QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 08 tháng 3 năm 2019.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND thành phố, Giám đốc các Sở: Tư pháp, Tài nguyên và Môi trường, Thông tin và Truyền thông; Cục trưởng Cục thuế thành phố Đà Nẵng; Chủ tịch UBND các quận, huyện; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 16/2019/QĐ-UBND ngày 28 tháng 02 năm 2019 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng (gọi tắt là Hệ thống) của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng: Là tập hợp dữ liệu có được từ các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và các thông tin hợp đồng, giao dịch tại các tổ chức hành nghề công chứng nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công chứng, bảo đảm an toàn pháp lý trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa rủi ro, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân liên quan.

2. Quản lý Hệ thống là trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý quá trình khai thác, sử dụng, cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

3. Khai thác, sử dụng Hệ thống là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp, được phép sử dụng các thông tin trong Hệ thống để thực hiện các công việc theo quy định.

4. Thông tin ngăn chặn là thông tin do các cơ quan có thẩm quyền ban hành đúng hình thức văn bản theo quy định gửi Sở Tư pháp để nhập vào Hệ thống, là cơ sở để các công chứng viên kiểm tra, đối chiếu, xem xét quyết định không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch.

5. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin do chính cơ quan đã có văn bản ngăn chặn trước đây ban hành văn bản theo đúng hình thức quy định để chấm dứt việc ngăn chặn đó. Văn bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền được gửi đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Hệ thống, là cơ sở để các công chứng viên kiểm tra, đối chiếu, xem xét quyết định thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản đã được giải tỏa ngăn chặn.

6. Thông tin hợp đồng, giao dịch là thông tin do các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch cập nhật vào Hệ thống. Thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng được nhập vào Hệ thống là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, đối chiếu, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc tạm dừng thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch.

7. Bộ phận quản trị Hệ thống là người thuộc phòng chuyên môn được Giám đốc Sở Tư pháp giao nhiệm vụ để thực hiện việc quản trị, vận hành Hệ thống.

8. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

9. Web service là một hệ thống phần mềm được thiết kế để hỗ trợ khả năng tương tác giữa các ứng dụng trên các máy tính khác nhau thông qua mạng Internet, giao diện chung.

10. API (Application Programming Interface: giao diện lập trình ứng dụng) là phần mềm trung gian cho phép 2 ứng dụng giao tiếp với nhau.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống

1. Việc sử dụng thông tin trong Hệ thống khi công chứng không loại trừ trách nhiệm theo quy định của pháp luật của Công chứng viên, người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan.

2. Việc quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống phải thực hiện theo quy định của Quy chế này và hướng dẫn sử dụng Hệ thống của Sở Tư pháp.

3. Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Hệ thống phải đúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu dài; tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức hành nghề công chứng tra cứu thông tin.

4. Việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Hệ thống, là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật thông tin vào Hệ thống.

5. Các cơ quan cung cấp thông tin chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để đăng tải trên Hệ thống.

6. Thông tin nhập vào Hệ thống phải sử dụng Tiếng Việt, bộ mã ký tự Unicode.

7. Các chương trình kiểm tra và diệt virus phải là những chương trình có bản quyền và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy cập Hệ thống.

Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Sử dụng, đánh cắp, mạo nhận tài khoản người khác để truy cập vào Hệ thống.

2. Cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Hệ thống.

3. Cấp tài khoản truy cập vào Hệ thống cho tổ chức, cá nhân không phải đối tượng được cấp.

4. Truy cập vào Hệ thống để thực hiện các công việc không được giao.

5. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Hệ thống trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong Hệ thống.

6. Thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống.

7. Sử dụng Hệ thống và thông tin trong Hệ thống vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng.

8. Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không kịp thời, không chính xác vào Hệ thống.

9. Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống.

10. Gây ảnh hưởng, can thiệp, cản trở khả năng truy cập vào Hệ thống của các tổ chức, cá nhân.

11. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Hệ thống.

