QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ PHỐI HỢP GIẢI QUYẾT CÁC TRƯỜNG HỢP VƯỚNG MẮC GIỮA GIẤY TỜ HỘ TỊCH VÀ CÁC GIẤY TỜ, HỒ SƠ KHÁC CỦA CÔNG DÂN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK LẮK

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày 20/11/2014;

Căn cứ Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 73 /TTr-STP ngày 10/11/2016,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế phối hợp giải quyết các trường hợp vướng mắc giữa giấy tờ hộ tịch và các giấy tờ, hồ sơ khác của công dân trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Giao Sở Tư pháp chủ trì phối hợp các Sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh tổ chức triển khai thực hiện.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 26/01/2017, thay thế Quyết định số 02/2009/QĐ-UBND ngày 08/01/2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk về việc ban hành Quy chế phối hợp giải quyết các trường hợp vướng mắc giữa giấy tờ hộ tịch và các giấy tờ, hồ sơ khác của công dân./.

QUY CHẾ

PHỐI HỢP GIẢI QUYẾT CÁC TRƯỜNG HỢP VƯỚNG MẮC GIỮA GIẤY TỜ HỘ TỊCH VÀ CÁC GIẤY TỜ, HỒ SƠ KHÁC CỦA CÔNG DÂN TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK LẮK
(Ban hành kèm theo Quyết định số 02/2017/QĐ-UBND ngày 16 tháng 01 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, thẩm quyền, trách nhiệm, trình tự, thủ tục để các cơ quan, tổ chức trong tỉnh phối hợp giải quyết các trường hợp vướng mắc, mâu thuẫn thông tin về nhân thân giữa giấy tờ hộ tịch và các giấy tờ, hồ sơ khác của công dân do cơ quan có thẩm quyền của tỉnh cấp, quản lý.

2. Quy chế này áp dụng đối với những giấy tờ, hồ sơ sau:

a) Giấy tờ hộ tịch bao gồm: Giấy khai sinh, bản sao trích lục khai sinh.

b) Giấy tờ, hồ sơ khác của công dân, bao gồm:

Các giấy tờ do ngành Công an cấp: Sổ đăng ký thường trú, Sổ đăng ký tạm trú, Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân, Hộ chiếu; Giấy chứng nhận đăng ký xe;

Các giấy tờ do ngành Giáo dục và Đào tạo cấp: Học bạ, bằng cấp, chứng chỉ các loại;

Các giấy tờ do ngành Tài nguyên và Môi trường cấp: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;

Các giấy tờ do ngành Giao thông vận tải cấp: Hồ sơ và Giấy phép lái xe;

Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động;

Hồ sơ và các loại giấy tờ về chính sách đối với người có công, người hưởng các chính sách xã hội khác;

Một số giấy tờ do ngành Quân đội cấp;

Hồ sơ và giấy tờ khác do các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp và quản lý.

3. Những trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong giấy tờ hộ tịch (bao gồm: một, một số hoặc toàn bộ nội dung thông tin cơ bản về cá nhân ghi trong giấy tờ hộ tịch như: họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh, nơi sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha, mẹ, con…).

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các cơ quan cấp, quản lý giấy tờ hộ tịch, gồm: Ủy ban nhân dân các cấp, Sở Tư pháp.

2. Các cơ quan, tổ chức cấp, quản lý giấy tờ, hồ sơ khác của công dân, bao gồm:

a) Công an tỉnh, Công an cấp huyện và Công an cấp xã;

b) Các cơ quan, tổ chức trong ngành giáo dục, bao gồm: Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo, các trường học, cơ sở đào tạo;

c) Các cơ quan hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp;

d) Các doanh nghiệp;

đ) Các tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp.

e) Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Điều 3. Nguyên tắc phối hợp giải quyết những trường hợp vướng mắc, mâu thuẫn giữa giấy tờ hộ tịch và giấy tờ, hồ sơ khác của công dân

1. Đảm bảo tuân thủ thống nhất quy định của pháp luật về giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch quy định tại Điều 6 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ về quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.

