THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 147/1998/TT-BTC NGÀY 12 THÁNG 11 NĂM 1998 HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CÁC CƠ QUAN ĐẠI DIỆN VIỆT NAM Ở NƯỚC NGOÀI

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 20/3/1996 và Nghị định số 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ về quy định chi tiết việc phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết toán Ngân sách Nhà nước.
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân sách Nhà nước số 06/1998/QH10 ngày 20/5/1998 và Nghị định số 51/1998/NĐ-CP ngày 18/7/1998 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ quy định chi tiết việc phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết toán Ngân sách Nhà nước;
Căn cứ vào Quyết định số 280-TC/QĐ/NSNN ngày 15/4/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành hệ thống mục lục Ngân sách Nhà nước.
Căn cứ vào điểm 10 mục 1 của Thông tư 103/1998 TT-BTC ngày 18/7/1998 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn phân cấp, lập, chấp hành và quyết toán Ngân sách Nhà nước.
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 2/3/1993 của Chính phủ quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày 28/10/1994 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Bộ Tài chính;
Xét đặc thù hoạt động của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;
Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài như sau:

I. NGUYÊN TẮC CHUNG

Các Đại sứ quán , Tổng lãnh sự quán, Thông tấn xã Việt Nam, các văn phòng đại diện, báo chí, văn hoá (sau đây gọi tắt là cơ quan đại diện) mà kinh phí hoạt động do Ngân sách Nhà nước đài thọ có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của Luật Ngân sách Nhà nước, các văn bản hướng dẫn Luật Ngân sách Nhà nước về lập, chấp hành và quyết toán Ngân sách Nhà nước.

II. QUI ĐỊNH CỤ THỂ

1. Công tác lập dự toán thu - chi Ngân sách Nhà nước:

Hàng năm căn cứ vào nhiệm vụ chính trị được giao, chế độ thu, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách, biến động giá cả của nước sở tại, số kiểm tra về dự toán ngân sách do cơ quan có thẩm quyền thông báo, tình hình thực hiện dự toán ngân sách các năm trước, cơ quan đại diện lập dự toán thu chi ngân sách năm sau theo đúng các quy định, biểu mẫu do cơ quan tài chính hướng dẫn ( kèm theo ). Dự toán phải thể hiện đầy đủ các khoản thu - chi của cơ quan theo mục lục Ngân sách Nhà nước, kèm theo báo cáo thuyết minh rõ cơ sở, căn cứ tính toán gửi Bộ chủ quản trước 30/7 hàng năm. Bộ chủ quản xem xét tổng hợp dự toán của các cơ quan đại diện cùng với dự toán thu, chi ngân sách của đơn vị mình gửi các cơ quan có liên quan theo đúng quy định của Luật Ngân sách và các quy định hiện hành.

2. Chấp hành dự toán thu Ngân sách Nhà nước tại cơ quan đại diện

Nguồn thu của Ngân sách Nhà nước phát sinh tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài bao gồm: lệ phí lãnh sự, công chứng, thu tiền thuê nhà ( thuộc sở hữu Nhà nước, nhà hỗ tương, nhà thuê, phòng khách ) lãi ngân hàng, thu hoàn thuế, thu bán tài sản thanh lý, tiền đền bù chi phí đào tạo...

Đối với các khoản thu bằng ngoại tệ hoặc tiền địa phương nêu trên, cơ quan đại diện thu, nộp vào quỹ tạm giữ của Ngân sách Nhà nước theo quy định của Bộ Tài chính (qui chế quản lý quỹ tạm giữ của Ngân sách Nhà nước quy định tại Thông tư số 11-TC/TCĐN ngày 20/4/1992). Hàng quí cơ quan đại diện báo cáo Bộ ngoại giao để Bộ ngoại giao tổng hợp số thu này báo cáo Bộ Tài chính .

3.Chấp hành dự toán chi Ngân sách Nhà nước tại cơ quan Đại diện.

Căn cứ vào dự toán chi Ngân sách Nhà nước ( kinh phí do Bộ Tài chính cấp) đã được duyệt, Bộ chủ quản phân bổ dự toán chi cho cơ quan đại diện theo năm (chia 4 quí ) có chi tiết theo mục chi gửi Bộ Tài chính. Sau 1 tháng khi nhận được thông báo, Bộ Tài chính phải xem xét có ý kiến. Sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Tài chính, Bộ chủ quản phân bổ kinh phí hàng quí cho các cơ quan đại diện sử dụng ngân sách , bảo đảm nguyên tắc tổng dự toán theo mục trong từng tháng của tất cả các cơ quan đại diện phải phù hợp với thông báo dự toán chi ngân sách quí của Bộ Tài chính.

