THÔNG TƯ

VỀ VIỆC ÁP DỤNG CÁC THỂ LỆ BẦU CỬA Ở THÀNH PHỐ

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ

Kính gửi: Ủy ban Hành chánh các thành phố Hà Nội, Hải Phòng

Để tăng cưòng chế độ pháp trị dân chủ, bảo đảm quyền dân chủ của nhân dân, bảo đảm việc tổ chức và lãnh đạo cuộc bầu cử được tốt, Chính phủ đã ban hành Sắc luật 004-SLt ngày 20 tháng 7 năm 1957 và Nghị định số 432-TTg ngày 25 tháng 9 năm 1957 về bầu cử, về Hội đồng nhân dân và Ủy ban Hành chính các cấp. Việc áp dụng đúng đắn các văn bản này trong cuộc bầu cử Hội đồng nhân dân thành phố sắp tới là rất cần thiết.

Thông tư này hướng dẫn thực hiện các công tác sau đây nhằm bảo đảm cho cuộc bầu cử tiến hành đúng thể lệ:

A) Lập danh sách cử tri.

B) Định các đơn vị bầu cử, số đại biểu cho mỗi đơn vị và định các khu vực bỏ phiếu.

C) Thành lập Hội đồng bầu cử, các Ban bầu cử và các Tổ bầu cử.

D) Chuẩn bị vật liệu cần thiết cho cuộc bầu cử.

A - LẬP DANH SÁCH CỬ TRI

Lập danh sách cử tri là một công tác đặc biệt quan trọng vì chỉ những người có tên trong danh sách cử tri mới có quyền bầu cử. Yêu cầu của công tác là không bỏ sót một người có quyền bầu cử mà không ghi vào danh sách cử tri và không ghi lầm một người không có quyền bầu cử vào danh sách ; do đó phân rõ người có quyền bầu cử và người không có quyền bầu cử, bảo vệ quyền bầu cử thiêng liêng của cử tri, củng cố hơn nữa nền dân chủ nhân dân chuyên chính.

Ủy ban Hành chính cơ sở (khu phố, thị trấn, xã), Ban chỉ huy đơn vị quân đội có nhiệm vụ lập danh sách cử tri.

I - Kế hoạch, phương pháp tiến hành:

1 - Đối với cử tri nhân dân:

Ở các khu phố, hộ tịch viên dựa vào những nguyên tắc quy định về tư cách cử tri và những tài liệu (quản lý hộ khẩu) lập danh sách cử tri từng tổ dân phố theo mẫu đã quy định nhưng chưa cần sắp xếp theo thứ tự A, B, C. Sau đó Ủy ban Hành chính khu phố hay Ban đại diện hành chính khu phố tập trung các tài liệu đó, thẩm ra lại, lập danh sách cử tri theo thứ tự A, B, C, theo khu vực bỏ phiếu và theo mẫu đã định rồi đem niêm yết ở những nơi công cộng trong các khu vực bỏ phiếu.

Ở các xã ngoại thành, xã nào có hộ tịch viên thì hộ tịch viên làm danh sách cử tri từng xóm đưa xuống xóm để nhân dân thảo luận tham gia ý kiến ; xã nào không có hộ tịch viên, Trưởng xóm hay Công an xóm làm nhiệm vụ này. Sau đó Ủy ban Hành chính xã tập trung các tài liệu đó thẩm tra lại, lập danh sách cử tri theo thứ tự A, B, C, theo khu vực bỏ phiếu và theo mẫu đã định rồi đem niêm yết ở những nơi công cộng trong các khu vực bỏ phiếu.

Đối với những người bị tước quyền bầu cử, cũng làm danh sách nhưng không niêm yết.

Ở các thị trấn ngoại thành kế hoạch cũng tương tự như ở khu phố.

Trong khi tiến hành lập danh sách cử tri phải làm tốt công tác thẩm tra tư cách cử tri, muốn vậy phải tổ chức và lãnh đạo chặt chẽ nhân dân tham gia ý kiến ngay từ khi bắt đầu thu thập các tài liệu.

