QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 882/TTr-STP ngày 07 tháng 6 năm 2016,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Cần Thơ.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, xã, phường, thị trấn, các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2056/QĐ-UBND ngày 20 tháng 6 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu thông tin công chứng, chứng thực đối với các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân có thẩm quyền chứng thực và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố Cần Thơ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là tập hợp cơ sở dữ liệu có được từ các thông tin ngăn chặn và các thông tin liên quan đến các hợp đồng, giao dịch do các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân có thẩm quyền chứng thực và các văn bản liên quan đến tài sản do cơ quan có thẩm quyền cung cấp được cập nhật, xây dựng, duy trì góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực; góp phần đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch công chứng, chứng thực, phòng ngừa rủi ro cho người thực hiện công chứng, chứng thực, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân liên quan.

2. Quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình khai thác, sử dụng, cung cấp, cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân có thẩm quyền chứng thực và các cơ quan thẩm quyền có liên quan.

3. Khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực từ Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép sử dụng các thông tin từ Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để thực hiện công chứng, chứng thực theo quy định.

4. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền ban hành gửi đến các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan có liên quan yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với tài sản đó. Khi có thông tin ngăn chặn từ các cá nhân, cơ quan có thẩm quyền đối với tài sản, các cơ quan, tổ chức, cá nhân không được thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản đó.

5. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin do chính cá nhân, cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ việc ngăn chặn đó.

Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cá nhân, cơ quan có thẩm quyền là căn cứ để các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền thực hiện công chứng, chứng thực về tài sản đã bị ngăn chặn trước đó.

6. Người quản trị Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là người thuộc phòng chuyên môn được Giám đốc Sở Tư pháp giao nhiệm vụ để thực hiện việc quản trị, vận hành phần mềm (sau đây gọi chung là cán bộ quản trị). Mỗi cán bộ quản trị được cấp một tài khoản riêng.

7. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 3. Điều kiện để vận hành Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Việc quản lý, khai thác và sử dụng hệ thống phải tuân thủ các quy định của pháp luật về công nghệ thông tin, các văn bản pháp luật về công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

2. Máy vi tính phải được cài đặt hệ điều hành Windows, chương trình phần mềm diệt virus (phải là những chương trình có bản quyền và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu của hệ thống), được cập nhật thường xuyên các bản nhận dạng mẫu virus mới, các bản vá lỗi an ninh cho hệ điều hành.

3. Thông tin nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu phải sử dụng font chữ Unicode TCVN 6909:2001 và gõ dấu tiếng Việt. Các văn bản dùng hệ font chữ khác với Unicode, phải được chuyển đổi sang định dạng font chữ Unicode TCVN 6909:2001 trước khi tải vào phần mềm.

Chương II

QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Điều 4. Quản lý về cơ sở hạ tầng thông tin

Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm quản lý về cơ sở hạ tầng thông tin, bao gồm:

1. Quản lý hệ thống máy chủ ảo (bao gồm dung lượng lưu trữ dữ liệu) cấp phát tại Trung tâm dữ liệu thành phố để phục vụ vận hành phần mềm và cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

2. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và an toàn thông tin trên hạ tầng kỹ thuật để phục vụ vận hành hệ thống phần mềm, lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế Trung tâm dữ liệu thành phố và Quy chế an toàn thông tin.

3. Hướng dẫn kỹ thuật liên quan đến hạ tầng kỹ thuật để các cơ quan, tổ chức, đơn vị khai thác, sử dụng có hiệu quả.

4. Có trách nhiệm khắc phục khi cơ sở dữ liệu bị hư hỏng, lỗi ảnh hưởng đến việc khai thác, sử dụng thông tin; theo dõi, đôn đốc việc khắc phục sự cố để bảo đảm cho cơ sở dữ liệu và các công cụ hỗ trợ hoạt động ổn định, liên tục.

5. Điều chỉnh, sửa đổi giao diện hệ thống và quản trị theo yêu cầu của Sở Tư pháp; xây dựng kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống và sao lưu dữ liệu.

Điều 5. Quản lý, cập nhật thông tin cơ sở dữ liệu

1. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm quản lý, khai thác, sử dụng thông tin cơ sở dữ liệu, cụ thể như sau:

a) Cài đặt và cấp tài khoản mới cho các đối tượng mới gia nhập hệ thống, xóa, tạm dừng hoặc thay đổi tài khoản trong các trường hợp như: cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản đã giải thể, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất; cá nhân làm việc tại cơ quan, tổ chức đã chấm dứt hợp đồng lao động, chuyển công tác, nghỉ hưu, nghỉ việc; cấp lại tài khoản cho các tổ chức, cá nhân đã bị xóa;

b) Cập nhật thông tin ngăn chặn: các văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, dừng hoặc tạm dừng giao dịch của cá nhân, cơ quan có thẩm quyền; thông tin về tình trạng bị ngăn chặn, kê biên, phong tỏa tài sản, giao dịch..., của các chủ thể theo các văn bản, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền do Giám đốc Sở Tư pháp phân công cán bộ quản trị cập nhật ngay sau khi tiếp nhận văn bản;

c) Tổ chức tập huấn và hỗ trợ cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, thực hiện nhập dữ liệu, khai thác, sử dụng thông tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu;

d) Quyết định kiểm tra, xác minh trong những trường hợp các thông tin công chứng, chứng thực, tài liệu..., có dấu hiệu không chính xác hoặc nghi ngờ có vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