12. Những hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Tài khoản, mật khẩu quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống

1. Tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống được cấp trong các trường hợp sau:

a) Bộ phận quản trị Hệ thống.

b) Có văn bản của tổ chức hành nghề công chứng đề nghị cấp tài khoản sử dụng Hệ thống cho Công chứng viên đã được đăng ký hành nghề và được cấp Thẻ công chứng viên của tổ chức mình.

c) Có văn bản của tổ chức hành nghề công chứng đề nghị cấp tài khoản sử dụng Hệ thống cho tổ chức mình.

d) Có văn bản của cơ quan có liên quan đề nghị cấp tài khoản cho cơ quan mình thực hiện việc tra cứu thông tin trong Hệ thống.

2. Mật khẩu truy cập Hệ thống phải bảo đảm 08 ký tự, bao gồm ký tự chữ cái thường, in hoa, số và ký tự đặc biệt. Định kỳ 03 tháng các tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản phải thay đổi mật khẩu.

3. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Hệ thống.

4. Khóa tài khoản có thời hạn

Tài khoản của tổ chức, cá nhân quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống bị khóa có thời hạn trong các trường hợp sau đây:

a) Có quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng đối với Công chứng viên.

b) Có văn bản của cơ quan có thẩm quyền đề nghị khóa có thời hạn các tài khoản đã cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Hệ thống.

c) Tổ chức, cá nhân quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống có các hành vi quy định tại Điều 4 Quy chế này.

5. Việc khóa tài khoản có thời hạn chấm dứt khi không còn vi phạm các điều kiện để khóa tài khoản tại khoản 4 Điều này.

6. Khóa tài khoản vĩnh viễn

Tài khoản của cá nhân, tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống bị khóa vĩnh viễn trong các trường hợp sau đây:

a) Có quyết định miễn nhiệm, thu hồi thẻ công chứng viên đối với Công chứng viên.

b) Có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất tổ chức hành nghề công chứng.

c) Có văn bản của tổ chức hành nghề công chứng đề nghị khóa tài khoản đã cấp cho Công chứng viên chấm dứt hành nghề tại tổ chức mình, sau khi hoàn tất thủ tục xóa đăng ký hành nghề theo quy định.

d) Có văn bản của cơ quan có thẩm quyền đề nghị khóa vĩnh viễn các tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Hệ thống.

7. Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản tại Khoản 1, 4, 6 điều này, Sở Tư pháp thực hiện việc cấp tài khoản, khóa tài khoản của các tổ chức, cá nhân theo quy định. Sở Tư pháp căn cứ vào Quy chế này và mức độ vi phạm của cá nhân, tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống để thực hiện việc khóa tài khoản quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống.

Điều 6. Sao lưu

Sở Tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện việc sao lưu dữ liệu hàng ngày tại cơ quan, tổ chức mình.

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. CUNG CẤP, QUẢN LÝ VÀ CẬP NHẬT THÔNG TIN NGĂN CHẶN, THÔNG TIN GIẢI TỎA NGĂN CHẶN

Điều 7. Cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho Hệ thống

1. Tòa án nhân dân thành phố, Tòa án nhân dân quận, huyện cung cấp quyết định kê biên tài sản đang tranh chấp, quyết định phong tỏa tài sản của người có nghĩa vụ, quyết định cấm chuyển dịch quyền về tài sản đối với tài sản đang tranh chấp, lệnh kê biên tài sản và các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định trên, quyết định hủy bỏ lệnh kê biên đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Hệ thống.

2. Viện Kiểm sát nhân dân thành phố, Viện Kiểm sát nhân dân quận, huyện cung cấp lệnh kê biên tài sản và quyết định hủy bỏ lệnh kê biên tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Hệ thống.

3. Công an thành phố, Công an quận, huyện cung cấp lệnh kê biên tài sản và quyết định hủy bỏ lệnh kê biên; kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch, lừa đảo liên quan đến tài sản đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Hệ thống.

4. Cục Thi hành án dân sự thành phố, Chi cục Thi hành án dân sự quận, huyện cung cấp quyết định phong tỏa tài sản, quyết định tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản và quyết định thu hồi, chấm dứt, sửa đổi các loại quyết định trên đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Hệ thống.

5. Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký đất đai thành phố, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Hệ thống.

