ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 8849/QĐ-UBND	Đà Nẵng, ngày 23 tháng 12 năm 2016

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử.

Căn cứ Hướng dẫn số 822/HĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về Quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường mạng;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 668/TTr-STTTT ngày 11 tháng 11 năm 2016,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND thành phố, Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ Thông tin và Truyền thông (để báo cáo); - TTTU, TT HĐND thành phố (để báo cáo); - CT, các PCT UBND thành phố. - Lưu: VT, STTTT.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đặng Việt Dũng

 

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 8849/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2016 của UBND thành phố Đà Nẵng)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (Phần mềm QLVBĐH) trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

2. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương (sau đây gọi chung là cơ quan), cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (CBCCVC-NLĐ) sử dụng Phần mềm QLVBĐH của thành phố.

3. Quy chế này không áp dụng đối với các loại văn bản thuộc chế đố mật theo quy định hiện hành.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Văn bản điện tử: Là văn bản thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Trong phạm vi quy chế này, văn bản điện tử được phân thành ba loại:

a) Văn bản điện tử loại 1: Là tệp tin được hình thành từ lúc bắt đầu soạn thảo văn bản, sau đó được ký số bằng chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số con dấu cơ quan lên tệp tin. Văn bản điện tử loại 1 có giá trị pháp lý.

b) Văn bản điện tử loại 2: Là tệp tin được số hóa từ bản gốc, bản chính văn bản giấy và sau đó cơ quan ban hành văn bản ký bằng chữ số của cơ quan lên tệp tin. Văn bản điện tử loại 2 có giá trị pháp lý.

c) Văn bản điện tử loại 3: Là tệp tin được số hóa từ bản gốc, bản chính văn bản giấy và không được ký số bằng chữ ký số của cơ quan ban hành văn bản. Theo Khoản 2, Điều 35 Nghị định 64/2007/NĐ-CP, văn bản điện tử loại 3 chỉ có giá trị pháp lý khi văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.

2. Liên thông văn bản: Là chức năng cho phép các cơ quan có tham gia sử dụng Phần mềm QLVBĐH có thể gửi, nhận văn bản điện tử với nhau trên phần mềm này.

3. Chữ ký số: Là một dạng chữ ký điện tử tạo ra bằng sự biến đổi một số thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Trong phạm vi quy chế này, khi sử dụng cụm từ chữ ký số tức là đề cập chữ ký số chuyên dùng do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp tuân thủ theo các quy định của Luật Giao dịch điện tử.

4. Hồ sơ điện tử: Là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cá nhân.

5. Lập hồ sơ điện tử: Là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

6. Chánh văn phòng hoặc tương đương: Là trưởng phòng Hành chính - Tổ chức đối với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp hoặc tương đương đối với các cơ quan khác.

Điều 3. Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

1. Phần mềm QLVBĐH là một thành phần cấu thành Hệ thống thông tin chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵng có tên miền là cqdt.danang.gov.vn hoặc cgov.danang.gov.vn, dùng để quản lý văn bản đến, văn bản đi và quá trình xử lý văn bản của cơ quan. Để sử dụng Phần mềm này, CBCCVC-NLĐ dùng tên tài khoản và mật khẩu thư điện tử của mình để đăng nhập vào Hệ thống thông tin chính quyền điện tử, tại giao diện chính của Hệ thống thông tin chính quyền điện tử, CBCCVC-NLĐ kích chọn phần mềm QLVBĐH.

2. Mục đích của Phần mềm QLVBĐH

a) Tăng cường hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ, xử lý văn bản góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của cơ quan, phối hợp giữa các cơ quan và giữa các CBCCVC-NLĐ trong thực thi công vụ.

b) Tăng cường trao đổi văn bản điện tử bằng hình thức chuyển liên thông giữa các cơ quan (liên thông dọc: trao đổi văn bản giữa cơ quan cấp trên và cơ quan cấp dưới; liên thông ngang: trao đổi văn bản giữa các cơ quan cùng cấp) trên Phần mềm QLVBĐH.

