KẾ HOẠCH

SỐ HÓA, CẬP NHẬT DỮ LIỆU HỘ TỊCH TỪ CÁC SỔ HỘ TỊCH

Thực hiện Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 của Bộ Tư pháp phê duyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”; Kế hoạch số 332/KH-UBND ngày 22/9/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” trên địa bàn tỉnh và Văn bản số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch; xét đề nghị của Sở Tư pháp tại Văn bản số 706/TTr-STP ngày 19/12/2019, Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng Kế hoạch số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ các sổ hộ tịch giấy, nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích:

a) Nhằm từng bước xây dựng và tạo lập Cơ sở dữ liệu hộ tịch của tỉnh, góp phần tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo quy định của Luật Hộ tịch.

b) Thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ các Sổ hộ tịch cũ trên địa bàn tỉnh vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc theo hướng hình thành Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch với cấu trúc chuẩn tại tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

2. Yêu cầu:

a) Xác định nhiệm vụ cụ thể, nội dung công việc, tiến độ, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm của các,cơ quan có liên quan; việc số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ các Sổ hộ tịch giấy phải bảo đảm chính xác, đầy đủ, kịp thời, thống nhất và hiệu quả.

b) Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, tổ chức có liên quan trong quá trình triển khai nhiệm vụ được phân công; kịp thời đôn đốc, hướng dẫn và tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn trong quá trình tổ chức thực hiện.

II. NGUYÊN TẮC VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN

1. Nguyên tắc thực hiện số hóa:

- Dữ liệu hộ tịch do cấp nào tạo lập thì cấp đó sẽ thực hiện việc số hóa. Trường hợp Sổ hộ tịch do UBND cấp xã đăng ký nhưng lưu tại 02 cấp (cấp huyện, cấp xã) thì cấp xã có trách nhiệm thực hiện số hóa. Trường hợp Sổ hộ tịch không xác định được cơ quan tạo lập thì đơn vị lưu sổ thực hiện số hóa.

- Trong mỗi giai đoạn, ưu tiên nhập dữ liệu đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký nhận cha, mẹ, con và xác nhận tình trạng hôn nhân để tạo thông tin cơ sở cho việc nhập các dữ liệu khác.

- Thông tin hộ tịch được nhập là thông tin hiện tại đã được chỉnh lý (thay đổi, cải chính, bổ sung,...).

2. Lộ trình thực hiện số hóa:

2.1. Lộ trình thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ các Sổ hộ tịch đang lưu trữ tại Sở Tư pháp gồm 03 giai đoạn. Cụ thể như sau:

a) Giai đoạn 1 (từ tháng 01/2020 đến tháng 5/2020): Số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ Sổ hộ tịch đăng ký từ năm 2010 - 2015.

b) Giai đoạn 2 (từ tháng 6/2020 đến tháng 9/2020): Số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ Sổ hộ tịch đăng ký từ năm 2005 - 2010.

c) Giai đoạn 3 (từ tháng 9/2020 đến tháng 12/2020): Số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ Sổ hộ tịch đăng ký trước năm 2005.

2.2. Lộ trình thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ các Sổ hộ tịch đang lưu trữ tại UBND cấp huyện, cấp xã gồm 04 giai đoạn; cụ thể như sau:

a) Giai đoạn 1 (từ tháng 01/2020 đến tháng 05/2020): Số hóa các thông tin hộ tịch đã được đăng ký từ ngày 01/01/2016 (ngày Luật Hộ tịch có hiệu lực) đến ngày 01/10/2016 (thời điểm tỉnh Hà Tĩnh chính thức triển khai Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch).

b) Giai đoạn 2 (từ tháng 6/2020 đến tháng 04/2021): Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015).

c) Giai đoạn 3 (từ tháng 05/2021 đến tháng 12/2021): Số hóa các Sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến hết năm 2005).

d) Giai đoạn 4 (từ tháng 01/2022 đến tháng 6/2022): Số hóa các Sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1999 trở về trước.

III. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Triển khai hướng dẫn việc thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ các Sổ hộ tịch giấy vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp;

- Cơ quan thực hiện: UBND cấp huyện, cấp xã;

- Thời gian thực hiện: Tháng 01/2020.

2. Thu thập và phân loại các Sổ hộ tịch:

- Cơ quan chủ trì thực hiện: UBND cấp huyện, cấp xã

- Thời gian thực hiện: Tháng 01/2020.

3. Tổ chức tập huấn việc cập nhật dữ liệu từ Sổ hộ tịch giấy vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc:

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp;

- Cơ quan phối hợp: Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh; Sở Thông tin và Truyền thông; UBND cấp huyện, cấp xã;

- Thời gian thực hiện: Quý I/2020.

4. Tổ chức thực hiện số hóa Sổ hộ tịch theo lộ trình:

- Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, UBND cấp huyện, cấp xã;

- Cơ quan phối hợp: Cơ quan tài chính các cấp;

- Thời gian thực hiện: Từ Quý I/2020 đến tháng 6/2022.

5. Tổng kết việc thực hiện Kế hoạch:

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp;

- Cơ quan phối hợp: Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh; UBND cấp huyện, cấp xã;

- Thời gian thực hiện: Sau khi hoàn thành việc số hóa trên địa bàn tỉnh theo lộ trình đề ra.

IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN

Kinh phí thực hiện Kế hoạch này được bố trí từ ngân sách nhà nước trong dự toán chi thường xuyên hàng năm theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành và các nguồn hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

Các cơ quan được phân công chủ trì thực hiện các nhiệm vụ cụ thể quy định trong Kế hoạch này có trách nhiệm lập dự toán kinh phí đảm bảo việc triển khai thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ các Sổ hộ tịch giấy, gửi cơ quan có thẩm quyền phê duyệt dự toán ngân sách hàng năm theo quy định của pháp luật.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tư pháp:

- Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ được giao tại Kế hoạch này.

- Theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn việc triển khai thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ các Sổ hộ tịch giấy theo nội dung đã đề ra trong Kế hoạch đảm bảo đúng tiến độ. Tổng hợp, báo cáo kết quả triển khai về UBND tỉnh, Bộ Tư pháp và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính xây dựng dự toán kinh phí thực hiện kế hoạch ở cấp tỉnh.

2. Sở Tài chính:

Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh xem xét bố trí kinh phí, các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ở cấp tỉnh; hướng dẫn UBND cấp huyện xây dựng dự toán và quyết toán kinh phí thực hiện số hóa Sổ hộ tịch ở địa phương, bảo đảm việc kết nối chia sẻ thông tin hộ tịch với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

3. Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh; Sở Thông tin và Truyền thông:

Phối hợp tập huấn, hướng dẫn UBND các huyện, thành phố, thị xã; UBND các xã, phường, thị trấn trong việc số hóa Sổ hộ tịch, sử dụng phần mềm Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và các phần mềm chuyên ngành khác có sử dụng dữ liệu hộ tịch của cá nhân bảo đảm phù hợp với Kế hoạch.

4. UBND các huyện, thành phố, thị xã:

- Chỉ đạo Phòng Tư pháp tham mưu ban hành Kế hoạch thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ các Sổ hộ tịch trên địa bàn. Tổng hợp, báo cáo kết quả triển khai về Sở Tư pháp khi có yêu cầu.

- Tổ chức rà soát và bố trí các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị (máy tính, máy in, máy scan...) cho phòng Tư pháp, UBND cấp xã để thực hiện kế hoạch.

- Bố trí cán bộ đúng tiêu chuẩn, đủ năng lực làm công tác hộ tịch tại Phòng Tư pháp, UBND các xã, phường, thị trấn theo quy định kể từ ngày 01/01/2020.

Trong quá trình thực hiện, trường hợp có khó khăn, vướng mắc hoặc phát sinh, các đơn vị, địa phương phản ánh về Sở Tư pháp để xem xét, hướng dẫn; trường hợp vượt thẩm quyền, Sở Tư pháp tổng hợp, báo cáo đề xuất UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền xem xét giải quyết theo quy định./.