ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1241/QĐ-UBND	Khánh Hòa, ngày 09 tháng 5 năm 2024

 

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA GIAI ĐOẠN 2024 - 2026”

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

Căn cứ Quyết định số 4607/QĐ-UBND ngày 14 tháng 12 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch chuyển đổi số tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1538/TTr-SNV ngày 25 tháng 4 năm 2024.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Đề án “Số hoá tài liệu lưu trữ tại tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026”.

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ triển khai thực hiện Đề án đảm bảo thời gian, tiến độ và hiệu quả; đồng thời báo cáo kết quả thực hiện Đề án cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký; Quyết định số 4279/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Đề án số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2026” hết hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành Quyết định này.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính, Thông tin và Truyền thông, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 4; - CT, PCT UBND tỉnh; - Văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh; - Các Sở, ban ngành; - UBND các huyện, thị xã, thành phố; - TT Công báo tỉnh; - Lưu: VT, HP, HT.

CHỦ TỊCH Nguyễn Tấn Tuân

 

ĐỀ ÁN

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA GIAI ĐOẠN 2024 - 2026
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1241/QĐ-UBND ngày 09 tháng 5 năm 2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Phần l

NHỮNG THÔNG TIN CHUNG

I. QUAN ĐIỂM XÂY DỰNG ĐỀ ÁN, CƠ SỞ PHÁP LÝ

1. Quan điểm xây dựng Đề án

Công nghệ thông tin là công cụ quan trọng hàng đầu để thực hiện mục tiêu thiên niên kỷ, hình thành xã hội thông tin, rút ngắn quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin và truyền thông là yếu tố có ý nghĩa chiến lược, góp phần tăng trưởng kinh tế, phát triển xã hội và tăng năng suất, hiệu suất lao động, ứng dụng công nghệ thông tin phải gắn liền với quá trình đổi mới và bám sát mục tiêu phát triển kinh tế xã hội, phải lồng ghép trong các chương trình, hoạt động chính trị, quản lý, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học công nghệ và an ninh quốc phòng. Xác định được tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong đời sống xã hội, tại Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01 tháng 7 năm 2014 của Bộ Chính trị (Khoá XI) về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế, Đảng ta đã khẳng định: “Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt, đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa”.

Thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của Nhà nước, những năm qua các cơ quan nhà nước đã tập trung ứng dụng công nghệ thông tin và có nhiều bước phát triển vượt bậc, góp phần nâng cao hiệu quả trong quản lý nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội. Văn bản, tài liệu là sản phẩm trong hoạt động của cơ quan nhà nước, những thay đổi trong phương thức hoạt động của các cơ quan nhà nước theo hướng phù hợp với môi trường công nghệ đã kéo theo những tác động nhất định đối với công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt, kể từ khi hình thành mô hình Chính phủ điện tử dẫn tới sự ra đời của tài liệu điện tử (một loại hình tài liệu lưu trữ mới) đã tác động đến công tác lưu trữ và yêu cầu số hóa tài liệu (chuyển tài liệu từ dạng analog (truyền thống) sang tài liệu dạng digital (số)) nhằm nâng cao tuổi thọ tài liệu gốc và phục vụ nhanh chóng, kịp thời nhu cầu tra cứu tài liệu lưu trữ mọi lúc, mọi nơi. Đây là cơ sở có tính tiền đề để Lưu trữ Việt Nam bước vào kỷ nguyên mới - Cách mạng công nghiệp số 4.0.

Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số đang làm thay đổi sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội và phương thức hoạt động của các cơ quan nhà nước, trong đó có các cơ quan lưu trữ. Cùng với chiến lược và lộ trình chuyển đổi số quốc gia, chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ then chốt của ngành lưu trữ, đòi hỏi ngành lưu trữ phải có giải pháp đồng bộ về tổ chức cơ quan quản lý nhà nước và quản lý tài liệu lưu trữ phù hợp với quá trình chuyển đổi số quốc gia. Đó chính là quá trình chuyển đổi cách thức tạo lập, trao đổi, lưu trữ, quản lý và khai thác, sử dụng thông tin lưu trữ từ giấy sang điện tử. Chính vì vậy, một trong những yêu cầu đặt ra với lĩnh vực lưu trữ chính là cần có giải pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ một cách phù hợp với quá trình chuyển đổi số quốc gia và chủ động tham gia vào cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư theo chủ trương của Đảng và chính sách của Nhà nước trong bối cảnh hiện nay.

Theo đó để đảm bảo thực hiện có hiệu quả việc chuyển đổi số trong công tác lưu trữ, ngày 03 tháng 4 năm 2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” với mục tiêu “Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước”. Điều này đã đặt ra yêu cầu cho các tất cả các tỉnh, thành phố trên cả nước cần phải có giải pháp để quản lý tập trung, thống nhất những tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

2. Cơ sở pháp lý

a) Cơ sở pháp lý quy định về tài liệu và lưu trữ tài liệu

- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

- Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”;

- Quyết định số 765/QĐ-TTg ngày 23/6/2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành ban hành Danh mục dịch vụ sự nghiệp công cơ bản, thiết yếu sử dụng ngân sách nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực Nội vụ;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công;

- Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

- Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu;

- Thông tư số 08/2023/TT-BNV ngày 31/5/2023 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước thuộc lĩnh vực lưu trữ;

- Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15/11/2023 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy;

- Quyết định số 246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; 

- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

- Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quy trình hướng dẫn thực hiện Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng;

- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 04/2021/QĐ-UBND ngày 15/3/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa.

- Kế hoạch số 4366/KH-UBND ngày 21/5/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa triển khai lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2025.

b) Cơ sở pháp lý quy định về công nghệ thông tin

- Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

- Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị (Khóa XI) về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế;

- Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025;

- Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

- Thông tư số 03/2020/TT-BTTTT ngày 24/02/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về lập đề cương và dự toán chi tiết đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng kinh phí chi thường xuyên thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước;

- Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng năm 2030;

- Quyết định số 2323/BTTTT-THH ngày 31/12/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Khung Kiến thức Chính phủ điện tử Việt Nam, phiên bản 2.0;

- Quyết định số 1222/QĐ-UBND ngày 04/5/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Kiến trúc chính quyền điện tử tỉnh Khánh Hòa;

- Kế hoạch số 13784/KH-UBND ngày 31/12/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa về ứng dụng công nghệ thông tin, phát triển chính quyền số và bảo đảm an toàn thông tin mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2025.

II. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN

1. Mục tiêu chung

a) Số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn góp phần bảo tồn, gìn giữ di sản văn hóa của quốc gia và của địa phương, từng bước đưa hoạt động số hóa thành nội dung thường xuyên có tính chuyên nghiệp cao tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh và làm thay đổi căn bản về phương pháp quản lý, thực hiện đồng bộ hóa chuyên môn, nghiệp vụ trên lĩnh vực lưu trữ theo hướng hiện đại.

b) Tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu số hóa nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh và cung cấp tài liệu nhanh nhất đến với công chúng để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác theo quy định của Luật Lưu trữ.

2. Mục tiêu cụ thể

a) Xây dựng hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, quản lý thống nhất, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng tối ưu nhất tài liệu lưu trữ điện tử đã được số hóa tối ưu nhất và hướng tới thực hiện văn thư, lưu trữ số theo đúng mục tiêu chuyển đổi số của Chính phủ.

b) Lưu trữ dữ liệu đồng bộ với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh nhằm đảm bảo thống nhất liên thông, thông suốt dữ liệu văn bản điện tử và khi đồng bộ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh, đảm bảo an toàn thông tin và đồng bộ với các hệ thống dùng chung của tỉnh tăng cường khả năng kết nối và chia sẻ; đồng thời thực hiện kết nối kho dữ liệu mở của tỉnh triển khai trong giai đoạn 2021 - 2026.

c) Chuyển đổi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác dữ liệu số và thực hiện trên môi trường mạng, giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian.

d) Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng.

e) Bảo đảm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đề ra trong kế hoạch lưu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa.

g) Tiến hành chỉnh lý 8.842,5 mét tài liệu tại Lưu trữ cơ quan; số hóa 623,84 mét tài liệu và bồi nền 45.000 tờ tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2026, đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh.

3. Yêu cầu

a) Đảm bảo thực hiện theo các quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

b) Tài liệu lưu trữ được số hóa là những tài liệu có tính pháp lý và giá trị bảo quản vĩnh viễn, đã được chỉnh lý khoa học và đang được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

c) Tài liệu lưu trữ được số hóa phải đảm bảo tính trung thực, theo trật tự của hồ sơ, tài liệu và tuân thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.

d) Tài liệu lưu trữ sau khi số hóa phải đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ thực hiện việc duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.

e) Phần mềm được xây dựng phải đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn về công nghệ kết nối và lưu trữ dữ liệu từ với hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành EOffice cũng như các tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả do Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ quy định.

4. Đối tượng áp dụng

a) Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh.

b) Các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh.

c) UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

III. THỰC TRẠNG VÀ SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ

a) Yếu tố thực tiễn: Tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội; là tài sản quý giá của quốc gia, dân tộc, vừa có giá trị thực tiễn trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh, quốc phòng...; vừa có giá trị lịch sử phản ánh toàn bộ quá trình hình thành, phát triển của con người trên mọi phương diện cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của mỗi địa phương nói riêng và cả nước nói chung.

b) Điều kiện bảo quản: Hiện tại phần lớn tài liệu tại các cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa là tài liệu giấy được lưu trữ, bảo quản chung trong một môi trường với lưu trữ phương pháp truyền thống. Trải qua thời gian dài tồn tại cùng với những nguyên nhân khác nhau nên hầu hết tài liệu lưu trữ nhất là những tài liệu hình thành trước năm 2010 đã bị xuống cấp và một bộ phận tài liệu đã bị hư hỏng hoặc đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau. Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, mất mát có nhiều dạng, nhiều kiểu khác nhau, có loại bị mục, nát, có loại bị bay màu mực, có loại bị các vi sinh vật, sinh vật làm thủng hoặc rách giấy, thậm chí có loại bị hư hỏng nặng và mất chữ hoàn toàn. Mỗi dạng, kiểu hư hỏng của tài liệu có thể do một hoặc một số nguyên nhân gây ra, có thể khái quát một số nguyên nhân sau:

- Do sự lão hóa tự thân của tài liệu lưu trữ: Điều kiện khí hậu nóng ẩm, mưa nhiều, trong khi kho tàng, trang thiết bị dùng để bảo quản tài liệu còn hạn chế và những tài liệu được hình thành từ năm 1969 đến năm 1999 do chất liệu giấy không tốt nên dễ bị hư hại và sẽ hỏng hoàn toàn tài liệu trong khoảng 10 năm tới nếu không có những biện pháp bảo toàn thích đáng.

- Do sự xâm hại tài liệu của các loài sinh vật và vi sinh vật: với khí hậu của nước ta là điều kiện tốt để các loài sinh vật phát triển nhanh, trong đó các loài gây hại nhiều nhất đối với tài liệu lưu trữ như: mối, mọt, loài gặm nhấm, các loại côn trùng khác... Ngoài ra, các loại vi sinh vật như nấm, mốc cũng phát triển rất nhanh và mạnh trên môi trường sống có chứa chất xenlulo, có độ ẩm cao và ở những nơi không làm vệ sinh tài liệu thường xuyên, khi đó sẽ để lại các vết bẩn và làm giảm độ bền của tài liệu, sẽ làm hư hỏng vĩnh viễn tài liệu.

- Do các điều kiện tự nhiên và tác động của con người gây nên: thời tiết, khí hậu, cách thức con người khai thác, sử dụng tài liệu.

Một số nguyên nhân nêu trên đã làm cho tài liệu lưu trữ ngày càng xuống cấp và có nguy cơ bị hủy hoại đáng kể. Bên cạnh đó, do vị trí địa lý Khánh Hòa là một tỉnh ven biển ở Khu vực duyên hải Nam Trung Bộ, nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới gió mùa, mùa khô thì nắng nóng kéo dài với nhiệt độ cao còn mùa mưa nhiều bão và áp thấp nhiệt đới, độ ẩm cao là những yếu tố tác động làm cho tài liệu lưu trữ càng nhanh bị hư hỏng.

