KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN SỐ HÓA DỮ LIỆU HỘ TỊCH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH

Thực hiện Quyết định số 101/QĐ-TTg ngày 23/01/2017 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình hành động quốc gia của Việt Nam về đăng ký và thống kê hộ tịch giai đoạn 2017 - 2024; Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 của Bộ Tư pháp về việc phê duyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”;

Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh ban hành Kế hoạch thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy (đối với những dữ liệu được hình thành từ trước năm 2015) sang dữ liệu số (theo hướng hình thành hệ thống thông tin hộ tịch với cấu trúc chuẩn tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh: nhập toàn bộ dữ liệu hộ tịch lịch sử từ các sổ hộ tịch cũ tại địa phương vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc); chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ phần mềm hộ tịch của địa phương sang phần mềm hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu đăng ký và quản lý hộ tịch theo Luật hộ tịch và giải quyết thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch trực tuyến, có khả năng kết nối để cung cấp cho cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan.

- Hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của tỉnh, kết nối cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, bảo đảm tối đa lợi ích của người dân.

2. Yêu cầu

- Việc chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số phải đảm bảo chính xác, đầy đủ và kịp thời, phục vụ tốt cho việc tra cứu, sử dụng thông tin.

- Phải tiến hành khảo sát, thống kê số liệu trước khi thực hiện chuyển đổi và sau khi chuyển đổi phải tiến hành kiểm tra, đánh giá chất lượng công việc.

- Xác định cụ thể nội dung công việc, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong việc triển khai thực hiện. Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các ngành, các cấp có liên quan trên địa bàn tỉnh.

II. NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN

1. Dữ liệu hộ tịch cấp nào đăng ký thì cấp đó sẽ thực hiện cập nhật, số hóa. Trường hợp Sổ hộ tịch do UBND cấp xã đăng ký nhưng lưu tại 02 cấp (cấp xã và huyện) thì cấp xã là đơn vị có trách nhiệm thực hiện cập nhật.

2. Đối với dữ liệu mà theo lịch sử hiện không xác định được cơ quan tạo lập (do chia tách, sáp nhập địa giới hành chính) thì đơn vị lưu sổ hộ tịch thực hiện việc số hóa.

3. Việc chuyển đổi dữ liệu hộ tịch phải đảm bảo tối thiểu các trường thông tin bắt buộc phải số hóa. Đối với những trường hợp sổ hộ tịch đã bị rách nát, không còn đầy đủ thông tin bắt buộc phải số hóa thì không nhập.

III. NỘI DUNG

1. Thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử của tỉnh từ năm 2015 trở về trước

1.1. Tổ chức Hội nghị triển khai kế hoạch, hướng dẫn nhập dữ liệu từ sổ hộ tịch giấy vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

- Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp

- Đơn vị phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông; UBND các huyện, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn; các cơ quan, đơn vị có liên quan;

- Thời gian thực hiện: Quý IV năm 2019.

1.2. Nhập dữ liệu từ sổ hộ tịch giấy vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

- Nội dung thực hiện: Nhập toàn bộ dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch sang cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Đơn vị thực hiện: Sở Tư pháp; UBND các huyện, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn.

- Thời gian thực hiện: Từ năm 2019-2021, cụ thể như sau:

a) Giai đoạn 1 (Từ ngày 15/11/2019 - 30/6/2020)

Nhập toàn bộ dữ liệu đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, ghi chú kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân (chỉ nhập những trường hợp xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký kết hôn) từ ngày 01/01/2006 đến 31/12/2015.

Đối với những đơn vị đã triển khai áp dụng phần mềm hộ tịch của địa phương trước đây thì chỉ nhập dữ liệu đến thời điểm bắt đầu triển khai thực hiện phần mềm hộ tịch của địa phương. Cụ thể:

+ Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và các xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Tây Ninh và huyện Hòa Thành nhập dữ liệu từ 01/01/2006 đến 31/12/2011.

