QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 64/20077NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Trên cơ sở kết quả biểu quyết của các thành viên UBND thành phố tại Công văn số 2492/VP-KTTC ngày 05/8/2020 và theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 627/TTr-STTTT ngày 30 tháng 6 năm 2020, Công văn số 2053/STTTT-CNTT ngày 29 tháng 7 năm 2020, Tờ trình số 813/TTr-STTTT ngày 27 tháng 8 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 8849/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2016 của UBND thành phố ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 3. Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Kèm theo Quyết định số: 3308/QĐ-UBND ngày 05 tháng 9 năm 2020 của UBND thành phố Đà Nẵng)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành (sau đây gọi tắt là ứng dụng QLVBĐH) trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

2. Quy chế này không áp dụng đối với các loại văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương tham gia sử dụng Ứng dụng QLVBĐH (sau đây gọi chung là cơ quan) và cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (CBCCVC-NLĐ) thuộc sự quản lý của các cơ quan này.

Điều 3: Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Ứng dụng QLVBĐH là một thành phần cấu thành Hệ thống thông tin chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵng (có tên miền là cqdt.danang.gov.vn hoặc egov.danang.gov.vn), dùng để gửi, nhận văn bản điện tử; quản lý quá trình xử lý văn bản điện tử; lập và nộp hồ sơ điện tử của các cơ quan.

Văn bản được gửi, nhận, xử lý trên Ứng dụng QLVBĐH bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành. Danh mục tên loại văn bản, bản sao văn bản và chữ viết tắt tên loại văn bản trên ứng dụng QLVBĐH được quy định tại Bảng 04 Phụ lục I Quy chế này.

2. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

3. Liên thông văn bản là chức năng cho phép các cơ quan có tham gia sử dụng Ứng dụng QLVBĐH thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan tại thành phố Đà Nẵng, với các cơ quan của tỉnh, thành khác và với các cơ quan Trung ương.

4. Trục liên thông văn bản quốc gia là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Chính phủ tới các bộ, ngành, địa phương để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử.

5. Bên gửi là cơ quan phát hành và gửi văn bản điện tử; Bên nhận là cơ quan tiếp nhận văn bản điện tử.

6. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cá nhân.

7. Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan. Mẫu Danh mục hồ sơ thực hiện theo Mẫu số 05 Phụ lục II Quy chế này.

8. Danh mục thủ tục ngoài một cửa là những thủ tục của một cơ quan nhưng không thuộc Bộ thủ tục hành chính do UBND: thành phố ban hành và được nhận xử lý qua Ứng dụng QLVBĐH, không qua ứng dụng Một cửa điện tử.

Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

3. Danh mục các loại văn bản bắt buộc gửi liên thông (không gửi văn bản giấy) được quy định tại khoản Điều 4, Quyết định số 1277/QĐ-UBND ngày 10/4/2020 của UBND thành phố Đà Nẵng về việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Chương II

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 5. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến

1. Các văn bản đến của cơ quan thuộc diện phải đăng ký tại văn thư (bản điện tử và bản giấy) phải được đăng ký vào Ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành.

2. Thông tin đầu vào của văn bản đến nhập trên Ứng dụng QLVBĐH được quy định tại Bảng 01 Phụ lục I Quy chế này.

3. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong Ứng dụng QLVBĐH của cơ quan.

4. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ.

5. Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.

Điều 6. Tiếp nhận văn bản điện tử đến

1. Khi tiếp nhận văn bản điện tử đến, Văn thư hoặc người được giao tiếp nhận văn bản đến (sau đây gọi chung là Văn thư) phải thực hiện kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định tại Điều 7 và Điều 8 của Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT .

2. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển xử lý trên ứng dụng QLVBĐH ngay sau khi nhận. Tùy theo quy chế làm việc của mỗi cơ quan, ngoài việc báo cáo trực tiếp, Văn thư có thể sử dụng chức năng của ứng dụng QLVBĐH để tự động gửi thư điện tử, nhắn tin (SMS) đến số điện thoại người nhận.

3. Văn bản điện tử được gửi liên thông trên Ứng dụng QLVBĐH, 80% phải được Văn thư tiếp nhận và trình người có thẩm quyền cho ý kiến xử lý trong vòng 04 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản đó được Bên gửi đã gửi cho Bên nhận; 20% văn bản còn lại nhận trong 08 giờ làm việc; trừ văn bản được quy định tại khoản 4 Điều này.