2. Các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân có thẩm quyền chứng thực chịu trách nhiệm cập nhật thông tin vào hệ thống cơ sở dữ liệu:

a) Thông tin về các hợp đồng, giao dịch đã được các tổ chức hành nghề công chứng và Ủy ban nhân dân có thẩm quyền chứng thực, cụ thể như sau:

+ Đối với thông tin về nhân thân (gồm: Họ tên, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân, địa chỉ cư trú);

+ Đối với thông tin về tổ chức (gồm: Tên gọi tổ chức, địa chỉ hoạt động, số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại diện (nếu có));

+ Đối với thông tin về tài sản là bất động sản gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (gồm: Địa chỉ tài sản, số thửa đất, số tờ bản đồ, số giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc sử dụng, số bìa giấy chứng nhận (phôi giấy quyền sử dụng đất), số vào sổ cấp giấy chứng nhận và diện tích (nếu có));

+ Đối với thông tin là động sản có đăng ký và tài sản khác (gồm: Số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, mã số giấy tờ (seri...), ngày cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu có);

+ Đối với thông tin về hợp đồng giao dịch cần phải nhập: Tên loại giao dịch, số giao dịch, ngày giao dịch;

+ Các thông tin khác do Sở Tư pháp hướng dẫn;

b) Các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân có thẩm quyền chịu trách nhiệm về độ chính xác của thông tin do mình cập nhật.

3. Thời hạn cập nhật thông tin vào hệ thống cơ sở dữ liệu:

a) Ngay sau khi nhận được các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, cán bộ quản trị do Giám đốc Sở Tư pháp phân công phải cập nhật ngay vào hệ thống cơ sở dữ liệu, ngoại trừ lý do khách quan và nguyên nhân bất khả kháng;

b) Ngay sau khi các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng hoặc chứng thực, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân có thẩm quyền chứng thực phải cập nhật ngay vào hệ thống ngoại trừ những lý do khách quan. Trường hợp cập nhật không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải chịu trách nhiệm liên đới bồi thường theo quy định của pháp luật dân sự;

Mọi sự thay đổi nội dung thông tin cũng phải được cung cấp, cập nhật kịp thời lên hệ thống.

Điều 6. Khai thác và sử dụng thông tin cơ sở dữ liệu

1. Các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Ủy ban nhân dân có thẩm quyền chứng thực, Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch được khai thác và sử dụng thông tin cơ sở dữ liệu để:

a) Phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực;

b) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.

2. Các cơ quan có thẩm quyền quản lý được khai thác thông tin cơ sở dữ liệu để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước như: Thanh tra, kiểm tra,...

3. Việc phân quyền khai thác thông tin trong mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định và chịu trách nhiệm.

4. Nghiêm cấm việc khai thác, sử dụng thông tin vào mục đích cá nhân. Trường hợp cố tình vi phạm, người vi phạm bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 7. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Trực tiếp thực hiện việc quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan.

2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các cơ quan, tổ chức có liên quan để quản lý, sử dụng, khai thác tốt hệ thống, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn thành phố.

3. Triển khai thực hiện Quy chế này, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế này báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố; tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố việc sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.

Điều 8. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Trực tiếp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành phần mềm và lưu trữ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đảm bảo hoạt động ổn định, thường xuyên để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các chủ thể có liên quan.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, xử lý tốt cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực.

Điều 9. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Chủ trì, phối hợp với Sở, ngành có liên quan đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí hằng năm cho việc duy trì hoạt động, nâng cấp cơ sở vật chất, thuê đơn vị vận hành và lưu trữ cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực từ nguồn kinh phí ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin của thành phố.

Điều 10. Đề nghị Tòa án nhân dân thành phố, Viện Kiểm sát nhân dân thành phố, Công an thành phố, Cục Thi hành án dân sự thành phố, Sở Tài nguyên và Môi trường

Phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc kịp thời thông báo đến Sở Tư pháp các thông tin, yêu cầu ngăn chặn, giải tỏa hợp đồng, giao dịch trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của đơn vị mình.

Điều 11. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân có thẩm quyền chứng thực, các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan

1. Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung theo Quy chế này.

2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, xử lý các thông tin cơ sở dữ liệu.

3. Đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực./.