ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC KẠN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1345/QĐ-UBND	Bắc Kạn, ngày 05 tháng 8 năm 2024

 

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN GIAI ĐOẠN 2020 - 2025

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC KẠN

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025;

Căn cứ Nghị quyết số 07/NQ-HĐND ngày 28 tháng 3 năm 2024 của Hội đồng nhân dân tỉnh Bắc Kạn về phân bổ và giao dự toán kinh phí sự nghiệp cho các đơn vị, địa phương thực hiện nhiệm vụ năm 2024 (bổ sung lần 1);

Theo đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 186/TTr-SNV ngày 31 tháng 7 năm 2024.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn giai đoạn 2020 - 2025.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện các nội dung cụ thể của Đề án theo quy định hiện hành; đảm bảo về tiến độ, hiệu quả và đúng quy định; định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện Đề án.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính, Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: Gửi bản điện tử: - Như Điều 4 (thực hiện); - CT, PCT UBND tỉnh; - LĐVP; - Lưu: VT, NCPC (Vân).

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đinh Quang Tuyên

 

ĐỀ ÁN

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC KẠN GIAI ĐOẠN 2020 - 2025

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ, HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Căn cứ pháp lý

- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006.

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011.

- Luật Bảo vệ bí mật nhà nước 29/2018/QH14 ngày 15/11/2018.

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

- Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

- Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”.

- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

- Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030.

- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

2. Hiện trạng công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

Hiện nay, tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản 397,3 mét giá tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm 23 phông, khối tài liệu lưu trữ. Khối lượng tài liệu này chủ yếu là của Phông lưu trữ UBND tỉnh, Ủy ban Hành chính tỉnh, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ và một số sở, ban, ngành khác... (ngoài ra, ước còn khoảng 8.000 mét giá tài liệu lưu trữ hiện đang được lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh). Đây là khối lượng tài liệu có giá trị quan trọng, được hình thành qua các thời kỳ phát triển của tỉnh, thường xuyên được khai thác để phục vụ nhu cầu của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh. Khối lượng tài liệu này đã được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, bảo quản đúng quy định. Song do điều kiện cơ sở hạ tầng chưa đảm bảo, chưa có phần mềm lưu trữ để thu thập những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của nguồn nộp lưu nên tạm thời chưa thực hiện số hóa, lưu trữ tài liệu dạng điện tử.

3. Sự cần thiết xây dựng Đề án

Việc thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh là phù hợp với chủ trương của Đảng và Nhà nước, đặc biệt là yêu cầu của Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”. Khối lượng tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử là rất lớn, tài liệu đưa ra số hóa đã được lựa chọn và có giá trị đặc biệt trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, an ninh, quốc phòng và văn hóa - xã hội đã và đang có nguy cơ bị hư hỏng. Tài liệu lưu trữ được số hóa sẽ tạo cơ sở bước đầu cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử một cách "toàn vẹn" thông qua quy trình số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử dạng tài liệu giấy sang dạng tài liệu số, hoặc dữ liệu số nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ lịch sử bản gốc, thực hiện giải pháp của quy trình bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ lịch sử; đồng nhất các loại hình tài liệu; quản lý và khai thác tập trung. Tài liệu số hóa sẽ giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng tạo điều kiện thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, giúp giảm tối đa chi phí cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Đồng thời, mở rộng và tạo thuận lợi hơn cho nhiều đối tượng cần khai thác và sử dụng phục vụ phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của địa phương nói riêng và của cả nước nói chung.

Trong thời đại công nghệ 4.0, các cơ quan đã và đang đưa chuyển đổi số vào hoạt động điều hành của mình để quản lý và hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí. Việc xây dựng và triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử là nhu cầu thiết yếu và mang ý nghĩa chiến lược, để từng bước tiến tới hiện đại hóa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực lưu trữ tài liệu của tỉnh. Từ đó góp phần hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành công việc cùng các hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin.

II. MỤC TIÊU, YÊU CẦU CỦA ĐỀ ÁN

1. Mục tiêu của Đề án

1.1. Mục tiêu chung

- Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp dịch vụ công một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng. Cung cấp thông tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.

- Tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ giấy đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh không thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng được số hóa, xây dựng dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến và được tổ chức khai thác sử dụng trên môi trường mạng theo quy định của pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và khai thác nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác chuyên môn, phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành, hoạt động nghiệp vụ, hoạt động truy xuất thông tin, nghiên cứu của các cơ quan nhà nước nói chung; cũng như tạo cơ sở dữ liệu chính thống phục vụ người dân, doanh nghiệp, khai thác, sử dụng.

