ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH SỞ DU LỊCH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 102/QĐ-SDL	Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 3 năm 2018

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ DU LỊCH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

GIÁM ĐỐC SỞ DU LỊCH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Quyết định số 17/2015/QĐ-UBND ngày 20 tháng 3 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở Du lịch,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Sở Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Quyết định này thay thế Quyết định số 247/QĐ-SDL ngày 29 tháng 9 năm 2015.

Điều 3. Chánh Văn phòng Sở Du lịch, Thủ trưởng các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc Sở Du lịch chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như điều 3; - Ban Giám đốc; - Sở Nội vụ; - C, PVP; - Lưu: VT, X.

GIÁM ĐỐC Bùi Tá Hoàng Vũ

 

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ DU LỊCH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 102/QĐ-SDL ngày 02 tháng 3 năm 2018 của Giám đốc Sở Du lịch)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Sở Du lịch để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

2. Quy chế này áp dụng cho tất cả các phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc (sau đây gọi là các đơn vị) và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau đây gọi là cán bộ, công chức) thuộc Sở Du lịch.

3. Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Du lịch; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

4. Công tác lưu trữ quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu và nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, tổ chức thực hiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị pháp lý.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Du lịch bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của Sở Du lịch để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

2. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng - văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Sở Du lịch được đăng ký tại bộ phận Văn thư của Sở Du lịch.

3. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Sở Du lịch phát hành.

4. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

5. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Sở Du lịch ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

6. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được Sở Du lịch ban hành.

7. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

8. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

9. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Sở Du lịch, đơn vị thuộc Sở Du lịch, cán bộ, công chức.

11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của Sở Du lịch, đơn vị thuộc Sở Du lịch, cán bộ, công chức, thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

12. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Du lịch, đơn vị thuộc Sở Du lịch, cán bộ, công chức.

14. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của Giám đốc Sở Du lịch trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ

a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Sở Du lịch

Chánh Văn phòng Sở Du lịch giúp Giám đốc Sở Du lịch trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Du lịch, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc Sở.

3. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Sở Du lịch về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định nội bộ của đơn vị mình về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức

Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này và quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Sở Du lịch phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 5. Hình thức văn bản

Gồm các loại hình văn bản sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;

- Văn bản chuyên ngành;

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.

Điều 6. Thể thức văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật

Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Văn bản hành chính

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Văn bản chuyên ngành

Thực hiện theo quy định do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành thống nhất quy định.

4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

Điều 7. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Ban Giám đốc Sở Du lịch giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.

b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Ban Giám đốc Sở tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt dự thảo văn bản.

Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

2. Trong trường hợp dự thảo đã được Ban Giám đốc Sở phê duyệt, nhưng thây cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Thủ trưởng hoặc cấp phó đơn vị được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Ban Giám đốc Sở ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình Ban Giám đốc Sở quyết định.

2. Chánh Văn phòng giúp Giám đốc Sở kiểm tra lần cuối, chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Sở Du lịch, ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” và trình Ban Giám đốc ký theo thẩm quyền. Thời gian: 0,5 ngày làm việc.

Điều 10. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Sở Du lịch.

2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Giám đốc Sở ký tất cả các văn bản do Sở Du lịch ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.).

3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.

Điều 11. Chữ ký số cho văn bản điện tử

1. Chữ ký số phải gắn kèm văn bản điện tử sau khi ký số.

2. Văn bản điện tử được ký số phải bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn xuyên suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ văn bản điện tử được ký số

3. Việc ký số được thực hiện thông qua phần mềm ký số, việc ký số vào văn bản điện tử thành công hoặc không thành công phải được thông báo thông qua phần mềm.

4. Việc quản lý chữ ký số cơ quan, tổ chức (được tạo ra khi sử dụng khóa bí mật con dấu) và chữ ký số cá nhân (được tạo ra khi sử dụng khóa bí mật cá nhân) được thực hiện theo quy định tại điều 5, Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông về Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Điều 12. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Ban Giám đốc Sở Du lịch, Chánh Văn phòng Sở quyết định.

