QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ PHỐI HỢP GIẢI QUYẾT CÁC TRƯỜNG HỢP VƯỚNG MẮC GIỮA GIẤY TỜ HỘ TỊCH VÀ CÁC GIẤY TỜ, HỒ SƠ KHÁC CỦA CÔNG DÂN.

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;
Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;
Căn cứ Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 33/TTr-STP ngày 15 tháng 12 năm 2008,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế phối hợp giải quyết các trường hợp vướng mắc giữa giấy tờ hộ tịch và các giấy tờ, hồ sơ khác của công dân trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Căn cứ nội dung Quy chế ban hành kèm theo Quyết định này, các Sở, ban, ngành; Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố Buôn Ma Thuột; Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm tổ chức và triển khai thực hiện tại cơ quan, đơn vị, địa phương.

Sở Tư pháp có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và định kỳ báo cáo với Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc thực hiện Quy chế ban hành kèm theo Quyết định nàỵ

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố ; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm thi hành Quyết định nàỵ

Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ban hành./.

QUY CHẾ

PHỐI HỢP GIẢI QUYẾT CÁC TRƯỜNG HỢP VƯỚNG MẮC GIỮA GIẤY TỜ HỘ TỊCH VÀ CÁC GIẤY TỜ, HỒ SƠ KHÁC CỦA CÔNG DÂN

(Ban hành kèm theo Quyết định số 02/2009/QĐ-UBND ngày 08 tháng 01 năm 2009 của UBND tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy chế này quy định cụ thể về thẩm quyền, trách nhiệm, trình tự, thủ tục, nguyên tắc để các cơ quan, tổ chức trong tỉnh phối hợp giải quyết các trường hợp vướng mắc, mâu thuẫn thông tin về nhân thân giữa giấy hộ tịch và các giấy tờ, hồ sơ khác của công dân do cơ quan có thẩm quyền của tỉnh Đăk Lăk cấp, quản lý.

2. Quy chế này áp dụng đối với những giấy tờ, hồ sơ sau :

a) Giấy tờ hộ tịch, bao gồm:

Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử: bản chính, bản sao từ sổ bộ và bản sao chứng thực;

Các loại Quyết định về việc xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; giám hộ; thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính: bản chính, bản sao từ sổ bộ và bản sao chứng thực.

b) Giấy tờ, hồ sơ khác của công dân, bao gồm:

Sổ hộ khẩu gia đình, Giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể, Sổ tạm trú, Chứng minh nhân dân;

Học bạ, bằng cấp, chứng chỉ các loại;

Hồ sơ và Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất;

Hồ sơ và Giấy phép lái xe, Giấy chứng nhận đăng ký xe;

Hồ sơ công chức, viên chức và người lao động;

Hồ sơ và các loại giấy tờ về chính sách đối với người có công, người hưởng các chính sách xã hội khác;

Hồ sơ và giấy tờ khác do các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp và quản lý.

3. Những trường hợp vướng mắc, mâu thuẫn giữa giấy tờ hộ tịch và giấy tờ, hồ sơ khác của công dân, bao gồm: một, một số hoặc toàn bộ nội dung thông tin về nhân thân ghi trong giấy tờ hộ tịch như: họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha, mẹ, con… có mâu thuẫn, không khớp với thông tin về nhân thân ghi trong giấy tờ, hồ sơ khác của công dân.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các cơ quan cấp, quản lý giấy tờ hộ tịch, gồm: Uỷ ban nhân dân các cấp, Sở Tư pháp và Phòng Tư pháp.

2. Các cơ quan, tổ chức cấp, quản lý giấy tờ, hồ sơ khác của công dân, bao gồm:

a) Công an tỉnh, Công an cấp huyện và Công an cấp xã;

b) Các cơ quan, tổ chức trong ngành giáo dục, bao gồm: Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo, các trường học, cơ sở đào tạo;

c) Các cơ quan hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp khác;

d) Các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh;

đ) Các tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp.

Điều 3. Nguyên tắc phối hợp giải quyết những trường hợp vướng mắc, mâu thuẫn giữa giấy tờ hộ tịch và giấy tờ, hồ sơ khác của công dân

1. Đảm bảo tuân thủ thống nhất quy định của pháp luật về giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch quy định tại Điều 5 Nghị định số l58/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch.

a) Giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân theo quy định của pháp luật về hộ tịch là căn cứ pháp lý xác nhận sự kiện hộ tịch của cá nhân đó.

b) Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

c) Giấy tờ hộ tịch do cơ quan đại diện Ngoại giao, cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài cấp có giá trị như giấy tờ hộ tịch được cấp ở trong nước

2. Đảm bảo tuân thủ thống nhất quy định của pháp luật về giá trị pháp lý của bản sao từ sổ gốc, bản sao chứng thực theo quy định tại khoản 1, Điều 3 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký: Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

3. Đảm bảo tuân thủ thống nhất quy định của pháp luật về trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận hồ sơ quy định tại Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

a) Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.

b) Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính

4. Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của từng cơ quan, tổ chức nhưng phải đảm bảo sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ, quán triệt yêu cầu đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho công dân khi yêu cầu giải quyết các vướng mắc, mâu thuẫn trong các loại giấy tờ, hồ sơ này.

