QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 9 năm 2017.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Cục trưởng Thi hành án Dân sự; Hội Công chứng viên Tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng và Công chứng viên; Thủ trưởng các sở, ban, ngành Tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 29/2017/QĐ-UBND ngày 01 tháng 8 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định trách nhiệm cập nhật, quản lý và nguyên tắc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh trong hoạt động công chứng và quản lý nhà nước về công chứng; quy định trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế trên địa bàn tỉnh.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này được áp dụng đối với Sở Tư pháp, Cục Thi hành án dân sự Tỉnh, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện, Hội Công chứng viên Tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng), Công chứng viên và các tổ chức, cá nhân có liên quan trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Cơ sở dữ liệu công chứng là phần mềm tin học bao gồm Hệ thống thông tin quản lý công chứng và dữ liệu ngăn chặn.

2. Dữ liệu ngăn chặn là căn cứ pháp lý để Công chứng viên xem xét việc không thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch đối với các tài sản của các cá nhân, tổ chức. Gồm các thông tin sau đây:

a) Thông tin ngăn chặn chuyển dịch tài sản trong văn bản yêu cầu ngừng công chứng giao dịch tài sản của cá nhân, tổ chức do Chấp hành viên thuộc Cơ quan Thi hành án dân sự trên địa bàn tỉnh ban hành theo quy định của pháp luật (sau đây gọi là văn bản ngăn chặn).

b) Thông tin về tài sản đã thực hiện giao dịch có công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh được Công chứng viên phê duyệt, cập nhật trên cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Điều 11, 12, 13 của Quy chế này.

3. Giải tỏa thông tin ngăn chặn tài sản trên cơ sở dữ liệu công chứng là việc:

a) Chấp hành viên phê duyệt giải toả thông tin ngăn chặn tài sản trên cơ sở dữ liệu công chứng căn cứ theo:

Văn bản của Chấp hành viên hủy bỏ toàn bộ hoặc một phần nội dung trong văn bản ngăn chặn do chính Chấp hành viên ban hành trước đó.

Văn bản của cơ quan, người có thẩm quyền theo quy định pháp luật hủy bỏ toàn bộ hoặc một phần nội dung trong văn bản ngăn chặn của Chấp hành viên.

b) Công chứng viên phê duyệt thông tin giải chấp trên cơ sở dữ liệu đối với tài sản thế chấp trong hợp đồng vay khi có yêu cầu của các cá nhân, tổ chức.

4. Thông tin tham khảo là thông tin trong văn bản yêu cầu hoặc hủy bỏ yêu cầu ngăn chặn việc công chứng hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh, trừ Cơ quan Thi hành án trên địa bàn tỉnh. Thông tin tham khảo là cơ sở để các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc xác minh tính hợp pháp của các loại tài sản trước khi thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch.

5. Tài sản bị ngăn chặn một phần là tài sản đã được thực hiện giao dịch một phần giá trị tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc bị ngăn chặn một phần bằng văn bản của cơ quan, người có thẩm quyền.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng khi công chứng không loại trừ trách nhiệm theo quy định pháp luật của Công chứng viên, người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan khác.

2. Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng được thực hiện theo quy định của Quy chế này và các văn bản hướng dẫn sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng, kể cả các thông tin về việc tạo lập, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng, giao dịch, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch, phải trung thực, chính xác với hồ sơ công chứng thực tế (bản giấy).

4. Việc cập nhật, phê duyệt thông tin ngăn chặn, giải tỏa thông tin ngăn chặn vào cơ sở dữ liệu công chứng phải đảm bảo chính xác, kịp thời. Các văn bản, hồ sơ là căn cứ để phê duyệt thông tin ngăn chặn, giải toả thông tin ngăn chặn phải được sao chụp (scan) và cập nhật trên cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Cá nhân phê duyệt thông tin ngăn chặn, giải toả thông tin ngăn chặn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác đối với thông tin đã phê duyệt trên cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 4. Tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

1. Tài khoản cập nhật, quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng được cấp cho các đối tượng sau:

a) Cơ quan Thi hành án dân sự

Cấp tài khoản cho lãnh đạo Cục, Chi cục, Chấp hành viên với chức năng cập nhật và phê duyệt thông tin ngăn chặn, giải tỏa thông tin ngăn chặn.

