KẾ HOẠCH

VỀ VIỆC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HẬU GIANG GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2016 ĐẾN NĂM 2020

Thực hiện Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp; Kế hoạch số 13/KH-UBND ngày 24 tháng 02 năm 2015 của UBND tỉnh Hậu Giang về công tác văn thư, lưu trữ năm 2015; Quyết định số 908/QĐ-UBND ngày 06 tháng 7 năm 2015 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang; Quyết định số 1314/QĐ-UBND ngày 16 tháng 9 năm 2015 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang về việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang, Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang ban hành Kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2020, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Nhằm tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ theo Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Thu thập tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

Bảo quản tài liệu một cách có hệ thống, khoa học, giúp công tác khai thác, tra tìm nhanh chóng, phục vụ tốt công tác nghiên cứu.

Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chủ động chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định của pháp luật.

2. Yêu cầu

Xác định nguồn nộp lưu đúng đối tượng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; đúng phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử và đúng thời hạn quy định.

Hồ sơ, tài liệu nộp lưu phải được chỉnh lý hoàn chỉnh trước khi giao nộp.

II. THÀNH PHẦN TÀI LIỆU

1. Thành phần tài liệu

Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu điện tử (nếu có); tài liệu phim, ảnh; phim điện ảnh; microfim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác.

2. Thời gian tổ chức giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

(Đính kèm Phụ lục chi tiết)

III. NỘI DUNG THỰC HIỆN VIỆC GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ

1. Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

1.1. Thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh trước khi chuẩn bị giao nộp.

1.2. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

1.3. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.

1.4. Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử tỉnh kiểm tra, thẩm định.

1.5. Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử.

1.6. Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

1.7. Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử tỉnh để giao nộp.

1.8. Giao nộp tài liệu

1.8.1. Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử.

1.8.2. Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu các mức độ mật (nếu có).

2. Đối với Lưu trữ lịch sử

2.1. Thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu.

2.2. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp.

2.3. Thẩm định Mục lục, hồ sơ tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp.

2.4. Gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.

2.5. Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.

2.6. Tiếp nhận tài liệu

- Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.

- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

2.7. Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá.

3. Giao, nhận và quản lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện (đối với các huyện, thị xã, thành phố đã tổ chức Lưu trữ lịch sử huyện trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành).

Phòng Nội vụ cấp huyện có trách nhiệm phối hợp với Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh xem xét, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của từng phông tài liệu, thống kê thành mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu và làm các thủ tục bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh quản lý theo quy định.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu giao nộp và thực hiện theo nội dung Kế hoạch. Hàng năm báo cáo kết quả thực hiện về UBND tỉnh.

2. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chủ động chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.

3. Giám đốc Sở, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan triển khai thực hiện nghiêm túc Kế hoạch này. Trong quá trình triển khai thực hiện (nếu có) phát sinh khó khăn, vướng mắc các cơ quan, tổ chức báo cáo UBND tỉnh bằng văn bản (thông qua Sở Nội vụ) để bổ sung, điều chỉnh kịp thời./.