Với tình hình biến đổi khí hậu như hiện nay và nhu cầu khai thác tài liệu ngày càng tăng thì tình trạng tài liệu hư hỏng sẽ tăng lên gây khó khăn cho công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu và không thể đưa ra khai thác phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học. Tình trạng này chẳng những gây khó khăn cho việc quản lý chặt chẽ tài liệu mà còn hạn chế cho việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ kinh tế - xã hội của địa phương và nếu không được sự quan tâm đầu tư kịp thời thì chỉ trong một thời gian không xa di sản quý giá của tỉnh sẽ bị hủy hoại; khi đó, dù có được đầu tư thỏa đáng cũng không phục hồi được. Điều này cho thấy rằng việc đề ra và thực hiện các giải pháp để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, nhất là những tài liệu có giá trị vĩnh viễn của tỉnh là rất cần thiết và cấp bách.

Vì vậy, nhiệm vụ bảo vệ, bảo quản được an toàn bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ trong mọi tình huống và giữ được thông tin chứa trong tài liệu để phục vụ cho nhu cầu của xã hội hiện nay cũng như sau này là cấp thiết, đòi hỏi phải thực hiện các giải pháp phù hợp với khoa học và nghiệp vụ do lưu trữ học đề ra. Một trong số các giải pháp hàng đầu được quan tâm triển khai thực hiện trong giai đoạn hiện nay đó là giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ.

2. Thực trạng về công tác lưu trữ 

a) Thực trạng về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan 

Thực hiện Kế hoạch giải quyết tài liệu tích đống tại các sở, ban ngành thuộc tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2009 - 2010, 06/14 Sở đã thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu hình thành từ trước năm 2004 trở về trước. Đến giai đoạn 2011 - 2015, cơ bản tài liệu từ trước năm 2004 trở về trước của các sở, ban ngành còn lại đã được chỉnh lý hoàn chỉnh với tổng số gần 1.540 mét tài liệu. Tại các huyện, thị xã, thành phố cũng đã chỉnh lý trên 2.500 mét tài liệu hình thành trước năm 2010, trong đó thành phố Nha Trang, Cam Ranh và huyện Cam Lâm đã chỉnh lý hoàn chỉnh theo đúng quy định trên 500 mét tài liệu và các huyện Vạn Ninh, Diên Khánh, Khánh Sơn, Khánh Vĩnh, thị xã Ninh Hòa đã chỉnh lý sơ bộ một phần tài liệu. Từ năm 2016 đến nay, các sở, ban ngành và các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh tiếp tục hợp đồng chỉnh lý trên 6.000 mét tài liệu.

Hoạt động chỉnh lý khoa học tài liệu luôn được các cơ quan, địa phương tại tỉnh quan tâm thực hiện nhưng do kinh phí nhà nước được cấp hàng năm để chỉnh lý hạn chế nên số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống còn rất nhiều và ngày càng tăng theo thời gian, do tình trạng tài liệu hình thành từ khâu giải quyết công việc không được lập hồ sơ mà để ở dạng lộn xộn, tùy tiện, phổ biến nhất là tại các phòng, ban chuyên môn cấp huyện, cấp xã và khi nộp vào Lưu trữ cơ quan cũng chỉ được sắp xếp, phân loại theo văn bản đi, văn bản đến hoặc giữ nguyên ở dạng bó gói. Tài liệu tồn đọng, tích đống lẫn lộn tài liệu có thời hạn và tài liệu vĩnh viễn nên khó có thể lựa chọn để tách riêng tài liệu có thời hạn vĩnh viễn để đưa ra chỉnh lý nên cần phải chỉnh lý toàn bộ tài liệu tồn đọng mới lựa chọn được những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để tiến hành số hóa.

Theo thống kê, số lượng tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Văn phòng Đoàn ĐBQH & HĐND tỉnh; Văn phòng UBND tỉnh; các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh là 13.867 mét giá trong đó có 7.967 mét tài liệu cần chỉnh lý bao gồm tài liệu bản chính, bản gốc, bản sao thuộc các lĩnh vực hành chính, xây dựng cơ bản, khoa học kỹ thuật..., cụ thể:

- Số mét giá tài liệu cần chỉnh lý của Văn phòng Đoàn ĐBQH & HĐND tỉnh và các sở, ban ngành là 2.439.

- Số mét giá tài liệu cần chỉnh lý của các huyện, thị xã, thành phố là 5.528.

Trong số những tài liệu trên có nhiều tài liệu đang bị mối, mọt, rách, thủng... do các thảm họa thiên nhiên và các tác nhân khác tác động. Trong thời gian tới số lượng tài liệu bị hư hỏng sẽ ngày càng tăng và sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi nếu không có biện pháp khoa học tác động, dẫn đến khó khăn trong việc khai thác, sử dụng những tài liệu gốc. Ngoài ra, rất nhiều tài liệu chưa được xác định đúng thời hạn bảo quản do được đưa ra chỉnh lý trước khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 quy định Thời hạn bảo quản tài liệu và các thông tư quy định thời hạn bảo quản chuyên ngành nên tài liệu mặc dù đã được chỉnh lý nhưng vẫn đang tồn đọng chưa thể lựa chọn được tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử hoặc tổ chức tiêu hủy hết thời hạn bảo quản theo quy định.

Mặc dù các cơ quan, địa phương nhìn nhận được tầm quan trọng của việc chỉnh lý, đánh giá lại tài liệu nhưng không đủ khả năng, nhân lực để chỉnh lý hay đánh giá lại tài liệu do không có cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách và trình độ, kinh nghiệm thực tế chỉnh lý tài liệu của cán bộ văn thư ở các cơ quan, tổ chức còn hạn chế.

Trước tình hình này, để quản lý, sử dụng khai thác tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả đáp ứng được yêu cầu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội của các địa phương, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ. Theo đó, Nghị định yêu cầu tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Để thực hiện được yêu cầu này, ngoài việc lưu trữ tài liệu giấy bằng phương pháp truyền thống cần tăng thêm lưu trữ tài liệu dưới dạng file ảnh bằng phương pháp số hóa những tài liệu giấy nhất là số hóa những tài liệu có giá trị vĩnh viễn và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nhằm tăng tính an toàn, bảo mật cho tài liệu lưu trữ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc, sẽ tăng cường bảo vệ tài liệu, tránh gây rách nát và thất thoát tài liệu ngoài ý muốn, phục vụ tốt nhu cầu khai thác tài liệu và tra cứu một cách khoa học.

b) Thực trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị và phần mềm tại Lưu trữ lịch sử

Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh với tổng diện tích 279 m² là kho tạm nằm tại số 56 Nguyễn Thiện Thuật, phường Tân Lập được đầu tư hộp, giá đựng tài liệu và các trang thiết bị cần thiết để phòng cháy, chữa cháy và giám sát tự động để bảo quản an toàn tài liệu. Việc đầu tư các điều kiện cho Kho lưu trữ lịch sử được quan tâm thực hiện nhưng vẫn chưa đảm bảo theo đúng các tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định, thiếu diện tích để bố trí đầy đủ các kho, phòng chức năng như: phòng bồi nền, phòng số hóa tài liệu, kho lưu trữ điện tử, phòng đọc bằng máy vi tính và khu vực trưng bày tài liệu và có sức chứa 1.221 mét tài liệu. Phòng đọc tài liệu giấy được bố trí tại trụ sở làm việc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tại 196 đường Thống Nhất, phường Phương Sài cách xa kho lưu trữ tài liệu gây mất thời gian và khó khăn trong việc vận chuyển, bảo quản an toàn tài liệu khi phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu.

