QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC GIAI ĐOẠN 2023 - 2025

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị (Khóa XI) về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025;

Căn cứ Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”;

Căn cứ Quyết định số 765/QĐ-TTg ngày 23/6/2022 của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh mục dịch vụ sự nghiệp công cơ bản, thiết yếu sử dụng ngân sách Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực Nội vụ;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 477/TTr-SNV ngày 27/9/2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023 - 2025 (Có Đề án kèm theo).

Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo tổ chức triển khai thực hiện đảm bảo hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ của Đề án, phát huy có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở: Nội vụ Tài chính, Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH VĨNH PHÚC GIAI ĐOẠN 2023-2025
(Kèm theo Quyết định số: 1942/QĐ-UBND ngày 31 tháng 10 năm 2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc)

Phần thứ nhất

CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN

1. Cơ sở pháp lý

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị (Khoá XI) về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế;

Căn cứ Chỉ thị số 35/2017/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào cơ quan, lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Chỉ thị số 15/2012/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2020 - 2025, định hướng đến năm 2030;

Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025;

Căn cứ Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc Phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”;

Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ về Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

Căn cứ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày 27/8/2021 của UBND tỉnh triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2022 -2025”.

2. Cơ sở thực tiễn

Trong những năm gần đây việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của cơ quan nhà nước đã trở thành xu thế tất yếu, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước, tăng cường công khai, minh bạch thông tin và tiết kiệm chi phí. Ứng dụng phát triển CNTT là nhiệm vụ bắt buộc đã được Đảng và Nhà nước rất quan tâm và tạo điều kiện để thực hiện mục tiêu thiên niên kỷ, hình thành xã hội thông tin, rút ngắn quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

Số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện số hóa các loại hình tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác như: tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh, tài liệu âm thanh... (trong đó phần lớn là tài liệu lưu trữ nền giấy) để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất. Đảng và Nhà nước ta đã và đang thực hiện mạnh mẽ chủ trương ứng dụng CNTT nhằm cải cách nền hành chính, hiện đại hóa cơ quan chính phủ, xây dựng một Chính phủ hiệu lực, hiệu quả hơn, thực sự của dân, do dân và vì dân, nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo môi trường thuận lợi phát triển kinh tế - xã hội. Điều này đã được thể hiện rõ trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội và các chương trình về cải cách hành chính của đất nước. Hiện nay CNTT đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có lĩnh vực văn thư - lưu trữ. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư - lưu trữ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động của cơ quan nhà nước, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc.

Đặc biệt với việc hình thành mô hình Chính phủ điện tử dẫn tới sự ra đời của tài liệu điện tử (một loại hình tài liệu lưu trữ mới) đã tác động đến công tác lưu trữ và yêu cầu về số hóa tài liệu, chuyển tài liệu từ dạng truyền thống (analog) sang tài liệu dạng số (digital) nhằm nâng cao tuổi thọ tài liệu gốc và phục vụ nhanh chóng, kịp thời yêu cầu tra cứu tài liệu lưu trữ mọi lúc, mọi nơi. Trong thời điểm giao thời khi “văn thư - lưu trữ truyền thống” vẫn còn hiện diện như một hình thức hoạt động chưa hoặc không thể thay thế, còn “văn thư - lưu trữ điện tử” chưa hoàn thiện khung pháp lý mặc dù đã hiện diện với khá đầy đủ hình thái thì việc số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ là cầu nối, phương tiện rất quan trọng để chuyển hóa, kết nối sản phẩm của “văn thư - lưu trữ truyền thống” trên môi trường mạng.

Từ cơ sở pháp lý và thực tiễn trên, việc xây dựng Đề án “Số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025” là nhiệm vụ quan trọng và cần thiết hiện nay.

II. QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU

1. Quan điểm

- Việc xây dựng Đề án “Số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023 - 2025” là nội dung quan trọng nhằm tổ chức thực hiện có hiệu quả Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2023 - 2025”. Việc chỉ đạo, tổ chức thực hiện Đề án phải bảo đảm thiết thực, phù hợp, khả thi, bám sát sự chỉ đạo theo Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày 27/8/2021 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg.

- Thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ gắn liền với thực hiện cải cách hành chính, tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Số hoá tài liệu lưu trữ sẽ tạo tiền đề cho việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, đồng thời giảm được không gian lưu trữ, tăng cường khả năng bảo mật thông tin và đưa chi phí vận hành và quản lý hệ thống lưu trữ xuống thấp hơn so với cách làm truyền thống.

- Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và quản lý đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước.