6. UBND quận, huyện, Phòng Tài nguyên và Môi trường kịp thời thông tin bằng văn bản về các trường hợp thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; hủy, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Hệ thống.

7. Văn phòng Thừa phát lại cung cấp quyết định tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản và quyết định thu hồi, chấm dứt, sửa đổi các loại quyết định trên đến Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Hệ thống.

8. Các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin phải chủ động cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn cho Sở Tư pháp ngay sau khi ban hành văn bản liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn. Sở Tư pháp chỉ cập nhật thông tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn khi đúng hình thức văn bản được pháp luật quy định.

9. Các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên hệ thống, phải chủ động báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.

10. Khi có các thông tin liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch (giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài sản; thiếu người thừa kế...), các cơ quan có liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng cần phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Hệ thống.

Điều 8. Quản lý thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn trong Hệ thống

1. Sở Tư pháp tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan có thẩm quyền cung cấp.

2. Sau khi tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, lãnh đạo Sở Tư pháp chỉ đạo bộ phận quản trị hệ thống phải ngay lập tức nhập đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn vào Hệ thống (trừ những trường hợp bất khả kháng), trình lãnh đạo Sở phê duyệt đồng bộ lên Hệ thống.

3. Đối với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có trên Hệ thống, bộ phận quản trị Hệ thống kiểm tra lại thông tin

a) Nếu thông tin đã có không hoàn toàn phù hợp 100% với thông tin ngăn chặn mới nhận được thì phải nhập thông tin ngăn chặn vào Hệ thống.

b) Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn đúng 100% với thông tin đã có thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn. Nếu thông tin giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có thì Sở Tư pháp chuyển trả văn bản mới nhận đó cho cơ quan, tổ chức đã gửi thông tin giải tỏa ngăn chặn và phải nêu rõ lý do không chấp nhận.

4. Khi phát hiện thấy những điểm bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, bộ phận quản trị Hệ thống phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.

Điều 9. Chỉnh sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào Hệ thống

1. Việc sửa các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào Hệ thống chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.

2. Trường hợp sai sót kỹ thuật được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Hệ thống (chưa được đồng bộ trên Hệ thống), bộ phận quản trị Hệ thống chủ động sửa chữa cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.

3. Trường hợp các sai sót về kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên Hệ thống, bộ phận quản trị Hệ thống phải báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.

Điều 10. Đăng tải thông tin, văn bản chỉ đạo, điều hành liên quan đến lĩnh vực công chứng trên Hệ thống

Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật, đăng tải các văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến lĩnh vực công chứng trên Hệ thống để cung cấp thông tin đến các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Mục 2. QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG

Điều 11. Nhập thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Hệ thống

1. Tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật và đăng tải (đồng bộ) thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng lên Hệ thống trong vòng năm phút sau khi Công chứng viên ký, đóng dấu vào văn bản công chứng hợp đồng, giao dịch.

Trường hợp cập nhật không chính xác, không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.

2. Các trường thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch có gắn dấu * trong Hệ thống phải bắt buộc cập nhật.

3. Các tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin do mình cập nhật trên Hệ thống.

Điều 12. Tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng

1. Trước khi công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản hoặc tài sản là động sản có đăng ký, công chứng viên phải tra cứu thông tin trong Hệ thống để kiểm tra về tình trạng của tài sản.

2. Kết quả tra cứu từ Hệ thống là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng hoặc không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản.

a) Nếu hồ sơ, điều kiện công chứng đầy đủ, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội và không có thông tin ngăn chặn liên quan đến tài sản, đối tượng giao dịch thì công chứng viên thụ lý và tạo lập hợp đồng, giao dịch trong Hệ thống.

b) Nếu tài sản có trong danh sách ngăn chặn thì không thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.

c) Trường hợp phát hiện giao dịch đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, công chứng viên phải xác minh, làm rõ.

Nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thì công chứng viên báo cáo ngay với Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng. Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng chủ động, có biện pháp thích hợp, phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật và kịp thời báo cáo Sở Tư pháp.