3. Các chức năng chính của Phần mềm QLVBĐH

a) Quản lý văn bản đến: Là chức năng cho phép người dùng tiếp nhận các văn bản điện tử và luân chuyển xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng. Phần mềm QLVBĐH hỗ trợ việc tiếp nhận văn bản điện tử thông qua hình thức đính kèm văn bản đã được quét (scan) thành dạng tập tin hoặc tiếp nhận văn bản điện tử từ một phần mềm khác. Phân hệ này bao gồm các bước cơ bản sau: Văn thư đăng ký (nhập) văn bản đến trên phần mềm và chuyển cho người có thẩm quyền phân phối văn bản của cơ quan, người có quyền phân phối văn bản chuyển cho bộ phận chuyên môn xử lý, bộ phận chuyên môn xử lý và chuyên trình lãnh đạo cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản, lãnh đạo cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản phê duyệt và chuyển cho văn thư ban hành.

b) Quản lý công việc: Là chức năng cho phép người dùng tạo lập công việc, theo dõi, xử lý công việc do mình đề xuất hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo. Phân hệ này bao gồm các bước: Tạo công việc, xử lý, phối hợp xử lý, lãnh đạo bút phê xử lý, chuyển dự thảo văn bản xử lý công việc đến văn thư cơ quan.

c) Quản lý và phát hành văn bản đi: Là chức năng hỗ trợ bộ phận văn thư tại cơ quan quản lý văn bản đi và phát hành văn bản đi đến các cơ quan có tham gia sử dụng Phần mềm QLVBĐH bằng chức năng Liên thông văn bản.

d) Liên thông văn bản: Là chức năng cho phép các cơ quan tham gia sử dụng Phần mềm QLVBĐH có thể gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan cùng cấp (liên thông ngang) và giữa cơ quan cấp trên và cơ quan cấp dưới (liên thông dọc) trên Phần mềm QLVBĐH.

đ) Lập hồ sơ công việc: Là chức năng cho phép CBCCVC-NLĐ liên kết các tài liệu điện tử có liên quan với nhau, được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc để tạo lập thành hồ sơ công việc điện tử.

e) Thông báo nội bộ: Là chức năng dùng để thông báo thông tin chung cho CBCCVC-NLĐ trong cơ quan được biết.

g) Tìm kiếm văn bản: Là chức năng cho phép CBCCVC-NLĐ tra cứu, tìm kiếm các văn bản điện tử một cách chính xác, kịp thời theo nhiều tiêu chí khác nhau dựa trên thuộc tính hoặc nội dung của văn bản.

h) Báo cáo, thống kê: Là chức năng cho phép CBCCVC-NLĐ kết xuất các báo cáo, thống kê định kỳ, đột xuất; in các loại sổ quản lý văn bản đến, văn bản đi, hay tình trạng xử lý văn bản theo quy định của Nhà nước về văn thư lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện.

i) Quản trị: Là chức năng cho phép người quản trị thiết lập cấu hình các Thông số của Phần mềm QLVBĐH như quản lý danh sách người dùng, quản lý nhóm người dùng, phân quyền cho người dùng và nhóm người dùng, tắt mở các dịch vụ, theo dõi hoạt động của Phần mềm QLVBĐH.

Chương II

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 4. Nguyên tắc chung

Tất cả các văn bản đến, văn bản đi của cơ quan phải được quản lý tập trung trên Phần mềm QLVBĐH, trừ văn bản thuộc chế độ mật.

Điều 5. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến

1. Khi tiếp nhận văn bản từ mọi nguồn (đường công văn, đường thư điện từ, fax, chuyển liên thông trên Phần mềm QLVBĐH...), văn thư hoặc người được giao tiếp nhận văn bản đến (sau đây gọi chung là văn thư) phải thực hiện kiểm tra các thông tin và đăng ký văn bản đến trên Phần mềm QLVBĐH.

2. Văn bản điện tử được gửi liên thông trên Phần mềm QLVBĐH phải được văn thư tiếp nhận và chuyển xử lý trong vòng 08 giờ làm việc kể từ thời điểm văn bản được gửi đến cơ quan trên Phần mềm QLVBĐH.