3.1. Căn cứ cấp phát:

- Căn cứ vào dự toán chi cho từng cơ quan đại diện theo năm (chia 4 quí) đã thống nhất với Bộ chủ quản.

- Dự toán chi cho từng cơ quan đại diện theo mục lục Ngân sách nhà nước do Bộ chủ quản lập.

- Báo cáo số dư quỹ tạm giữ của Ngân sách Nhà nước tại các cơ quan đại diện đến thời điểm cấp phát.

3.2- Phương thức cấp phát cho Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện như sau:

a. Cấp phát kinh phí từ quỹ ngoại tệ tập trung của Nhà nước:

- Bộ Tài chính lập lệnh chi tiền bằng đồng Việt nam (số tiền ghi trên "lệnh chi tiền" bằng ngoại tệ nhân với tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính quy định).

- Căn cứ lệnh chi tiền của Bộ Tài chính và thông tri duyệt y dự toán, Kho bạc Nhà nước xuất quỹ ngoại tệ tập trung cấp kinh phí cho cơ quan đại diện Việt nam ở nước ngoài thuộc Bộ chủ quản.

b. Cấp phát kinh phí từ quỹ tạm giữ của Ngân sách Nhà nước tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài:

- Bộ Tài chính ra lệnh chi từ quỹ tạm giữ của Ngân sách Nhà nước tại các cơ quan đại diện bằng ngoại tệ để cấp cho các cơ quan đại diện Việt nam .

- Trình tự hạch toán khoản chi này như sau:

Căn cứ vào số ngoại tệ đã trích từ quỹ tạm giữ Ngân sách Nhà nước tại các cơ quan đại diện, Bộ Tài chính lập thông tri duyệt y dự toán bằng đồng Việt Nam (được qui đổi từ số ngoại tệ đã được trích từ quỹ tạm giữ Ngân sách Nhà nước nhân với tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính quy định) hạch toán - ghi thu "tiền lệ phí lãnh sự hoặc các khoản thu khác ở ngoài nước" đồng thời ghi chi "cấp kinh phí cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài" cho Bộ chủ quản.

4. Kiểm soát chi tại các Cơ quan Đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Dự toán chi được duyệt và tổng số kinh phí được cấp là hạn mức cao nhất mà đơn vị sử dụng ngân sách được chi. Người đứng đầu cơ quan đại diện ra lệnh chuẩn chi theo dự toán được duyệt và trên cơ sở chế độ và tiêu chuẩn định mức Nhà nước đã quy định. Tuỳ theo tính chất từng mục chi, những căn cứ cần thiết phải xem xét để quyết định chuẩn chi được quy định như sau:

4.1. Đối với mục tiền lương, phụ cấp lương:

Căn cứ vào Quyết định cử đi công tác dài hạn, mức lương và phụ cấp kiêm nhiệm do cấp có thẩm quyền duyệt. Những người ruột thịt trong gia đình (vợ, chồng, con, bố, mẹ, anh chị em ruột ) của những người trong biên chế cơ quan không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, kế toán và mua bán vật tư .

4.2. Đối với mục hợp đồng thuê người nước ngoài hoặc người Việt Nam:

- Quyết định của Bộ chủ quản.

- Có trong dự toán được duyệt.

4.3. Đối với các mục chi về: tiền thuê nhà ở, trụ sở làm việc:

- Hợp đồng ký giữa bên cho thuê và người đứng đầu cơ quan đại diện được Bộ chủ quản duyệt.

- Có trong dự toán được duyệt.

4.4. Mua xe ôtô:

- Văn bản cho phép được mua xe của cấp có thẩm quyền

- Có trong dự toán được duyệt

Hợp đồng mua bán xe ôtô ký giữa người đứng đầu CQĐD với bên bán xe

Riêng trường hợp đổi đầu xe thì Bộ chủ quản quyết định sau khi thống nhất với Bộ Tài chính

4.5. Mua sắm các tài sản khác:

Đối với tất cả những tài sản khác (như máy móc thiết bị, phương tiện quản lý văn phòng, nhà ở như máy tính, máy phôtocopy, máy điện thoại, đầu máy video, máy vô tuyến, tủ lạnh, bàn ghế, bộ sa lông giường... được mua sắm theo kế hoạch được duyệt. Khi mua về được sử dụng và quản lý theo quy định chế độ quản lý tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp quy định tại Quyết định số 351-TC/QĐ/CĐKT ngày 22/5/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn tài sản cố định trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.

