai thực hiện như:

- Công tác triển lãm, giới thiệu hồ sơ cán bộ đi B:

Phối hợp với Hội Liên hiệp Phụ nữ Thành phố thông báo tìm kiếm địa chỉ cán bộ đi B trên Trang Thông tin điện tử của Hội.

Phối hợp với Bảo tàng Phụ nữ Nam bộ và Nhà Văn hóa Phụ nữ Thành phố tổ chức triển lãm hồ sơ cán bộ nữ đi B.

Phối hợp với Báo Phụ nữ Thành phố đăng tin các bài viết tuyên truyền, giới thiệu về Hồ sơ cán bộ đi B.

- Về phối hợp tìm kiếm và kết quả trao trả hồ sơ cán bộ đi B

Trực tiếp liên hệ và phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh, thành phố như: Long An, Bình Dương, Tây Ninh, Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu, Kiên Giang, Sóc Trăng và Cần Thơ để tìm kiếm địa chỉ, tổ chức trao trả hồ sơ cán bộ đi B. Tổ chức bàn giao cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An 64 hồ sơ, Bình Dương 27 hồ sơ, Tây Ninh 03 hồ sơ, Bà Rịa - Vũng Tàu 06 hồ sơ, Kiên Giang, Sóc Trăng 01 hồ sơ và Cần Thơ 03 hồ sơ để tổ chức trao trả.

Ngoài ra, đã tiếp nhận 05 hồ sơ cán bộ đi B có quê quán tại Thành phố từ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, đồng thời hỗ trợ tìm kiếm địa chỉ cán bộ đi B của tỉnh Biên Hòa cũ (nay là tỉnh Đồng Nai) tại Thành phố Hồ Chí Minh bao gồm 171 người và của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu tại Thành phố Hồ Chí Minh bao gồm 181 người chưa tìm kiếm được địa chỉ. Danh sách cán bộ đi B của tỉnh Đồng Nai và Bà Rịa - Vũng Tàu được đăng tải tại thư mục Chi cục Văn thư - Lưu trữ của Cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ Thành phố. Kết quả, Ủy ban nhân dân Quận 9 đã tra tìm địa chỉ của 02 hồ sơ cán bộ đi B gồm: 01 địa chỉ cán bộ đi B của tỉnh Đồng Nai và 01 địa chỉ cán bộ đi B của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.

Đến nay, tổng số địa chỉ cán bộ đi B đã tra tìm: 419.

Tổng số hồ sơ đã số hóa: 1.920.

Tổng số hồ sơ cán bộ đi B đã trao trả đến nay: 383 hồ sơ.

6. Hoạt động khác

Được sự cho phép của Sở Nội vụ, năm 2015, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức cho 33 cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ngành, quận, huyện tham quan học tập, kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Bình Thuận và Ninh Thuận.

II. HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Thực hiện Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập theo Quyết định số 463/QĐ-SNV ngày 05 tháng 6 năm 2015 của Giám đốc Sở Nội vụ Thành phố.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập trên cơ sở tách và chuyển chức năng Lưu trữ lịch sử (Phòng Thu thập - Chỉnh lý và Phòng Khai thác - Kho Lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố) về Trung tâm Lưu trữ lịch sử đế thực hiện chức năng hoạt động lưu trữ lịch sử của Thành phố và thực hiện dịch vụ lưu trữ. Trung tâm chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01 tháng 7 năm 2015.

1. Công tác thu thập, chỉnh lý

- Tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh 320 mét giá tài liệu trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 tại Kho Lưu trữ chuyên dụng.

- Tổ chức chỉnh lý thường xuyên 120 mét giá hồ sơ gốc của Ủy ban nhân dân Thành phố từ năm 1999 - 2000 tại Kho Lưu trữ chuyên dụng.

- Thực hiện khảo sát tình hình lưu trữ tài liệu tại 25 cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.

- Làm Thường trực Ban Chỉ đạo triển khai thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan hành chính Nhà nước Thành phố giai đoạn 2013 - 2020, đã triển khai Quyết định số 3751/QĐ-UBND ngày 02 tháng 8 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về phê duyệt Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; kết quả có 3/3 sở ngành (Sở Giao thông vận tải, Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố, Chi cục Văn thư - Lưu trữ), 4/10 quận huyện (Quận 4, 6, quận Thủ Đức và huyện Bình Chánh) đã chỉnh lý xong tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.