Triển khai thực hiện Đề án số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (giai đoạn 2016 - 2021) theo Quyết định số 1211/QĐ-UBND ngày 11/5/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa, Kho Lưu trữ lịch sử được trang bị hệ thống cơ sở vật chất, công nghệ thông tin, các trang thiết bị nhằm phục vụ tốt công tác khai thác, sử dụng và số hóa tài liệu, cụ thể:

STT	Trang thiết bị	Số lượng
1	Máy chủ HP HPE ML110 Gen10	1 bộ
2	Hệ thống lưu trữ NAS READYNAS 214	1 bộ
3	Thiết bị chuyển mạch Smart Switch	1 bộ
4	Bản quyền Symantic cho Server SYMANTEC Endpoint Protection	1 bộ
5	Máy scan Kodak Alaris S2070	2 máy
6	Máy Scan Kodak Flatbed A3	2 máy
7	Máy vi tính Intel® Core i3	2 máy
8	Ổ cứng di động WD My passport 1Tb	2 cái
9	Tủ hồ sơ di động Hòa Phát - Kích thước: (W*D*H): 3.100*2.140*2.115	1 bộ
10	Phần mềm quản lý tài liệu số hóa	1 bộ

Phần mềm quản lý tài liệu số hóa chuyên dùng với các tính năng như sau: biên mục dữ liệu thông tin hồ sơ, tài liệu, đính kèm tệp tin; cho phép cập nhật, phân quyền, sao lưu, phục hồi dữ liệu lưu trữ và cho phép chuyển đổi dữ liệu từ excel, phần mềm Lotus Notes (phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu cũ tại Kho) để gắn tệp tài liệu số hóa... đã giúp việc tra tìm, khai thác tài liệu đã số hóa được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian (trung bình thời gian tìm kiếm 01 văn bản/hồ sơ trên phần mềm mất khoảng 03 đến 05 phút). Tuy nhiên, do được xây dựng từ năm 2016 nên phần mềm chưa đáp ứng yêu cầu theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu. Ngoài ra, chức năng chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm Lotus Notes do phần mềm hạn chế số lượng người thực hiện và phải đối khớp dữ liệu đã nhập trong Lotus Notes với dữ liệu số hóa trên phần mềm mới gắn được dữ liệu nên chỉ mới tạo lập được cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh cho 02 phông tài liệu do đó chưa thể phục vụ nhu cầu khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu công nghệ số hiện nay. Bên cạnh đó, phần mềm chưa có cổng thông tin để các cá nhân, đơn vị, tổ chức tra cứu và mượn trả tài liệu, cơ sở dữ liệu hiện có không liên thông được với các cơ sở dữ liệu điện tử của các cơ quan với nhau.

Hiện nay, hệ thống phần mềm quản lý văn bản E-Office đã được triển khai cho tất cả các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Khánh Hòa từ cấp tỉnh đến cấp huyện và các cơ quan ngành dọc trên địa bàn, tất cả tài liệu điện tử hình thành đều được lưu trữ trên hệ thống phần mềm này. Yêu cầu đặt ra là phải kết nối và lưu trữ dữ liệu giữa phần mềm quản lý văn bản E-Office và phần mềm quản lý số hóa tại Lưu trữ lịch sử nhưng hiện nay phần mềm tại Lưu trữ lịch sử chưa đáp ứng các tiêu chuẩn về công nghệ kết nối cũng như tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả do Bộ Thông tin và Truyền thông và Bộ Nội vụ quy định.

Thêm vào đó, máy chủ HPE ProLiant ML110 hiện nay tại Lưu trữ lịch sử dùng Chip Intel® Xeon® Bronze 3106 được sản xuất từ năm 2017, so với hệ chip mới ra gần đây thì đã cũ, khả năng tối ưu hóa không cao và với 8 khe ổ cứng chỉ chứa dung lượng dữ liệu tối đa là 16TB. Hệ thống lưu trữ NAS READYNAS 214 có cấu hình phần cứng vừa phải với 4 khay cắm ổ cứng có thể làm việc với bốn đĩa ổ cứng và mỗi ổ cứng có dung lượng lên tới 2TB cho dung lượng lưu trữ tối đa là 8TB. Với hiện trạng hạ tầng công nghệ thông tin hiện nay chỉ phục vụ được cho việc lưu trữ dung lượng dữ liệu nhỏ và chạy ứng dụng, phần mềm trong nội bộ nên không thể đáp ứng việc lưu trữ dung lượng lớn dữ liệu trong tương lai và việc kết nối, liên thông với hệ thống quản lý văn bản và điều hành E-Office của tỉnh cũng như tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước theo lộ trình và chưa đảm bảo các chức năng, tính năng để bảo vệ an toàn, bảo quản lâu dài tài liệu điện tử khi đưa ra phục vụ nhu cầu khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ điện tử.

c) Thực trạng tài liệu và khai thác tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Kho lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản 1221 mét tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đã số hóa được 27,08 mét tài liệu Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa (1989 -1996) và Phông Ban Thi đua - Khen thưởng (1976-2007) theo Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2016 - 2021”. Dự kiến đến năm 2030, số lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử đạt khoảng 2.000 mét nhưng với diện tích hạn hẹp như trên sẽ khó thực hiện việc tiếp nhận theo đúng quy định.

Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh những năm qua nhìn chung đảm bảo phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của các cơ quan nhà nước cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân trong và ngoài tỉnh. Trong giai đoạn 2016 - 2021, bình quân mỗi năm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, thủ tục cấp bản sao và cấp chứng thực tài liệu lưu trữ trực tuyến mức độ 3, 4 với số lượng gần 3.000 văn bản. Trong thời gian tới, dự kiến số lượt người khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ tăng bình quân hàng năm là 70% do số lượng tài liệu của cơ quan, địa phương nộp vào Lưu trữ lịch sử tăng lên gấp 3 lần.

Hiện nay, quy trình khai thác tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử còn sử dụng nhiều bước bằng phương pháp thủ công (trung bình mỗi lần tra thủ công 01 văn bản/hồ sơ phải mất 0,5 đến 01 ngày làm việc) cụ thể gồm các bước: (1) Cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử đăng ký trực tuyến trên Cổng thông tin dịch vụ hành chính công của tỉnh; (2) Lưu trữ viên trình xin ý kiến phê duyệt của lãnh đạo; (3) Đăng ký vào sổ khai thác tài liệu, tiến hành tra tìm danh mục tài liệu trong sổ mục lục sau đó tìm tài liệu tại kho; (4) Phôtô, sao lục tài liệu; (5) trình Lãnh đạo ký chứng thực; (6) Lưu trữ viên thu lệ phí, kiểm tra giấy giới thiệu hoặc giấy tờ tùy thân của độc giả và giao tài liệu. Tình trạng quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử chủ yếu bằng phương pháp thủ công truyền thống là nguyên nhân làm cho quy trình khai thác chưa thể đổi mới. Đây cũng là lý do làm cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong nhiều lĩnh vực như: Thông báo, công bố, trưng bày, triển lãm, giới thiệu chuyên đề tài liệu lưu trữ, nghiên cứu biên soạn, xuất bản sách chỉ dẫn các phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh còn hạn chế. Trong thời gian tới với số lượng tài liệu nộp lưu ngày càng tăng và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ngày càng nhiều mà Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉ số hóa và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu số hóa được 02/148 phông đang lưu trữ và chưa được tích hợp CSDL trên môi trường mạng internet; theo xu hướng công nghệ thông tin hiện nay sẽ mất nhiều thời gian để tra tìm và thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Qua đó, làm giảm sự hài lòng của cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu khai thác trực tuyến tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Ngoài ra, tài liệu lưu trữ chủ yếu lưu giữ thủ công trong tình trạng kho không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật lại phải chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu nên dần bị lão hóa, hư hỏng theo thời gian. Bên cạnh đó, việc thường xuyên phục vụ khai thác dưới hình thức bản gốc, bản chính văn bản và sao chụp như hiện nay sẽ dẫn đến những tài liệu có giá trị vĩnh viễn dễ nhàu nát, mờ chữ không đảm bảo lưu trữ được lâu dài. Thêm vào đó, rủi ro mất thông tin, dữ liệu hồ sơ gốc do các sự cố ngoài ý muốn như hỏa hoạn, thiên tai, ý thức trách nhiệm của viên chức trực tiếp thụ lý hồ sơ... là vô cùng lớn gây khó khăn, mất nhiều thời gian và công sức trong việc tìm kiếm.

d) Thực trạng nhân lực tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện nay được duy trì với số lượng 09 biên chế, trong đó 08 người có trình độ đại học và 01 người trình độ cao đẳng. Hàng năm, đội ngũ này được quan tâm cử đi tham gia các lớp đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ qua đó kịp thời đáp ứng sự thay đổi công nghệ trong công tác lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy nhiên, với số lượng biên chế viên chức cố định mà tài liệu nộp lưu ngày càng tăng và diện tích kho hạn hẹp gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu khi phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu nên đòi hỏi cần phải tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ qua việc số hóa để bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của các yếu tố lý hóa trong quá trình sử dụng lâu dài và tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu của công chúng là vấn đề quan trọng và cấp bách.

Cùng với chiến lược và lộ trình chuyển đổi số quốc gia, chuyển đổi số về văn thư, lưu trữ là một trong những nhiệm vụ then chốt của ngành lưu trữ đã đặt ra yêu cầu cần có giải pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ một cách phù hợp với quá trình chuyển đổi số quốc gia và chủ động tham gia vào cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư theo đúng chủ trương của Đảng và chính sách của nhà nước trong bối cảnh hiện nay. Giải pháp chính là số hóa tài liệu và quản lý bằng phần mềm lưu trữ chuyên dụng; với số lượng biên chế hạn chế hiện nay phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác tại Kho nên Lưu trữ lịch sử tỉnh không thể tự số hóa toàn bộ tài liệu hiện đang bảo quản bằng các thiết bị số hóa được trang bị theo Đề án trước đây.

Ngày 03 tháng 4 năm 2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” với mục tiêu “Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước”. Điều này cho thấy việc quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ các Phông lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại tỉnh Khánh Hòa là cần thiết. Nhận thấy được yêu cầu cấp thiết này và tầm quan trọng của việc số hóa, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành Đề án số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2026” tại Quyết định số 4279/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2021.

Tuy nhiên, qua 02 năm triển khai thực hiện Đề án đã phát sinh nhiều hạn chế, khó khăn, cụ thể:

- Đối với quy trình số hóa: Sau khi các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện chỉnh lý tài liệu sẽ lựa chọn những tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiến hành số hóa; cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ vào thiết bị lưu trữ và tiến hành nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Lưu trữ lịch sử sẽ kiểm tra dữ liệu nộp lưu, nếu chất lượng không đạt yêu cầu sẽ trả lại cho các cơ quan, đơn vị rà soát, thực hiện lại và quá trình này sẽ lặp lại cho đến khi đạt yêu cầu mới phê duyệt kết quả nộp lưu gây mất thời gian cho các cơ quan, đơn vị, địa phương và Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Lộ trình cấp kinh phí thực hiện: năm 2023 có 02 cơ quan là Sở Tài chính và Sở Xây dựng sẽ được cấp kinh phí thực hiện số hóa tài liệu nhưng 02 cơ quan này đã thực hiện chỉnh lý trong năm 2022 và đã nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh nên không có tài liệu vĩnh viễn để được cấp kinh phí thực hiện số hóa theo lộ trình quy định. Ngoài ra, các cơ quan, đơn theo lộ trình sẽ được cấp kinh phí thực hiện chỉnh lý, số hóa trong năm 2024, 2025, 2026 nhưng phải di dời trụ sở trong năm 2024 để triển khai xây dựng trụ sở làm việc của Tỉnh ủy, Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh nên được ưu tiên cấp kinh phí chỉnh lý trong năm 2023, 2024 để tránh thất thoát tài liệu khi di dời đã làm thay đổi lộ trình của Đề án.