4.6. Xây dựng trụ sở, nhà ở mới:

Các trường hợp mua nhà mới hoặc mua đất để xây dựng đều phải thực hiện theo quy chế chung xây dựng cơ bản quy định tại Nghị định 42/CP ngày16/7/1996 về việc ban hành điều lệ quản lí đầu tư và xây dựng và Thông tư số 63-TC/ĐTPT ngày 2/11/1996 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn việc quản lý, cấp phát vốn xây dựng cơ bản thuộc nguồn vốn Ngân sách Nhà nước và phù hợp với luật pháp của nước sở tại.

4.7. Sửa chữa, cải tạo nâng cấp trụ sở, nhà ở:

- Có trong dự toán được duyệt.

- Có phương án sửa chữa, cải tạo nâng cấp được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Phù hợp với luật pháp của nước sở tại.

4.8. Điện thoại, fax:

- Mỗi cơ quan đại diện được trang bị 1 máy điện thoại di động do người đứng đầu CQĐD chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng. Riêng những cơ quan đại diện đầu mối thường phải đón nhiều đoàn qua lại và hoạt động đối ngoại nhiều được trang bị tối đa không quá 3 máy.

- Đối với điện thoại, fax quốc tế: Việc sử dụng máy FAX, gọi điện thoại quốc tế phải được người đứng đầu CQĐD (hoặc người được uỷ quyền) duyệt về nội dung cần giao dịch . Các bộ phận, cá nhân phải đăng ký số máy điện thoại và số fax cần liên hệ với bộ phận kế toán tài vụ hoặc văn phòng để kiểm tra khi thanh toán .

Tất cả các fax và cuộc gọi điện thoại quốc tế nếu không được người đứng đầu CQĐD (hoặc người uỷ quyền) phê duyệt thì cá nhân sử dụng phải tự thanh toán.

4.9. Sử dụng ôtô và xăng dầu:

Căn cứ số xe hiện có của các cơ quan đại diện:

- Một xe ôtô dành cho người đứng đầu CQĐD để phục vụ công việc lễ tân ngoại giao hàng ngày.

- Số xe còn lại dành cho cán bộ công nhân viên để phục vụ công tác hàng ngày.

- Tất cả xe công đều phải mua bảo hiểm xe ôtô, trường hợp xe gặp tai nạn trên đường do lỗi gây ra của cá nhân thì cá nhân đó phải chịu trách nhiệm bồi thường.

Tuỳ từng địa bàn, người đứng đầu ra quy chế sử dụng xe trên nguyên tắc:

+ Bảo quản giữ gìn xe tốt.

+ Phục vụ cho công việc của cơ quan.

+ Định mức xăng dầu cho đầu xe/tháng.

+ Vấn đề cấp phát xăng dầu cho các đầu xe hoạt động:

. Đối với xe của người đứng đầu CQĐD: phục vụ công tác lễ tân ngoại giao thường xuyên theo yêu cầu của người đứng đầu CQĐD.

. Đối với các xe còn lại: cá nhân nhóm hoặc bộ phận công tác muốn sử dụng để phục vụ công tác đều phải có chương trình, nội dung công tác được người đứng đầu CQĐD duyệt.

Căn cứ vào chương trình công tác được người đứng đầu CQĐD duyệt bộ phận văn phòng có trách nhiệm bố trí xe, xăng dầu để các cá nhân , nhóm hoặc bộ phận công tác thực hiện chương trình công tác của mình.

Trường hợp phiếu xăng dầu của các cá nhân, nhóm hoặc bộ phận công tác gửi đến mà không kèm theo chương trình công tác được người đứng đầu CQĐD duyệt thì cá nhân , nhóm , bộ phận công tác phải tự thanh toán.

4.10. Công tác phí:

Trưởng các bộ phận có báo cáo và thống nhất với người đứng đầu CQĐD về nội dung các chuyến đi công tác đã được đăng ký và có trong kế hoạch dự toán chi từng quí/năm.