2. Đảm bảo tuân thủ thống nhất quy định của pháp luật về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

3. Đảm bảo tuân thủ thống nhất quy định của pháp luật về trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận bản sao quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

4. Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng cơ quan, tổ chức nhưng phải đảm bảo sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ, bảo đảm tinh thần cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho công dân khi yêu cầu giải quyết các vướng mắc, mâu thuẫn giữa giấy tờ hộ tịch với các loại giấy tờ, hồ sơ khác.

5. Thực hiện việc kiểm tra, giám sát, trao đổi thông tin kịp thời giữa các cơ quan, tổ chức có liên quan để phòng ngừa, ngăn chặn và đấu tranh xử lý các vi phạm trong lĩnh vực cấp giấy tờ hộ tịch và các giấy tờ, hồ sơ khác cho công dân.

Chương II

THẨM QUYỀN, TRÁCH NHIỆM VÀ CƠ CHẾ PHỐI HỢP

Điều 4. Thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức tiếp nhận và giải quyết các giấy tờ, hồ sơ của công dân khi phát hiện có mâu thuẫn thông tin về nhân thân

1. Trường hợp mâu thuẫn do sai sót trong quá trình ghi chép giấy tờ, hồ sơ của cơ quan, tổ chức thì căn cứ vào thông tin về nhân thân trong giấy tờ hộ tịch của công dân, các cơ quan, tổ chức phải có trách nhiệm chủ động điều chỉnh ngay nội dung giấy tờ, hồ sơ đang quản lý cho phù hợp với thông tin về nhân thân của công dân trong giấy tờ hộ tịch.

a) Cơ quan Công an điều chỉnh Sổ đăng ký thường trú, Sổ đăng ký tạm trú, Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân, Hộ chiếu; Giấy chứng nhận đăng ký xe;

b) Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo điều chỉnh văn bằng, chứng chỉ do các cơ quan này cấp.

c) Các trường học, cơ sở giáo dục điều chỉnh học bạ, giấy tờ, hồ sơ của học sinh, sinh viên, học viên.

d) Các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ công chức, viên chức.

đ) Bảo hiểm Xã hội tỉnh, Bảo hiểm Xã hội các huyện, thị xã, thành phố điều chỉnh các loại giấy tờ do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, cấp huyện cấp.

e) Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ đối với người lao động, người có công với cách mạng, người hưởng các chính sách xã hội khác.

g) Các cơ quan quản lý về Tài nguyên và Môi trường điều chỉnh hồ sơ và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; các giấy tờ khác do ngành cấp.

h) Sở Giao thông vận tải điều chỉnh Giấy phép lái xe.

i) Các doanh nghiệp điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ cho người lao động.

k) Các tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp… điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ của thành viên tổ chức mình.

2. Trường hợp mâu thuẫn do sai sót trong quá trình quản lý, đăng ký và cấp giấy tờ hộ tịch thuộc một trong các trường hợp phải thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch thì các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều này có trách nhiệm hướng dẫn công dân liên hệ với cơ quan đăng ký hộ tịch để được giải quyết theo đúng quy định của Luật Hộ tịch.

3. Trường hợp mâu thuẫn do hành vi vi phạm pháp luật hộ tịch (cấp Giấy khai sinh không đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; một người có nhiều Giấy khai sinh có nội dung mâu thuẫn nhau… ) thì trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ của công dân, các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều này có trách nhiệm:

a) Đối với giấy tờ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã cấp: Cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị, kèm theo bản chụp giấy tờ hộ tịch đến Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có Ủy ban nhân dân cấp xã đã cấp giấy tờ hộ tịch nói trên để đề nghị kiểm tra, xác minh và kết luận giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch.

b) Đối với giấy tờ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp cấp: Cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị, kèm theo giấy tờ hộ tịch đến Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị kiểm tra, xác minh và kết luận giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch.

4. Trong trường hợp mâu thuẫn thông tin về nhân thân quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này, cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều này chỉ tiến hành điều chỉnh thông tin về nhân thân của công dân sau khi đã có Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch hoặc văn bản kết luận giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch của các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền.