Khi lập và sao chép danh sách cử tri phải cẩn thận để không bỏ sót, không ghi trùng, không được nhầm lẫn tên, họ (tên đọc giống nhau mà chữ viết không giống nhau) và nhất là không ghi vào danh sách cử tri những người đã bị tước quyền bầu cử. Việc sao chép danh sách cử tri có thể giao cho những người có trình độ văn hóa, chữ viết tốt và rõ, có tinh thần trách nhiệm, về chính trị tin cậy được. Số người này nhiều hay ít, tùy theo yêu cầu cụ thể của xã hay khu phố mà quyết định.

Danh sách cử tri phải được lập và niêm yết trước ngày bầu cử 40 ngày. Đối với cuộc bầu cử Hội đồng nhân dân thành phố định vào ngày 24-11-57 thì danh sách cử tri phải niêm yết trước ngày 16-10-1957.

Khi niêm yết danh sách cử tri cần phải tuyên truyền rộng rãi và phát động quần chúng xem xét và thẩm tra danh sách cử tri.

Sau khi đã niêm yết danh sách cử ri, triệu tập hội nghị cử tri. Hội nghị cử tri của khu phố hay xã tùy theo sự thuận tiện có thể họp theo xóm, liên xóm, tổ đân phố, tiểu khu hay khu vực bỏ phiếu.

Trong hội nghị này, đại diện Ủy ban hành chính xã hay khu phố sẽ căn cứ vào pháp luật trình bày người có quyền bầu cử, người bị tước quyền bầu cử và công bố danh sách cử tri thuộc khu vực bỏ phiếu đã ấn định. Nếu có điểm cử tri nghi vấn, phải giải thích ; nếu có ý kiến khác nhau phải thảo luận và báo cáo lên Ủy ban hành chính xã hay khu phố giải quyết.

Cũng cần nói danh sách đã niêm yết ai không đồng ý về điểm nào có quyền gửi giấy khiếu nại đến cơ quan lập danh sách. Cơ quan lập danh sách phải giải quyết xong việc khiếu nại trong 3 ngày ; nếu người khiếu nại chưa đồng ý về cách giải quyết, có thể khiếu nại lên Tòa án nhân dân thành phố. Quyết định của Tòa án nhân dân thành phố là quyết định cuối cùng.

Triệu tập Hội nghị thanh niên chưa đủ 18 tuổi (chủ yếu là 16, 17 tuổi) tùy theo sự thuận tiện có thể họp theo xóm, liên xóm, tổ dân phố, tiểu khu hay khu vực bỏ phiếu. Đại diện Ủy ban hành chính xã hay khu phố nói rõ lý do những thanh nhiên chưa dủ 18 tuổi tạm thời chưa được quyền bầu cử, đặc biệt nhấn mạnh những người chưa đủ tuổi bầu cử căn bản không giống những phần tử bị tước quyền bầu cử và động viên họ tham gia công tác tuyên truyền bầu cử.

Đối với những người bị tước quyền bầu cử, nên triệu tập họ lại theo đơn vị khu phố hay xã, đại diện của Ủy ban hành chính xã hay khu phố nói cho họ rõ lý do bị tước quyền bầu cử và con đường tốt phải theo ; đối với phần tử có hành động xấu phải phê bình, giáo dục.

MỘT SỐ ĐIỂM CẦN CHÚ Ý KHI LẬP DANH SÁCH CỬ TRI

a) Về tuổi của cử tri, chú ý những người xấp xỉ, trên dưới 18 tuổi ; nếu bầu cử 1957, những người từ 18 tuổi trở lên là những người sinh từ năm 1939 trở về trước (nếu tính theo âm lịch tức là từ ngày 21 tháng 11 năm Kỷ Mão trở về trước). Những người chưa đủ 18 tuổi tức sinh từ năm 1940 trở về sau (nếu tính theo âm lịch tức là từ ngày 22 tháng 11 năm Kỹ Mão trở về sau). Đối với những người không nhớ tuổi và ngày sinh tháng đẻ sẽ đưa ra nhân dân xóm hay tổ nhận xét.

b) Các cử tri trước ở địa phương khác nay đến ở thành phố được ghi vào danh sách cử tri thuộc thành phố khi là một nhân khẩu chính thức của thành phố (theo thể lệ quản lý hộ khẩu) nơi nào chưa quản lý hộ khẩu sẽ căn cứ vào lời khai của cử tri và của người chứng nhận, mà định cử tri đó có cư trú ở thành phố hay không.