5. Thực hiện việc kiểm tra, giám sát, trao đổi thông tin kịp thời giữa các cơ quan, tổ chức có liên quan để phòng ngừa, ngăn chặn và đấu tranh xử lý các vi phạm trong lĩnh vực cấp giấy tờ hộ tịch và các giấy tờ, hồ sơ khác cho công dân.

Chương II

THẨM QUYỀN, TRÁCH NHIỆM VÀ CƠ CHẾ PHỐI HỢP

Điều 4. Thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức tiếp nhận và giải quyết các giấy tờ, hồ sơ của công dân khi phát hiện có mâu thuẫn thông tin về nhân thân

1. Trường hợp mâu thuẫn do sai sót trong quá trình ghi chép giấy tờ, hồ sơ của cán bộ cơ quan, tổ chức mình thì căn cứ vào thông tin về nhân thân trong giấy tờ hộ tịch của công dân, các cơ quan, tổ chức này phải có trách nhiệm chủ động điều chỉnh ngay nội dung giấy tờ, hồ sơ mình đang quản lý cho phù hợp với thông tin về nhân thân của công dân trong giấy tờ hộ tịch.

a) Cơ quan Công an điều chỉnh Sổ hộ khẩu gia đình, Giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể, Sổ tạm trú, Chứng minh nhân dân, Giấy chứng nhận đăng ký xe.

b) Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo điều chỉnh bằng cấp và chứng chỉ các loại do các cơ quan quản lý giáo dục, đào tạo cấp.

c) Các trường học, cơ sở giáo dục điều chỉnh học bạ, giấy tờ, hồ sơ của sinh viên, học sinh, học viên.

d) Các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ công chức, viên chức.

đ) Các doanh nghiệp điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ cho người lao động.

e) Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ đối với người lao động, người có công với cách mạng, người hưởng các chính sách xã hội khác.

g) Các cơ quan quản lý đất đai và nhà ở điều chỉnh hồ sơ và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và các giấy tờ khác liên quan đến đất đai, nhà ở.

h) Các cơ quan quản lý giao thông điều chỉnh Giấy phép lái xe.

i) Các tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp… điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ của thành viên tổ chức mình.

2. Trường hợp mâu thuẫn do sai sót trong quá trình quản lý, đăng ký và cấp giấy tờ hộ tịch thuộc một trong các trường hợp phải thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch thì các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều này phải có trách nhiệm hướng dẫn công dân liên hệ với cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch để được giải quyết theo đúng quy định từ Điều 36 đến Điều 39 Nghị định số l58/2005/NĐ-CP.

3. Trường hợp mâu thuẫn do hành vi vi phạm pháp luật hộ tịch (cấp giấy tờ hộ tịch không đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; một sự kiện hộ tịch có nhiều giấy tờ hộ tịch có nội dung mâu thuẫn nhau… ), trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ của công dân, các cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều này có trách nhiệm:

a) Đối với giấy tờ hộ tịch do Uỷ ban nhân dân cấp xã cấp: cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị, kèm theo giấy tờ hộ tịch đến Uỷ ban nhân dân cấp huyện nơi Uỷ ban nhân dân cấp xã đã cấp giấy tờ hộ tịch nói trên để đề nghị kiểm tra, xác minh và kết luận giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch theo thẩm quyền, trách nhiệm của Uỷ ban nhân dân cấp huyện trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác hộ tịch quy định tại khoản 1, Điều 78 Nghị định số l58/2005/NĐ-CP;

b) Đối với giấy tờ hộ tịch do Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp cấp: cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị, kèm theo giấy tờ hộ tịch đến Uỷ ban nhân dân tỉnh đề nghị kiểm tra, xác minh và kết luận giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch nói trên theo thẩm quyền, trách nhiệm của Uỷ ban nhân dân tỉnh trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác hộ tịch quy định tại khoản 1, Điều 77 Nghị định số l58/2005/NĐ-CP.

4. Trong trường hợp mâu thuẫn thông tin về nhân thân quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này, cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 Điều này chỉ tiến hành điều chỉnh thông tin về nhân thân của công dân sau khi đã có Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch hoặc văn bản kết luận giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch của các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền.