- Tại Lưu trữ lịch sử nhiều tài liệu của giai đoạn trước đã bị hư hỏng nhưng chưa được bồi nền nên chưa thể tiến hành số hóa theo lộ trình của Đề án.

Do đó, để đảm bảo lộ trình thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, việc xây dựng Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2024 - 2026” trên cơ sở Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2021 - 2026” và các văn bản quy định mới ban hành về lưu trữ là thực sự cần thiết. Đây cũng là giải pháp khắc phục hạn chế, khó khăn của Đề án đã ban hành và phù hợp xu hướng phát triển của mô hình chính phủ điện tử ở Việt Nam và các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ.

Phần II

NỘI DUNG VÀ KINH PHÍ CỦA ĐỀ ÁN

I. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Phạm vi thực hiện

a) Tiến hành chỉnh lý những tài liệu đang tồn đọng, tích đống để sắp xếp một cách khoa học và lựa chọn những tài liệu đã chỉnh lý thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử để số hóa. Tài liệu đưa ra chỉnh lý và số hóa những tài liệu có thời gian từ năm 2016 trở về trước và được hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Đoàn ĐBQH & HĐND tỉnh; các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

b) Tổ chức số hóa những Phông tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu điện tử và tài liệu số hóa trên cơ sở phát triển phần mềm quản lý tài liệu số hóa của Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (giai đoạn 2016 - 2021) đảm bảo theo tiêu chuẩn quy định và có thể kết nối với phần mềm quản lý văn bản E-Office; xây dựng mới Cổng Thông tin điện tử Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ khai thác trực tuyến tài liệu và các hoạt động khác của công tác lưu trữ theo quy định.

d) Đào tạo và chuyển giao công nghệ

Đào tạo hướng dẫn sử dụng các chức năng mới được cập nhật trên phần mềm và cách thức chuyển đổi cơ sở dữ liệu của tài liệu lưu trữ được số hóa với mục đích cung cấp đầy đủ các kiến thức cơ bản và nâng cao về các bước quy trình số hóa, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu đã có nhằm hỗ trợ thực hiện tốt nhiệm vụ sau:

- Thực hiện các thao tác cơ bản trong quy trình chuyển đổi dữ liệu, số hóa hồ sơ lưu trữ phát sinh sau khi đề án kết thúc.

- Khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu đã được số hóa một cách an toàn, bảo mật và có hiệu quả.

e) Tổ chức giao nộp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và chuyển đổi dữ liệu vào phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đảm bảo phục vụ có hiệu quả nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Tiến độ thực hiện

Đề án triển khai thực hiện trong thời gian 03 năm từ 2024 đến 2026, cụ thể:

- Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh và các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh tiến hành bàn giao tài liệu cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ để thực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu theo kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

(Số liệu tại Phụ lục I)

- UBND các huyện, thị xã, thành phố ban hành kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; bố trí kinh phí để thực hiện việc chỉnh lý tài liệu theo kế hoạch đã ban hành, đảm bảo việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm đúng thời gian quy định.

(Số liệu tại Phụ lục V)

- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ như sau:

+ Rà soát, thống kê chi tiết tài liệu có tình trạng vật lý kém (bị giòn, dễ gãy nát, rách, ố vàng...) của các Phông tài liệu hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; tham mưu xây dựng Kế hoạch bồi nền tài liệu trong giai đoạn 2024 - 2026 theo hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu cho đơn vị sự nghiệp cung ứng dịch vụ công, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

+ Tham mưu xây dựng Kế hoạch chỉnh lý tài liệu của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh và sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh theo lộ trình và mức độ ưu tiên bằng hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu cho đơn vị sự nghiệp cung ứng dịch vụ công, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

+ Tham mưu xây dựng Kế hoạch số hóa tài liệu của các Phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo lộ trình và mức độ ưu tiên bằng hình thức đấu thầu lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có năng lực thực hiện nhiệm vụ số hóa, trinh cấp có thẩm quyền phê duyệt.

(Số liệu tại Phụ lục XII)

- Sở Nội vụ hoàn thiện xây dựng Cổng Thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa trong năm 2024; tổ chức thực hiện việc chỉnh lý, số hóa, bồi nền tài liệu theo lộ trình quy định và kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

3. Giải pháp thực hiện

a) Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh và các sở, ban ngành thuộc UBND tỉnh tiến hành bàn giao tài liệu cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ để thực hiện chỉnh lý theo lộ trình quy định.

(Số liệu tại Phụ lục I)

b) Căn cứ dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu, các địa phương tùy theo khả năng cân đối kinh phí để thực hiện việc chỉnh lý đảm bảo việc nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh hàng năm đúng thời gian quy định.

(Số liệu tại Phụ lục V)

c) Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ tham mưu xây dựng các Kế hoạch triển khai thực hiện việc chỉnh lý, bồi nền và số hóa tài liệu trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; thông báo thời gian, địa điểm, lộ trình thực hiện bàn giao tài liệu đến Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, các sở, ban ngành thuộc UBND tỉnh; tham mưu lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn để thực hiện thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và bàn giao lại tài liệu có thời hạn, tài liệu hết giá trị cho các cơ quan quản lý khi kết thúc chỉnh lý.

d) Căn cứ dự toán kinh phí cần thực hiện để chỉnh lý, bồi nền, số hóa tài liệu và xây dựng phần mềm và theo lộ trình quy định, hàng năm Sở Nội vụ lập dự toán kinh phí trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và triển khai thực hiện đảm bảo theo quy định.

(Dự toán kinh phí tại Phụ lục II, III, IV, XI, XVII, XX)

đ) Sở Nội vụ lập và trình thẩm định, phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết xây dựng Cổng Thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa trên cơ sở nâng cấp phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện có và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt; tổ chức thực hiện chỉnh lý, bồi nền, số hóa tài liệu theo kế hoạch được phê duyệt.