Nếu các cử tri ở các địa phương khác đến thành phố chỉ là nhân khẩu tạm trú hoặc ký túc sẽ không ghi ở danh sách cử tri thuộc thành phố mà sẽ ghi vào danh sách cử tri nơi ở chính.

c) Đối với những trường hợp vì thiếu tài liệu, chưa thể phân biệt là có quyền bầu cử hay không thì phải sưu tầm đầy đủ tài liệu rồi mới kết luận. Nếu chưa rõ nguyên tắc giải quyết những trường hợp phức tạp thì phải hỏi ý kiến cấp trên ; nhưng không nên vì một trường hợp chưa giải quyết được mà đình chỉ toàn bộ công tác lập danh sách cử tri.

d) Ủy ban Hành chính cơ sở, các đơn vị quân đội cần giữ một bản chính danh sách cử tri để làm cơ sở cho việc lập danh sách cử tri trong các cuộc bầu cử sau.

2 - Đối với cử tri trong quân đội.

Những quân nhân biệt phái đi công tác ở ngoài nơi đơn vị mình đóng quân, không ở trong hộ công công của quân đội sẽ ghi vào danh sách cử tri thuộc khu vực bỏ phiếu nơi mình ở, những quân nhân công tác ở đơn vị mình, nhưng có tiêu chuẩn ở ngoài doanh trại sẽ ghi vào danh sách cử tri của quân đội. Những người trong các gia đình quân nhân ở trong doanh trại nếu đủ điều kiện là cử tri sẽ ghi vào danh sách cử tri của quân đội. Danh sách cử tri của quân đội chỉ công bố trong đơn vị quân đội.

3 - Đối với cử tri trong cơ quan.

Cán bộ và công nhân viên các cơ quan nói chung sẽ ghi vào danh sách cử tri chung với nhân dân. Đối với một số rất ít cơ quan vì hoàn cảnh công tác và sinh hoạt của cán bộ, công nhân viên sẽ lập danh sách cử tri riêng.

II - Kết hợp làm thống kê dân số.

Qua việc làm danh sách cử tri cần kết hợp làm thống kê dân số. Trong việc lập danh sách cử tri ở thành phố, các Ủy ban Hành chính cơ sở (khu phố, xã, thị trấn), các ban chỉ huy đơn vị quân đội đều nắm được tổng số cử tri, tổng số người từ 18 tuổi trở lên mà không có quyền bầu cử có quyền phân biệt nam nữa, nay cần nắm thêm tổng số nhân khẩu từ 17 tuổi trở xuống có phân biệt nam nữ.

Bộ Nội vụ sẽ có công văn hướng dẫn riêng về việc kết hợp làm thống kê dân số trong bầu cử.

B - ĐỊNH CÁC ĐƠN VỊ BẦU CỬ, SỐ ĐẠI BIỂU CHO MỖI ĐƠN VỊ BẦU CỬ VÀ ĐỊNH CÁC KHU VỰC BỎ PHIẾU.

I - Định các đơn vị bầu cử.

Tổ chức bầu cử Hội đồng nhân dân thành phố theo những đơn vị bầu cử nhỏ nhằm mục đích làm cho cử tri lựa chọn đại biểu được chính xác. Hội đồng nhân dân thành phố có tiếng nói của nhân dân các khu vực trong thành phố, đại biểu sát được nhân dân và thu thập ý kiến nhân dân được dễ dàng việc giám sát của nhân dân đối với đại biểu được thuận lợi, quan hệ giữa đại biểu và cử tri được mật thiết.

Mỗi đơn vị bầu cử nói chung nên có từ 3 đến 6 đại biểu.

Đơn vị bầu cử ở nội thành là khu phố hay liên khu phố, ở ngoại thành là liên xã.