- Thẩm định và cho phép tiêu hủy 5.644,29 mét giá tài liệu hết giá trị theo đề nghị của 22 cơ quan, tổ chức gồm: Cục Hải quan Thành phố, Bệnh viện Hùng Vương, Bệnh viện Bình Dân (hồ sơ bệnh án), Bệnh viện Bình Dân (tài liệu kế toán), Bệnh viện Đa khoa Sài Gòn, Bệnh viện Nhân dân Gia Định, Bệnh viện Y học cổ truyền, Bệnh viện Nguyễn Trãi, Bệnh viện Bệnh Nhiệt đới, Bệnh viện Nhi đồng 1, Trung tâm Chăm sóc sức khỏe sinh sản, Phòng Tư pháp Quận 3, Phòng Tư pháp quận Phú Nhuận, Phòng Tư pháp quận Bình Thạnh, Sở Tài nguyên và Môi trường Thành phố, Sở Nội vụ, Bảo hiểm xã hội Thành phố, Bảo hiểm xã hội quận Thủ Đức, Bảo hiểm xã hội quận Bình Thạnh, Cục Thuế Thành phố, Chi cục Thú y, Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh.

2. Về công tác bảo quản, khai thác tài liệu

- Trong năm đã phục vụ sử dụng tài liệu: 199 lượt khách/ 278 văn bản.

- Trả lời 11 trường hợp đến khai thác tài liệu.

Ngoài ra, photo tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu biên soạn Biên niên lịch sử Đảng bộ Thành phố Hồ Chí Minh 1975 - 2015. Tổ chức bàn giao 07 đợt gồm 2.602 trang văn bản (bao gồm các loại tài liệu: Báo cáo kế hoạch phát triển kinh tế xã hội Thành phố; Báo cáo tổng kết hoạt động Hội đồng nhân dân Thành phố các nhiệm kỳ; Nghị quyết Hội đồng nhân dân Thành phố các nhiệm kỳ; Báo cáo tổng kết công tác bầu cử Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp theo các nhiệm kỳ), hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ chuyên dụng thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố giai đoạn từ năm 1975 - 2006.

Thường xuyên kiểm tra định kỳ hệ thống phòng cháy chữa cháy, vệ sinh kho, trừ mối mọt định kỳ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng đồng thời hướng dẫn và đề nghị các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện.

3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện Quyết định số 4611/QĐ-UBND ngày 15 tháng 9 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về phê duyệt Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ giai đoạn 1 (2014 - 2015); Quyết định số 275/QĐ-STTTT ngày 30 tháng 10 năm 2015 của Sở Thông tin và Truyền thông về việc phê duyệt dự án “Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ giai đoạn 1 (2014 - 2015)”; kết quả đã thương thảo, lựa chọn nhà thầu, ký hợp đồng thực hiện 9/13 gói thầu; đang tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu, lựa chọn, thương thảo với các nhà thầu của 4 gói thầu còn lại.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng được thực hiện đúng quy định, phục vụ tốt công tác khai thác, tra tìm nhanh chóng hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu.

4. Dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ Thành phố

a) Hoàn chỉnh hồ sơ dự án (thuyết minh dự án, thuyết minh thiết kế cơ sở, bản vẽ thiết kế dự án) gửi Sở Xây dựng để thẩm duyệt dự án.

b) Sở Xây dựng đã phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu dự án Xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

Tham mưu các thủ tục đầu tư xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố: thực hiện việc lựa chọn nhà thầu, tư vấn cho giai đoạn chuẩn bị thi công gồm: Tư vấn đấu thầu, tư vấn thiết kế bản vẽ thi công và tổng dự toán, tư vấn khoan khảo sát địa chất, tư vấn giám sát khảo sát địa chất, tư vấn thẩm tra thiết kế bản vẽ thi công và tổng dự toán.

B. HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Trong năm 2015, Sở Nội vụ đã triển khai hướng dẫn và theo dõi tổng hợp kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức (Phụ lục II).