+ Phòng Tư pháp và các xã, thị trấn trên địa bàn các huyện Trảng Bàng, Dương Minh Châu, Tân Châu nhập dữ liệu từ 01/01/2006 đến 31/12/2014.

+ Phòng Tư pháp và các xã, thị trấn trên địa bàn các huyện Tân Biên, Châu Thành, Bến Cầu, Gò Dầu từ 01/01/2006 đến 31/12/2015.

* Các đơn vị nào đã được triển khai thực hiện dữ liệu hộ tịch của địa phương nhưng nhập vào cơ sở dữ liệu hộ tịch chưa đầy đủ có trách nhiệm nhập bổ sung đầy đủ vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

b) Giai đoạn 2 (Từ ngày 01/7/2020 - 30/6/2021)

Nhập toàn bộ dữ liệu đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, ghi chú kết hôn, đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, xác nhận tình trạng hôn nhân (chỉ nhập những trường hợp xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký kết hôn) từ ngày 31/12/2005 trở về trước.

c) Giai đoạn 3 (Từ ngày 01/7/2021 - 31/12/2021)

Nhập toàn bộ dữ liệu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính từ năm 2006 đến năm 2015; nuôi con nuôi; giám hộ, ghi chú ly hôn từ ngày 31/12/2015 trở về trước.

1.3. Báo cáo kết quả công việc và nghiệm thu kết quả

- Nội dung: Kết thúc mỗi giai đoạn, UBND cấp huyện báo cáo kết quả công việc về Sở Tư pháp. Trên cơ sở báo cáo của UBND cấp huyện khi kết thúc mỗi giai đoạn, Sở Tư pháp tiến hành thành lập tổ công tác để nghiệm thu sản phẩm và tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

- Cơ quan chủ trì thực hiện: Sở Tư pháp

- Cơ quan phối hợp: UBND các huyện, thành phố.

- Thời gian thực hiện:

+ Kết thúc giai đoạn 1: UBND cấp huyện báo cáo về Sở Tư pháp trước ngày 30/7/2020; Sở Tư pháp nghiệm thu sản phẩm và tổng hợp báo cáo về UBND tỉnh trước ngày 31/8/2020.

+ Kết thúc giai đoạn 2: UBND cấp huyện báo cáo về Sở Tư pháp trước ngày 30/7/2021; Sở Tư pháp nghiệm thu sản phẩm tổng hợp báo cáo về UBND tỉnh trước ngày 31/8/2021.

+ Kết thúc giai đoạn 3: UBND cấp huyện báo cáo về Sở Tư pháp trước ngày 31/01/2022; Sở Tư pháp nghiệm thu sản phẩm tổng hợp báo cáo về UBND tỉnh trước ngày 28/02/2022.

2. Tích hợp dữ liệu hộ tịch của địa phương vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

- Nội dung: Thực hiện tích hợp dữ liệu hộ tịch của địa phương vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Dữ liệu hộ tịch cụ thể sẽ thực hiện chuyển đổi:

+ Dữ liệu hộ tịch từ năm 2012 đến 2017 tại Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và các xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Tây Ninh và huyện Hòa Thành.

+ Dữ liệu hộ tịch từ năm 2015 đến 2017 tại Phòng Tư pháp và các xã, thị trấn trên địa bàn các huyện Trảng Bàng, Dương Minh Châu, Tân Châu

+ Dữ liệu hộ tịch từ năm 2016 đến 2017 tại Phòng Tư pháp và các xã, thị trấn trên địa bàn các huyện Tân Biên, Châu Thành, Bến Cầu, Gò Dầu.

- Thời gian thực hiện: Từ ngày 15/11/2019 đến 31/12/2020.

- Cơ quan chủ trì thực hiện: Sở Thông tin và Truyền thông.

- Cơ quan phối hợp: Sở Tư pháp, UBND các huyện, thành phố và UBND các xã, phường, thị trấn.

