QUYẾT ĐỊNH

V/V BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân (sửa đổi) được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2003;

Căn cứ Nghị định số 156-HĐBT ngày 17/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 2680/QĐ-UB-TC ngày 11/12/2001 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt đề án sắp xếp tổ chức bộ máy, tinh giản biên chế Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh An Giang;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3: Chánh Văn phòng Ủy ban Nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH

VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 524 /2005/QĐ-UB ngày 17/3/2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang)

Chương I

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Điều 1. Vị trí, chức năng:

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh (viết tắt là UBND tỉnh), có chức năng tổ chức, thực hiện các hoạt động của UBND tỉnh và Thường trực UBND tỉnh, đồng thời tham mưu cho UBND tỉnh một số công việc được phân công theo quy định pháp luật.

Điều 2. Nhiệm vụ, quyền hạn:

1- Xây dựng quy chế làm việc của UBND tỉnh, chương trình, kế hoạch công tác, lịch công tác và giúp UBND tỉnh quản lý việc thực hiện quy chế, chương trình, kế hoạch, lịch công tác đó.

2- Thực hiện các công việc sau đây nhằm phục vụ cho các hội nghị, họp định kỳ và các buổi làm việc (sau đây gọi chung là các cuộc họp) của UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh.:

a) Chuẩn bị chương trình, nội dung, điều kiện vật chất, ghi biên bản và thông báo ý kiến kết luận cuộc họp.

Thời gian thông báo kết luận không quá 03 ngày làm việc.

b) Tiếp các đoàn khách, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước đến dự các cuộc họp của UBND, Thường trực UBND tỉnh.

3- Căn cứ vào chủ trương, chính sách, văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước cấp trên ban hành và những vấn đề mới phát sinh thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh, Văn phòng tham mưu với Thường trực UBND tỉnh giao nhiệm vụ cho các cơ quan chuyên môn tổ chức triển khai thực hiện hoặc xử lý kịp thời.

4- Thẩm tra, rà soát và có ý kiến bằng văn bản về nội dung, thể thức, thủ tục hành chính, hoặc đề xuất biện pháp xử lý các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các chương trình, đề án, dự án, kế hoạch, công văn xin ý kiến chỉ đạo do các Sở, cơ quan ngang Sở thuộc UBND tỉnh (gọi chung là Sở, ban ngành), UBND huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi chung là UBND cấp huyện) trình UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh.

Thời hạn để thực hiện các công việc trên là 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản (có đóng dấu "Đến"), trừ trường hợp cần phải trao đổi với các ngành thì thời hạn trên không quá 07 (bảy) ngày làm việc, hoặc vấn đề đó thuộc thẩm quyền giải quyết của tập thể UBND tỉnh thì Văn phòng xin ý kiến của các thành viên tại kỳ họp của UBND tỉnh.

Văn phòng được phép trả lại văn bản gởi vượt cấp, chưa có ý kiến của các ngành liên quan, hoặc không thuộc quyền giải quyết của UBND tỉnh và báo cáo lại Thường trực UBND tỉnh trong cuộc họp báo tuần.

5- Tổ chức nghiên cứu, soạn thảo các chương trình, đề án, dự án, kế hoạch được Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao.

6- Xử lý và chuyển đến Thường trực UBND tỉnh các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản.

7- Tổ chức việc công bố, truyền đạt các chương trình công tác, chủ trương chính sách, quyết định của UBND tỉnh; chỉ thị, quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh; kiểm tra, theo dõi việc thực hiện các văn bản trên, phát hiện vướng mắc, báo cáo đề xuất với Thường trực UBND tỉnh nhằm bảo đảm hiệu lực, hiệu quả trong công tác điều hành của UBND tỉnh.

8- Giúp Chủ tịch UBND tỉnh đảm bảo mối quan hệ giữa UBND tỉnh với các đoàn thể nhân dân.

9- Phối hợp các ngành giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và hiệp hội theo quy định của pháp luật.

10- Phối hợp các ngành tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại của công dân theo quy định pháp luật; tổ chức công tác tiếp dân, đối thoại với các doanh nghiệp định kỳ.

11- Thực hiện chế độ giao ban hàng tuần với Thường trực UBND tỉnh; giao ban trong Ban lãnh đạo Văn phòng với các chuyên viên nghiên cứu, các phòng và trung tâm trực thuộc Văn phòng.

12- Thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng kế hoạch trên mọi lĩnh vực ngành, nghề để giúp UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh chỉ đạo, điều hành chính xác và kịp thời; thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, tuần, tháng, quý, 06 tháng và năm; báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, báo cáo chuyên đề phục vụ kỳ họp Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân tỉnh và các cơ quan Trung ương.