3. Việc tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng Hệ thống của Sở Tư pháp.

Điều 13. Khai thác và sử dụng Hệ thống

1. Các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên có quyền khai thác và sử dụng Hệ thống để:

a) Phục vụ cho hoạt động công chứng các hợp đồng, giao dịch;

b) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan Nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.

2. Các cơ quan có thẩm quyền được khai thác thông tin trên Hệ thống để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước, thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án.

3. Việc phân quyền khai thác thông tin tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng do Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng quyết định và chịu trách nhiệm.

Điều 14. Chỉnh sửa các thông tin hợp đồng, giao dịch đã đồng bộ lên Hệ thống

1. Việc chỉnh sửa các thông tin hợp đồng, giao dịch đã đồng bộ lên Hệ thống chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong văn bản công chứng (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn) trong quá trình nhập thông tin.

2. Trường hợp thông tin hợp đồng, giao dịch đã được đồng bộ lên Hệ thống nhưng phát hiện có sai sót về lỗi kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin, Trưởng tổ chức hành nghề công chứng phải có văn bản đề nghị Sở Tư pháp xem xét, chỉnh sửa các thông tin hợp đồng, giao dịch và phải cung cấp các tài liệu liên quan để chứng minh các sai sót về lỗi kỹ thuật để Sở Tư pháp xem xét, điều chỉnh.

Điều 15. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên trong việc khai thác, sử dụng Hệ thống

1. Tra cứu thông tin trong Hệ thống khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch; xem xét, quyết định việc công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định và cập nhật, đồng bộ thông tin đúng thời hạn được quy định tại Quy chế này.

2. Tham gia các buổi đào tạo sử dụng, khai thác Hệ thống do Sở Tư pháp tổ chức;

3. Sử dụng Hệ thống theo quy định tại Quy chế này và hướng dẫn của Sở Tư pháp.

4. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Hệ thống; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Hệ thống.

5. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Hệ thống đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.

6. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 16. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng trong việc khai thác, sử dụng Hệ thống

1. Chuẩn bị, duy trì cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Hệ thống theo hướng dẫn của Sở Tư pháp; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt virus trên các thiết bị truy cập Hệ thống.

2. Trường hợp thông tin có trong Hệ thống chưa đầy đủ, chưa chính xác, các tổ chức hành nghề công chứng báo cáo về Sở Tư pháp để kiểm tra thông tin trong Hệ thống.

3. Cử công chứng viên và nhân viên tổ chức mình tham gia các buổi đào tạo khai thác, sử dụng Hệ thống do Sở Tư pháp tổ chức.

4. Yêu cầu và tạo điều kiện để công chứng viên, nhân viên tổ chức mình sử dụng Hệ thống theo quy định tại Quy chế này và hướng dẫn của Sở Tư pháp.

5. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Hệ thống; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Hệ thống.

6. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Hệ thống đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.

7. Thực hiện nghĩa vụ tài chính trong việc sử dụng, bảo dưỡng, bảo trì, vận hành Hệ thống;

8. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Đề nghị Tòa án nhân dân thành phố, Viện kiểm sát nhân dân thành phố

Phối hợp thực hiện và chỉ đạo Tòa án nhân dân quận, huyện, Viện kiểm sát nhân dân quận, huyện kịp thời cung cấp đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tại Điều 7 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Hệ thống.

Điều 18. Trách nhiệm, quyền hạn của Sở Tư pháp

1. Trực tiếp thực hiện việc quản lý, khai thác, sử dụng Hệ thống theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan.

2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông quản lý hệ thống máy chủ ảo (bao gồm dung lượng lưu trữ dữ liệu) trên môi trường mạng Internet để phục vụ vận hành Hệ thống.

3. Cập nhật kịp thời, chính xác các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn được các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền cung cấp. Trường hợp có những nội dung chưa rõ, Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, cá nhân có liên quan kiểm tra, xác minh, làm rõ đối với những thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn để bảo đảm tính chính xác.

4. Cập nhật thông tin, văn bản pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành vào Hệ thống.

5. Cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án theo quy định của pháp luật.

6. Sở Tư pháp có trách nhiệm thường xuyên theo dõi, hướng dẫn, chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng cập nhật, bổ sung dữ liệu các hợp đồng, giao dịch lên hệ thống đầy đủ, kịp thời.

7. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai việc tích hợp Hệ thống với Hệ thống thông tin chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵng để phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước.

8. Triển khai thực hiện, theo dõi, tổng hợp tình hình, thực hiện Quy chế này báo cáo UBND thành phố.

Điều 19. Trách nhiệm của Công an thành phố, Công an quận, huyện

1. Công an thành phố, Công an quận, huyện cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo thẩm quyền tại Điều 7 Quy chế này đến Sở Tư pháp để cập nhật, đăng tải trên Hệ thống.

2. Công an thành phố có trách nhiệm chỉ đạo Công an quận, huyện triển khai thực hiện Quy chế này.

Điều 20. Trách nhiệm của Cục Thi hành án dân sự thành phố, Chi cục Thi hành án dân sự quận, huyện

1. Cục Thi hành án dân sự thành phố, Chi cục Thi hành án dân sự quận, huyện có trách nhiệm phối hợp thực hiện và kịp thời cung cấp đến Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với các loại tài sản trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tại Điều 7 Quy chế này để cập nhật, đăng tải trên Hệ thống.

2. Cục Thi hành án dân sự thành phố có trách nhiệm chỉ đạo Chi cục Thi hành án dân sự quận, huyện triển khai thực hiện Quy chế này.

Điều 21. Trách nhiệm, quyền hạn của Sở Tài nguyên và Môi trường

1. Sở Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng đăng ký đất đai thành phố, Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai quận, huyện cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất trong phạm vi thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tại Điều 7 Quy chế này gửi Sở Tư pháp để cập nhập, đăng tải trên Hệ thống.

2. Chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai quận, huyện trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình trong quá trình giải quyết hồ sơ liên quan đến các văn bản công chứng (chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, thế chấp, cầm cố quyền sử dụng đất...) cần thực hiện tra cứu trên hệ thống về thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng để bảo đảm tính chính xác của các văn bản công chứng. Trường hợp hồ sơ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng nhưng chưa có thông tin trên hệ thống thì cơ quan tài nguyên và môi trường trong quá trình giải quyết hồ sơ cho công dân phối hợp thông báo ngay cho Sở Tư pháp và tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng, giao dịch để tổ chức hành nghề công chứng đó cập nhật ngay thông tin hợp đồng, giao dịch lên Hệ thống.

3. Được cấp mật khẩu và tài khoản truy cập Hệ thống để tra cứu thông tin về hợp đồng, giao dịch và chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tài khoản truy cập Hệ thống đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tài khoản.

4. Phối hợp, chia sẻ dữ liệu qua hình thức WS (Webservice) hoặc API (Application Programming Interface) cho Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố để có thể nhận dữ liệu nhằm tra cứu chính xác thông tin liên quan về bất động sản (việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thế chấp, phong tỏa...) là đối tượng của việc công chứng hợp đồng, giao dịch và bảo đảm tính an toàn pháp lý của dữ liệu điện tử.

Điều 22. Trách nhiệm, quyền hạn của Cục thuế thành phố, Chi cục thuế quận, huyện

1. Cục thuế thành phố, Chi cục thuế quận, huyện trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình trong quá trình giải quyết hồ sơ sang tên, trước bạ đối với tài sản liên quan đến các văn bản công chứng cần thực hiện tra cứu trên hệ thống về thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng để bảo đảm tính chính xác của các văn bản công chứng. Trường hợp hồ sơ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng nhưng chưa có thông tin trên Hệ thống thì cơ quan thuế trong quá trình giải quyết hồ sơ cho công dân phối hợp thông báo ngay cho Sở Tư pháp và tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng, giao dịch để tổ chức hành nghề công chứng đó cập nhật ngay thông tin hợp đồng, giao dịch lên Hệ thống.

2. Được cấp mật khẩu và tài khoản truy cập Hệ thống để tra cứu thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Hệ thống và chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tài khoản truy cập Hệ thống đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tài khoản.