Nguyên tắc thanh toán công tác phí cho cá nhân:

+ Đối với các chuyến đi công tác nước ngoài hoặc về nước phải có: Quyết định của lãnh đạo Bộ chủ quản (bằng điện hoặc fax) đồng gửi: Bộ Ngoại giao, người đứng đầu cơ quan đại diện. Trường hợp đặc biệt không có trong dự toán kinh phí từ đầu năm thì người đứng đầu CQĐD báo cáo Bộ Ngoại giao hoặc Bộ chủ quản (đối với cơ quan báo chí, thông tấn văn hoá..) xem xét có ý kiến.

+ Đối với các chuyến công tác nội địa: Quyết định của người đứng đầu cơ quan đại diện cử đi công tác:

Các trường hợp đi nước ngoài hoặc trong nội địa không có quyết định của Bộ hoặc quyết định của người đứng đầu cơ quan đại diện thì không được phép thanh toán công tác phí cho cá nhân.

4.11. Văn phòng phẩm:

Hàng quí các nhóm hoặc bộ phận công tác trong cơ quan đại diện phải lập kế hoạch sử dụng văn phòng phẩm gửi cho tài vụ hoặc văn phòng của cơ quan đại diện đi mua và cấp phát cho các nhóm hoặc bộ phận công tác phù hợp với kinh phí thực tế được cấp.

4.12. Trang bị nhà ăn tập thể:

Ở những nơi có điều kiện tổ chức bếp ăn tập thể cho CBCNV thì người đứng đầu CQĐD được sử dụng kinh phí để mua sắm những trang thiết bị cần thiết phục vụ cho nhà bếp.Tuyệt đối không được sử dụng kinh phí nhà nước cấp để mua sắm trang thiết bị, vật tư cho nhà bếp cho các hộ gia đình (kể cả các bếp do hai đến ba hộ gia đình dùng chung nhau).

4.13. Tiếp khách, chiêu đãi, tặng phẩm:

- Tiếp khách: Các nhóm hoặc bộ phận công tác trong cơ quan đại diện chỉ được dùng nước khoáng (hoặc nước chè, cà phê) để tiếp khách, không sử dụng thuốc lá, rượu, bia để tiếp khách.

- Chiêu đãi:

+ Đối với các ngày lễ như: Quốc khánh, ngày thành lập Quân đội Nhân dân Việt Nam, tuỳ từng năm người đứng đầu CQĐD thực hiện theo hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam. Việc chiêu đãi cần được thực hiện trên tinh thần tiết kiệm.

+ Đối với các cuộc chiêu đãi khác liên quan đến công việc hàng ngày, các nhóm hoặc bộ phận công tác phải có kế hoạch trình người đứng đầu CQĐD xem xét quyết định.

+ Tặng phẩm: Các bộ phận công tác trong quan hệ công việc cần phải có tặng phẩm cho các đối tác của mình phải có báo cáo người đứng đầu CQĐD để xem xét quyết định.

Việc thanh toán tiền chiêu đãi, tiền tặng phẩm nói ở trên chỉ được thực hiện khi các nhóm hoặc bộ phận công tác có kế hoạch được người đứng đầu CQĐD phê duyệt.

4.14. Bồi dưỡng làm việc ngoài giờ:

- Các cá nhân, nhóm hoặc bộ phận công tác nếu có nhu cầu làm việc ngoài giờ được người đứng đầu CQĐD duyệt thì tiền bồi dưỡng làm thêm được tính 1 USD/giờ. Mức khống chế thanh toán 20 giờ/người/tháng và không quá 200 giờ/ năm.

- Đối với những việc mà người đứng đầu CQĐD huy động toàn thể CBCNV làm ngoài giờ thì tuỳ theo từng loại việc cụ thể mà người đứng đầu CQĐD quyết định việc nào thì thanh toán tiền bồi dưỡng ngoài giờ, việc nào thì làm công ích không thanh toán bồi dưỡng.

4.15. Thuốc chữa bệnh:

Trong khi chưa có bảo hiểm y tế đối với cán bộ đi công tác dài hạn. Mọi trường hợp ốm đau cần phải đi khám hoặc mua thuốc theo đơn bác sĩ do người đứng đầu CQĐD quyết định.

4.16. Thanh lý TSCĐ (tài sản cố định)

Việc thanh lý TSCĐ phải được thông qua Ban thanh lý do người đứng đầu CQĐD thành lập và theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước về thanh lý TSCĐ.

5. Thủ tục thanh toán các mục chi

- Các bộ phận hoặc cá nhân làm giấy đề nghị chi.

