Thông tư 12/2025/TT-BTP do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch, nhằm chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến quốc tịch.

- Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Thông tư này quy định về việc ban hành, hướng dẫn sử dụng và quản lý các mẫu sổ quốc tịch cùng các mẫu giấy tờ về quốc tịch. Đối tượng áp dụng bao gồm:

• Công dân Việt Nam và người nước ngoài có nhu cầu giải quyết các việc về quốc tịch.
• Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.
• Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
• Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao.
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc giải quyết các thủ tục về quốc tịch.

- Ban hành hệ thống mẫu sổ và mẫu giấy tờ về quốc tịch

Thông tư ban hành danh mục các mẫu sổ và giấy tờ nghiệp vụ áp dụng thống nhất trên cả nước và tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, bao gồm:

• 03 mẫu sổ quốc tịch chính thức: Sổ thụ lý hồ sơ quốc tịch (Ký hiệu: TP/QT-2025-STLHSQT); Sổ cấp Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam (Ký hiệu: TP/QT-2025-SCGXNCQTVN); Sổ cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam (Ký hiệu: TP/QT-2025-SCGXNGVN).
• 17 mẫu giấy tờ về quốc tịch: Bao gồm các loại đơn xin nhập, xin trở lại, xin thôi quốc tịch Việt Nam (áp dụng cho cá nhân tự thực hiện hoặc thông qua người đại diện theo pháp luật); Bản khai lý lịch; Các tờ khai đề nghị cấp Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam hoặc xác nhận là người gốc Việt Nam; Văn bản thỏa thuận thay đổi quốc tịch cho con chưa thành niên; Bản cam đoan; Bản cam kết; Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam; Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam; và Danh sách người được đề nghị giải quyết các việc về quốc tịch.

- Số hóa và ban hành các mẫu quốc tịch điện tử tương tác

Để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và chuyển đổi số, Thông tư ban hành các nội dung mẫu quốc tịch điện tử tương tác tích hợp phục vụ nộp hồ sơ trực tuyến và bản điện tử giấy tờ quốc tịch:

• Mẫu điện tử tương tác phục vụ nộp trực tuyến: Áp dụng đối với Đơn xin trở lại quốc tịch Việt Nam, Đơn xin thôi quốc tịch Việt Nam (bao gồm cả mẫu cho người đại diện), Bản khai lý lịch, Tờ khai đề nghị cấp Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam và Tờ khai đề nghị cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam.
• 02 mẫu Bản điện tử giấy tờ quốc tịch: Bản điện tử Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam và Bản điện tử Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam.

- Giá trị pháp lý của Bản điện tử giấy tờ quốc tịch

• Bản điện tử giấy tờ quốc tịch có giá trị pháp lý đầy đủ, được sử dụng tương đương như giấy tờ bản giấy trong các giao dịch và thủ tục hành chính trực tuyến. Đồng thời, bản điện tử này có giá trị thay thế hoàn toàn bản giấy khi thực hiện các thủ tục hành chính trực tiếp liên quan đến quốc tịch.
• Mã QRcode hiển thị trên bản điện tử là địa chỉ Internet dẫn trực tiếp đến dữ liệu, hình ảnh của giấy tờ tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quốc tịch. Mã này có giá trị xác thực tính chính xác, hợp lệ và cung cấp thông tin chi tiết của giấy tờ.
• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tiếp nhận bản điện tử có quyền và trách nhiệm quét mã QRcode để kiểm tra, đối chiếu tính chính xác và thông tin cập nhật của văn bản.

- Quy định về in, sử dụng mẫu sổ và giấy tờ quốc tịch

• Các mẫu sổ và giấy tờ được đăng tải công khai trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Pháp luật Quốc gia và Trang thông tin điện tử của Bộ Tư pháp. Cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ có trách nhiệm truy cập và tự in để sử dụng.
• Người dân có nhu cầu giải quyết thủ tục về quốc tịch có thể tự truy cập các cổng thông tin nêu trên để tải và in mẫu đơn, tờ khai. Trong trường hợp người dân không thể tự in, cơ quan thụ lý hồ sơ có trách nhiệm in và cung cấp miễn phí cho người dân.

- Nguyên tắc ghi chép, quản lý sổ quốc tịch và giấy tờ

• Đối với sổ quốc tịch: Công chức, viên chức làm công tác quốc tịch phải tự mình ghi chép thông tin khi tiếp nhận hồ sơ giấy. Nội dung ghi phải chính xác, rõ ràng, không viết tắt, không tẩy xóa và không dùng nhiều màu mực trong cùng một quyển sổ. Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin để in sổ từ máy tính, phải sử dụng mực đen chất lượng tốt, không nhòe, không phai màu. Sổ phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối ngay khi mở sổ hoặc khi đóng sổ định kỳ hàng năm đối với sổ in từ máy tính.
• Đối với việc điền mẫu giấy tờ: Người yêu cầu phải kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin theo hướng dẫn. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm chủ động khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nếu người yêu cầu đã cung cấp đủ họ tên, ngày tháng năm sinh và số định danh cá nhân; chỉ yêu cầu người dân kê khai thêm các thông tin chưa có trong cơ sở dữ liệu này.
• Thống kê và lưu trữ: Chậm nhất đến ngày 31 tháng 12 hàng năm, người làm công tác quốc tịch phải hoàn thành việc thống kê số liệu, trình người đứng đầu cơ quan ký xác nhận và đóng dấu. Sổ quốc tịch là tài liệu quan trọng, bắt buộc phải được lưu trữ vĩnh viễn và bảo quản nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

- Hiệu lực thi hành và quy định chuyển tiếp

• Hiệu lực thi hành: Thông tư 12/2025/TT-BTP chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.
• Thay thế và bãi bỏ: Thông tư này thay thế hoàn toàn Thông tư số 02/2020/TT-BTP ngày 08/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Đồng thời, bãi bỏ Điều 1 và khoản 2 Điều 3 của Thông tư số 04/2024/TT-BTP ngày 06/6/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
• Quy định chuyển tiếp: Các mẫu sổ quốc tịch ban hành kèm theo Thông tư số 02/2020/TT-BTP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 04/2024/TT-BTP và Thông tư số 04/2020/TT-BTP) được phép tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025 nhằm bảo đảm tính liên tục và tránh lãng phí phôi sổ cũ.