TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 14159-1:2024

ISO 19005-1:2005

QUẢN LÝ TÀI LIỆU - ĐỊNH DẠNG TỆP TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CHO BẢO QUẢN LÂU DÀI – PHẦN 1: SỬ DỤNG PDF 1.4 (PDF/A-1)

Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

Lời nói đầu

TCVN 14159-1:2024 hoàn toàn tương đương với ISO 19005-1:2005 và đính chính kỹ thuật 1:2007, đính chính kỹ thuật 2:2011.

TCVN 14159-1:2024 do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Bộ TCVN 14159 (ISO 19005) Quản lý tài liệu - Định dạng tệp tài liệu cho bảo quản lâu dài gồm 2 phần:

- TCVN 14159-1:2024 (ISO 19005-1:2005), Phần 1: Sử dụng PDF 1.4 (PDF/A-1);

- TCVN 14159-2:2024 (ISO 19005-2:2011), Phần 2: Sử dụng ISO 32000- 1 (PDF/A-2);

Bộ ISO 19005 Document management còn các phần sau:

- ISO 19005-3:2012, Part 3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files (PDF/A-3) (sử dụng ISO 32000-1 với hỗ trợ cho tệp nhúng (PDF/A-3);

- ISO 19005-4:2020, Part 4: Use of ISO 32000-2 (PDF/A-4) (sử dụng ISO 32000-2 (PDF/A-4).

Lời giới thiệu

PDF là một định dạng số để trình bày tài liệu. Các tệp PDF có thể ở dạng nguyên bản PDF, được chuyển đổi từ định dạng điện tử hoặc số hóa từ giấy, vi dạng, hoặc dạng bản cứng khác. Các doanh nghiệp, chính phủ, thư viện, cơ quan lưu trữ, các tổ chức và cá nhân trên toàn thế giới sử dụng PDF để trình bày các phần chính yếu của nội dung thông tin quan trọng. Phần lớn thông tin này cần được lưu giữ trong một khoảng thời gian dài; một số cần được lưu trữ vĩnh viễn. Những tệp PDF này phải có khả năng sử dụng và truy cập qua nhiều thế hệ công nghệ khác nhau. Việc sử dụng và truy cập vào những đối tượng này trong tương lai phụ thuộc vào việc duy trì hình thức trực quan cũng như các đặc tính bậc cao của chúng, như tính tổ chức logic của các trang, các phần và các đoạn, dòng văn bản có khả năng tự khôi phục theo trật tự đọc tự nhiên, đa dạng trong quản lý, bảo quản và mô tả siêu dữ liệu.

Tập đoàn Adobe công bố các đặc tả của PDF. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, bản chất tính năng phong phú của định dạng đòi hỏi phải bổ sung các ràng buộc khi sử dụng nhằm phù hợp với việc bảo quản lâu dài tài liệu điện tử.

Mục đích chính của tiêu chuẩn này là quy định một định dạng tệp dựa trên PDF, được gọi là PDF/A, nhằm cung cấp cơ chế trình bày tài liệu điện tử theo đúng cách thức để bảo quản hình thức trực quan của tài liệu theo thời gian, không phụ thuộc vào các công cụ và hệ thống được sử dụng để tạo lập, lưu trữ hoặc kết xuất tệp.

Mục đích thứ hai tiêu chuẩn này là cung cấp một bộ khung để ghi lại bối cảnh và lịch sử của tài liệu điện tử ở dạng siêu dữ liệu trong các tệp phù hợp.

Một mục đích khác của tiêu chuẩn này là quy định một bộ khung để trình bày cấu trúc logic và các thông tin ngữ nghĩa khác của tài liệu điện tử trong các tệp phù hợp.

Những mục tiêu này được thực hiện bằng cách định danh một bộ các thành phần PDF có thể sử dụng được và những hạn chế về mẫu sử dụng chúng, trong tệp PDF/A phù hợp.

PDF/A không nhất thiết phải đảm bảo rằng hình thức trực quan của nội dung phải phản ánh chính xác bất kỳ tài liệu nguồn ban đầu nào được sử dụng để tạo lập một tệp phù hợp; ví dụ q