I. KẾT QUẢ TRIỂN KHAI TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật và tập huấn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức đã chủ động lồng ghép việc triển khai, tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản mới quy định về công tác văn thư, lưu trữ với tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Qua báo cáo, có 13/24 quận huyện; 8/54 sở, ngành; 5/36 doanh nghiệp xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện như:

Tại Ủy ban nhân dân các quận, huyện như: Quận 1, Quận 3, Quận 6, Quận 9, Quận 12, quận Bình Tân, quận Gò vấp, quận Thủ Đức, quận Tân Phú, huyện Bình Chánh, huyện Nhà Bè, huyện Cần Giờ và Ủy ban nhân dân xã Bình Khánh, huyện Cần Giờ mở Hội nghị tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ và mời báo cáo viên là lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Riêng Quận 5 Phòng Nội vụ phối hợp với Phòng Tư pháp tổ chức tuyên truyền, phổ biến văn bản pháp luật trong đó có nội dung về công tác văn thư, lưu trữ.

Tại các sở, ngành và các doanh nghiệp cũng đã triển khai thực hiện tuyên truyền, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ như Cảnh sát Phòng cháy và Chữa cháy, Sở Y tế, Sở Giáo dục và Đào tạo, Chi cục Thú y, Ban Quản lý Đường sắt đô thị, Lực lượng Thanh niên xung phong Thành phố, Liên hiệp Hợp tác xã Thương mại Thành phố (Saigon Co-op), Tổng Công ty Nông nghiệp Sài Gòn TNHH MTV, Tổng Công ty cấp nước Sài Gòn TNHH MTV, Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh TNHH và các đơn vị trực thuộc, Công ty TNHH MTV Phát triển Công nghiệp Tân Thuận, Công ty TNHH MTV Môi trường Đô thị Thành phố, Ban Quản lý Rừng phòng hộ Cần Giờ.

2. Ban hành văn bản và thực hiện quản lý văn bản đến, đi

a) Ban hành văn bản

Trong năm 2015, đa số các cơ quan, tổ chức đã tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn của Sở Nội vụ (Phụ lục II).

Các cơ quan, tổ chức đã triển khai kịp thời các văn bản, tiêu biểu như: Ủy ban nhân dân Quận 3 hướng dẫn một số nội dung của Quy định về lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Quận 6 hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tổ chức quản lý, lưu trữ và tiêu hủy đối với tài liệu là Công báo; Quận 9 xây dựng Kế hoạch về tổ chức triển khai thực hiện Quyết định số 5249/QĐ-UBND ngày 23 tháng 10 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, huyện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh; quận Bình Tân về triển khai Hướng dẫn một số nội dung về quy định sử dụng dịch vụ lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị; quận Gò vấp ban hành công văn về việc tăng cường công tác quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ; quận Tân Phú hướng dẫn chỉnh lý tài liệu các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp; huyện Hóc Môn hướng dẫn sử dụng dịch vụ lưu trữ và thủ tục thẩm định, có ý kiến đối với Danh mục tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, đơn vị;...

Tại các sở, ban, ngành như: Sở Y tế hướng dẫn thẩm tra danh mục tài liệu hết giá trị và tổ chức tiêu hủy tài liệu lưu trữ; Sở Quy hoạch - Kiến trúc ban hành Quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản; Cảnh sát Phòng cháy và chữa cháy ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm;...

- Về xây dựng phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015: có 24/24 quận, huyện, 15/54 sở, ban, ngành và 4/36 doanh nghiệp thực hiện (Phụ lục II).

b) Thực hiện quản lý văn bản đến, đi

Công tác quản lý văn bản đến, đi được các cơ quan, tổ chức thực hiện theo đúng Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ; mở sổ quản lý, theo dõi văn bản mật theo đúng quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

Đa số các cơ quan, tổ chức đều ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; thông qua việc ban hành quy chế còn xây dựng quy trình quản lý văn bản đến, đi. Cụ thể tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tư pháp, Sở Xây dựng, Ủy ban nhân dân Quận 10, Ủy ban nhân dân Quận 11,... đã triển khai và làm tốt công tác này.

c) Về chế độ thông tin báo cáo định kỳ

Trong năm, có 24/24 quận, huyện; 7/54 sở, ban, ngành thực hiện việc báo cáo định kỳ gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Phụ lục II).