2. Mục tiêu

a) Mục tiêu chung

- Ứng dụng Công nghệ thông tin để chuyển từ phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ dịch vụ công một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng. Thực hiện cung cấp thông tin một cách hiệu quả, đầy đủ, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.

- Đưa dữ liệu tài liệu lưu trữ vào hệ thống phần mềm nhằm phục vụ quản lý, điều hành, tác nghiệp và cung cấp thông tin phục vụ tra cứu của các cá nhân và cơ quan, tổ chức.

b) Mục tiêu cụ thể

- Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023 - 2025” được xây dựng nhằm mục tiêu cơ bản là quét, nhập liệu các trường thông tin tài liệu đã được chỉnh lý, từng bước chuyển từ phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, giúp cho việc quản lý, khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả. Đồng thời đảm bảo có các bản sao dự phòng và có thể kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ gốc.

- Xây dựng kho dữ liệu số phục vụ cho nhu cầu khai thác thông tin, quản lý tập trung tài liệu trên một cơ sở dữ liệu chung. Đảm bảo tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

- Căn cứ Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ và Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày 27/8/2021 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc về việc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Đề án thực hiện số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử đối với 34.339 hồ sơ tương ứng với 4.841.799 trang tài liệu (chiếm tỷ lệ khoảng 61% tổng số tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh).

III. YÊU CẦU, ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN

1. Yêu cầu

- Tài liệu được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử (thời hạn bảo quản vĩnh viễn) đang được lưu giữ lại kho Lưu trữ lịch sử thuộc Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc.

- Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ sau khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu.

- Quá trình số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính pháp lý và tính trung thực của hồ sơ, tuân thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.

2. Đối tượng, phạm vi của Đề án

Đối tượng: Tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc. Trong đó, tập trung vào các nhóm tài liệu cần ưu tiên số hoá như: tài liệu đang có dấu hiệu xuống cấp, tài liệu có tần suất sử dụng cao...

Phạm vi: Tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc.

Phần thứ hai

THỰC TRẠNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP

I. THỰC TRẠNG

1. Thực trạng về tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ lịch sử

Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc đang trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ 47 cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, với tổng số 3.288 mét giá tài liệu, tương ứng 140.877 hồ sơ, trong đó hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn là 56.260 hồ sơ. Số tài liệu lưu trữ này được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên từ thời kỳ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 1950 - 1968 và từ khi tái lập tỉnh năm 1997 đến nay. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản chính, bản gốc, bản sao, nếu chúng bị hủy hoại do các thảm họa thiên nhiên hoặc do các tác nhân khác sẽ vĩnh viễn bị mất, không thể phục hồi được.

Hiện nay tài liệu lưu trữ đã trải qua thời gian tồn tại khá dài cùng với những nguyên nhân như môi trường khí hậu, điều kiện bảo quản chưa đáp ứng yêu cầu nên một phần tài liệu đã bị xuống cấp, có dấu hiệu bị hư hỏng. Một số nguyên nhân gây ra tình trạng này như sau:

- Do sự lão hóa tự thân của tài liệu lưu trữ: Điều kiện khí hậu khô nóng, mưa ẩm, trong khi kho tàng và trang thiết bị dùng để bảo quản tài liệu còn nhiều hạn chế. Các tài liệu được hình thành từ nhiều năm về trước do chất liệu giấy không tốt nên đã bị lão hóa, những tài liệu này sẽ bị hư hỏng hoàn toàn nếu không có những biện pháp bảo quản phù hợp.

- Do các loài sinh vật: Nấm mốc, côn trùng... đã để lại các vết bẩn và làm giảm độ bền của tài liệu, sẽ làm hư hỏng vĩnh viễn tài liệu.

- Do các điều kiện tự nhiên và tác động của con người gây nên bằng nhiều hình thức khác nhau như: Thời tiết, khí hậu, cách thức con người khai thác, sử dụng tài liệu.

2. Thực trạng kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ đang quản lý và sử dụng kho lưu trữ chuyên dụng nằm trong khuôn viên trụ sở Ủy ban nhân dân tỉnh, được xây dựng từ năm 2008 với tổng diện tích sàn là 2.637m². Hiện nay Kho Lưu trữ hiện đang thiếu diện tích để bảo quản tài liệu, khả năng tiếp nhận tài liệu từ các nguồn nộp lưu của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh ngày càng hạn chế. Đối chiếu với quy định hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng tại Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ, kho Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện còn một số tồn tại, hạn chế như sau:

- Khu vực kho chưa được bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập.

- Khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng chưa đảm bảo diện tích tối thiểu theo quy định.

- Bố trí giá để tài liệu (khoảng cách hàng, lối đi giữa các hàng, lối đi giữa hai đầu giá) chưa đảm bảo khoảng cách theo quy định.