4. Từ chối tiếp nhận văn bản điện tử:

a) Các trường hợp được từ chối tiếp nhận văn bản điện tử gồm:

- Văn bản điện tử không bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn;

- Văn bản điện tử gửi nhầm cơ quan nhận;

- Văn bản điện tử không đủ hồ sơ tài liệu kèm theo khi có cơ sở xác định;

- Văn bản điện tử gửi trùng lặp;

b) Khi từ chối tiếp nhận văn bản điện tử, Văn thư phải ghi rõ lý do từ chối tiếp nhận để thông báo cho Bên gửi biết qua Ứng dụng QLVBĐH.

Điều 7. Đăng ký văn bản đến

1. Đăng ký văn bản điện tử đến

a) Các thông tin trên dấu đến được thể hiện bằng thông tin điện tử lưu trên Ứng dụng QLVBĐH, cụ thể:

b) Đối với các loại văn bản không thuộc khoản 3 Điều 4, trường hợp văn bản điện tử được gửi liên thông trên Ứng dụng QLVBĐH trước và bản giấy của văn bản điện tử đó gửi đến sau, Văn thư phải tiếp nhận và trình xử lý văn bản điện tử trước theo Điều 6 Quy định này.

Trường hợp văn bản giấy đến trước và đã được đăng ký vào Ứng dụng QLVBĐH, văn bản điện tử của văn bản giấy đó được gửi liên thông đến sau, Văn thư sử dụng chức năng “Liên kết văn bản đến” để tiếp nhận, liên kết với thông tin đã nhập trước đó.

2. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy

a) Văn thư cơ quan thực hiện đóng dấu đến trên văn bản giấy, số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan theo quy định tại điểm b và c khoản này. Đối với tài liệu gửi kèm Văn bản giấy; việc số hóa tài liệu này thực hiện theo quy định, quy chế quản lý văn thư của cơ quan; trong đó khuyến khích số hóa tài liệu kèm theo, ký số của cơ quan theo quy định tại điểm b và c khoản này và đính kèm với văn bản đến trên Ứng dụng QLVBĐH để thuận lợi cho xử lý.

b) Tiêu chuẩn của văn bản số hóa

- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.

- Ảnh màu.

- Độ phân giải tối thiểu: 200dpi.

- Tỷ lệ số hóa: 100%.

c) Vị trí, hình ảnh chữ ký số của cơ quan trên văn bản số hóa từ bản giấy để xử lý trên ứng dụng QLVBĐH:

- Vị trí; Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản.

- Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Không hiển thị.

- Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8001) được trình bày bằng phông chữ Times. New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen).

Điều 8. Trình, chuyển xử lý văn bản đến

1. Sau khi tiếp nhận văn bản điện tử đến, Văn thư trình văn bản đến cho người có thẩm quyền trên ứng dụng QLVBĐH để xin ý kiến xử lý văn bản.

2. Người có thẩm quyền (Lãnh đạo cơ quan) sử dụng chức năng “Bút phê chuyển xử lý” để nhập ý kiến chỉ đạo xử lý, thời hạn xử lý và giao bộ phận, cá nhân chủ trì, phối hợp xử lý văn bản.

3. Ý kiến của người có thẩm quyền trên Ứng dụng QLVBĐH có giá trị tương đương với bút phê trên văn bản giấy.

Điều 9. Giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bản đến trên Ứng dụng QLVBĐH, bộ phận, cá nhân được giao trách nhiệm chủ trì xử lý văn bản phải thực hiện đúng thời hạn yêu cầu của các cấp lãnh đạo hoặc thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc thời hạn được quy định tại Danh mục thủ tục ngoài một cửa của cơ quan.

Trường hợp pháp luật có quy định thời hạn giải quyết đối với nội dung này thì thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định.

2. Bộ phận, cá nhân khi xử lý văn bản được giao phải thực hiện đính kèm dự thảo văn bản, dự kiến thông tin mức độ “khẩn”, dự kiến Bên nhận liên thông trên Ứng dụng QLVBĐH (nếu có) và luân chuyển xử lý cho các bộ phận, cá nhân liên quan theo đúng quy trình xử lý văn bản của cơ quan bằng chức năng “Chuyển xử lý” trên Ứng dụng QLVBĐH.