Khi đơn vị bầu cử là liên khu phố hay liên xã thì không chia một khu phố hay một xã để ghép vào hai đơn vị bầu cử.

II - Định số đại biểu.

1) Cách tính số đại biểu Hội đồng nhân dân thành phố cho toàn thành.

Sắc luật số 004-SLt về bầu cử Hội đồng nhân dân và Ủy ban Hành chính các cấp quy định (điều 6): “Hội đồng nhân dân thành phố: Thành phố từ 60.000 nhân khẩu trở xuống thì bầu cử 50 đại biểu, thành phố trên 60.000 nhân khẩu đầu tiên, cứ thêm 8.000 nhân khẩu thì thêm một đại biểu, nhưng tổng số không được quá 100 đại biểu”.

Ủy ban Hành chính thành phố căn cứ vào số nhân khẩu của thành phố và nguyên tắc trên tính số đại biểu Hội đồng nhân dân thành phố.

Số nhân khẩu của thành phố gồm nhân khẩu của nhân dân, nhân khẩu của các đơn vị quân đội, các cơ quan quân sự, nhân khẩu của các bộ công cộng các cơ quan Dân, Chính, Đảng ở thành phố. Để tính số nhân khẩu này, Ủy ban Hành chính thành phố sẽ căn cứ vào báo cáo của Ủy ban Kế hoạch thành phố, con số do Tổng cục Chính trị cung cấp ở thành phố Hà Nội, báo cáo của các Ban chỉ huy đơn vị quân đội ở các thành phố khác.

Thí dụ: Số nhân khẩu của thành phố Hà Nội là 494.277. Trừ số 60.00 nhân khẩu đầu tien được cử 50 đại biểu còn:

494.277 – 60.000 = 434.277

Số 434.277 còn lại được cử : đại biểu.

Như vậy tổng cộng số đại biểu là: 50 + 54 = 104

Nhưng Sắc luật quy định tổng số đại biểu Hội đồng nhân dân thành phố không được quá 100.

2) Cách tính số đại biểu Hội đồng nhân dân thành phố cho từng đơn vị bầu cử.

Số nhân khẩu của từng đơn vị bầu cử gồm nhân khẩu của nhân dân, nhân khẩu của các đơn vị quân đội, cơ quan quân sự, nhân khẩu của các cơ quan Dân, Chính, Đảng thuộc dơn vị bầu cử đó. Như vậy, Ủy ban Kế hoạch thành phố, ban chỉ huy đơn vị quân đội thành phố, cơ quan quân sự phải báo cáo để Ủy ban Hành chính thành phố nắm được số nhân khẩu nhân dân ở từng khu phố, xã, thị trấn, nhân khẩu của các đơn vị quân đội, cơ quan quân sự, của các cơ quan Dân, Chính, Đảng và chỗ ở của các đơn vị, cơ quan đó mới định được đơn vị bầu cử và số đại biểu của các đơn vị bầu cử.

Để tính số đại biểu Hội đồng nhân dân thành phố cho từng đơn vị bầu cử, nguyên tắc chung là lấy số nhân khẩu từng đơn vị bầu cử chia cho số nhân khẩu trung bình được cử một đại biểu.

Ví dụ: Số nhân khẩu của thành phố Hà Nội là 494.277. Muốn có số nhân khẩu trung bình cử ra một đại biểu lấy số nhân khẩu của thành phố chia cho số đại biểu của thành phố:

Đối với Hà Nội số đó là:

Lấy một đơn vị bầu cử gồm 3 khu phố mà tổng số nhân khẩu là 25.160.

Số đại biểu của đơn vị bầu cử đó là: đại biểu.

Trên thực tế chia như vậy sẽ có số dư và sẽ còn một số đại biểu chưa phân phối vào đơn vị bầu cử nào, nên số đại biểu đó sẽ lần lượt chia thêm cho những đơn vị bầu cử, xét ra cần thiết để bảo đảm tính chất và thành phần của Hội đồng nhân dân thành phố.

3) Thời gian công bố.

