QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH BẠC LIÊU

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược phát triển Công nghệ thông tin và Truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống hội nghị Truyền hình trực tuyến tỉnh Bạc Liêu.  

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, đơn vị cung cấp đường truyền và các cá nhân, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. /.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH BẠC LIÊU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 561/QĐ-UBND ngày 15 tháng 4 năm 2014 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống hội nghị Truyền hình trực tuyến (sau đây gọi tắt là Hệ thống HNTH) tỉnh Bạc Liêu.

2. Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống HNTH, Văn phòng UBND tỉnh Bạc Liêu và các đơn vị liên quan trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Hệ thống HNTH

Hệ thống HNTH: Là một hệ thống thông tin đa phương tiện cho phép người dùng từ nhiều điểm cầu khác nhau có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao ban, tập huấn với nhau. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị hạn chế trong việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều.

Hệ thống HNTH bao gồm:

1. Trung tâm điều khiển tại: Văn phòng UBND tỉnh Bạc Liêu.

2. Các điểm cầu tại: Văn phòng Tỉnh ủy và UBND các huyện trong tỉnh. Các điểm cầu được kết nối đến Trung tâm điều khiển bằng hệ thống đường truyền dẫn của đơn vị cung cấp đường truyền.

3. Máy chủ hệ thống đặt tại Văn phòng UBND tỉnh Bạc Liêu.

Điều 3. Quản lý Hệ thống HNTH

UBND tỉnh Bạc Liêu thống nhất quản lý Hệ thống HNTH và ủy quyền cho Văn phòng Tỉnh ủy, UBND các huyện chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động của Hệ thống HNTH tại đơn vị theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

Chương II

SỬ DỤNG HỆ THỐNG HNTH TỈNH BẠC LIÊU

Điều 4. Yêu cầu khi sử dụng Hệ thống HNTH

1. Không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng gần các thiết bị của hệ thống.

2. Đảm bảo các điều kiện về phòng cháy chữa cháy.

3. Đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống.

4. Không tự ý di chuyển thiết bị hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống.

5. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

6. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.

7. Bật, tắt hệ thống đúng quy trình.

8. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

9. Thường xuyên vệ sinh hệ thống theo đúng quy trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn lau theo tiêu chuẩn và chất tẩy rửa chuyên dụng.

Điều 5. Đăng ký sử dụng Hệ thống HNTH

1. Đơn vị chủ trì cuộc họp phải thông báo bằng văn bản cho Văn phòng UBND tỉnh ít nhất 5 ngày trước khi tiến hành họp chính thức để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp; đồng thời thông báo cho đơn vị cung cấp đường truyền trước 2 ngày để có kế hoạch đảm bảo đường truyền tại các điểm cầu.

2. Các sở, ban, ngành tổ chức họp trực tuyến phải thống nhất thời gian sử dụng phòng họp trực tuyến với UBND các huyện và đăng ký với Văn phòng UBND tỉnh trước khi phát hành văn bản mời họp để tránh trường hợp trùng lặp.

3. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn, …) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua Fax, E-mail, điện thoại cho Văn phòng UBND tỉnh và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

Điều 6. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

1. Văn phòng UBND tỉnh là đơn vị đầu mối chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước cuộc họp như sau:

a) Thông báo thời gian chuẩn bị và họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của các đơn vị có liên quan;

b) Thông báo thời gian chuẩn bị và họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của các đơn vị cung cấp đường truyền;

c) Tổ chức kiểm tra chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh chậm nhất 30 phút trước giờ khai mạc cuộc họp;

d) Thiết lập các thông số kỹ thuật cho hệ thống phục vụ cuộc họp.

2. UBND các huyện có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các công việc:

a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn điện và điện dự phòng, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu;

b) Phối hợp với Trung tâm điều khiển để kết nối vào hệ thống;

c) Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp.

Điều 7. Điều khiển hệ thống trong cuộc họp trực tuyến

1. Cán bộ kỹ thuật tại Trung tâm điều khiển:

a) Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp;

b) Phối hợp ngay với cán bộ của đơn vị cung cấp đường truyền và cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

c) Gửi các yêu cầu phát biểu tại các điểm cầu cho chủ trì cuộc họp.