4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Sở những ý kiến ghi bên lê văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Sở ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác và giải quyết công việc phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 13. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Sở Du lịch phải được quản lý tập trung tại Văn thư Sở để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư Sở, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến Sở Du lịch phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến:

Thời gian thực hiện cho các bước (1) và (2) là 1,5 ngày làm việc.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Thời hạn thực hiện cho bước (3) theo thời hạn yêu cầu của văn bản đến hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo Sở hoặc theo quy định của pháp luật.

Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư Sở hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua môi trường mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thì công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng để xử lý.

4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính và trình Chánh Văn phòng Sở để xin ý kiến phân phối văn bản dưới hình thức phiếu đề xuất công văn đến, thời gian hoàn thành: 0,5 ngày làm việc.

5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.

6. Hồ sơ hành chính theo quy trình ISO được giải quyết theo các bước được quy định tại Quy chế làm việc của Sở Du lịch.

Điều 16. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi được Chánh Văn phòng xem xét, đề xuất Ban Giám đốc dưới hình thức phiếu đề xuất công văn đến, chuyển cho Giám đốc xem xét chỉ đạo giải quyết, thời gian hoàn thành: 0,5 ngày làm việc.

Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết của Ban Giám đốc, Văn thư Sở bổ sung thông tin vào sổ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính và chuyển văn bản cho các đơn vị thuộc Sở và cá nhân liên quan , thời gian hoàn thành: 0,5 ngày làm việc.

3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

4. Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết, đơn vị tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho Văn thư Sở để báo cáo Chánh Văn phòng xử lý.

Điều 17. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bản đến, Lãnh đạo đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Sở, thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật Lãnh đạo phòng, đơn vị có trách nhiệm xem xét, phân loại, ghi ý kiến chỉ đạo, phân công cho chuyên viên xử lý trong thời gian không quá 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận hồ sơ, công văn hành chính; cập nhật vào sổ theo dõi hồ sơ, công văn đến của phòng, cập nhật trên mạng nội bộ của Sở về hồ sơ, công văn đã chuyển cho chuyên viên xử lý.

Thời hạn cập nhật tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do Ban Giám đốc Sở giao có quy định cụ thể trước 02 ngày làm việc kể từ ngày nhiệm vụ được giao đến thời hạn phải hoàn thành hoặc phải báo cáo.Trưởng các phòng chuyên môn, đơn vị phải cập nhật các thông tin liên quan đến tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ vào hệ thống quản lý văn bản chỉ đạo

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Sở.

3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Sở về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.

Điều 18. Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Thời hạn của trình tự giải quyết văn bản đi là 01 ngày làm việc

Điều 19. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư Sở kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót, báo cáo Chánh Văn phòng Sở để xem xét, giải quyết.

2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

a) Ghi số của văn bản

- Tất cả văn bản đi của Sở Du lịch được ghi số theo hệ thống số chung của Sở do Văn thư Sở thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

Điều 20. Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.

1. Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi (văn bản giấy) và văn bản đi áp dụng chữ ký điện tử hàng năm, Chánh Văn phòng Sở quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

Văn bản mật đi được đăng ký riêng.

2. Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp thủ công (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy tính.

Điều 21. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản

a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư Sở.

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định.

d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Sở và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấu cơ quan

a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Sở Du lịch hoặc tên của phụ lục.

d) Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.

3. Đóng dấu độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Điều 22. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản

Văn thư Sở tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

a) Lựa chọn bì;

b) Viết bì;

c) Vào bì và dán bì;

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

2. Chuyển phát văn bản đi

a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đố được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản;

b) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính;

c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;

d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Sở hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;

đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Văn thư Sở có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Sở để xử lý.

4. Đính chính văn bản đi

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của Sở Du lịch.