- Phương thức thực hiện: Trên cơ sở hướng dẫn của Bộ Tư pháp tại Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 về hướng dẫn số hóa Sổ hộ tịch, Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì thuê doanh nghiệp hoặc trực tiếp thực hiện việc tích hợp dữ liệu.

IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Kinh phí triển khai thực hiện Kế hoạch được cấp từ nguồn ngân sách Nhà nước phân cấp cho các địa phương.

2. Các cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ thực hiện nội dung được phân công tại Kế hoạch này, căn cứ nội dung công việc cụ thể, số lượng hồ sơ hộ tịch của đơn vị và chế độ chi tiêu hiện hành xây dựng dự toán kinh phí hàng năm vào dự toán chung của cơ quan, đơn vị.

2. Kinh phí thực hiện Kế hoạch dự kiến được chi cho các hoạt động sau:

- Chi tổ chức Hội nghị triển khai kế hoạch, hướng dẫn nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Chi cập nhật dữ liệu hộ tịch trên sổ giấy đang lưu trữ tại các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Chi để tổ chức nghiệm thu sản phẩm.

- Chi phí tích hợp dữ liệu hộ tịch của địa phương vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Các khoản chi khác theo lộ trình.

* Khái toán kinh phí thực hiện các hoạt động liên quan đến việc triển khai thực hiện đề án (không tính kinh phí mua trang bị phần cứng)

* Số hồ sơ thực tế có thể ít hơn do 1 số sổ hộ tịch đã rách nát, không còn đầy đủ thông tin để nhập và những trường hợp xác nhận tình trạng hôn nhân cho mục đích khác, không phải đăng ký kết hôn sẽ không nhập vào cơ sở dữ liệu hộ tịch.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tư pháp

- Tổ chức hội nghị triển khai kế hoạch, hướng dẫn nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Ban hành các văn bản hướng dẫn triển khai thực hiện cập nhật dữ liệu từ sổ giấy vào phần mềm hộ tịch; kịp thời nắm bắt những khó khăn, vướng mắc của các địa phương trong quá trình sử dụng phần mềm để hướng dẫn hoặc có biện pháp giải quyết.

- Xây dựng dự toán kinh phí và tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí nguồn kinh phí để triển khai các nội dung của Kế hoạch do Sở Tư pháp chủ trì; thanh quyết toán kinh phí theo quy định.

- Xây dựng Kế hoạch hoặc phương án tiến hành nhập dữ liệu hộ tịch thuộc thẩm quyền đăng ký hộ tịch cấp tỉnh.

- Tạo tài khoản để cập nhật dữ liệu vào phần mềm; hướng dẫn, đôn đốc, giám sát, kiểm tra; nghiệm thu sản phẩm; khóa tài khoản đăng nhập của cán bộ đã nghỉ hưu, thôi việc sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu.

- Tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện Kế hoạch báo cáo Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

- Chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp thực hiện việc tích hợp dữ liệu hộ tịch của địa phương vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Xây dựng dự toán kinh phí và tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí nguồn kinh phí để triển khai các nội dung của Kế hoạch do Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì; thanh quyết toán kinh phí theo quy định.

3. Sở Tài chính

- Chủ trì, phối hợp Sở Tư pháp căn cứ vào tình hình thực tế, yêu cầu nhiệm vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí để triển khai thực hiện Kế hoạch.

- Hướng dẫn UBND huyện, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn đảm bảo kinh phí thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch của cấp huyện và cấp xã theo lộ trình.

4. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố

- Bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để vận hành tốt phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương.

- Chỉ đạo Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn có Kế hoạch hoặc phương án để triển khai nhập dữ liệu hộ tịch tại đơn vị, đảm bảo đúng tiến độ, chính xác, đầy đủ theo yêu cầu; Bố trí cán bộ đủ năng lực để thực hiện việc nhập dữ liệu theo Kế hoạch.

Trên đây là Kế hoạch thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh. Yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện các nội dung trên. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để Sở Tư pháp tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo./.