- Trang thiết bị bảo quản tài liệu hiện còn thiếu và chưa đồng bộ (hệ thống điều hòa, máy hút ẩm đã cũ, thường xuyên xảy ra hỏng hóc)

3. Tình hình tổ chức khai thác và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trong những năm qua nhìn chung đảm bảo phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân trong và ngoài tỉnh. Tuy nhiên, việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn chưa được chủ động vì tình trạng quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chủ yếu bằng phương pháp thủ công truyền thống.

Tài liệu lưu trữ được hình thành ngày càng nhiều dẫn đến nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng lớn. Tuy nhiên, với phương thức như hiện nay chưa có sự gắn kết giữa tài liệu trên giấy và tài liệu trên file, khiến việc khai thác gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, việc thường xuyên khai thác tài liệu gốc như hiện nay sẽ dẫn đến những tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn sẽ dễ nhàu nát, không đảm bảo lưu trữ được lâu dài. Trước tình hình đó, đòi hỏi cần xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ để quản lý, sử dụng khai thác tài liệu lưu trữ của tỉnh một cách hiệu quả. Vì vậy, ngoài việc lưu trữ tài liệu bằng phương pháp truyền thống (tài liệu giấy) bảo quản trong kho còn cần phải lưu trữ tài liệu dưới dạng file ảnh. Với lưu trữ dạng file ảnh nhằm tăng tính an toàn cho tài liệu lưu trữ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc, sẽ tăng cường bảo vệ tài liệu, tránh gây rách nát và thất thoát tài liệu ngoài ý muốn. Đồng thời giảm rủi ro mất thông tin, dữ liệu do các sự cố ngoài ý muốn như hỏa hoạn, thiên tai...

4. Thực trạng cơ sở hạ tầng và ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang quản lý tài liệu lưu trữ bằng các hình thức truyền thống là các giá tài liệu, với các phông lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Đa phần tài liệu được hình thành dạng giấy, có độ chính xác và tin cậy cao được bảo đảm bằng yếu tố thể thức, không cần thiết bị hỗ trợ vẫn đọc được.

Trang thiết bị công nghệ thông tin được đầu tư tại Dự án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc, số trang thiết bị này chỉ đáp ứng được 50% nhu cầu sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử, số trang thiết bị còn lại có cấu hình thấp, thời gian sử dụng đã khá lâu, nhiều trang thiết bị chưa được đầu tư, thiếu đồng bộ nên còn gặp nhiều khó khăn và bất cập. Qua kết quả khảo sát về hạ tầng ứng dụng Công nghệ thông tin cho thấy hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin chung của đơn vị đã được thiết lập, tuy nhiên việc đầu tư trang bị cho công tác quản lý lưu trữ còn hạn chế.

Hiện tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã có phần mềm quản lý tài liệu số hóa chuyên dùng, số lượng hồ sơ đã được số hóa là 1.764 hồ sơ, đạt 1,17% so với lượng hồ sơ hiện đang lưu trữ. Kết quả này còn rất hạn chế nên việc quản lý và khai thác tài liệu phục vụ nhu cầu của các cơ quan, tổ chức và cá nhân còn gặp nhiều khó khăn.

5. Đánh giá thực trạng

Qua những nguyên nhân nêu trên làm cho tài liệu lưu trữ của tỉnh có dấu hiệu xuống cấp và có nguy cơ bị hủy hoại đáng kể. Do đó để bảo vệ, bảo quản được an toàn bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ trong mọi tình huống và giữ được thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu hiện tại cũng như trong tương lai, cần phải thực hiện các giải pháp khoa học, nghiệp vụ do lưu trữ học đề ra. Trong các giải pháp đó, giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ là giải pháp cần được đặc biệt quan tâm hàng đầu.

Như vậy, xác định số hóa tài liệu là bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị hủy hoại do tác động từ các yếu tố lý hóa, đồng thời phục vụ sử dụng tài liệu đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân một cách hiệu quả nhất, do đó việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh là rất cần thiết.

II. CÁC GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

1. Giải pháp tổ chức, điều hành thực hiện Đề án

Tổ chức quán triệt, nâng cao tinh thần trách nhiệm, nhận thức, ý thức trong việc ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ dữ liệu lịch sử của tỉnh Vĩnh Phúc, tổ chức tập huấn, chuyển giao, hướng dẫn sử dụng các phần mềm ứng dụng và kỹ năng về công nghệ thông tin cho các cán bộ, viên chức có liên quan trực tiếp đến việc triển khai nội dung, nhiệm vụ Đề án.