4. Quy trình thực hiện chỉnh lý, bồi nền và số hóa tài liệu

a) Quy trình chỉnh lý tài liệu thực hiện theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000.

b) Quy trình số hóa tài liệu thực hiện theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quy hình hướng dẫn thực hiện Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng.

c) Quy trình bồi nền tài liệu thực hiện theo Quyết định số 246/QĐ-LTNN ngày 17 tháng 12 năm 2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ.

II. DỰ TOÁN KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Dự toán kinh phí thực hiện

a) Dự toán kinh phí để thực hiện chỉnh lý tài liệu

- Ngân sách tỉnh cấp cho Sở Nội vụ để thực hiện chỉnh lý tài liệu của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh và các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh theo lộ trình và mức độ ưu tiên bằng hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu cho đơn vị sự nghiệp cung ứng dịch vụ công, kinh phí là 23.773.277.694 đồng (Bằng chữ: Hai mươi ba tỷ bảy trăm bảy mươi ba triệu hai trăm bảy mươi bảy ngàn sáu trăm chín mươi bốn đồng) trong đó:

+ Kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu năm 2024 là 8.703.524.839 đồng (Bằng chữ: Tám tỷ bảy trăm lẻ ba triệu năm trăm hai mươi bốn ngàn tám trăm ba mươi chín đồng).

+ Kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu năm 2025 là 10.136.438.179 đồng (Bằng chữ: Mười tỷ một trăm ba mươi sáu triệu bốn trăm ba mươi tám ngàn một trăm bảy mươi chín đồng).

+ Kinh phí thực hiện chỉnh lý tài liệu năm 2026 là 4.933.314.676 đồng (Bằng chữ: Bốn tỷ chín trăm ba mươi ba triệu ba trăm mười bốn ngàn sáu trăm bảy mươi sáu đồng).

(Dự toán chi tiết tại Phụ lục II, III, IV)

- Ngân sách cấp huyện tự cân đối để thực hiện chỉnh lý cho các đơn vị trực thuộc là 50.902.489.420 đồng (Bằng chữ: Năm mươi tỷ chín trăm lẻ hai triệu bốn trăm tám mươi chín ngàn bốn trăm hai mươi đồng).

(Dự toán chi tiết tại Phụ lục V)

Định mức lao động chỉnh lý, định mức máy móc thiết bị, định mức công cụ dụng cụ, định mức vật tư văn phòng phẩm, định mức tiêu hao năng lượng áp dụng theo Phụ lục II, III tại Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15/11/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy.

(Định mức chi tiết tại Phụ lục VI, VII, VIII, XIX, X)

b) Dự toán kinh phí số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử trong giai đoạn 2024 - 2026 do Ngân sách tỉnh cấp cho Sở Nội vụ để thực hiện bằng hình thức đấu thầu, với kinh phí là 14.546.875.137 đồng (Bằng chữ: Mười bốn tỷ năm trăm bốn mươi sáu triệu, tám trăm bảy mươi lăm ngàn, một trăm ba mươi bảy đồng), trong đó:

- Kinh phí số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2024 là 3.680.403.498 đồng (Bằng chữ: Ba tỷ sáu trăm tám mươi triệu, bốn trăm lẻ ba ngàn, bốn trăm chín mươi tám đồng).

- Kinh phí số hóa liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2025 là 6.321.485.201 đồng (Bằng chữ: Sáu tỷ ba trăm hai mươi mốt triệu, bốn trăm tám mươi lăm ngàn, hai trăm lẻ một đồng).

- Kinh phí số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2026 là 4.544.986.438 đồng (Bằng chữ: Bốn tỷ năm trăm bốn mươi bốn triệu, chín trăm tám mươi sáu ngàn, bốn trăm ba mươi tám đồng).

(Dự toán kinh phí số hóa tại Phụ lục XI)

Kinh phí số hóa tài liệu được thực hiện từ kinh phí tạo lập cơ sở dữ liệu; đơn giá nhân công áp dụng theo Phụ lục II tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; kinh phí vật tư áp dụng theo Phụ lục V tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; kinh phí hao phí thiết bị áp dụng theo Thông tư số 45/2018/TT-BTC ngày 07/05/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản cố định do nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp.

(Chi tiết tại Phụ lục XIII, XIV, XV, XVI)

c) Dự toán kinh phí bồi nền tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh trong giai đoạn 2024 - 2026 do Ngân sách tỉnh cấp cho Sở Nội vụ để thực hiện theo lộ trình và mức độ ưu tiên bằng hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu cho đơn vị sự nghiệp cung ứng dịch vụ công, với kinh phí là 787.560.000 đồng (Bằng chữ: Bảy trăm tám mươi bảy triệu năm trăm sáu mươi nghìn đồng), trong đó:

- Kinh phí bồi nền tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2024 là 262.520.000 đồng (Bằng chữ: Hai trăm sáu mươi hai triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng).

- Kinh phí bồi nền tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2025 là 262.520.000 đồng (Bằng chữ: Hai trăm sáu mươi hai triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng).

- Kinh phí bồi nền tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2026 là 262.520.000 đồng (Bằng chữ: Hai trăm sáu mươi hai triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng).

(Dự toán chi tiết tại Phụ lục XVII)

Kinh phí bồi nền tài liệu áp dụng đơn giá bồi nền theo Phụ lục I tại Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công; kinh phí vật tư bồi nền áp dụng theo Phụ lục II tại Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng phương pháp thủ công.

(Đơn giá chi tiết tại Phụ lục XVIII, XIX)

d) Dự toán kinh phí xây dựng Cổng Thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa trên cơ sở nâng cấp phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đã được đầu tư tại Lưu trữ lịch sử tỉnh: 6.774.809.015 đồng (Bằng chữ: Sáu tỷ bảy trăm bảy mươi bốn triệu tám trăm linh chín nghìn không trăm mười lăm đồng).