3. Văn bản đến có đóng dấu chi các mức độ khẩn; “Hỏa tốcˮ, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển xử lý trên Phần mềm QLVBĐH ngay sau khi nhận. Tùy theo quy chế làm việc của mỗi cơ quan văn thư có thể thông báo thêm cho người nhận bằng các cách sau: Thông báo trực tiếp, bằng điện thoại hoặc sử dụng Phần mềm QLVBĐH để tự động gửi tin nhắn SMS hay gửi thư điện tử. Văn bản điện tử có các mức độ khẩn sẽ được tự động sắp xếp ở thứ tự đầu tiên trong “Danh sách văn bản chưa xử lý” của người nhận trên Phần mềm QLVBĐH.

4. Đối với dấu đến:

a) Đối với văn bản đến là bản giấy: Văn thư đóng dấu đến theo quy định, thực hiện quét văn bản thành tệp tin và nhập tệp tin vào Phần mềm QLVBĐH.

b) Đối với văn bản đến là văn bản điện tử có giá trị pháp lý: Văn thư không thực hiện đóng dấu đến giống như thực hiện trên bản giấy. Các thông tin trên dấu đến của văn bản giấy số được thay thế bằng các thông tin điện tử lưu trên Phần mềm QLVBĐH, cụ thể:

STT	Thông tin trên dấu đến trên giấy	Thông tin điện tử tương ứng trên Phần mềm QLVBĐH
1	Tên cơ quan, tổ chức	Phần mềm QLVBĐH có thể nhận biết cơ quan, tổ chức nào đang tiếp nhận văn bản.
2	Số đến	Phần mềm QLVBĐH tự động điền số đến theo kế tiếp theo đúng quy định khi văn thư tiếp nhận văn bản đến.
3	Ngày đến	Phần mềm QLVBĐH tự động điền ngày đến theo đúng ngày văn thư tiếp nhận nhận văn bản đến.
4	Chuyển	Thông tin chuyển có trong nội dung bút phê xử lý văn bản của người có thẩm quyền.
5	Lưu hồ sơ số	Phần mềm QLVBĐH hiển thị được các hồ sơ công việc mà văn bản đến đã được lưu vào các hồ sơ đó

5. Đối với trường hợp văn bản điện tử được gửi trước trên Phần mềm QLVBĐH và có gửi thêm bản giấy của văn bản điện tử đó theo sau qua đường bưu điện, văn thư phải tiếp nhận và trình xử lý văn bản điện tử trước theo đúng quy định tại Khoản 2 điều này.

6. Đối với trường hợp được từ chối tiếp nhận văn bản điện tử liên thông:

a) Các trường hợp được từ chối tiếp nhận văn bản điện tử liên thông gồm: Gửi nhầm đơn vị nhận, văn bản điện tử không đủ giá trị pháp lý.

b) Khi từ chối văn bản điện tử, văn thư phải ghi rõ lý do từ chối tiếp nhận trên Phần mềm QLVBĐH.

Điều 6. Trình, luân chuyển văn bản đến

1. Sau khi đăng ký, tiếp nhận văn bản đến trên Phần mềm QLVBĐH, văn thư sử dụng Phần mềm QLVBĐH để trình văn bản đến cho người có thẩm quyền để xin ý kiến xử lý văn bản (Bút phê của người có thẩm quyền).

2. Bút phê của người có thẩm quyền trên Phần mềm QLVBĐH có giá trị tương đương với bút phê trên văn bản giấy. Nếu người có thẩm quyền đã bút phê trên Phần mềm QLVBĐH thì không cần phải bút phê trên văn bản giấy.

Điều 7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bản đến trên Phần mềm QLVBĐH, bộ phận, cá nhân được giao trách nhiệm chủ trì giải Quyết công việc phải thực hiện đúng thời hạn yêu cầu của các cấp lãnh đạo hoặc thời hạn yêu cầu của văn bản.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo quy chế làm việc đã ban hành của cơ quan.