Bộ phận, cá nhân xử lý văn bản không được “Lưu kết thúc” đối với trường hợp văn bản đến cần phải xử lý, ban hành văn bản đi.

3. Khi lãnh đạo cơ quan đồng ý phê duyệt, lãnh đạo cơ quan nhập bản dự thảo phát hành và ký số trên Ứng dụng QLVBĐH để thực hiện ban hành theo khoản 2 Điều 11 Quy chế này.

4. Người được giao trách nhiệm theo dõi xử lý văn bản đến của cơ quan từng bộ phận, cá nhân trong cơ quan trích xuất số liệu từ Ứng dụng QLVBĐH theo Mẫu 02 Phụ lục II Quy chế này để thống kê tình hình xử lý văn bản đến; đốc thúc xử lý và báo cáo người có thẩm quyền để chỉ đạo xử lý văn bản theo quy chế làm việc của cơ quan.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 10. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi

1. Tất cả văn bản đi của cơ quan phải được chuyển thành bản điện tử có ký số và đăng ký thông tin vào Ứng dụng QLVBĐH để được quản lý, xử lý trên Ứng dụng QLVBĐH.

2. Thông tin đầu vào của văn bản đi nhập trên Ứng dụng QLVBĐH được quy định tại Bảng 02 Phụ lục I Quy chế này.

3. Số của một văn bản đi là duy nhất trong Ứng dụng QLVBĐH của cơ quan, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

4. Văn bản đi được gửi liên thông hên Ứng dụng QLVBĐH phải đến đúng tên cơ quan Bên nhận và đủ hồ sơ tài liệu kèm theo.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử gửi đi thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư.

Điều 11. Ban hành và phát hành văn bản đi

1. Lập sổ văn bản đi

Người đứng đầu cơ quan quy định việc cấp số văn bản hành chính do cơ quan ban hành. Căn cứ vào việc cấp số văn bản đi hàng năm, Văn thư có trách nhiệm tạo đầy đủ các sổ đăng ký văn bản đi vào Ứng dụng QLVBĐH đầu mỗi năm làm việc.

2. Ban hành văn bản đi điện tử

a) Người có thẩm quyền ký số phê duyệt văn bản trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều 12 Quy chế này, chuyển văn thư để làm thủ tục phát hành văn bản.  

b) Văn thư cơ quan

- Văn thư có trách nhiệm sử dụng chức năng “Ban hành” từ danh sách "Chờ ban hành” trên Ứng dụng QLVBĐH để thực hiện đăng ký văn bản đi để liên kết thông tin văn bản đi với văn bản đến hoặc công việc mà văn bản đi đó xử lý.  

- Cấp số, ngày, tháng, năm vào văn bản điện tử đã ký số của lãnh đạo và bắt buộc gửi liên thông văn bản điện tử đến Bên nhận trên Ứng dụng QLVBĐH và Trục liên thông văn bản Quốc gia.

- Trường hợp phải gửi văn bản giấy đến Bên nhận như quy định tại khoản 4 Điều này thì Văn thư sau khi cấp số, ngày tháng năm vào văn bản điện tử đã ký số của lãnh đạo, thực hiện in theo số lượng bản giấy cần gửi, đóng dấu để gửi cho Bên nhận.

- Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn trên văn bản đi (nếu có) được thay thế bằng cách nhập thông tin về mức độ khẩn trên Ứng dụng QLVBĐH. Văn thư kiểm tra tính phù hợp của mức độ khẩn trước khi ban hành.

- Văn thư có trách nhiệm thực hiện gửi liên thông 80% văn bản đi trong vòng 04 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản (đã được ký số của lãnh đạo cơ quan) được chuyển đến Văn thư; 20% văn bản còn lại gửi liên thông trong 08 giờ làm việc.

3. Phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy

Trường hợp cơ quan ban hành văn bản giấy, văn thư thực hiện số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại điểm b và c khoản 2 Điều 7 Quy chế này và phát hành.

4. Cơ quan nhận văn bản giấy

a) Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử

b) Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật

c) Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân nhận văn bản giấy trong trường hợp pháp luật quy định phải gửi văn bản giấy.

5. Lưu văn bản đi điện tử

Một văn bản đi điện tử được lưu ít nhất hai bản: Một bản lưu tại tài khoản văn thư và một bản lưu tại tài khoản của chuyên viên xử lý để lập hồ sơ công việc điện tử.