(Dự toán kinh phí tại Phụ lục XX)

2. Tiến độ cấp kinh phí

Kinh phí thực hiện gồm: Ngân sách nhà nước tỉnh (kinh phí chi thường xuyên), ngân sách nhà nước cấp huyện và các nguồn vốn hợp pháp khác. Kinh phí thực hiện cụ thể như sau:

a) Kinh phí chỉnh lý, bồi nền tài liệu được cấp hàng năm cho Sở Nội vụ từ ngân sách tỉnh (kinh phí chi thường xuyên) để giao cho đơn vị cung ứng dịch vụ sự nghiệp công theo hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu để tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu cho các cơ quan và bồi nền tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

b) Kinh phí thực hiện số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được cấp hàng năm cho Sở Nội vụ từ ngân sách tỉnh (kinh phí chi thường xuyên) theo kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt để tổ chức đấu thầu lựa chọn đơn vị có năng lực thực hiện nhiệm vụ số hóa theo quy định.

c) Kinh phí chỉnh lý khoa học tài liệu của các huyện, thị xã, thành phố, do UBND các huyện, thị xã, thành phố rà soát, sắp xếp trong nguồn dự toán được giao hàng năm và các nguồn tài chính hợp pháp của ngân sách cấp huyện để thực hiện.

d) Kinh phí xây dựng Cổng Thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa trên cơ sở nâng cấp phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện có được cấp cho Sở Nội vụ từ nguồn vốn chuyển đổi số theo Kế hoạch chuyển đổi số của tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2023 - 2025 đã được UBND tỉnh phê duyệt.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Phối hợp với Sở Tài chính, Sở Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện các nội dung của Đề án theo quy định hiện hành.

b) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tham mưu xây dựng các kế hoạch chỉnh lý, bồi nền, số hóa tài liệu theo lộ trình và mức độ ưu tiên để trình UBND tỉnh phê duyệt. Trong đó, kế hoạch chỉnh lý, bồi nền tài liệu bằng hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu để lựa chọn đơn vị cung ứng dịch vụ sự nghiệp công thực hiện; kế hoạch thực hiện việc số hóa bằng hình thức đấu thầu lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có năng lực thực hiện nhiệm vụ số hóa theo quy định.

c) Đối với năm 2024, vào thời điểm rà soát dự toán đã phân bổ cho các nhiệm vụ chi trong năm của các cơ quan, tổng hợp, xác định kinh phí cần thực hiện để chỉnh lý, bồi nền và số hóa, gửi Sở Tài chính tổng hợp, tham mưu trình UBND tỉnh bổ sung để thực hiện theo tiến độ Đề án được phê duyệt.

Trong trường hợp các cơ quan, đơn vị không thuộc đối tượng chỉnh lý tài liệu trong năm 2024, khi rà soát dự toán được phân bổ trong năm nhưng không sử dụng hết thì tổng hợp, đề xuất Sở Tài chính tổng hợp, tham mưu trình UBND tỉnh bổ sung để thực hiện chỉnh lý sớm hơn so với lộ trình Đề án được phê duyệt.

d) Từ năm 2025 trở đi, xây dựng, xác định kinh phí thực hiện trong năm để chỉnh lý, bồi nền và số hóa theo lộ trình (vào thời điểm xây dựng dự toán), gửi Sở Tài chính tổng hợp, cân đối theo khả năng ngân sách tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh thông qua.

e) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh chủ trì thực hiện việc tiếp nhận tài liệu của các cơ quan để tổ chức thực hiện việc chỉnh lý và lựa chọn những tài liệu có tình trạng vật lý kém bị hư hỏng để đưa ra bồi nền theo lộ trình quy định.

g) Lựa chọn đơn vị có đủ điều kiện năng lực về chuyên ngành số hóa tài liệu lưu trữ để số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

h) Lập, trình phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết xây dựng Cổng Thông tin Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa; phê duyệt, lựa chọn và ký kết hợp đồng nhà thầu đảm bảo tiêu chuẩn quy định; nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và tổ chức quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm đạt hiệu quả.

i) Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra, thẩm định tài liệu đề nghị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh của các huyện, thị xã, thành phố và phê duyệt mục lục tài liệu nộp lưu theo đúng quy trình.

k) Trong quá trình triển khai nếu có phát sinh, vướng mắc kịp thời tổng hợp điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.

2. Sở Tài chính

a) Đối với năm 2024, vào thời điểm rà soát dự toán đã phân bổ cho các nhiệm vụ chi trong năm, trên cơ sở tổng hợp kinh phí cần thực hiện để chỉnh lý, bồi nền và số hóa của Sở Nội vụ, tham mưu trình UBND tỉnh bổ sung từ nguồn điều chỉnh dự toán để thực hiện theo tiến độ Đề án được phê duyệt.

Trong trường hợp các cơ quan, đơn vị không thuộc đối tượng chỉnh lý tài liệu trong năm 2024, khi rà soát dự toán được phân bổ trong năm nhưng không sử dụng hết và theo đề xuất của Sở Nội vụ, tổng hợp, tham mưu trình UBND tỉnh bổ sung để thực hiện chỉnh lý sớm hơn so với lộ trình Đề án được phê duyệt.

b) Từ năm 2025 trở đi, trên cơ sở dự toán kinh phí do Sở Nội vụ lập cùng thời điểm xây dựng dự toán hàng năm để thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu cho các cơ quan và bồi nền, số hóa tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo lộ trình; Sở Tài chính tổng hợp, cân đối theo khả năng ngân sách tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh thông qua.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Phối hợp với Sở Nội vụ triển khai, thiết lập kết nối, liên thông phần mềm Quản lý lưu trữ tài liệu điện tử và tài liệu số hóa với phần mềm Quản lý văn bản và điều hành theo phương án kết nối đã được phê duyệt, nhằm phục vụ trích xuất, nộp lưu tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức thẩm định các nhiệm vụ, dự án công nghệ thông tin triển khai lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước theo quy định.

4. Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố

a) Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh và các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh:

- Chủ động thống kê số lượng, thành phần tài liệu từ năm 2016 trở về trước và thực hiện bàn giao tài liệu cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ để chỉnh lý theo lộ trình.

- Đối với năm 2024, vào thời điểm rà soát dự toán đã phân bổ cho các nhiệm vụ chi trong năm của các cơ quan, xác định kinh phí cần thực hiện để chỉnh lý gửi Sở Nội vụ tổng hợp, gửi Sở Tài chính thẩm định, tham mưu trình UBND tỉnh bổ sung để thực hiện theo tiến độ Đề án được phê duyệt.

b) UBND các huyện, thị xã, thành phố chủ động bố trí kinh phí để triển khai thực hiện chỉnh lý; phối hợp với Sở Nội vụ tăng cường kiểm tra, giám sát việc thực hiện chỉnh lý tài liệu trên địa bàn đảm bảo lựa chọn tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện năng lực để tổ chức triển khai thực hiện theo tiến độ; đáp ứng chất lượng hồ sơ, tài liệu để thực hiện việc nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh./.