3. Người được giao trách nhiệm báo cáo tình hình xử lý văn bản tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết thực hiện trích xuất số liệu từ Phần mềm QLVBĐH để kịp thời báo cáo người có thẩm quyền theo quy chế làm việc đã ban hành của cơ quan.

4. Bắt buộc các CBCCVC-NLĐ khi xử lý văn bản, công việc được giao phải thực hiện đính kèm dự thảo và luân chuyển xử lý cho các cá nhân liên quan theo đúng quy trình xử lý văn bản của cơ quan bằng chức năng “Chuyển xử lý” trên Phần mềm QLVBĐH.

5. Khi lãnh đạo cơ quan đồng ý phê duyệt dự thảo, lãnh đạo cơ quan sử dụng chức năng “Chuyển ban hành” để chuyển dự thảo văn bản cho Bộ phận văn thư để thực hiện ban hành văn bản.

Điều 8. Phát hành văn bản đi điện tử

1. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

Đối với văn bản điện tử loại 1, sau khi nhận được bản điện tử đã có chữ ký số của lãnh đạo cơ quan, văn thư sử dụng phần mềm hiệu chỉnh tập tin pdf để ghi số và ngày, tháng, năm ban hành của văn bản theo đúng vị trí quy định như trên văn bản giấy. Tiếp theo, văn thư sử dụng chữ ký số con dấu của cơ quan ký ở góc trên cùng bên phải trang đầu tiên của văn bản.

2. Lập sổ và đăng ký văn bản đi

a) Lập sổ văn bản đi

Căn cứ vào tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hằng năm, các cơ quan quy định cụ thể việc lập số đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Trên cơ sở này, văn thư có trách nhiệm tạo đầy đủ các sổ văn bản đi đã quy định trên Phần mềm QLVBĐH đầu mỗi năm làm việc.

b) Đăng ký văn bản đi

- Tất cả văn bản đi của cơ quan bắt buộc phải chuyển thành bản điện tử có chữ ký số của cơ quan và được đăng ký trên Phần mềm QLVBĐH.

- Văn thư có trách nhiệm sử dụng chức năng “Ban hành” từ danh sách “Chờ ban hành” trên Phần mềm QLVBĐH để thực hiện đăng ký văn bản đi, nhằm liên kết thông tin văn bản đi với văn bản đến hoặc công việc mà văn bản đi đó xử lý.

3. Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn

a) Đóng dấu cơ quan

Trên Phần mềm QLVBĐH, môi trường điện tử, con dấu truyền thống của cơ quan được thay thế bằng chữ ký điện tử của cơ quan.

b) Đóng dấu chỉ mức độ khẩn

- Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn trên văn bản đi như truyền thống được thay thế bằng cách nhập thông tin về mức độ khẩn trên Phần mềm QLVBĐH.

- Văn bản đi có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải được văn thư phát hành trên Phần mềm QLVBĐH ngay sau khi văn bản được ký.

4. Phát hành văn bản đi

Bắt buộc các sở, ban, ngành, quận, huyện, phường, xã khi phát hành văn bản đi phải gửi 01 bản điện tử có giá trị pháp lý bằng chức năng liên thông trên Phần mềm QLVBĐH cho các cơ quan nhận có tham gia sử dụng phần mềm này. Đối với văn bản đi chỉ gửi bản điện tử (không gửi song song bản giấy) văn thư các cơ quan phải đánh dấu “Không có văn bản giấy” trên phần mềm QLVBĐH để các cơ quan nhận dễ theo dõi, phân loại.

5. Lưu văn bản đi

Một văn bản đi điện tử được lưu ít nhất hai bản: Một bản lưu tại tài khoản văn thư và một bản lưu tại tài khoản của chuyên viên xử lý để lập hồ sơ công việc.

Điều 9. Lưu trữ văn bản điện tử

1. Việc lưu văn bản điện tử phải đảm bảo theo Điều 7 và Điều 8 tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và Khoản 3, Mục II Hướng dẫn số 822/HĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng,

2. Đối với văn bản điện tử loại 1: Không tồn tại văn bản giấy gốc nên văn thư và cơ quan soạn thảo chỉ lưu bản điện tử và tổ chức lưu trữ trên Phần mềm QLVBĐH

3. Đối với văn bản điện lử loại 2: Vẫn tồn tại văn bản giấy gốc nên văn bản này phải được lưu hai bản, một bản giấy gốc lưu tại văn thư cơ quan và một bản giấy chính lưu trong hồ sơ công việc của phòng ban hoặc chuyên viên xử lý như các văn bản giấy thông thường.