2. Giải pháp kỹ thuật

Sử dụng phần mềm thuộc Dự án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc đã được UBND tỉnh phê duyệt báo cáo đầu tư tại Quyết định số 2568/QĐ-UBND ngày 29/10/2018 và được phê duyệt Quyết toán dự án hoàn thành tại Quyết định số 2896/QĐ-CT ngày 24/11/2020 của UBND tỉnh để thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025.

Sở Nội vụ tiếp tục rà soát, hoàn thiện phần mềm “Số hóa hồ sơ lịch sử Vĩnh Phúc” đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin, kết nối, chia sẻ dữ liệu và ký số đối với tài liệu lưu trữ điện tử; phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm số hóa thực hiện nâng cấp đáp ứng yêu cầu số hóa theo Đề án được phê duyệt đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định, cung cấp đầy đủ dữ liệu theo mục tiêu xây dựng Đề án.

3. Giải pháp về tài chính

Đảm bảo kinh phí thực hiện Đề án từ các nguồn theo hướng: Đầu tư, nâng cấp Hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin và các hạ tầng thông tin. Phân chia lộ trình, giai đoạn triển khai, đảm bảo phù hợp với nguồn lực của tỉnh cụ thể như sau:

- Năm 2023: Thực hiện số hóa tài liệu phông lưu trữ của UBND tỉnh; Sở Tài chính; Sở Y tế; Ban Dân tộc; UBND thành phố Vĩnh Yên. Số lượng 1.886.580 trang văn bản.

- Năm 2024: Thực hiện số hóa tài liệu phông lưu trữ của UBND huyện Tan Dương; UBND huyện Vĩnh Tường; Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Xây dựng; Sở Lao động, Thương binh và Xã hội; Sở Giao thông vận tải; Sở Tư pháp; Sở Công thương; Sở Giáo dục và Đào tạo. Số lượng 1.541.835 trang văn bản.

- Năm 2025: Thực hiện số hóa tài liệu phông lưu trữ của Văn phòng Đoàn ĐBQH&HĐND tỉnh; Sở Nội vụ; Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Thanh tra tỉnh; Sở Tài chính (thực hiện tiếp); Sở Thông tin và Truyền thông; Ban Thi đua - Khen thưởng; Chi cục Văn thư - Lưu trữ; UBND thành phố Phúc Yên; UBND huyện Lập Thạch; UBND huyện Mê Linh. Số lượng 1.413.384 trang văn bản.

4. Giải pháp đảm bảo các nguồn lực

Hàng năm, Sở Nội vụ tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức làm nhiệm vụ quản lý, lưu trữ và khai thác tài liệu; phối hợp với đơn vị cung cấp phần mềm số hóa thực hiện chuyển giao, hướng dẫn quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả phần mềm số hóa; trích xuất dữ liệu về tài liệu lưu trữ lịch sử theo yêu cầu phục vụ nhiệm vụ chính trị của tỉnh, phục vụ độc giả trong và ngoài tỉnh để khai thác phát huy giá trị tài liệu.

5. Giải pháp kiểm tra, giám sát thực hiện Đề án

Xây dựng và tổ chức thực hiện cơ chế việc kiểm tra, giám sát, đánh giá về tình hình triển khai, thực hiện các nội dung của Đề án.

Thường xuyên có báo cáo về tình hình và kết quả thực hiện các công việc của Đề án đối với UBND tỉnh.

Phần thứ ba

NHIỆM VỤ VÀ KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

I. NHIỆM VỤ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

Tài liệu thuộc các phông trong Đề án là khối tài liệu đã được biên mục phiếu tin và chưa số hóa, vì vậy căn cứ Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, Thông tư số 04/2014/TT-BNV ban hành ngày 23/6/2014 của Bộ nội vụ về việc quy định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, quy trình thực hiện các công việc của Đề án được thực hiện như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch thu thập cơ sở dữ liệu

- Khảo sát, lựa chọn, thống kê tài liệu, xây dựng, trình duyệt kế hoạch tạo lập cơ sở dữ liệu.

Bước 2: Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu

- Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu;

- Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu;

- Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra;

- Bàn giao dữ liệu đặc tả cho bộ phận thực hiện số hóa.

Bước 3: Số hóa tài liệu

- Lấy hồ sơ từ trên giá xuống chuyển đến nơi bàn giao tài liệu;

- Bàn giao tài liệu cho bộ phận thực hiện số hóa;

- Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến nơi số hóa tài liệu;

- Vệ sinh tài liệu;

- Bóc tách, làm phẳng tài liệu;

- Thực hiện số hóa;

- Kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hóa;

- Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản;

- Vận chuyển tài liệu về kho bảo quản và sắp xếp lên giá.