1.2. Mục tiêu cụ thể

- Tiến hành số hóa 197,23 mét giá tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn giai đoạn 1950 - 2021 thuộc 21/23 phông, khối tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử của tỉnh.

- Nâng cấp, mở rộng phần mềm hồ sơ lưu trữ, đáp ứng khả năng lưu trữ và khai thác khối hồ sơ được số hóa theo đề án này. Bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh được tích hợp vào Phần mềm hồ sơ lưu trữ để phụ vụ công tác nghiện cứu, tra cứu của đông đảo đối tượng người dùng trên toàn tỉnh trên môi trường internet. Hướng tới việc tích hợp lên hệ thống Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ nhà nước.

- Thực hiện đào tạo, hướng dẫn nhân sự tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện số hóa các tài liệu về sau để đưa lên hệ thống phần mềm. Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng khai thác cơ sở dữ liệu cho các đơn vị nhà nước, người dân và doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh.

2. Yêu cầu của đề án

- Tài liệu được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử đang được lưu giữ tại kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn.

- Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ lưu khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu.

- Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

- Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý và tính trung thực của hồ sơ; tuân thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.

- Chuyển đổi việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc bằng giấy sang khai thác dưới dạng file điện tử. Cung cấp cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của văn bản gốc (bằng giấy).

III. NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN

1. Tổ chức số hóa số lượng tài liệu lưu trữ

1.1. Nguyên tắc số hóa hồ sơ

- Tài liệu được đưa vào số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử đang được lưu trữ và đã xác định được thời hạn bảo quản.

- Thực hiện lựa chọn ưu tiên số hóa trước các hồ sơ tài liệu theo các tiêu chí: nội dung tài liệu có giá trị cao; tần suất khai thác sử dụng nhiều; tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp. Theo quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ, tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa mà vẫn phải thực hiện bảo quản theo thời hạn đã xác định.

- Tài liệu số hóa được tối ưu hóa kích cỡ tệp tin để giảm thiểu gánh nặng lưu trữ và lưu thông trên mạng; đảm bảo việc đẩy lên hệ thống Phần mềm quản lý, số hóa hồ sơ (Phần mềm hồ sơ lưu trữ).

- Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ phải bảo đảm tính pháp lý, tính trung thực của hồ sơ. Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.

- Có phương án quản lý chặt chẽ về bảo mật tài liệu lưu trữ khi đưa ra số hóa từ khâu lựa chọn tài liệu, tiêu chí lựa chọn nhà thầu, đấu thầu, nghiệm thu hoàn thành và đưa vào bảo quản theo quy định.

1.2. Yêu cầu số hóa tài liệu lưu trữ

 Thực hiện số hóa 197,23 mét giá tài liệu lưu trữ giai đoạn 1950 - 2021 thuộc 21/23 phông, khối tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn với khoảng 1.323.258 trang (Chi tiết tại Phụ lục kèm theo).

1.3. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Nội dung quá trình số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu điện tử được quy định tại Thông tư 04//2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ với các bước cơ bản sau:

(1) Lập kế hoạch thu thập cơ sở dữ liệu:

- Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu, xây dựng, trình duyệt kế hoạch thu thập cơ sở dữ liệu;

- Lấy hồ sơ từ trên giá xuống chuyển đến nơi bàn giao tài liệu;

- Bàn giao tài liệu cho bộ phận biên mục phiếu tin;

- Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến nơi biên mục phiếu tin;

- Làm vệ sinh tài liệu.

(2) Xây dựng dữ liệu đặc tả:

- Xây dựng tài liệu hướng dẫn biên mục phiếu tin;

- Biên mục phiếu tin:

+ In, sao chụp phiếu tin;

+ Thực hiện biên mục theo hướng dẫn;

+ Kiểm tra kết quả biên mục phiếu tin;

+ Thực hiện sửa lỗi biên mục theo báo cáo kết quả kiểm tra.

- Bàn giao tài liệu, phiếu tin cho bộ phận bảo quản và bộ phận nhập dữ liệu.

(3) Nhập phiếu tin:

- Chuẩn bị trang thiết bị;

- Nhập phiếu tin văn bản, hồ sơ;

- Kiểm tra kết quả nhập phiếu tin;

- Thực hiện sửa lỗi nhập phiếu tin theo báo cáo kết quả kiểm tra.