4. Đối với văn bản điện tử loại 3: Chỉ có giá trị pháp lý để lưu trữ khi các cơ quan sử dụng chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền ký sao y bản chính và chữ ký số cơ quan để thực hiện sao y bản chính thành bản điện tử.

5. Các cơ quan CBCCVC-NLĐ phải lập hồ sơ công việc điện tử cho các hồ sơ công việc mình được phân công theo dõi trên phần mềm QLVBĐH thông qua chức năng Quản lý hồ sơ công việc.

6. Bắt buộc các cơ quan lập hồ sơ lưu văn bản đi của cơ quan hoàn toàn bằng điện tử (lưu 100% văn bản đi điện tử có ký số) trên Phần mềm QLVBĐH.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN

Điều 10. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Tham mưu, trình UBND thành phố chỉ đạo, tổ chức thực hiện theo yêu cầu của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông về quản lý, sử dụng Phần mềm QLVBĐH, thực hiện liên thông Phần mềm QLVBĐH của thành phố với các cơ quan khác ngoài thành phố khi có yêu cầu.

2. Theo dõi, kiểm tra, tổ chức đào tạo, hướng dẫn cho các cơ quan và báo cáo, đề xuất các giải pháp cho UBND thành phố để thúc đẩy tình hình sử dụng Phần mềm QLVBĐH lại các cơ quan đúng quy trình, mục đích và có hiệu quả.

3. Đối với các lỗi phát sinh của Phần mềm QLVBĐH, ngay khi nhận được Biên bản ghi nhận lỗi của các cơ quan, Sở Thông tin và Truyền thông ưu tiên hiệu chỉnh hoàn thành trong ngày và tối đa không quá 03 (ba) ngày làm việc.

4. Thực hiện thông báo (một trong các hình thức: bằng văn bản, tin nhắn SMS, thư điện tử...) cho các cơ quan trước khi tiến hành bảo trì, báo dưỡng và nâng cấp Phần mềm QLVBĐH.

5. Thay mặt UBND thành phố Đà Nẵng quản lý bản quyền Phần mềm QLVBĐH để bảo đảm các quyền lợi của chủ sở hữu trí tuệ theo quy định của pháp luật hiện hành.

6. Bảo đảm hạ tầng, kỹ thuật, an toàn, an ninh thông tin, khả năng sao lưu, dự phòng dữ liệu để Phần mềm QLVBĐH hoạt động ổn định, thông suốt.

7. Nghiên cứu áp dụng kỹ thuật, công nghệ mới để tham mưu UBND thành phố bổ sung kinh phí duy trì hằng năm nhằm nâng cấp, hiệu chỉnh, bổ sung chức năng Phần mềm QLVBĐH sao cho phù hợp với thực tế, nâng cao hiệu quả xử lý, điều hành công việc tại các cơ quan.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

1. Hiệu chỉnh, bổ sung và thống nhất quy trình về công tác văn thư, lưu trữ, công tác cải cách hành chính trong các cơ quan quản lý nhà nước thuộc thành phố phù hợp với các quy định mới của cơ quan có thẩm quyền theo từng năm, từng giai đoạn để làm cơ sở điều chỉnh Phần mềm QLVBĐH.

2. Theo dõi, đôn đốc các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, phường, xã tích cực ứng dụng văn bản điện tử trên Phần mềm QLVBĐH nhằm đẩy mạnh công tác cải cách hành chính.

Điều 12. Trách nhiệm của các cơ quan sử dụng Phần mềm QLVBĐH

1. Cử người cán bộ tiếp nhận tài khoản Quản trị Phần mềm QLVBĐH của cơ quan mình từ Sở Thông tin và Truyền thông và thực hiện công tác quản trị nội bộ của cơ quan.