- Nhân viên kế toán kiểm tra các chứng từ phù hợp với chế độ cho phép, trình người đứng đầu CQĐD duyệt và được ghi như sau:

+ Nội dung chi (phải chi theo đúng mục chi và theo dự toán được duyệt).

+ Số tiền ghi bằng số, bằng chữ.

+ Phương thức thanh toán tiền: tiền mặt hoặc séc chuyển khoản.

+ Hạch toán vào mục lục Ngân sách tương ứng.

+ Trường hợp mua vật tư, đồ dùng trong nước thì phải có hoá đơn của Bộ Tài chính phát hành.

6. Đối với những khoản chi do cá nhân sử dụng

Như gọi điện thoại việc riêng (trong và ngoài nước), tiền nhà, điện, nước cho đối tượng đi theo tự túc... cơ quan Đại diện có trách nhiệm thu của cá nhân theo chế độ hiện hành.

7. Thu hồi giảm chi Ngân sách Nhà nước:

Trong quá trình quản lý, cấp phát, kiểm tra quyết toán của Bộ chủ quản, Bộ Tài chính có quyền quyết đinh thu hồi giảm chi Ngân sách Nhà nước đối với các khoản chi sai chế độ, không đúng mục đích, không có chứng từ hợp pháp, cá nhân nào chi sai hoặc ra lệnh chi sai phải nộp lại số tiền đã chi sai này. Người đứng đầu Cơ quan đại diện có trách nhiệm đôn đốc nộp kịp thời theo quyết định của Bộ chủ quản, Bộ Tài chính.

8. Điều chỉnh mục chi trong dự toán năm:

Dự toán của quý trước nếu chưa thực hiện hết thì được chuyển tiếp sang quý sau nhưng đến hết ngày 31/12 dự toán năm hết giá trị. Dự toán đã phân bổ cho mục chi nào thì chỉ được cấp phát thanh toán cho mục chi đó, không được sử dụng cấp phát thanh toán cho mục chi khác. Trường hợp cần điều chỉnh giữa các mục chi thì không được vượt quá tổng mức ngân sách giao cho đơn vị và phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, cụ thể:

- Thủ trưởng CQĐD Việt Nam ở nước ngoài có quyết định nếu không làm thay đổi tổng mức chi và chi tiết các mục chi do cơ quan chủ quản duyệt.

- Bộ chủ quản quyết định nếu việc điều chỉnh không làm thay đổi tổng dự toán chi của các cơ quan đại diện đã được duyệt , đồng thời báo cáo Bộ tài chính.

- Bộ Tài chính quyết định nếu làm thay đổi tổng mức và chi tiết các mục chi theo dự toán năm do Bộ Tài chính thông báo.

9. Hệ thống sổ sách kế toán theo dõi chi tiết các khoản thu chi và các biểu mẫu báo cáo lập theo mục lục Ngân sách Nhà nước hiện hành:

- Các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải tổ chức kế toán và quyết toán theo quy định tại chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) và quy định tại điều 7 phần V của Thông tư - 103/1998 của Bộ Tài chính. Nội dung báo cáo quyết toán ngân sách phải theo đúng các nội dung ghi trong dự toán được duyệt và theo mục lục Ngân sách Nhà nước kèm theo bảng cân đối tài khoản cuối ngày 31/12 gửi cho cơ quan tài chính thuộc Bộ chủ quản có xác nhận của người đứng đầu CQĐD thời hạn gửi báo cáo quyết toán của CQĐD cho Bộ chủ quản sau 45 ngày khi kết thúc năm.

- Bộ chủ quản có trách nhiệm xét duyệt và tổng hợp lập báo cáo quyết toán năm (gồm báo cáo quyết toán của các cơ quan đại diện ) gửi Bộ Tài chính chậm nhất là 30/4 năm sau. Bộ Tài chính có trách nhiệm xét duyệt báo cáo quyết toán năm của các Bộ chủ quản (cấp I), trong quá trình xét duyệt quyết toán năm của Bộ chủ quản, Bộ Tài chính có quyền phúc tra lại việc xét duyệt quyết toán năm của các cơ quan đại diện nếu thấy cần thiết.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 1 tháng 1 năm 1999. Bộ chủ quản hướng dẫn cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc khó khăn đề nghị cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài báo cáo Bộ chủ quản cùng Bộ Tài chính giải quyết.