(4) Số hóa tài liệu:

- Bàn giao tài liệu, phiếu tin, dữ liệu đặc tả cho bộ phận thực hiện số hóa;

- Vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện số hóa;

- Bàn giao tài liệu cho người thực hiện số hóa;

- Kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, dữ liệu đặc tả;

- Bóc tách, làm phẳng tài liệu;

- Thực hiện số hóa:

+ Thực hiện số hóa tài liệu theo yêu cầu;

+ Kiểm tra chất lượng tài liệu số hóa, số hóa lại tài liệu không đạt yêu cầu.

- Kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa;

- Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản;

- Vận chuyển tài liệu về kho bảo quản và sắp xếp lên giá.

(5) Kiểm tra sản phẩm:

- Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm;

- Thực hiện kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; lập báo cáo kiểm tra; thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

(6) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm:

- Sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ, bàn giao sản phẩm:

+ Xây dựng tài liệu hướng dẫn sao chép;

+ Thực hiện sao chép.

- Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm; lập và lưu hồ sơ cơ sở dữ liệu.

2. Xác định đơn giá tiền lương và kinh phí thực hiện

Căn cứ các văn bản quy định hiện hành để xây dựng dự toán kinh phí, cụ thể:

- Định mức lao động chuẩn hóa, chuyển đổi dữ liệu và số hóa tài liệu lưu trữ đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và chưa số hóa tài liệu quy định.

- Định mức trang thiết bị, vật tư văn phòng phẩm số hóa tài liệu lưu trữ.

- Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.

3. Năng lực thực hiện

Nhân lực thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ

- Các dịch vụ là tổ chức, cá nhân có tư cách pháp nhân, được cơ quan chức năng cấp phép, có đủ năng lực về chuyên môn ngành số hóa tài liệu lưu trữ trên địa bàn trong và ngoài tỉnh thực hiện.

- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, Sở Nội vụ thực hiện việc tiếp nhận, bàn giao đầu vào và đầu ra của sản phẩm.

4. Giải pháp thực hiện

- Nghiên cứu xây dựng danh mục và lập dự toán kinh phí đầu tư, các chi phí thực hiện số hóa, chi phí quản lý, chi phí tư vấn đầu tư và các chi phí khác phục vụ việc triển khai Đề án.

- Tham mưu trình cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí theo kế hoạch hằng năm cho các cơ quan liên quan đến việc triển khai thực hiện Đề án để tiến tới thu thập tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, đối với một số cơ quan, tổ chức đã sắp xếp khoa học tài liệu điện tử theo quy định hiện hành.

- Giải pháp kỹ thuật: Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, tích hợp vào Trung tâm dữ liệu của tỉnh.

5. Tiến độ, thời gian thực hiện

Đề án được triển khai thực hiện trong thời gian 18 tháng, cụ thể:

* Quý III và Quý IV năm 2024: Số hóa 13 phông, khối tài liệu lưu trữ, tương đương khoảng 641.114 trang văn bản, bao gồm:

(1) Phông UBND tỉnh Bắc Kạn giai đoạn 1995 - 2003;

(2) Khối tài liệu UBND tỉnh Bắc Thái;

(3) Khối tài liệu UBND tỉnh Cao Bằng;

(4) Phông Ủy ban Hành chính tỉnh Bắc Kạn;

(5) Phông Sở Kế hoạch và Đầu tư;

(6) Phông Sở Công nghiệp - Khoa học và Công nghệ;

(7) Phông Sở Giao thông Vận tải;

(8) Phông Sở Lao động - Thương binh và Xã hội;

(9) Phông Sở Tư pháp;

(10) Phông Sở Xây dựng;

(11) Phông Sở Nội vụ;

(12) Phông Cục Thuế tỉnh Bắc Kạn;

(13) Khối tài liệu Thi đua khen thưởng kháng chiến.

* Năm 2025: Tiến hành số hóa 08 phông, khối tài liệu lưu trữ và số tài liệu thuộc Phông UBND tỉnh Bắc Kạn giai đoạn 2004 - 2007, tương đương khoảng 682.144 trang văn bản, bao gồm:

(1) Phông Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh Bắc Kạn;

(2) Phông Hội đồng nhân dân tỉnh Bắc Kạn;

(3) Phông Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;

(4) Phông Sở Tài chính;

(5) Phông UBND thị xã Bắc Kạn

(6) Phông UBND huyện Ba Bể;

(7) Phông UBND huyện Pác Nặm

(8) Phông Ban Tôn giáo

- Tiếp tục Phông UBND tỉnh Bắc Kạn giai đoạn 2004 - 2007;

- Phối hợp nâng cấp mở rộng phần mềm Hồ sơ lưu trữ.