2. Triển khai, ứng dụng Phần mềm QLVBĐH để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hằng ngày của cơ quan, bảo đảm 100% văn bản đến, đi được lưu trên Phần mềm QLVBĐH.

3. Thường xuyên tổng hợp ý kiến góp ý của người sử dụng thuộc cơ quan mình và gửi về Sở Thông tin và Truyền thông xem xét, nghiên cứu và tham mưu UBND thành phố quyết định để cải tiến Phần mềm QLVBĐH.

Điều 13. Trách nhiệm của CBCCVC-NLĐ tham gia sử dụng Phần mềm QLVBĐH

1. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan

a) Gương mẫu sử dụng Phần mềm QLVBĐH để bút phê xử lý và chỉ đạo, điều hành công việc thay cho việc sử dụng văn bản giấy.

b) Thường xuyên chỉ đạo CBCCVC-NLĐ trong cơ quan tích cực xử lý văn bản điện tử trên Phần mềm QLVBĐH.

2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng hoặc tương đương

Chỉ đạo văn thư thực hiện đăng ký 100% văn bản đến và 100% văn bản đi của cơ quan mình trên Phần mềm QLVBĐH và tham mưu giải pháp để quản lý, xử lý văn bản điện tử hiệu quả trên Phần mềm QLVBĐH. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về kết quả thực hiện.

3. Trách nhiệm của văn thư

a) Đăng ký 100% văn bản đến, 100% văn bản đi của cơ quan trên Phần mềm QLVBĐH.

b) Sử dụng hiệu quả chức năng liên thông văn bản điện tử trong quá trình xử lý văn bản đi, đến giữa các cơ quan theo các quy định đã nêu tại Quy chế này.

c) Sử dụng Phần mềm QLVBĐH để trích xuất báo cáo về công tác văn thư theo quy định hiện hành.

4. Trách nhiệm của CBCCVC-NLĐ

a) Nghiêm túc sử dụng Phần mềm QLVBĐH vào quá trình trao đổi, điều hành và xử lý công việc tại cơ quan; tuân thủ đầy đủ các quy định trong Quy chế này và tích cực đóng góp ý kiến để hoàn thiện phần mềm.

b) Chịu trách nhiệm về thông tin trao đổi trên Phần mềm QLVBĐH qua tài khoản cá nhân mình. Chịu trách nhiệm bảo mật tài khoản được cung cấp, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản của mình cho người khác.

c) Khi Phần mềm QLVBĐH phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng, phải thông báo ngay cho người quản trị Phần mềm QLVBĐH của cơ quan để kịp thời chụp lại giao diện phần mềm lúc xảy ra lỗi và lập Biên bản Ghi nhận lỗi Phần mềm QLVBĐH (theo Mẫu số 1 kèm theo).

5. Trách nhiệm của người quản trị Phần mềm QLVBĐH của từng cơ quan

a) Chịu trách nhiệm cấu hình Phần mềm QLVBĐH, tạo lập dữ liệu ban đầu cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của cơ quan mình theo tài liệu hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.

b) Quản lý và phân quyền cho người dùng đúng với vai trò, trách nhiệm trong cơ quan.

c) Hỗ trợ, hướng dẫn CBCCVC-NLĐ trong cơ quan sử dụng hiệu quả Phần mềm QLVBĐH.

d) Thực hiện xóa tài khoản của các CBCCVC-NLĐ không còn công tác tại cơ quan trong vòng 01 (một) ngày làm việc.

đ) Khi Phần mềm QLVBĐH phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng, hướng dẫn CBCCVC-NLĐ thực hiện theo Điểm c Khoản 4 Điều này và kịp thời thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông xử lý.

e) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong quá trình thực hiện hiệu chỉnh lỗi và xác nhận các lỗi đã được chỉnh sửa theo Biên bản xử lý lỗi phần mềm (Mẫu số 2 của kèm theo).

g) Không làm lộ lọt thông tin tài khoản người dùng của Phần mềm QLVBĐH mà mình được giao quản lý.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm đánh giá mức độ sử dụng hiệu quả Phần mềm QLVBĐH của các cơ quan định kỳ và đột xuất, tham mưu UBND thành phố hình thức khen thưởng đối với những cơ quan sử dụng hiệu quả và phê bình đối với cơ quan chưa sử dụng hiệu quả Phần mềm QLVBĐH.