Cấp tài khoản cho thư ký (nếu có) với chức năng nhập thông tin ngăn chặn, giải toả thông tin ngăn chặn và thống kê, lập báo cáo.

b) Các tổ chức hành nghề công chứng

Cấp tài khoản cho Trưởng phòng Phòng Công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng, Công chứng viên với chức năng soạn thảo hợp đồng, phê duyệt hợp đồng (kể cả công chứng hợp đồng trong trường hợp tài sản bị ngăn chặn một phần), giải chấp, phê duyệt thông tin sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng công chứng.

Cấp tài khoản cho thư ký (nếu có) với các chức năng soạn thảo hợp đồng và thống kê, lập báo cáo.

c) Đối với Sở Tư pháp

Cấp tài khoản cho Giám đốc Sở Tư pháp với chức năng phê duyệt thông tin tham khảo.

Cấp tài khoản cho công chức phụ trách quản lý cơ sở dữ liệu với chức năng nhập thông tin tham khảo và thống kê, lập báo cáo.

2. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản cập nhật, quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Khóa tài khoản cập nhật, quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trong các trường hợp sau:

a) Có quyết định miễn nhiệm, đình chỉ hành nghề công chứng, thu hồi thẻ Công chứng viên đối với Công chứng viên;

b) Có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan khác được cấp tài khoản cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng;

d) Có thông báo của Cơ quan thi hành án dân sự về việc cá nhân được cấp tài khoản không còn thực hiện nhiệm vụ Chấp hành viên.

Điều 5. Sao lưu, bảo vệ cơ sở dữ liệu công chứng

1. Việc sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng phải được thực hiện thường xuyên, theo định kỳ.

2. Sở Tư pháp phân công bộ phận thường xuyên theo dõi, bảo dưỡng, đảm bảo hệ thống vận hành thông suốt; cập nhật các tính năng bảo mật hệ thống nhằm bảo vệ cơ sở dữ liệu khỏi sự tấn công phá hoại hoặc làm thay đổi chức năng của cơ sở dữ liệu.

Điều 6. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Xâm nhập trái phép và sửa đổi, xóa bỏ thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng; phá hoại hoặc làm thay đổi hệ thống, cấu trúc cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Tạo ra và cài đặt các chương trình virus, phần mềm gây hại trên cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Sử dụng tài khoản được cấp để truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng không vì các mục đích được quy định tại Khoản 1 Điều 4 của Quy chế này; cố ý cập nhật, phê duyệt thông tin sai lệch trên cơ sở dữ liệu công chứng vì mục đích trục lợi trái pháp luật.

4. Truy cập, trích xuất thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng để cung cấp cho các tổ chức, cá nhân khác khi chưa được Giám đốc Sở Tư pháp và Thủ trưởng Cơ quan thi hành án dân sự xác nhận.

Chương II

TRÁCH NHIỆM CẬP NHẬT, KHAI THÁC THÔNG TIN THAM KHẢO, THÔNG TIN NGĂN CHẶN VÀ GIẢI TOẢ THÔNG TIN NGĂN CHẶN

Điều 7. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Thẩm định, cập nhật thông tin tham khảo vào cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Giám đốc Sở Tư pháp chịu trách nhiệm phê duyệt thông tin tham khảo trên cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Thời gian thực hiện cập nhật, phê duyệt thông tin tham khảo trên cơ sở dữ liệu công chứng là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản có chứa thông tin tham khảo theo khoản 4 Điều 2 Quy chế này.

4. Lưu trữ văn bản, giấy tờ liên quan đến thông tin ngăn chặn, giải tỏa thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo do Cơ quan thi hành án dân sự và các tổ chức, cá nhân khác cung cấp.

5. Định kỳ hàng tháng, tổ chức rà soát, đối chiếu thông tin ngăn chặn, giải tỏa thông tin ngăn chặn do Cơ quan thi hành án dân sự cung cấp.