Một số cơ quan thực hiện khá tốt chế độ thông tin, báo cáo theo định kỳ như: Phòng Nội vụ Quận 3, 4, 8, 12, quận Gò vấp, quận Tân Phú; huyện Bình Chánh, Cần Giờ, Hóc Môn, Nhà Bè báo cáo đầy đủ theo tháng, quý, năm và đúng thời gian quy định.

Cảnh sát Phòng cháy và Chữa cháy Thành phố báo cáo đầy đủ theo tháng, quý, năm; Sở Văn hóa và Thể thao, Ban Quản lý Khu Công nghệ cao và Ban Quản lý Đầu tư Xây dựng Công trình Nâng cấp đô thị Thành phố báo cáo theo quý, năm.

3. Công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức chủ động triển khai thực hiện công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc bằng hình thức lồng ghép vào công tác kiểm tra hàng năm của đơn vị.

Theo báo cáo, có 8/24 quận, huyện phối hợp công tác kiểm tra nội vụ, công tác cải cách hành chính với công tác văn thư, lưu trữ. Công tác kiểm tra tại các sở, ngành cũng được quan tâm thực hiện thường xuyên, cụ thể: Cảnh sát Phòng cháy và Chữa cháy, Ủy ban về người Việt Nam ở nước ngoài.

4. Chế độ, chính sách

Đến nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức đã triển khai thực hiện đúng chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ; Công văn số 1416/SNV-QL VTLT ngày 10 tháng 11 năm 2009 của Sở Nội vụ về chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức đã thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ như ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Sở Thông tin và Truyền thông triển khai; một số cơ quan, tổ chức áp dụng phần mềm trong công tác văn thư để tiếp nhận, lưu trữ văn bản đến, đi; quản lý, tra tìm, khai thác tài liệu trên cơ sở dữ liệu hoặc sử dụng hộp thư điện tử để gửi nhận văn bản, trao đổi công việc. Văn bản đến, đi được scan lưu có thể tra cứu, sao lục trong hệ thống Quản lý văn bản nội bộ.

Các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tra tìm, khai thác tài liệu trên cơ sở dữ liệu trong công tác văn thư, lưu trữ như: Ủy ban nhân dân Quận 1, 5, quận Tân Phú, Bình Thạnh; Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố; Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn TNHH MTV, Công ty Đầu tư Tài chính Nhà nước Thành phố Hồ Chí Minh,...

II. VỀ CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ

1. Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng

a) Công tác thu thập, chỉnh lý

Đa số các cơ quan chưa tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu nên chưa thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Một số cơ quan, tổ chức tổ chức thực hiện tốt, tiêu biểu công tác này có:

Ủy ban nhân dân quận Gò vấp: ban hành Quyết định phê duyệt kế hoạch tổ chức thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của các phòng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận. Trong năm, đã tổ chức thu thập 111 mét giá vào Trung tâm Lưu trữ và Xử lý thông tin của quận.

Ủy ban nhân dân quận Bình Tân: do đầu tư xây dựng Kho Lưu trữ tập trung với diện tích 530 m², trong năm đã tổ chức chỉnh lý 271,8 mét giá tài liệu, đề nghị thẩm định và tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị gồm 207, 7 mét giá; tổ chức thu thập 39 mét giá hồ sơ, tài liệu của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận.

Sở Xây dựng hàng năm có kế hoạch tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc. Trong năm đã thu thập 250 mét giá tài liệu và giao nộp về Trung tâm Thông tin và Dịch vụ Xây dựng thuộc Sở Xây dựng để chỉnh lý và bảo quản theo đúng quy định.

Do khối lượng hồ sơ phát sinh nhiều bình quân mỗi tháng tiếp nhận 47.600 văn bản đến, khoảng 4.000 văn bản đi nên công tác thu thập hồ sơ, tài liệu tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố được thực hiện theo quy định riêng. Định kỳ, cứ mỗi tháng Tổ Văn thư tiếp nhận và bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Tổ Lưu trữ, khối lượng 15 mét/giá/1 tháng, sau khi tiếp nhận Tổ Lưu trữ sắp xếp phân loại cho vào hộp đưa lên giá, kệ phục vụ khai thác ngay sau khi có yêu cầu tra tìm.

b) Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975

Theo kế hoạch Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt, tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 được chỉnh lý sắp xếp tại các đơn vị gồm:

Sở Giao thông vận tải: 700 mét giá;

Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố: 500 mét giá;

Chi cục Văn thư - Lưu trữ: 320 mét giá;

Ủy ban nhân dân 10 quận, huyện: 525 mét giá.