Ủy ban Hành chính thành phố đề nghị lên Bộ Nội vụ duyệt tổng số hội viên Hội đồng nhân dân thành phố, các đơn vị bầu cử Hội đồng nhân dân thành phố và số đại biểu của từng đơn vị bầu cử. Nên đề nghị sớm để có thể chậm nhất là 40 ngày trước ngày bầu cử có thể công bố danh sách các đơn vị bầu cử và số đại biểu của từng đơn vị bầu cử.

III - Định khu vực bỏ phiếu.

Lập các khu vực bỏ phiếu nhằm mục đích làm cho việc đi bỏ phiếu của cử tri được thuận tiện nhanh chóng, gọn, tiết kiệm được thì giờ của nhân dân, bảo đảm tỷ lệ cử tri đi bỏ phiếu cao, bảo đảm không khí tưng bừng phấn khởi của ngày bầu cử. Mỗi khu vực bỏ phiếu có một phòng bỏ phiếu.

1) Khu vực bỏ phiếu của nhân dân.

Ở những thị trấn và khu phố trên 1.000 nhân khẩu thì từ 600 đến 3.000 nhân khẩu lập một khu vực bỏ phiếu.

Ở những thị trấn và khu phố dưới 1.000 nhân khẩu thì chỉ có một khu vực bỏ phiếu. Ở các xã: những thôn dưới 1.000 nhân khẩu thì thành lập một khu vực bỏ phiếu ; những thôn trên 1.000 nhân khẩu thì từ 600 đến 2.000 nhân khẩu thành lập một khu vực bỏ phiếu. Mỗi khu vực bỏ phiếu gồm một xóm hoặc nhiều xóm.

Mỗi khu vực bỏ phiếu nhân dân đều nằm trong phạm vi một xã hay một khu phố. Việc lập khu vực bỏ phiếu phải dựa trên những điều kiện: sinh hoạt cư tú của nhân dân, hoàn cảnh địa lý, khả năng tổ chức lãnh đạo và khả năng tổ chức ở phòng bỏ phiếu trong ngày bầu cử.

Tỷ lệ cử tri so với nhân khẩu trung bình trên dưới 60%. Trung bình một phòng bỏ phiếu có thể phục vụ khoảng 1.200, 1.300 cử tri bỏ phiếu một ngày, như vậy nghĩa là một khu vực bỏ phiếu trung bình nên từ 2.000 nhân khẩu trở xuống. Trường hợp phải tổ chức khu vực bỏ phiếu đến 3.000 nhân khẩu thì phòng bỏ phiếu phải tổ chức thật khoa học, đảm bảo cho cử tri đi bỏ phiếu được hết và việc kiểm phiếu được chu đáo.

- Ở những bệnh viện, nhà hộ sinh, an dưỡng đường, nhà nuôi người tàn tật sẽ lập khu vực bỏ phiếu riêng nhằm mục đích để cho những người vì điều kiện sức khỏe hay tàn tật không đi được, vẫn có thể bỏ phiếu được, nhưng những khu vực bỏ phiếu này cũng phải gồm từ 50 cử tri (bệnh nhân, người đẻ, người an dưỡng, người tàn tật) trở lên, nếu như nhỏ quá, sẽ gây khó khăn cho việc tổ chức bầu cử, việc sơ kết và tổng kết bầu cử.

Các khu vực bỏ phiếu nhân dân do Ủy ban Hành chính cơ sở: khu phố, xã, thị trấn ấn định phạm vi, số hiệu và công bố chậm nhất là 40 ngày trước ngày bầu cử. Khu vực bỏ phiếu phải được ấn định sớm để có cơ sở lập danh sách cử tri theo khu vực bỏ phiếu.

Nhưng quy định khu vực bỏ phiếu là một công việc khó khăn và phức tạp, nên Ủy ban Hành chính thành phố có nhiệm vụ hướng dẫn cụ thể cho Ủy ban hành chính cơ sở quy định.

2) Khu vực bỏ phiếu của quân đội.

- Các đơn vị bỏ phiếu quân đội, cơ quan quân sự sẽ thành lập khu vực bỏ phiếu riêng nhưng vẫn thuộc đơn vị bầu cử nơi mình đóng quân.