Bước 4: Kiểm tra sản phẩm

- Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm;

- Thực hiện kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; Lập báo cáo kiểm tra; Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm

- Sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ, bàn giao sản phẩm;

- Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.

II. KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Căn cứ lập kinh phí:

- Căn cứ Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 của Chính phủ quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

- Căn cứ Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;

- Căn cứ Nghị định số 44/2017/NĐ-CP ngày 14/04/2017 của Chính phủ quy định mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc vào Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

- Căn cứ Nghị định số 38/2019/NĐ-CP ngày 09/05/2019 của Chính phủ quy định về mức lương cơ bản;

- Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ về Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

- Căn cứ Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày 27/8/2021 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2022 -2025”.

2. Tổng số kinh phí đề án và phân kỳ thực hiện:

Tống kinh phí dự kiến thực hiện Đề án số hóa tài liệu giai đoạn 2023 - 2025 tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử - Sở Nội vụ, cụ thể như sau:

(Có các Phụ lục, Biểu 1, Biểu 2, Biểu 3, Biểu 4, Biểu 5 kèm theo).

Phần thứ tư

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Hình thức quản lý Đề án

Căn cứ phạm vi, mục đích của Đề án cũng như công tác đầu tư, lựa chọn hình thức Chủ đầu tư trực tiếp quản lý Đề án.

2. Mối quan hệ và trách nhiệm của các cơ quan liên quan

2.1. Sở Nội vụ

- Tổ chức triển khai thực hiện các nội dung của Đề án theo quy định hiện hành. Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và đề ra các giải pháp triển khai thực hiện Đề án đạt hiệu quả.

- Quản lý, duy trì, vận hành hệ thống máy chủ, phần mềm số hoá hồ sơ lịch sử Vĩnh Phúc; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông bảo đảm an toàn thông tin cho hệ thống này theo quy định tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.

- Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử xây dựng kế hoạch thực hiện, tổ chức quản lý và điều hành triển khai cụ thể các nội dung của Đề án.

- Sau khi số hóa xong tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Sở Nội vụ tiếp nhận và tổ chức quản lý dữ liệu lưu trữ; báo cáo UBND tỉnh về tiến độ và kết quả thực hiện Đề án.

- Rà soát, báo cáo UBND tỉnh quyết định hoặc phân cấp đơn vị sự nghiệp trực thuộc sở để cung ứng Danh mục dịch vụ sự nghiệp công về số hóa tài liệu lưu trữ theo hình thức giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu.

2.2. Sở Tài chính

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ thẩm định kinh phí, trình UBND tỉnh phê duyệt kinh phí hàng năm để triển khai thực hiện Đề án.

- Hướng dẫn Sở Nội vụ thực hiện đúng quy định về thanh, quyết toán kinh phí liên quan Đề án.

2.3. Sở Thông tin và Truyền thông

Chủ trì bảo đảm cơ sở hạ tầng Trung tâm dữ liệu (bao gồm: điện, điều hòa, báo cháy, báo khói, rò rỉ chất lỏng, mạng, bảo mật) cho hoạt động của hệ thống máy chủ của Sở Nội vụ để triển khai phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc./.

Phụ lục 01

BẢNG TỔNG HỢP DỰ TOÁN

(Kèm theo Đề án số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)

Biểu 1

CHI PHÍ NHÂN CÔNG ĐỐI VỚI 1 TRANG SỐ HÓA TÀI LIỆU

(Kèm theo Đề án số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)

Biểu 2

ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG CÁC CÔNG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH, XÂY DỰNG CÁC VĂN BẢN, TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN PHỤC VỤ VIỆC TẠO LẬP CSDL TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA MỘT PHÔNG LƯU TRỮ (THEO PHỤ LỤC IV THÔNG TƯ SỐ 04/2014/TT-BNV NGÀY 23/6/2014)

(Kèm theo Đề án số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)

Biểu 3

CHI PHÍ KHẤU HAO THIẾT BỊ, VĂN PHÒNG PHẨM, BẢO HỘ LAO ĐỘNG

(Kèm theo Đề án số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)

Biểu 4

BIỂU THỐNG KÊ HỒ SƠ CÓ THỜI HẠN BẢO QUẢN VĨNH VIỄN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ, SỞ NỘI VỤ TỈNH VĨNH PHÚC

(Kèm theo Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)

Biểu 5

BẢNG TÍNH LƯƠNG NHÂN CÔNG

(Kèm theo Đề án số hoá tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)

Phụ lục

PHÂN KỲ THỰC HIỆN

(Kèm theo Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2023-2025)