ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 826/TTr-STP ngày 31 tháng 8 năm 2015,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 931/QĐ-UBND-HC ngày 09 tháng 9 năm 2015 của UBND tỉnh Đồng Tháp)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Quy định này được áp dụng để xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Công chứng.

Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ

Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp phải căn cứ theo Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29 tháng 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020”, đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan và đúng quy định của pháp luật.

Điều 3. Trách nhiệm của Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ đã nộp.

Chương II

TIÊU CHÍ VÀ SỐ ĐIỂM CỦA CÁC TIÊU CHÍ

Điều 4. Vị trí dự kiến đặt trụ sở của Văn phòng công chứng (05 điểm)

1. Trụ sở của Văn phòng công chứng dự kiến đặt ở vị trí thuận lợi cho việc liên hệ của cá nhân, tổ chức có yêu cầu công chứng: 03 điểm;

2. Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có chỗ đậu xe thuận lợi, không gây ách tắc giao thông: 02 điểm.

Điều 5. Về trụ sở của Văn phòng công chứng (10 điểm)

Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho Công chứng viên và người lao động, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng, cụ thể:

1. Tổng diện tích sử dụng của trụ sở Văn phòng công chứng

a) Diện tích dưới 80 m²: 03 điểm;

b) Diện tích từ 80 m² đến dưới 100 m²: 05 điểm;

c) Diện tích từ 100 m² trở lên: 07 điểm.

2. Về tính pháp lý của trụ sở Văn phòng công chứng

a) Trụ sở Văn phòng công chứng thuộc sở hữu của Công chứng viên hợp danh: 03 điểm;

b) Trụ sở Văn phòng công chứng nếu thuê, mượn phải có hợp đồng thuê, mượn hợp lệ và thời hạn thuê, mượn từ 05 năm trở lên: 02 điểm.

Điều 6. Phần diện tích dành cho Phòng tiếp người có yêu cầu công chứng và Công chứng viên làm việc (07 điểm)

1. Diện tích dưới 40 m²: 03 điểm;

2. Diện tích từ 40 m² đến 50 m²: 05 điểm;

3. Diện tích từ trên 50 m² trở lên: 07 điểm.

Điều 7. Phần diện tích dành cho nơi lưu trữ hồ sơ công chứng (07 điểm)

1. Diện tích dưới 20 m²: 03 điểm;

2. Diện tích từ 20 m² đến dưới 30 m²: 05 điểm.

3. Diện tích từ 30 m² trở lên: 07 điểm.

Điều 8. Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông (07 điểm)

1. Diện tích dành cho chỗ giữ xe

a) Diện tích chỗ giữ xe dưới 30 m²: 02 điểm.

b) Diện tích chỗ giữ xe từ 30 m² đến dưới 40 m²: 03 điểm.

c) Diện tích chỗ giữ xe từ 40 m² trở lên: 04 điểm.

2. Văn phòng công chứng có phương án, trang thiết bị phòng, chống cháy nổ, đảm bảo an ninh trật tự và an toàn giao thông: 03 điểm.

Điều 9. Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin trong hành nghề công chứng (10 điểm)

1. Dự kiến trang bị máy photocoppy, máy vi tính, máy in và các trang thiết bị khác để đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng công chứng: 06 điểm.

2. Dự kiến có đăng ký kết nối internet, thiết kế trang website, tạo địa chỉ email của Văn phòng công chứng, Công chứng viên và các nhân viên khác: 02 điểm.

3. Có phương án đầu tư xây dựng phần mềm hoặc có sử dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ công chứng: 02 điểm.

Điều 10. Số lượng Công chứng viên của Văn phòng công chứng (20 điểm)

1. Số lượng Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng a) Có 02 Công chứng viên hợp danh thành lập: 10 điểm.

b) Công chứng viên hợp danh thứ 03 trở đi: Mỗi Công chứng viên được tính 05 điểm.

2. Số lượng Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng tại Văn phòng công chứng.

Mỗi Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng được tính 04 điểm.

3. Tổng số điểm của Công chứng viên hợp danh thứ 03 trở đi và Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng được tính tối đa không quá 10 điểm.

Điều 11. Nhân viên nghiệp vụ của Văn phòng công chứng (10 điểm)

1. Mỗi nhân viên nghiệp vụ được tính 03 điểm;

2. Nhân viên nghiệp vụ có bằng Đại học Luật trở lên được cộng 01 điểm.

3. Tổng cộng điểm cho số lượng nhân viên nghiệp vụ tối đa không quá 10 điểm.

Điều 12. Nhân viên phụ trách công nghệ thông tin (04 điểm)

1. Văn phòng công chứng có nhân viên công nghệ thông tin: 03 điểm;

2. Nhân viên công nghệ thông tin có bằng chuyên ngành công nghệ thông tin từ cao đẳng trở lên được cộng 01 điểm.

Điều 13. Nhân viên phụ trách kế toán (04 điểm)

1. Văn phòng công chứng có nhân viên phụ trách kế toán: 03 điểm;

2. Nhân viên phụ trách kế toán có bằng chuyên ngành kế toán từ trung cấp trở lên được cộng 01 điểm.

Điều 14. Nhân viên phụ trách lưu trữ (04 điểm)

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm công tác lưu trữ: 03 điểm.

2. Nhân viên phụ trách lưu trữ có bằng chuyên ngành lưu trữ từ trung cấp trở lên được cộng 01 điểm.

Điều 15. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ (04 điểm)

1. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật: 02 điểm;

2. Xây dựng quy trình lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật: 02 điểm.

Điều 16. Tính khả thi của Đề án thành lập Văn phòng công chứng (08 điểm)

Đề án thành lập Văn phòng công chứng thể hiện được tính khả thi và đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành: 08 điểm.

Chương III

CÁCH THỨC XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Điều 17. Đơn vị tiếp nhận và thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Giao Sở Tư pháp thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Giám đốc Sở Tư pháp quyết định thành lập Tổ thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

2. Nguyên tắc thẩm định hồ sơ: Các thành viên của Tổ thẩm định hồ sơ làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và thang điểm đã nêu tại Chương II của Quy định này để thẩm định và chấm điểm từng hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.

Điều 18. Cách thức chấm điểm

1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng điểm trung bình của các thành viên tham gia chấm điểm.

2. Việc thẩm định và chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ thẩm định.

3. Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt điểm trung bình từ 70/100 điểm trở lên và có số điểm cao nhất trong số hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trong 1 đơn vị quy hoạch (huyện, thị xã, thành phố). Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo các thứ tự ưu tiên sau đây:

a) Hồ sơ có số lượng Công chứng viên nhiều hơn;

b) Hồ sơ có số điểm cơ sở vật chất cao hơn.

4. Căn cứ vào kết quả xét duyệt và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 19. Khiếu nại, tố cáo

1. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là trái với quy định pháp luật và Quy định này.

2. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật và Quy định này.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo tuân thủ theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 20. Tổ chức thực hiện

Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh vướng mắc thì kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ theo quy định của pháp luật./.