13- Quản lý công tác văn thư, hành chính, thông tin, lưu trữ hồ sơ tài liệu của Uỷ ban nhân dân tỉnh (bao gồm cả chế độ bảo mật công văn giấy tờ, tài liệu, con dấu, thông tin); hướng dẫn các ngành trong tỉnh và huyện về công tác văn thư, hành chính, lưu trữ, thông tin, sử dụng mạng tin học diện rộng thống nhất theo đúng nguyên tắc.

14- Thực hiện chế độ thông tin với các nội dung sau đây:

a) Tổ chức thu thập, xử lý thông tin, xây dựng hệ thống thông tin bảo đảm phản ánh chính xác, thường xuyên, kịp thời các mặt hoạt động kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh để phục vụ cho sự chỉ đạo và điều hành của UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh.

b) Quản lý, duy trì mạng tin học diện rộng của Chính phủ.

c) Dự thảo các văn bản quy định về chế độ thông tin, chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề đột xuất; khai thác, cung cấp thông tin và sử dụng có hiệu quả mạng tin học diện rộng của Chính phủ; về việc quản lý, cung cấp thông tin, khai thác và sử dụng trang Web của tỉnh và các vấn đề khác tuỳ thuộc vào tình hình thực tế ở địa phương.

d) Tổ chức nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật, ứng dụng các phần mềm quản lý trong chuyên môn nghiệp vụ công tác Văn phòng và quản lý nhà nước trên địa bàn toàn tỉnh.

đ) Định kỳ thông tin tình hình kinh tế - xã hội cho các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện và các cơ quan Đảng, Đoàn thể, Mặt trận, cơ quan thông tin đại chúng; tổ chức họp báo với cơ quan thông tin đại chúng về những hoạt động chủ yếu và những quyết định quan trọng của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, những sự kiện kinh tế - chính trị - xã hội nổi bật, những sự việc mà dư luận quan tâm.

15- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thường trực UBND tỉnh. Quản lý bộ máy tổ chức, biên chế cán bộ, công chức, ngân sách, tài sản, các dự án, công tác nghiên cứu khoa học tại Văn phòng theo quy định của Nhà nước.

16- Thực hiện việc quản lý các lĩnh vực công tác và những nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thường trực UBND tỉnh phân công.

CHƯƠNG II

CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG

Điều 3: Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh là một tổ chức thống nhất làm việc theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng và các phòng, trung tâm trực thuộc.

Điều 4: Nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh Văn phòng:

4.1 Chánh Văn phòng là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng; lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được quy định. Cụ thể là:

4.1.1 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh đã được quy định tại Điều 2 của Quy định này; tổ chức thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước, các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, Quyết định, Chỉ thị của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.

4.1.2 Thực hiện uỷ nhiệm của Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh ký :

- Công văn thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh trả lời những đề nghị của các Sở, cơ quan ngang Sở, UBND cấp huyện trình UBND tỉnh sau khi có ý kiến phê duyệt của Thường trực UBND tỉnh trên các văn bản đề nghị.

- Công văn yêu cầu thủ trưởng các Sở, cơ quan ngang Sở, cơ quan trực thuộc UBND tỉnh gởi chương trình công tác hoặc tham gia ý kiến vào dự thảo chương trình công tác của UBND tỉnh.

- Công văn nhắc các Sở, ban, ngành, địa phương thi hành công việc đã được Chủ tịch UBND tỉnh giao; công văn yêu cầu các Sở, ban, ngành tham mưu cho UBND tỉnh báo cáo hoặc triển khai thực hiện các công việc liên quan chức năng, nhiệm vụ của ngành theo yêu cầu của Chính phủ và Bộ, ngành Trung ương; công văn hướng dẫn các Sở, ban, ngành, các địa phương thực hiện chế độ công tác, quy chế làm việc của UBND tỉnh.

- Giấy mời các thành viên Ủy ban và các ngành, địa phương dự các cuộc họp, hội nghị do UBND tỉnh chủ trì.

- Thông báo tình hình công tác của UBND tỉnh, báo cáo tuần, tháng của UBND tỉnh gởi các thành viên, thủ trưởng các Sở, Ban ngành và các đoàn thể.

- Biên bản các phiên họp UBND tỉnh, thông báo ý kiến kết luận của Chủ tịch, Phó Chủ tịch tại các cuộc họp, hội nghị; ký sao y các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các Bộ ngành Trung ương.

- Các loại văn bản khác thuộc chức trách của Văn phòng.