6. Việc trích xuất thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo từ cơ sở dữ liệu công chứng để cung cấp cho tổ chức, cá nhân phải có xác nhận của Giám đốc Sở Tư pháp.

Điều 8. Trách nhiệm của Cơ quan thi hành án dân sự và Chấp hành viên

1. Trách nhiệm cập nhật, phê duyệt thông tin ngăn chặn, giải toả thông tin ngăn chặn trên cơ sở dữ liệu công chứng

a) Chấp hành viên có trách nhiệm cập nhật (hoặc phân công thư ký cập nhật) và phê duyệt thông tin ngăn chặn trên cơ sở dữ liệu công chứng từ văn bản ngăn chặn do Chấp hành viên ban hành.

b) Chấp hành viên ban hành văn bản giải toả ngăn chặn đối với tài sản do chính Chấp hành viên ban hành văn bản ngăn chặn trước đó, có trách nhiệm cập nhật (hoặc phân công thư ký cập nhật) và phê duyệt thông tin giải toả ngăn chặn trên cơ sở dữ liệu công chứng.

c) Khi nhận được văn bản của cơ quan, người có thẩm quyền theo quy định pháp luật yêu cầu giải toả ngăn chặn đối với tài sản bị Chấp hành viên ban hành văn bản ngăn chặn trước đó, Thủ trưởng Cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm chỉ đạo Chấp hành viên đã ban hành văn bản ngăn chặn thực hiện việc cập nhật, phê duyệt giải toả thông tin ngăn chặn trên cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Chấp hành viên chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác đối với thông tin do Chấp hành viên phê duyệt trên cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Thời gian thực hiện cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa thông tin ngăn chặn vào cơ sở dữ liệu công chứng là 01 ngày làm việc, kể từ ngày Chấp hành viên ban hành văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn và kể từ ngày Cơ quan thi hành án dân sự nhận được văn bản yêu cầu giải toả ngăn chặn của cơ quan, người có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

4. Cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm gửi văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn của Chấp hành viên, văn bản yêu cầu giải toả ngăn chặn của cơ quan, người có thẩm quyền mà thông tin trong văn bản đã được cập nhật, phê duyệt trên cơ sở dữ liệu công chứng về Sở Tư pháp để đối chiếu, lưu trữ.

5. Việc trích xuất thông tin ngăn chặn từ cơ sở dữ liệu công chứng để cung cấp cho tổ chức, cá nhân phải có xác nhận của Thủ trưởng Cơ quan Thi hành án dân sự.

Điều 9. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo là quy định bắt buộc khi thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch tài sản.

2. Công chứng viên chịu trách nhiệm trước pháp luật trong trường hợp không thực hiện tra cứu thông tin ngăn chặn hoặc bỏ qua các cảnh báo về thông tin tài sản đã thực hiện giao dịch hoặc bị ngăn chặn dẫn đến các giao dịch về tài sản trái quy định pháp luật về công chứng.

3. Phê duyệt thông tin giải chấp trên cơ sở dữ liệu đối với tài sản trong hợp đồng vay thế chấp

a) Phê duyệt thông tin giải chấp được thực hiện khi các bên trong hợp đồng vay thế chấp tài sản đã hoàn thành các nghĩa vụ theo nội dung hợp đồng

b) Cá nhân, tổ chức có thể yêu cầu bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh thực hiện việc phê duyệt thông tin giải chấp đối với tài sản thuộc quyền sở hữu và có trách nhiệm chứng minh đã hoàn thành các nghĩa vụ trong hợp đồng vay có thế chấp tài sản.

c) Trưởng phòng Phòng Công chứng, Trưởng Văn phòng Công chứng chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý, chính xác của hồ sơ đề nghị và phê duyệt thông tin giải chấp tài sản khi có đủ cơ sở chứng minh cá nhân, tổ chức yêu cầu phê duyệt thông tin giải chấp đã hoàn thành các nghĩa vụ trong hợp đồng vay có thế chấp tài sản.

Chương III

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG CHỨNG

Điều 10. Quản lý và sử dụng Hệ thống quản lý thông tin công chứng

1. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm quản lý và phát triển Hệ thống quản lý thông tin công chứng; cấp tài khoản cho các tổ chức hành nghề công chứng sử dụng theo quy định tại Điều 4 của Quy chế này.