2. Cán bộ phụ trách vận hành hệ thống của các huyện:

a) Vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp, chỉ được bật Micro khi có yêu cầu phát biểu của cơ quan chủ trì cuộc họp;

b) Điều chỉnh về các vị trí khung hình khi có đại biểu ở điểm cầu phát biểu;

c) Không được tự ý quay số tới bất kỳ điểm cầu nào trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển;

d) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Trung tâm điều khiển để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật của đơn vị cung cấp đường truyền về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế.

đ) Tiếp nhận đăng ký phát biểu của chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách và gửi cho cán bộ kỹ thuật tại Trung tâm điều khiển bằng điện thoại.

3. Kết thúc cuộc họp: Cán bộ kỹ thuật ở các điểm cầu kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt và ngắt nguồn điện cung cấp hệ thống.

Điều 8. Chi phí cho các cuộc họp

1. Văn phòng UBND tỉnh bảo đảm kinh phí đường truyền.

2. Chi phí phục vụ, trang trí phòng họp và các dịch vụ khác (nếu có) do các sở, ngành, cơ quan tổ chức chi trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỆ THỐNG HNTH TỈNH BẠC LIÊU

Điều 9. Văn phòng UBND tỉnh Bạc Liêu

1. Là đơn vị đầu mối quản trị, vận hành toàn bộ hệ thống; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật; đôn đốc các cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả Hệ thống HNTH.

2. Hàng năm rà soát Hệ thống HNTH, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; đề xuất các kế hoạch bảo đảm về nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo các kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận hành.

3. Tổng hợp kinh phí quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp hệ thống và phục vụ họp trực tuyến từ các đơn vị liên quan trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.

4. Tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ thuật tham gia quản lý, vận hành Hệ thống HNTH và thông báo cho các điểm cầu và đơn vị liên quan biết liên hệ.

Điều 10. Điểm cầu tại Văn phòng Tỉnh ủy và UBND các huyện

1. Ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến đảm bảo các điều kiện quy định trong Quy chế này.

2. Bố trí ổn định cán bộ kỹ thuật đã được đào tạo vận hành và sử dụng thiết bị phòng họp trực tuyến (tối thiểu mỗi đơn vị 1 - 2 cán bộ). Danh sách cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, số điện thoại, email) được gửi về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Văn phòng UBND tỉnh biết để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống.

3. Hàng năm lập và phê duyệt dự toán kinh phí theo phân cấp ngân sách phục vụ cho việc quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp hệ thống và phục vụ họp trực tuyến tại điểm cầu do đơn vị quản lý.

4. Định kỳ cuối năm, các đơn vị tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động của Hệ thống HNTH, gửi ý kiến đóng góp hoặc kiến nghị, đề xuất về Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

Điều 11. Sở, ban, ngành đăng ký sử dụng Hệ thống HNTH

1. Khi sử dụng Hệ thống HNTH trong việc tổ chức các cuộc họp với UBND các huyện, thành phố phải trao đổi, thống nhất với Văn phòng UBND tỉnh.

2. Phối hợp chặt chẽ với UBND các huyện, Văn phòng UBND tỉnh trong việc đăng ký thời gian tổ chức họp trực tuyến và thực hiện một số hoạt động khác để phục vụ cuộc họp trực tuyến.

3. Kinh phí tổ chức hội nghị do sở, ngành đăng ký sử dụng hệ thống HNTH đảm trách.

Điều 12. Đơn vị cung cấp đường truyền

1. Đảm bảo các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng đường truyền dẫn cho Hệ thống HNTH.

2. Cung cấp cho Văn phòng UBND tỉnh địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật ở mỗi điểm cầu thường trực xử lý sự cố suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp.

3. Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Văn phòng UBND tỉnh; các sở, ban, ngành; UBND các huyện, đơn vị cung cấp đường truyền và các cá nhân, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện đúng theo Quy chế này.

Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức, các tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quy định.

2. Các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức; các tổ chức, cá nhân vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo đề xuất trình UBND tỉnh xem xét, quyết định (thông qua Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp, đề xuất). /.