IV. KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Tổng kinh phí dự kiến để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn giai đoạn 2020 - 2025 là: 8.323.678.000 đồng (Bằng chữ: Tám tỷ, ba trăm hai mươi ba triệu, sáu trăm bảy mươi tám nghìn đồng).

2. Nguồn kinh phí thực hiện: Ngân sách Nhà nước.

3. Phân bổ kinh phí thực hiện:

- Năm 2024: 4.165.000.000 đồng (kinh phí đã được UBND tỉnh phân bổ kinh tại Quyết định số 599/QĐ-UBND, ngày 09/4/2024) với nội dung thực hiện:

+ Số hóa 13 phông lưu trữ của các đơn vị.

- Năm 2025: 4.158.678.000 đồng với nội dung thực hiện:

+ Số hóa 08 phông còn lại và phông lưu trữ UBND tỉnh Bắc Kạn giai đoạn 2004 - 2007.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Phối hợp với Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện các nội dung của Đề án theo quy định hiện hành đảm bảo về tiến độ, hiệu quả, đúng quy định, tránh lãng phí.

- Định kỳ báo cáo UBND tỉnh tiến độ, kết quả thực hiện Đề án (lồng ghép vào báo cáo thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số) theo quy định.

- Trong quá trình triển khai thực hiện Đề án, trường hợp có khó khăn, vướng mắc kịp thời báo cáo, đề xuất UBND tỉnh điều chỉnh Đề án để phù hợp với tình hình thực tiễn phát sinh.

2. Sở Tài chính

Trên cơ sở ý kiến của Sở Thông tin và Truyền thông về yếu tố kỹ thuật triển khai trong Đề án; chủ trì thẩm định dự toán và căn cứ khả năng ngân sách tham mưu cho UBND tỉnh bố trí kinh phí còn thiếu trong 2025 và các năm tiếp theo để thực hiện Đề án theo quy định hiện hành.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

- Phối hợp với Sở Nội vụ trong quá trình triển khai thực hiện Đề án; thực hiện việc chuyển tài liệu lưu trữ đã được số hóa lên phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định, đảm bảo việc khai thác, sử dụng.

- Phối hợp với Sở Nội vụ rà soát, nâng cấp, bổ sung thêm các tính năng vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sau số hóa (có phát sinh) tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn./.

 

 PHỤ LỤC

SỐ LƯỢNG TÀI LIỆU SỐ HÓA TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

TT	Tên phông lưu trữ	Số mét	Số trang
Thực hiện năm 2024		96,33	641.114
1	Phông UBND tỉnh Bắc Kạn giai đoạn 1995 - 2003	25,67	154.712
2	Khối tài liệu UBND tỉnh Bắc Thái	0,89	6.026
3	Khối tài liệu UBND tỉnh Cao Bằng	0,78	3.956
4	Phông Ủy ban Hành chính tỉnh Bắc Kạn	11	80.875
5	Phông Sở Kế hoạch và Đầu tư	2,33	16.884
6	Phông Sở Công nghiệp - Khoa học và Công nghệ	1,22	8.323
7	Phông Sở Giao thông Vận tải	11,11	79.213
8	Phông Sở Lao động - Thương binh và Xã hội	3,44	18.905
9	Phông Sở Tư pháp	1,22	9.199
10	Phông Sở Xây dựng	1,33	8.003
11	Phông Sở Nội vụ	30,89	214.759
12	Phông Cục Thuế tỉnh Bắc Kạn	1,89	8.107
13	Khối tài liệu Thi đua khen thưởng kháng chiến	4,56	32.152
Thực hiện năm 2025		100,90	682.144
1	Phông Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh Bắc Kạn	1,67	8.232
2	Phông Hội đồng nhân dân tỉnh Bắc Kạn	9,11	58.859
3	Phông Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn	9,89	73.884
4	Phông Sở Tài chính	21,89	168.556
5	Phông UBND thị xã Bắc Kạn	9,22	56.298
6	Phông UBND huyện Ba Bể	9,67	68.348
7	Phông UBND Huyện Pác Nặm	16,78	105.465
8	Phông Ban Tôn giáo tỉnh Bắc Kạn	2,11	12.124
9	Phông UBND tỉnh Bắc Kạn giai đoạn 2004 - 2007	20,56	130.378