Điều 5. Thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch

1. Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền và trách nhiệm tiếp nhận, tổ chức chỉ đạo kiểm tra, xác minh, kết luận giá trị pháp lý các giấy tờ hộ tịch do cơ quan, tổ chức chuyển đến thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 4 Quy chế này. Sau khi có kết quả kiểm tra, xác minh về giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch, Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện xử lý như sau:

a) Nếu giấy tờ hộ tịch được cấp đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục thì thông báo bằng văn bản kết luận về giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch đó cho các cơ quan, tổ chức đã đề nghị kiểm tra, xác minh.

b) Nếu giấy tờ hộ tịch được cấp không đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục hoặc một người có nhiều Giấy khai sinh có nội dung mâu thuẫn nhau…) thì thông báo bằng văn bản kết luận cho các cơ quan, tổ chức đã đề nghị kiểm tra, xác minh, đồng thời ra Quyết định thu hồi và hủy bỏ giấy tờ hộ tịch theo quy định tại điểm e khoản 1 Điều 69 và điểm h khoản 1 Điều 70 Luật Hộ tịch.

2. Sở Tư pháp và Phòng Tư pháp có nhiệm vụ tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 6. Thời hạn tiến hành kiểm tra, xác minh, kết luận giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch

1. Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận văn bản và giấy tờ hộ tịch đề nghị kiểm tra, xác minh theo quy định tại điểm b, khoản 3 Điều 4 Quy chế này, Ủy ban nhân dân tỉnh có kết luận và thông báo bằng văn bản về giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch do các cơ quan, tổ chức chuyển đến. Đối với vụ việc phức tạp, khó khăn thì thời hạn được kéo dài thêm nhưng không quá 05 ngày làm việc.

2. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận văn bản và giấy tờ hộ tịch đề nghị kiểm tra, xác minh theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 4 Quy chế này, Ủy ban nhân dân cấp huyện phải có kết luận và thông báo bằng văn bản về giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch do các cơ quan, tổ chức chuyển đến. Đối với vụ việc phức tạp, khó khăn thì thời hạn được kéo dài thêm nhưng không quá 03 ngày làm việc.

Điều 7. Giải quyết các yêu cầu điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ khác trong trường hợp công dân không có giấy tờ hộ tịch

1. Khi công dân có yêu cầu điều chỉnh thông tin về nhân thân trong giấy tờ, hồ sơ cá nhân liên quan đến nội dung của giấy tờ hộ tịch thì phải xuất trình giấy tờ hộ tịch để chứng minh. Trong trường hợp công dân không có giấy tờ hộ tịch thì cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1, Điều 4 Quy chế này có trách nhiệm hướng dẫn công dân đến cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch đề nghị cấp giấy tờ hộ tịch.

2. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu cấp giấy tờ hộ tịch của công dân theo quy định tại Luật Hộ tịch.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Trách nhiệm của Thủ trưởng các sở, ban, ngành ở tỉnh

1. Tổ chức phổ biến, quán triệt và thực hiện Quy chế này đến các cán bộ, công chức, bộ phận, đơn vị trực tiếp làm công tác cấp, quản lý giấy tờ hộ tịch, giấy tờ hồ sơ khác của công dân ở cơ quan, đơn vị trong ngành mình quản lý và nhân dân khi đến liên hệ yêu cầu điều chỉnh thông tin về nhân thân trong các giấy tờ, hồ sơ cá nhân.

2. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ Phòng Tư pháp trong việc thực hiện nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện kiểm tra, xác minh và kết luận về giá trị pháp lý cấp giấy tờ hộ tịch.

Điều 9. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố

Chỉ đạo Phòng Tư pháp phối hợp với Công an cấp huyện, Phòng Giáo dục và Đào tạo, các cơ quan, tổ chức liên quan triển khai tuyên truyền, phổ biến, quán triệt và thực hiện Quy chế này đến cán bộ, công chức và nhân dân trên địa bàn.

Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh vướng mắc thì các cơ quan báo cáo về Sở Tư pháp để tổng hợp và kiến nghị với Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.