Điều 12. Vị trí, hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản

1. Về vị trí chữ ký số: Đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

2. Về hình ảnh chữ ký số: Là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png), nền trong suốt.

Điều 13. Vị trí, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

1. Hình ảnh và vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức

a) Về hình ảnh chữ ký số: Chữ ký số của cơ quan là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu; định dạng (.png), nền trong suốt.

b) Về vị trí chữ ký số: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.

2. Trường hợp văn bản chính có văn bản kèm theo  

a) Văn bản kèm theo cùng tệp tin văn bản điện tử: Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo.

b) Văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

- Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

- Thông tin: Số và ký hiện văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Chương IV

LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 14. Tạo lập hồ sơ điện tử

1. Thông tin đầu vào về hồ sơ lưu trữ được quy định tại Bảng 03 Phụ lục I Quy chế này.

2. Cơ quan có trách nhiệm nhập Danh mục hồ sơ theo Mẫu số 05 Phụ lục II Quy chế này.

3. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc để cập nhật thông tin vào Ứng dụng QLVBĐH.

Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật theo hướng dẫn tại khoản 4 của Điều này.

4. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm tạo mới, cập nhật hồ sơ vào Danh mục hồ sơ các thông tin: Số và ký hiệu hồ sơ, Tiêu đề hồ sơ, Thời hạn bảo quản, Chế độ sử dụng, Người lập hồ sơ, Ngôn ngữ, Thời gian bắt đầu.

5. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện; kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Ứng dụng QLVBĐH các thông tin: Thời gian kết thúc, Ghi chú.

6. Ứng dụng QLVBĐH sẽ tự động cập nhật các thông tin: Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập hồ sơ; Năm hình thành hồ sơ; Tổng số văn bản trong hồ sơ; Tổng số trang của hồ sơ.

7. CBCCVC-NLĐ phải tạo lập hồ sơ điện tử cho các hồ sơ công việc mình được phân công theo dõi thông qua chức năng Quản lý hồ sơ công việc trên Ứng dụng QLVBĐH

8. Để lập hồ sơ điện tử trên Ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành, yêu cầu các cơ quan phải đăng ký tất cả văn bản đi, đến trên ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành.

Điều 15. Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

1. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm giao nộp hồ sơ điện tử và các tài liệu định dạng khác (nếu có) đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; Mẫu mục lục văn bản, tài liệu trong hồ sơ thực hiện theo Mẫu số 06, 07 Phụ lục II Quy chế này.

2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Phần mềm Lưu trữ dùng chung được tích hợp trên ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành.

Chương V

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, CÁ NHÂN

Điều 16. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tham mưu, trình UBND thành phố chỉ đạo hoặc tổ chức thực hiện theo yêu cầu của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông về quản lý, sử dụng ứng dụng QLVBĐH.

2. Hướng dẫn, hỗ trợ, đốc thúc các cơ quan và CBCCVC-NLĐ sử dụng ứng dụng QLVBĐH; hàng tháng tổng hợp báo cáo UBND thành phố tình hình liên thông văn bản điện tử của các cơ quan.

3. Tổ chức cập nhật tính năng, chức năng cho ứng dụng QLVBĐH, tổ chức vận hành, xử lý sự cố theo đề nghị của các cơ quan thành phố và hướng dẫn của các cơ quan Trung ương.

4. Thay mặt UBND thành phố Đà Nẵng quản lý bản quyền của Ứng dụng QLVBĐH để bảo đảm các quyền lợi của chủ sở hữu trí tuệ theo quy định của pháp luật hiện hành.  

5. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tin để Ứng dụng QLVBĐH hoạt động ổn định, thông suốt.  

6. Hằng ngày, thực hiện sao lưu dự phòng cơ sở dữ liệu thông tin văn bản trên Ứng dụng QLVBĐH.  

Điều 17. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

1. Hiệu chỉnh, bổ sung và thống nhất quy trình về công tác văn thư, lưu trữ, công tác cải cách hành chính trong các cơ quan quản lý nhà nước thuộc thành phố phù hợp với các quy định mới của cơ quan có thẩm quyền theo từng năm, từng giai đoạn để làm cơ sở áp dụng trên Ứng dụng QLVBĐH.