2. Đây là phần mềm dùng chung, bắt buộc áp dụng cho các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

3. Việc kiểm tra vận hành phần mềm là nội dung bắt buộc trong các Kế hoạch thanh tra, kiểm tra hàng năm của Sở Tư pháp đối với các tổ chức hành nghề công chứng.

Điều 11. Trình tự soạn thảo, phê duyệt (cấp số) hợp đồng công chứng

1. Thư ký hoặc Công chứng viên các tổ chức hành nghề công chứng sử dụng tài khoản được cấp đăng nhập vào phần mềm tại địa chỉ http://www.congchung.dongthap.gov.vn để tra cứu tình trạng giao dịch của tài sản theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 9 của Quy chế này.

2. Trong trường hợp tài sản phải thực hiện giải chấp trước khi công chứng hợp đồng thì Công chứng viên hướng dẫn các cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục giải chấp theo quy định tại Khoản 3 Điều 9 của Quy chế này.

3. Chọn mẫu hợp đồng phù hợp với yêu cầu giao dịch của tổ chức, cá nhân.

4. Công chứng viên thực hiện việc kiểm tra thông tin hợp đồng và phê duyệt (cấp số) cho hợp đồng.

5. Thư ký, Công chứng viên in ấn hợp đồng và thực các thủ tục kế tiếp theo quy định của Luật Công chứng năm 2014.

Điều 12. Sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng công chứng

1. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng công chứng phải thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Điều 51 của Luật Công chứng năm 2014.

2. Trưởng phòng Phòng Công chứng, Trưởng Văn phòng Công chứng chịu trách nhiệm phê duyệt thông tin sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng công chứng.

Điều 13. Công chứng trong trường hợp tài sản bị ngăn chặn một phần

1. Tài sản bị ngăn chặn một phần được thực hiện giao dịch tại các tổ chức hành nghề công chứng khi có đầy đủ các giấy tờ bảo đảm về tính pháp lý chứng minh tài sản đó chỉ thực hiện giao dịch một phần giá trị trước đó hoặc bị ngăn chặn một phần theo quy định của pháp luật.

2. Hồ sơ, giấy tờ liên quan đến việc công chứng trong trường hợp tài sản bị ngăn chặn một phần phải được lưu trữ đầy đủ tại các tổ chức hành nghề công chứng.

3. Trưởng phòng Phòng Công chứng, Trưởng Văn phòng Công chứng chịu trách nhiệm phê duyệt thông tin công chứng trong trường hợp tài sản bị ngăn chặn một phần.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 14. Trách nhiệm thi hành

1. Trách nhiệm Sở Tư pháp

a) Hoàn chỉnh hạ tầng kỹ thuật, đảm bảo cơ sở dữ liệu công chứng được vận hành và đưa vào sử dụng kể từ ngày 01 tháng 9 năm 2017.

b) Chủ trì, triển khai Quy chế này đến các Cơ quan thi hành án dân sự, tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan để tổ chức thực hiện.

c) Tổ chức tập huấn, hướng dẫn Chấp hành viên, Công chứng viên và các cá nhân khác có liên quan cách thức cập nhật, phê duyệt, sử dụng, khai thác thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng theo Quy chế này.

d) Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các cơ quan, đơn vị, tổ chức hành nghề công chứng trong thực hiện Quy chế này. Theo định kỳ, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện về Ủy ban nhân dân Tỉnh.

2. Hội Công chứng viên tỉnh Đồng Tháp theo dõi, đôn đốc các Hội viên triển khai thực hiện nghiêm túc Quy chế này.

Điều 15. Xử lý vi phạm

Các tổ chức, cá nhân vi phạm những hành vi bị nghiêm cấm được quy định tại Điều 6 hoặc vi phạm các quy định về cập nhật, quản lý và nguyên tắc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại Quy chế này, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 16. Sửa đổi, bổ sung Quy chế

Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có phát sinh vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phản ánh bằng văn bản gửi về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung nội dung Quy chế hoặc điều chỉnh cơ sở dữ liệu công chứng cho phù hợp với điều kiện thực tế./.