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của Sở Du lịch.

Điều 23. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Sở Du lịch và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại Văn thư Sở Du lịch phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Văn thư Sở có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Sở Du lịch.

Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Sở Du lịch, của đơn vị và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

Cán bộ, công chức cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc diêm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (theo trình tự thời gian và diễn biến giải quyết công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;

Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Sở và của đơn vị hình thành hồ sơ;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải đầy đủ, cùng có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều;

d) Thông tin cơ bản về hồ sơ phải được mô tả đầy đủ và chính xác bằng phiếu biên mục hồ sơ hoặc điền đầy đủ thông tin đã in trên bìa hồ sơ.

Điều 25. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở Du lịch

1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức

a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ Sở biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Sở nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;

b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu bằng văn bản giấy và trên máy tính cho đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của Sở Du lịch làm tài liệu riêng , mang sang đơn vị khác và không được xóa hồ sơ, tài liệu trên máy tính.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;

b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;

3. Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ Sở và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

Điều 26. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở Du lịch

1. Trách nhiệm của Giám đốc Sở Du lịch

Hàng năm Giám đốc Sở Du lịch có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của Sở Du lịch; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Sở Du lịch

a) Tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc;

b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.

3. Trách nhiệm của Trưởng phòng Công nghệ Thông tin Du lịch

a) Tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc xây dựng, ban hành quy định về hệ thống dữ liệu điện tử (mạng nội bộ, điện toán đám mây...) để lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan; thực hiện phân cấp, phân quyền đối với Ban Giám đốc, lãnh đạo các phòng ban, chuyên viên trong khai thác, truy cập dữ liệu trên mạng máy tính, bảo đảm tính bảo mật, hiệu quả trong sử dụng dữ liệu trên mạng máy tính cho công việc.

b) Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thuộc Sở thực hiện nghiêm việc sử dụng hệ thống chính quyền điện tử, hệ thống dữ liệu điện tử, kịp thời tổng hợp những khó khăn vướng mắc trong quá trình triển khai để có đề xuất Lãnh đạo Sở chỉ đạo điều chỉnh kịp thời.

4. Trách nhiệm của Trưởng các phòng, đơn vị thuộc Sở

a) Hàng năm, chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của đơn vị; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ Sở Du lịch.

b) Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức của đơn vị nghiêm túc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định.

c) Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở về việc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị.

5. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

a) Trực tiếp lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;

b) Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về việc khai thác các thông tin trong hồ sơ khi chưa nộp vào lưu trữ cơ quan;

c) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.

6. Trách nhiệm của công chức văn thư, lưu trữ

Công chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở, theo đúng quy định của Nhà nước.

Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 27. Quản lý con dấu

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở việc quản lý, sử dụng con dấu của Sở. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).

2. Các con dấu của Sở Du lịch, con dấu của đơn vị trực thuộc Sở được giao cho công chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và Thủ trưởng đơn vị trong việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng Sở (đối với con dấu của Sở) hoặc Thủ trưởng đơn vị (đối với con dấu của đơn vị) và chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức văn thư phải báo cáo Chánh Văn phòng Sở, Thủ trưởng đơn vị để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Chánh Văn phòng Sở, Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều 28. Sử dụng con dấu

1. Công chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của Sở Du lịch.

2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

4. Việc kiểm tra định kỳ, đột xuất về quản lý và sử dụng con dấu phải lập biên bản kiểm tra về việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 29. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm công chức lưu trữ Sở Du lịch có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

2. Phổi họp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 30. Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của Sở Du lịch phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Sở Du lịch và các đơn vị thuộc Sở.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 31. Xác định giá trị tài liệu

1. Bộ phận Văn thư. Lưu trữ Sở Du lịch có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Sở xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo Sở ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;

b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Điều 32. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Giám đốc Sở quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

a) Chánh Văn phòng Sở là Chủ tịch Hội đồng.

b) Đại diện lãnh đạo các đơn vị có tài liệu là Ủy viên.

c) Công chức lưu trữ là Thư ký Hội đồng.

d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Giám đốc Sở.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Sở quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

Điều 33. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

Giám đốc Sở quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Sở Du lịch thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy và quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải lập thành biên bản.