2. Theo dõi, đôn đốc các cơ quan tăng cường ban hành văn bản điện tử ký số, hướng dẫn lập hồ sơ điện tử trên Ứng dụng QLVBĐH và nộp lưu hồ sơ vào Phần mềm lưu trữ điện tử dùng chung nhằm đẩy mạnh công tác cải cách hành chính.

Điều 18. Trách nhiệm của các cơ quan sử dụng Ứng dụng QLVBĐH

1. Cử, giao cán bộ tiếp nhận, quản lý và sử dụng tài khoản Quản trị Ứng dụng QLVBĐH của cơ quan mình từ Sở Thông tin và Truyền thông và để thực hiện các nhiệm vụ quản trị như tại khoản 4, Điều 19 của Quy chế này.

2. Cử, giao cán bộ thay mặt cơ quan để sử dụng quyền Trích xuất số liệu từ Ứng dụng QLVBĐH phục vụ theo dõi xử lý văn bản đến của cơ quan, từng bộ phận, cá nhân trong cơ quan để báo cáo lãnh đạo cơ quan, phục vụ chỉ đạo điều hành trong cơ quan.

3. Sử dụng Ứng dụng QLVBĐH để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hằng ngày của cơ quan, bảo đảm 100% văn bản đến, đi được gửi, nhận, lưu điện tử trên Ứng dụng QLVBĐH.

4. Chỉ đạo triển khai góp ý của người sử dụng thuộc cơ quan, gửi Sở Thông tin và Truyền thông nghiên cứu để tham mưu UBND thành phố phê duyệt cập nhật tính năng, chức năng cho Ứng dụng QLVBĐH.

Điều 19. Trách nhiệm của các cá nhân tham gia sử dụng Ứng dụng QLVBĐH

1. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan

a) Gương mẫu sử dụng Ứng dụng QLVBĐH để bút phê xử lý và chỉ đạo, điều hành công việc thay cho việc thực hiện thủ công trên văn bản giấy; ký số văn bản đi.

b) Phê duyệt danh sách phân quyền sử dụng các chức năng, của Ứng dụng QLVBĐH của từng bộ phận, cá nhân trong cơ quan và giao Quản trị Ứng dụng QLVBĐH phân quyền, cấu hình.

c) Chỉ đạo thực hiện khóa tài khoản của các CBCCVC-NLĐ không còn cộng tác tại cơ quan trong vòng 01 (một) ngày làm việc kể từ ngày Quyết định nghỉ hưu, thôi việc, luân chuyển đi cơ quan khác.

d) Chỉ đạo Văn thư nghiêm túc thực hiện; gửi liên thông văn bản điện tử cho các cơ quan thuộc thành phố và cho các cơ quan Trung ương.

2. Trách nhiệm của Văn thư

a) Đăng ký, cập nhật thông tin 100% văn bản đến, 100% văn bản đi của cơ quan trên Ứng dụng QLVBĐH, đúng hạn theo quy định.

b) Sử dụng hiệu quả chức năng liên thông văn bản điện tử trong quá trình phát hành văn bản đi, tiếp nhận đến giữa các cơ quan theo các quy định đã nêu tại Quy chế này.

c) Sử dụng Ứng dụng QLVBĐH để trích xuất các báo cáo theo Mẫu số 01, 02, 03, 04 Phụ lục II để thực hiện báo cáo về công tác văn thư theo quy định hiện hành.

3. Trách nhiệm của CBCCVC-NLĐ

a) Sử dụng Ứng dụng QLVBĐH vào quá trình trao đổi, điều hành và xử lý công việc tại cơ quan; tuân thủ đầy đủ các quy định trong Quy chế này; không sử dụng văn bản trên Ứng dụng QLVBĐH gửi cho tổ chức, cá nhân không liên quan đến công vụ.

Tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin, các quy định về quyền sở hữu, quyền riêng tư của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến dữ liệu trên Ứng dụng QLVBĐH. Nghiêm cấm mua bán, trao đổi, chia sẻ dữ liệu trái quy định của pháp luật.

b) Chịu trách nhiệm về thông tin trao đổi trên Ứng dụng QLVBĐH qua tài khoản cá nhân mình. Chịu trách nhiệm bảo mật tài khoản được cung cấp, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản của mình cho người khác.

c) Nếu phát hiện Ứng dụng QLVBĐH có lỗi, chụp lại màn hình thể hiện lỗi, lập Biên bản Ghi nhận lỗi (theo Mẫu số 08 Phụ lục II Quy chế này) và thông báo ngay cho người quản trị Ứng dụng QLVBĐH của cơ quan để tổng hợp.