- Khu vực bỏ phiếu quân đội sẽ từ 50 đến 3.000 nhân khẩu, do ban chỉ huy quân đội thành phố ấn định phạm vi và số hiệu chậm nhất là 40 ngày trước ngày bầu cử và phải báo cáo cho Ủy ban Hành chính thành phố biết.

- Đơn vị quân đội có dưới 50 nhân khẩu sẽ sát nhập với đơn vị quân đội ở gần nhất cùng một đơn vị bầu cử để thành khu vực bỏ phiếu có 50 nhân khẩu trở lên.

3) Khu vực bỏ phiếu của cán bộ công nhân viên một số cơ quan.

Cán bộ công nhân viên các cơ quan nói chung đều bỏ phiếu ở cùng 1 khu vực bỏ phiếu với nhân dân trừ một số ít cơ quan vì hoàn cảnh công tác và sinh hoạt của cán bộ, công nhân viên sẽ thành lập khu vực bỏ phiếu riêng nhưng vẫn thuộc đơn vị bầu cử nơi cơ quan ở.

- Các khu vực bỏ phiếu cơ quan ít nhất là 50 cử tri, nhiều nhất là 2.500 cử tri. Các cơ quan chưa đủ số cử tri để thành lập một khu vực bỏ phiếu riêng, sẽ sát nhập với những cơ quan khác ở cùng đơn vị bầu cử để thành lập khu vực bỏ phiếu riêng.

- Các khu vực bỏ phiếu cơ quan sẽ so Ủy ban Hành chính khu phố hội ý với các thủ trưởng cơ quan ấn định phạm vi và số hiệu chậm nhất là 40 ngày trước ngày bầu cử.

C – THÀNH LẬP HỘI ĐỒNG BẨU CỬ, CÁC BAN BẦU CỬ, CÁC TỔ BẦU CỬ

Theo Sắc luật 004-SLt ngày 20-7-1957 về bầu cử Hội đồng nhân dân và Ủy ban Hành chính các cấp. Hội đồng bầu cử phải được thành lập chậm nhất 30 ngày trước ngày bầu cử.

Nhưng để cho tổ chức này có thể làm nhiệm vụ “kiểm tra đôn đốc việc thi hành luật lệ bầu cử ở địa phương” như đã quy định, nên thành lập tương đối sớm ; khoảng một tháng rưỡi trước ngày bầu cử. Các ban bầu cử, tổ bầu cử cũng vậy : Ban bầu cử khoảng 30 ngày trước ngày bầu cử ; tổ bầu cử khoảng 15 ngày trước ngày bầu cử.

Ủy ban Hành chính thành phố cần tổ chức hội nghị với các đoàn thể, các giới trong thành phố (Đảng Lao động Việt Nam, Đảng Xã hội Việt Nam, Đảng Dân chủ Việt Nam, các đoàn thể: Thanh niên, Nông hội, Công đoàn, Phụ nữ, đại biểu quân đội, công thương, trí thức, tôn giáo, văn nghệ sĩ v.v...) để cử các đại biểu vào Hội đồng bầu cử và Ban bầu cử.

Ủy ban Hành chính khu phố họp hội nghị với các đoàn thể, các giới trong khu phố đề cử các đại biểu vào tổ bầu cử.

Sau khi được thành lập. Hội đồng bầu cử, các ban bầu cử, các tổ bầu cử cần họp để thảo luận về nhiệm vụ và định chương trình, kế hoạch công tác ăn khớp với công việc chuẩn bị bầu cử của Ủy ban Hành chính thành phố và phân công cụ thể cho từng đại biểu.

D - CHUẨN BỊ VẬT LIỆU CẦN THIẾT.

1) Thẻ cử tri, phiếu bầu cử và giấy tờ cần thiết khác.

Ủy ban Hành chính thành phố căn cứ vào tổng số cử tri của thành phố để in thẻ cử tri và phiếu bầu cử. Số thẻ và phiếu bầu cử cần in nhiều hơn tổng số cử tri để phòng phải dùng thêm.

Cần chú ý là thẻ cử tri in xong phải được giao cho các cơ quan lập danh sách cử tri biết những điểm cần thiết vào thẻ trước khi tổ bầu cử phát cho từng cử tri. Vậy thẻ cử tri cần được in sớm để các công việc trên làm được tốt.