Điều 5. Thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch

1. Uỷ ban nhân dân tỉnh và Uỷ ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền và trách nhiệm tiếp nhận, tổ chức chỉ đạo kiểm tra, xác minh, kết luận giá trị pháp lý các giấy tờ hộ tịch do cơ quan, tổ chức chuyển đến quy định tại khoản 3 Điều 4 Quy chế này. Sau khi có kết quả kiểm tra, xác minh về giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch, Uỷ ban nhân dân tỉnh và Uỷ ban nhân dân cấp huyện xử lý như sau:

a) Nếu giấy tờ hộ tịch có giá trị pháp lý thì thông báo bằng văn bản kết luận về giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch đó cho các cơ quan, tổ chức đã đề nghị kiểm tra, xác minh.

b) Nếu giấy tờ hộ tịch đó không có giá trị pháp lý (cấp giấy tờ hộ tịch không đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục; một sự kiện hộ tịch có nhiều giấy tờ hộ tịch có nội dung mâu thuẫn nhau…) thì thông báo bằng văn bản kết luận cho các cơ quan, tổ chức đã đề nghị kiểm tra, xác minh, đồng thời ra Quyết định thu hồi và huỷ bỏ giấy tờ hộ tịch theo quy định tại điểm k, khoản 1, Điều 77 và điểm k, khoản 1, Điều 78 Nghị định số l58/2005/NĐ-CP.

2. Sở Tư pháp và Phòng Tư pháp có nhiệm vụ tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 6. Thời hạn tiến hành kiểm tra, xác minh, kết luận giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch

1. Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận văn bản và giấy tờ hộ tịch đề nghị kiểm tra, xác minh theo quy định tại điểm b, khoản 3, Điều 4 Quy chế này, Uỷ ban nhân dân tỉnh có kết luận và thông báo bằng văn bản về giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch do các cơ quan, tổ chức chuyển đến. Đối với vụ việc phức tạp, khó khăn thì thời hạn được kéo dài thêm nhưng không quá 05 ngày làm việc.

2. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận văn bản và giấy tờ hộ tịch đề nghị kiểm tra, xác minh theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 4 Quy chế này, Uỷ ban nhân dân cấp huyện phải có kết luận và thông báo bằng văn bản về giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch do các cơ quan, tổ chức chuyển đến. Đối với vụ việc phức tạp, khó khăn thì thời hạn được kéo dài thêm nhưng không quá 03 ngày làm việc.

Điều 7. Giải quyết các yêu cầu điều chỉnh giấy tờ, hồ sơ khác trong trường hợp công dân không có đầy đủ hoặc không có giấy tờ hộ tịch

1. Khi công dân có yêu cầu điều chỉnh thông tin về nhân thân trong giấy tờ, hồ sơ cá nhân thì phải xuất trình các giấy tờ hộ tịch có liên quan để chứng minh. Trong trường hợp công dân không có đầy đủ hoặc không có giấy tờ hộ tịch có liên quan đến yêu cầu điều chỉnh thì cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1, Điều 4 Quy chế này có trách nhiệm hướng dẫn công dân đến cơ quan quản lý, đăng ký hộ tịch xin cấp đầy đủ các giấy tờ hộ tịch phù hợp với nội dung yêu cầu điều chỉnh.

2. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu đăng ký và cấp giấy tờ hộ tịch của công dân theo quy định tại Nghị định số l58/2005/NĐ-CP .

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Trách nhiệm của các cơ quan cấp tỉnh

1. Giám đốc Công an tỉnh, Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo, Giám đốc Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh, Giám đốc Sở Giao thông - Vận tải và thủ trưởng các sở, ban, ngành khác có liên quan tổ chức phổ biến, quán triệt và thực hiện Quy chế này đến các cán bộ, công chức, bộ phận, đơn vị trực tiếp làm công tác này ở cơ quan, đơn vị trong ngành mình quản lý và nhân dân khi đến liên hệ yêu cầu điều chỉnh thông tin về nhân thân trong các giấy tờ, hồ sơ cá nhân.

2. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ Phòng Tư pháp trong việc thực hiện nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện kiểm tra, xác minh và kết luận về giá trị pháp lý giấy tờ hộ tịch.

Điều 9. Trách nhiệm của các cơ quan cấp huyện

Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố chỉ đạo Phòng Tư pháp phối hợp với Công an cấp huyện, Phòng Giáo dục và Đào tạo, các cơ quan, tổ chức liên quan triển khai tuyên truyền, phổ biến, quán triệt và thực hiện Quy chế này đến cán bộ, công chức và nhân dân trên địa bàn./.