4. Trách nhiệm của người quản trị Ứng dụng QLVBĐH của từng cơ quan

a) Quản lý tài khoản quản trị Ứng dụng QLVBĐH của cơ quan, bảo đảm không được làm lộ lọt thông tin tài khoản.

b) Chịu trách nhiệm cấu hình Ứng dụng QLVBĐH, tạo lập dữ liệu ban đầu cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của cơ quan mình theo tài liệu hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.

c) Lập, tham mưu cho lãnh đạo cơ quan phê duyệt danh sách phân quyền sử dụng các chức năng của Ứng dụng QLVBĐH của từng bộ phận, cá nhân trong cơ quan; triển khai phân quyền và thực hiện quản lý phân quyền;

d) Hỗ trợ, hướng dẫn CBCCVC-NLĐ trong cơ quan sử dụng hiệu quả Ứng dụng QLVBĐH; đặc biệt là thường xuyên thay đổi mật khẩu tài khoản có mức độ phức tạp cao nhằm tránh lộ lọt tài khoản. Tham gia các lớp đào tạo, hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông và tổ chức đào tạo, hướng dẫn CBCCBVC-NLĐ cơ quan.

đ) Đầu mối của cơ quan trong tổng hợp, ghi nhận lỗi Ứng dụng QLVBĐH, gửi Sở Thông tin và Truyền thông kịp thời và phối hợp xử lý lỗi (theo Mẫu số 09 Phụ lục II Quy chế này).

e) Định kỳ 06 tháng lấy ý kiến người dùng về sửa đổi, bổ sung tính năng cho Ứng dụng QLVBĐH (theo Mẫu số 10 Phụ lục II Quy chế này) để đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ thực tế tại cơ quan, tổng hợp gửi Sở Thông tin và Truyền thông để xem xét, thực hiện.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 20. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Sở Thông tin và Truyền thông đưa kết quả sử dụng Ứng dụng QLVBĐH của các cơ quan vào Bộ tiêu chí đánh giá, xếp hạng tình hình Ứng dụng CNTT của các cơ quan, địa phương hàng năm; tham mưu UBND thành phố hình thức khen thưởng đối với những cơ quan sử dụng hiệu quả và phê bình đối với cơ quan chưa sử dụng hiệu quả Ứng dụng QLVBĐH.

2. Sở Nội vụ đưa các tiêu chí đánh giá về mức độ ứng dụng Ứng dụng QLVBĐH trong xử lý văn bản và liên thông văn bản điện tử thành tiêu chí quan trọng trong công tác đánh giá xếp hạng Cải cách hành chính và văn thư, lưu trữ và sử dụng kết quả đánh giá tình hình sử dụng Ứng dụng QLVBĐH do Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp để thực hiện công tác đánh giá.

3. Các hành vi vi phạm quy định Quy chế này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 21. Tổ chức thực hiện

1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì tổ chức triển khai hướng dẫn thực hiện Quy chế này trên địa bàn thành phố.

2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương chịu trách nhiệm trước UBND thành phố về việc tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, cá nhân phản ảnh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND thành phố xem xét, điều chỉnh./.

PHỤ LỤC I

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI VÀ VỀ HỒ SƠ LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số 3308/QĐ-UBND ngày 05/9/2020 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng) .

I. BẢNG 01: THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA VĂN BẢN ĐẾN

II. BẢNG 02: THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA VĂN BẢN ĐI

III. BẢNG 03: THÔNG TIN ĐẦU VÀO VỀ HỒ SƠ LƯU TRỮ

IV. BẢNG 04: BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN

PHỤ LỤC II

MẪU LIÊN QUAN ĐẾN ỨNG DỤNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HÀNH CỦA THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Kèm theo Quyết định số 3308/QĐ-UBND ngày 05/9/2020 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng)

I. MẪU SỐ 01: MẪU NỘI DUNG ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

II. MẪU SỐ 02: MẪU NỘI DUNG THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

Từ ngày .....tháng..... năm..... đến ngày..... tháng ..... năm.....

Tổng số văn bản:

Số lượng văn bản đã xử lý:

Số lượng văn bản chưa xử lý:  

III. MẪU SỐ 03: MẪU NỘI DUNG ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

IV. MẪU SỐ 04: MẪU NỘI DUNG THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI VÀ VĂN BẢN LIÊN THÔNG

A. MẪU THEO DÕI VĂN BẢN ĐI

Từ ngày..... tháng..... năm ..... đến ngày..... tháng..... năm .....