Danh sách cử tri, danh sách ứng cử, biên bản tổng kết, sơ kết bầu cử cũng cần được tính trước và đưa in để kịp thời phân phối.

2) Hòm phiếu.

Ủy ban Hành chính thành phố đặt làm hòm phiếu cho tất cả các khu vực bỏ phiếu. Hòm phiếu cần phải làm xong 10 ngày trước ngày bầu cử để giao cho các tổ bầu cử.

3) Các vật liệu khác cần trong lúc bỏ phiếu.

Chuẩn bị trước: giấy, mực, bút mực, bút chì, hồ dán, giấy thấm, keo, danh ghim, dầu đèn v.v...

4) Phòng bỏ phiếu.

Sau hết, trước ngày bầu cử, tổ bầu cử có nhiệm vụ thiết lập phòng bỏ phiếu.

Phòng bỏ phiếu có thể thiết lập ngay ở trụ sở Ủy ban Hành chính khu phố, xã hoặc một nơi trung tâm trong khu vực bỏ phiếu, miễn là tương đối rộng rãi, thuận tiện cho việc cử tri đi bầu. Cần báo cho cử tri trong khu vực bỏ phiếu biét nơi và ngày giờ bỏ phiếu trước ngày bầu cử.

Trước phòng bỏ phiếu có niêm yết danh sách cử tri của khu vực bỏ phiếu và chỉ dẫn cách thức viết phiếu bầu cử.

Trong phòng bỏ phiếu, có thể có những phòng nhỏ kín đáo để cử tri viết phiếu bầu hoặc có thể đặt những bàn cách xa nhau để cử tri ngồi viết phiếu ở một bàn, không đọc được phiếu của ngưòi khác ngồi bàn bên cạnh (nếu có điều kiện, mỗi bàn cách xa nhau bằng một tấm bình phong). Trên mỗi bàn viết phiếu có dán danh sách những người ứng cử, một giấy chỉ dẫn cách thức viết phiếu bầu và để sẵn bút, mực, giấy thấm.

Hòm phiếu đặt ở nơi công chúng có thể dễ dàng quan sát được mà cũng tiện cho cử tri sau khi viết phiếu bầu tới bỏ phiếu vào hòm phiếu.

Để tránh sự lộn xộn, mất trật tự, cần bố trí lối vào bỏ phiếu và lối ra riêng.

Ủy ban Hành chính cơ sở (khu phố, xã) cần hướng dẫn giúp đỡ các tổ bầu cử thiết lập phòng bỏ phiếu.

Bầu cử Hội đồng nhân dân thành phố lần này là lần đầu tiên và sau khi Chính phủ vừa ban hành những văn bản mới về thể lệ bầu cử. Cán bộ ít kinh nghiệm, hoặc chưa có kinh nghiệm.

Cần làm cho cán bộ trực tiếp làm công tác nắm được tinh thần nội dung các công tác đã quy định và phương pháp thực hiện.

Ủy ban Hành chính thành phố sẽ tổ chức những hội nghị học tập bồi dưỡng cán bộ trước khi tiến hành một công tác.

Lại cần có những hội nghị sơ kết công tác kiểm điểm ưu khuyết điểm, rút kinh nghiệm. Qua những cuộc hội nghị này có thể uốn nắn những lệch lạc của cán bộ trong công tác, và làm cho việc chuẩn bị bầu cử được tốt.

Trước ngày bầu cử khoảng 7 ngày, Ủy ban Hành chính thành phố cần kiểm điểm công tác phục vụ cho ngày bầu cử đã tiến hành đến đâu, còn phải làm gì trước ngày bầu cử, để động viên các bộ phận phụ trách, các cán bộ tích cực hoàn thành nhiệm vụ.

Để có thể tiến hành công tác trong các bước được tốt, Ủy ban Hành chính thành phố nên chỉ đạo riêng một đơn vị bầu cử ở nội thành và một đơn vị bầu cử ở ngoại thành giúp cho việc lãnh đạo chung.