Điều 23. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật để Hệ thống hoạt động thông suốt, hoàn thiện cơ chế liên thông giữa các cơ quan trong việc chia sẻ dữ liệu về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai việc tích hợp Hệ thống với Hệ thống thông tin chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵng để phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước.

Điều 24. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Phối hợp, hướng dẫn các cơ quan có liên quan căn cứ trách nhiệm được quy định tại Quy chế này chủ động phối hợp với cơ quan chủ trì, xây dựng kế hoạch và dự toán chi ngân sách hàng năm của đơn vị mình liên quan đến việc hoàn thiện, vận hành, bảo dưỡng, duy trì Hệ thống, gửi Sở Tài chính xem xét, tổng hợp vào dự toán ngân sách thành phố, báo cáo UBND thành phố trình HĐND thành phố phê duyệt theo đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước, tránh tình trạng bổ sung dự toán làm ảnh hưởng đến công tác quản lý, điều hành ngân sách và bị động trong việc thực hiện Quy chế này.

Điều 25. Trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan, cá nhân có liên quan

1. Các cơ quan có liên quan trong phạm vi, quyền hạn của mình, khi có các thông tin về việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch thì phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Hệ thống.

2. Cơ quan, cá nhân được cấp mật khẩu và tài khoản truy cập để tra cứu thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Hệ thống phải chịu trách nhiệm quản lý, bảo mật đối với mật khẩu và tài khoản truy cập Hệ thống đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tài khoản.

Điều 26. Trách nhiệm, quyền hạn của UBND quận, huyện

1. Cung cấp thông tin và chỉ đạo Phòng Tài nguyên và Môi trường cung cấp thông tin đối với tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất trong phạm vi thẩm quyền của cơ quan, đơn vị tại Điều 7 Quy chế này gửi Sở Tư pháp đăng tải trên Hệ thống.

2. Được cấp mật khẩu và tài khoản truy cập để tra cứu thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Hệ thống và chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tài khoản truy cập Hệ thống đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tài khoản.

Điều 27. Trách nhiệm của Văn phòng thừa phát lại

Văn phòng Thừa phát lại cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn theo thẩm quyền tại Điều 7 Quy chế này đến Sở Tư pháp để cập nhật, đăng tải trên Hệ thống.

Điều 28. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng

1. Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng phải tham gia Hệ thống. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập nhật tất cả các hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Hệ thống.

Các hợp đồng, giao dịch đã công chứng trước đây (trước khi sử dụng Hệ thống) đang được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng nhưng chưa được cập nhật vào phần mềm Master trước đây thì tổ chức hành nghề công chứng phải có trách nhiệm cập nhật, bổ sung và đồng bộ lên Hệ thống trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Ký kết hợp đồng với đơn vị tư vấn xây dựng phần mềm để duy trì và vận hành Hệ thống trong quá trình hoạt động của tổ chức mình.

b) Tổ chức quản lý việc nhập dữ liệu hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Hệ thống; vận hành và sử dụng an toàn, hiệu quả Hệ thống tại tổ chức mình.

c) Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng nhập vào Hệ thống.

d) Quyết định việc đề nghị Sở Tư pháp xem xét, chỉnh sửa thông tin hợp đồng, giao dịch đã nhập vào Hệ thống của tổ chức mình.

đ) Bảo đảm điều kiện về trang thiết bị, mạng nội bộ cho việc vận hành tốt Hệ thống tại tổ chức mình.

e) Cung cấp thông tin trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu để phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra; truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng theo quy định của pháp luật.

g) Thực hiện việc nhập, sửa chữa và tra cứu thông tin trong Hệ thống theo Quy chế này và hướng dẫn sử dụng Hệ thống của Sở Tư pháp.

h) Bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống theo quy định của pháp luật.

Điều 29. Trách nhiệm của Hội công chứng viên thành phố

Hội Công chứng viên thành phố vận động Công chứng viên là Hội viên của tổ chức mình thực hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về chia sẻ thông tin và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn thành phố; có biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực, hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, bảo đảm an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

Điều 30. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 31. Điều khoản thi hành

Giao Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo UBND thành phố để xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.