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng.

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

d) Văn bản đề nghị thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền.

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền.

e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy.

h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại đơn vị có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

6. Các đơn vị, cá nhân không được tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của Sở Du lịch và của đơn vị dưới bất cứ hình thức nào. Đối với các loại sách báo, tạp chí, các bản sao chụp, giấy nháp không còn nhu cầu sử dụng, đơn vị, cá nhân có thể tự hủy sau khi có ý kiến thẩm tra của cán bộ lưu trữ.

Điều 34. Thời gian nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. Việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

2. Những tài liệu của Sở Du lịch, của đơn vị không thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan cho tới khi hết giá trị bảo quản thì làm thủ tục để tiêu hủy theo quy định của pháp luật.

Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 35. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ của Sở Du lịch do công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ của Sở Du lịch và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

3. Chánh Văn phòng Sở Du lịch có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, thiên tai, côn trùng, nấm mốc, thực hiện phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của Sở Du lịch có trách nhiệm bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

4. Trưởng phòng Công nghệ - Thông tin du lịch có trách nhiệm chỉ đạo, phối hợp với Chánh Văn phòng thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.Phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

Điều 36. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Tất cả công chức, viên chức trong, ngoài Sở Du lịch và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.

2. Công chức, viên chức ngoài Sở Du lịch nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng Sở đồng ý.

3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được lãnh đạo Sở Du lịch hoặc Chánh Văn phòng Sở Du lịch đồng ý.

4. Người nước ngoài có yêu cầu khai thác tài liệu phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc tổ chức quản lý có thẩm quyền và phải được lãnh đạo Sở Du lịch hoặc Chánh Văn phòng Sở Du lịch đồng ý.

5. Công chức, viên chức được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ Sở để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng Sở cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó đúng quy định và thời gian cho phép.

6. Việc khai thác, sử dụng tài liệu mật thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.

Điều 37. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan.

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

7. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan thực hiện.

Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ cơ quan Sở Du lịch phải có nội quy phòng đọc.

2. Nội quy phòng đọc bao gồm các nội dung cần quy định sau:

a) Thời gian phục vụ độc giả;

b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;

c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;

d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;

đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép; không được viết, tẩy xóa, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ.

e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của Sở Du lịch.

3. Công chức lưu trữ Sở Du lịch phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và Sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.

4. Trưởng phòng Công nghệ- Thông tin Du lịch có trách nhiệm định kỳ kiểm tra, bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử và tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Chương IV

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 39. Khen thưởng, xử lý vi phạm

1. Các đơn vị, công chức trong Sở Du lịch có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư và lưu trữ được xét thưởng theo quy định của pháp luật và quy định của Sở.

2. Công chức vi phạm các quy định của Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.

3. Trường hợp cán bộ công chức vi phạm các quy định của Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 40. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng Sở chịu trách nhiệm giúp Giám đốc Sở hướng dẫn, tổ chức thực hiện và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này tại các đơn vị thuộc Sở.

2. Trưởng các phòng, đơn vị thuộc Sở chịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế này đến toàn thể cán bộ công chức của đơn vị mình.

3. Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc hoặc vấn đề mới phát sinh, đề nghị Trưởng các phòng, đơn vị thuộc Sở kịp thời phản ánh bằng văn bản về Văn phòng Sở để tổng hợp, báo cáo Giám đốc Sở xem xét, quyết định./.

 

QUY TRÌNH

XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN - ĐI TẠI SỞ DU LỊCH
(Phụ lục đính kèm Quy chế Công tác Văn thư lưu trữ của Sở Du lịch)