2. Việc sử dụng Phần mềm QLVBĐH của các cơ quan là tiêu chí đánh giá khi bình xét các hình thức thi đua, khen thưởng cấp thành phố hằng năm đối với cơ quan và thủ trưởng cơ quan.

3. Các hành vi vi phạm quy định Quy chế này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì tổ chức triển khai hướng dẫn thực hiện Quy chế này trên địa bàn thành phố, kiểm tra định kỳ báo cáo UBND thành phố tình hình triển khai của các cơ quan.

2. Sở Tài chính tham mưu, trình UBND thành phố phê duyệt kinh phí hằng năm cho công tác quản lý, duy trì, vận hành và nâng cấp, mở rộng Phần mềm QLVBĐH trên địa bàn thành phố.

3. Sở Nội vụ đưa các tiêu chí đánh giá về mức độ ứng dụng Phần mềm QLVBĐH trong xử lý văn bản và liên thông văn bản điện tử thành tiêu chí quan trọng trong công tác đánh giá xếp hạng Cải cách hành chính và văn thư, lưu trữ và sử dụng kết quả đánh giá tình hình sử dụng Phần mềm QLVBĐH do Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp để thực hiện công tác đánh giá.

4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương chịu trách nhiệm trước UBND thành phố về việc tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.

5. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, cá nhân phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND thành phố xem xét, điều chỉnh./.

 

PHỤ LỤC

(Ban hành kèm theo Quy chế Quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành thành phố Đà Nẵng)

MẪU SỐ 1: BIÊN BẢN GHI  NHẬN LỖI PHẦN MỀM

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: …/BBGNL-QLVBĐH	Đà Nẵng, ngày … tháng … năm …...

 

BIÊN BẢN

Ghi nhận lỗi Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông

Hôm nay, ngày …/…/……., Phần mềm QLVBĐH xảy ra lỗi như sau:

1. Người sử dụng/Phòng ban công tác: ……………………………………………

2. Vai trò sử dụng

□ Lãnh đạo cơ quan	□ Văn thư	□ Chuyên viên
□ Lãnh đạo phòng/ban	□ Một cửa	□ Quản trị hệ thống

3. Thời điểm xảy ra lỗi: ……………………………………………………………….

4. Chức năng có xuất hiện lỗi

□ Quản lý VB đến	□ Liên thông VB	□ Tìm kiếm VB
□ Quản lý công việc	□ Lập hồ sơ công việc	□ Báo cáo, thống kê
□ Quản lý và phát hành VB đi	□ Thông báo nội bộ	□ Quản trị

□ Khác: ……………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

5. Mô tả chi tiết

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

Chú ý: Vui lòng gửi kèm hình ảnh chụp lại giao diện phần mềm lúc xảy ra lỗi.

6. Kiến nghị, đề xuất

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

 

Quản trị Phần mềm QLVBĐH (Ký và ghi rõ họ tên)

Người sử dụng (Ký và ghi rõ họ tên)

 

MẪU SỐ 2: BIÊN BẢN XỬ LÝ LỖI PHẦN MỀM

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: …/BBGNL-QLVBĐH	Đà Nẵng, ngày … tháng … năm …...

 

BIÊN BẢN

Xử lý lỗi Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông

Hôm nay, ngày Phần mềm QLVBĐH đã được hiệu chỉnh các lỗi trong nội dung Biên bản số..../BBGNL-QLVBĐH ngày .../…/….:

1. Nguyên nhân xảy ra lỗi

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

2. Giải pháp xử lý

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

3. Kết quả xử lý

□ Hoàn thành.

□ Chưa hoàn thành, chi tiết: ……………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………..

 

Đại diện Sở TT&TT (Ký và ghi rõ họ tên)

Quản trị Phần mềm QLVBĐH (Ký và ghi rõ họ tên)