Theo đó, trong năm 2015 đã chỉnh lý được 1.476 mét giá tài liệu, các cơ quan đã tiến hành chính lý hoàn chỉnh gồm:

Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố, Sở Giao thông vận tải, Chi cục Văn thư - Lưu trữ; các quận, huyện đã chỉnh lý hoàn tất công tác chỉnh lý như Quận 4, Quận 6, quận Thủ Đức, huyện Bình Chánh.

Quận Bình Thạnh, huyện Củ Chi đang tiến hành chính lý tài liệu.

Quận Bình Tân đang tiến hành lựa chọn đơn vị có năng lực chỉnh lý để ký hợp đồng chỉnh lý tài liệu.

Quận Phú Nhuận, huyện Hóc Môn chưa thực hiện do nguồn kinh phí không phân bổ được trong năm 2015, dự kiến trong năm 2016 tiến hành chính lý khối tài liệu nêu trên.

Quận 11 đã chuyển trả lại số tiền vào ngân sách trong năm 2015, do kinh phí chỉnh lý phát sinh nhiều hơn dự toán được duyệt nên không thực hiện theo đúng tiến độ.

2. Về bố trí xây dựng kho lưu trữ và bảo quản tài liệu

Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố đến nay hầu hết các cơ quan, tổ chức đã có rà soát và báo cáo công tác bố trí kho lưu trữ; có kế hoạch bố trí, xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ cơ quan, Ủy ban nhân dân các quận, huyện có tập trung chỉ đạo Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn bố trí kho lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu tại phường, xã, thị trấn.

Đa số các cơ quan, tổ chức đều có bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác bảo quản tài liệu như: giá, hộp, cặp, máy hút bụi, máy điều hòa, máy hút ẩm. Các cơ quan, tổ chức làm tốt công tác bảo quản tài liệu như: Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Ban Quản lý Khu Công nghệ cao Thành phố,... Đặc biệt, trong năm 2015, Ủy ban nhân dân Quận 12 đã có Quyết định phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công và dự toán công trình xây dựng Kho chuyên dụng Ủy ban nhân dân Quận 12, quy mô đầu tư 427,8 m², tổng mức đầu tư 22 tỷ đồng (nguồn vốn ngân sách thành phố tập trung). Sở Kế hoạch và Đầu tư có kế hoạch thuê kho lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu.

Ngoài ra, theo tổng hợp báo cáo có 18/24 quận, huyện; 3/54 sở, ngành triển khai thực hiện tốt chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu, phòng chống mối mọt, phòng chống cháy nổ, thiên tai tại các cơ quan, tổ chức và xây dựng kế hoạch, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ tại Công văn số 1030/SNV-CCVTLT ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Sở Nội vụ về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão và trừ mối mọt, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

3. Tổ chức sử dụng tài liệu

Các cơ quan, tổ chức đã phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho công tác cấp bản sao tài liệu lưu trữ; ngoài ra còn cung cấp tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra. Trong năm, các cơ quan, tổ chức đã phục vụ 90.180 lượt người nghiên cứu, sử dụng 150.834 hồ sơ, tài liệu. Tiêu biểu các cơ quan đã tổ chức tốt công tác khai thác sử dụng tài liệu như Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố, Trung tâm Thông tin và Dịch vụ xây dựng thuộc Sở Xây dựng.

C. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

I. MẶT LÀM ĐƯỢC

Thực hiện các quy định của pháp luật, sự quan tâm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đặc biệt là sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố, Sở Nội vụ đối với công tác văn thư, lưu trữ, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức với tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, công tác văn thư, lưu trữ của Thành phố đạt được những kết quả như sau:

1. Lĩnh vực văn thư, lưu trữ luôn được Thành ủy và Ủy ban nhân dân Thành phố quan tâm, tạo điều kiện phát triển như: Quyết định đầu tư, xây dựng Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp Kho lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; phê duyệt Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ giai đoạn I (2014 - 2015),...

2. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đã có nhận thức đúng hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Từ đó, đã quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, kinh phí, biên chế nhân sự và tạo điều kiện cho công tác này phát triển.

3. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức bước đầu tự tin, an tâm và phát huy tính chủ động trong công tác; trình độ, nghiệp vụ và năng lực tham mưu cho lãnh đạo các cấp trong việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan có hiệu quả, có nhiều sáng kiến, mô hình sáng tạo; sự phối hợp trong ngành bước đầu được quan tâm và chặt chẽ hơn.

4. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được chú trọng, đáp ứng nhu cầu tra tìm, khai thác văn bản đi, đến.

5. Thành phố quan tâm chỉ đạo và cấp kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

II. HẠN CHẾ, TỒN TẠI

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn những tồn tại, hạn chế như sau:

1. Các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành chưa đồng bộ, có những văn bản ban hành nhưng chưa phù hợp với tình hình thực tế, tình hình mới nên khi thi hành còn nhiều bất cập, lúng túng.

2. Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ đa số là kiêm nhiệm, trình độ chuyên môn nghiệp vụ về lĩnh vực văn thư, lưu trữ chưa được đào tạo nên các khâu nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ còn hạn chế.

3. Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa đáp ứng yêu cầu, nhất là kho lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức còn thiếu hoặc chưa được xây dựng đúng quy định; trang thiết bị còn thiếu; kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn hạn chế.

4. Việc lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan còn chưa được thực hiện nghiêm túc. Đặc biệt, khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý còn rất lớn.

5. Chế độ thông tin, báo cáo ở một số sở ngành, Công ty thực hiện chưa tốt hoặc còn chậm và chưa đảm bảo chất lượng gây khó khăn trong việc tổng hợp, cũng như trong việc nắm tình hình thực tế về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố.

III. NGUYÊN NHÂN CHỦ YẾU CỦA NHỮNG TỒN TẠI, HẠN CHẾ

1. Lãnh đạo một số cơ quan, tổ chức chưa quan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ, nên chưa có sự chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên và kịp thời việc thi hành pháp luật về lưu trữ; việc chấp hành các quy định của Nhà nước và Thành phố về văn thư, lưu trữ của một số cơ quan, tổ chức và của cán bộ, công chức, viên chức chưa nghiêm. Mặt khác, hệ thống văn bản của Nhà nước trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ; nhiều vấn đề về quản lý và nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ mà thực tế đang đòi hỏi cấp bách vẫn chưa được giải quyết hoặc giải quyết chưa đầy đủ và cụ thể.

2. Các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa được sửa đổi phù hợp với thực tế dẫn đến tình trạng nhiều cán bộ, công chức, viên chức chưa thật sự an tâm công tác, muốn chuyển ra khỏi ngành.

3. Trình độ năng lực, chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đồng đều, cơ sở vật chất, phương tiện, điều kiện làm việc chưa được trang bị đầy đủ, hiện đại.

IV. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

1. Đối với Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

- Sớm ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn thực hiện để phù hợp với Luật Lưu trữ về các vấn đề như: Quy trình, thủ tục, thời gian thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị; thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; quy trình, thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; cần ban hành nhũng quy định riêng về công tác lưu trữ phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp và phường, xã, thị trấn.

- Quy định cụ thể cơ cấu tổ chức bộ máy, số lượng biên chế và phụ cấp chức vụ lãnh đạo của Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

- Cần sửa đổi, bổ sung về chế độ, chính sách cho công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ để nâng cao đời sống, tạo sự an tâm cho công chức, viên chức và tạo sự ổn định và phát triển của ngành, như: Sửa đổi mức phụ cấp độc hại, quy định phụ cấp ưu đãi ngành, trợ cấp thường xuyên, bồi dưỡng bằng hiện vật,...

- Quy định cụ thể mô hình tổ chức Kho lưu trữ cấp huyện.

2. Đối với Ủy ban nhân dân Thành phố

Có hướng giải quyết đối với kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ ngày 30 tháng 4 năm 1975 đến nay tại các cơ quan, tổ chức.