Tổng số văn bản:

B. MẪU THEO DÕI VĂN BẢN LIÊN THÔNG

Từ ngày..... tháng..... năm…… đến ngày..... tháng..... năm.....

Tổng số văn bản:

V. MẪU SỐ 05: MẪU DANH MỤC HỒ SƠ

DANH MỤC HỒ SƠ
Năm....
(Kèm theo Quyết định số.... ngày.... tháng.... năm.... của....)

Danh mục hồ sơ này có......................................... hồ sơ, bao gồm:

...............................hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

...............................hồ sơ bảo quản có thời hạn.

VI. MẪU SỐ 06: MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

.............................................
Năm.....

Mục lục này gồm:................ hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: .................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

VII. MẪU SỐ 07: MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU

Số, ký hiệu hồ sơ:............
Năm........

VIII. MẪU SỐ 08: BIÊN BẢN GHI NHẬN LỖI ỨNG DỤNG QLVBĐH

BIÊN BẢN

Ghi nhận lỗi Ứng dụng Quản lý văn bản và hành

Hôm nay, vào lúc .... giờ .... phút, ngày......./......../........, Ứng dụng QLVBĐH xảy ra lỗi như sau:

1. Người sử dụng:....................................... Phòng:......... Cơ quan:...........

Số điện thoại liên hệ:..............................................................................................

2. Vai trò sử dụng

□ Lãnh đạo cơ quan                              □ Văn thư                                 □ Chuyên viên

□ Lãnh đạo phòng/ban                          □ Một cửa                                 □ Quản trị ứng dụng

3. Thời điểm xảy ra lỗi:.......................................................................................................

4. Chức năng có xuất hiện lỗi

□ Quản lý văn bản đến                           □ Liên thông văn bản                 □ Tìm kiếm văn bản

□ Quản lý công việc                              □ Lập hồ sơ điện tử                  □ Báo cáo, thống kê

□ Quản lý và phát hành văn bản đi         □ Thông báo nội bộ                   □ Quản trị

□ Khác:.........................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

5. Mô tả chi tiết

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Chú ý: Gửi kèm hình ảnh chụp lại giao diện Ứng dụng QLVBĐH lúc xảy ra lỗi

6. Kiến nghị, đề xuất

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

IX. MẪU SỐ 09: BIÊN BẢN XỬ LÝ LỖI ỨNG DỤNG QLVBĐH

BIÊN BẢN

Xử lý lỗi Ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành

Hôm này, ngày ...../...../..... theo đề nghị của , Sở Thông tin và Truyền thông và phối hợp thực hiện hiệu chỉnh các lỗi phát sinh trên Ứng dụng Quản lý văn bản và điều hành:

(Biên bản ghi nhận, phản ánh lỗi đính kèm)

1. Nguyên nhân xảy ra lỗi

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

2. Giải pháp xử lý

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

3. Kết quả xử lý

□ Hoàn thành ngày ....

□ Chưa hoàn thành, chi tiết:..........................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.....................................................

X. MẪU SỐ 10: MẪU PHỤ LỤC ĐỀ XUẤT CHỨC NĂNG ỨNG DỤNG QLVBĐH

Phụ lục

ĐỀ XUẤT CHỨC NĂNG CHO ỨNG DỤNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HÀNH
(Ban hành kèm theo Công văn số .... ngày ... tháng... năm ... của ....)

1. Người sử dụng: .............................. Phòng:........................ Cơ quan:..................................

Số điện thoại liên hệ: ..................................................................................................................

2. Vai trò sử dụng

□ Lãnh đạo cơ quan                              □ Văn thư                                 □ Chuyên viên

□ Lãnh đạo phòng/ban                          □ Một cửa                                 □ Quản trị ứng dụng

3. Chức năng đề xuất

□ Quản lý văn bản đến                           □ Liên thông văn bản                 □ Tìm kiếm văn bản

□ Quản lý công                                                 □ Lập hồ sơ điện tử                  □ Báo cáo, thống kê

□ Quản lý và phát hành văn bản đi         □Thông báo nội bộ                    □ Quản trị

□ Khác ...........................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

4. Mô tả chi tiết

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................