4.1.3 Làm chủ tài khoản và quản lý các hoạt động thu – chi ngân sách của Văn phòng theo quy định của pháp luật.

4.2 Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định phân cấp quản lý cán bộ, công chức.

Điều 5: Phó Chánh Văn phòng:

Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công, tham gia ý kiến về những công việc chung của Văn phòng.

Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Chánh Văn phòng uỷ nhiệm một Phó Chánh Văn phòng điều hành các mặt hoạt động của Văn phòng và ký văn bản theo thẩm quyền được phân công.

Việc bổ nhiệm Phó Chánh Văn phòng theo quy định quản lý cán bộ - công chức của Tỉnh ủy.

Điều 6: Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh:

a) Các phòng thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh:

1. Phòng Tổng hợp.

2. Phòng Nội chính.

3. Phòng Kinh tế.

4. Phòng Xây dựng Cơ bản.

5. Phòng Văn hoá - Xã hội.

6. Phòng Tiếp dân.

7. Phòng Thi đua - Khen thưởng.

8. Phòng Văn thư.

9. Phòng Ngoại vụ - Lễ tân.

10. Phòng Quản trị - Tài vụ.

b) Các tổ chức sự nghiệp thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh:

1. Trung tâm Lưu trữ.

2. Trung tâm Tin học.

c) Việc bổ nhiệm Trưởng, phó phòng, Giám đốc, phó Giám đốc Trung tâm trực thuộc Văn phòng do Chánh văn phòng quyết định trên cơ sở tham khảo ý kiến của Thường trực UBND tỉnh.

Điều 7: Nhiệm vụ của cán bộ, công chức Văn phòng UBND tỉnh.

a) Các cán bộ, công chức nghiên cứu chuyên môn, nghiệp vụ:

- Theo dõi nắm tình hình hoạt động của các ngành, các huyện, thị xã, thành phố về lĩnh vực công tác được phân công, tổng hợp tình hình để báo cáo với Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách khối, phát hiện và đề xuất ý kiến với UBND tỉnh giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực mình phụ trách.

- Nghiên cứu chỉ thị, nghị quyết của cấp trên, đề xuất với UBND tỉnh về việc triển khai và theo dõi kết quả tổ chức thực hiện tại địa phương.

- Chuẩn bị chương trình công tác và nội dung các hội nghị, thẩm tra các dự thảo văn bản quy định tại khoản 4 Điều 2 bản quy định này để lãnh đạo Văn phòng xem xét trước khi trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký theo quy định pháp luật.

- Soạn các văn bản để UBND tỉnh báo cáo với cấp trên và thông báo cho cấp dưới theo đúng yêu cầu về nội dung, thời hạn quy định (về lĩnh vực công tác được phân công).

- Được tham dự các cuộc họp của UBND tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh và các cuộc họp với thủ trưởng các ngành, các cấp trong tỉnh khi bàn về các công việc thuộc phạm vi mình theo dõi, được trực tiếp trao đổi ý kiến với Thủ trưởng các Sở, ban ngành và UBND cấp huyện trong tỉnh để nắm tình hình về công việc có liên quan.

b) Các cán bộ, công chức và nhân viên hành chính quản trị có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng:

- Tổ chức việc tiếp nhận, phân phối đầy đủ, nhanh chóng các công văn giấy tờ đến đúng người có trách nhiệm giải quyết.

- Phụ trách việc đánh máy, in tài liệu của cơ quan kịp thời, chính xác, đủ số lượng, bảo đảm kỹ thuật, mỹ thuật và bảo đảm an toàn, bí mật công văn, tài liệu.

- Tổ chức công tác hồ sơ lưu trữ của UBND tỉnh theo đúng quy chế; hướng dẫn, giúp đỡ Văn phòng các ngành và Văn phòng UBND cấp huyện thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ.

- Tự mình thực hiện và bảo đảm cho cán bộ, nhân viên trong Văn phòng thực hiện tốt các quy định về giữ gìn bí mật, bảo vệ cơ quan, cán bộ và bảo vệ tài liệu, con dấu ..v.v..

- Quản lý tài sản, kinh phí hoạt động của cơ quan theo quy định pháp luật.

- Phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ tân, tiếp khách của UBND tỉnh.

Điều 8: Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ chung, UBND tỉnh sẽ quyết định cụ thể biên chế của Văn phòng theo nguyên tắc đảm bảo tinh gọn, làm việc có chất lượng và hiệu quả cao. Văn phòng được sử dụng quỹ lương khoán để trả thêm cho những cán bộ, công chức kiêm nhiệm công việc.

CHƯƠNG III

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG

Điều 9: Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh với Thường trực UBND tỉnh:

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh về tổ chức chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Văn phòng; là đầu mối điều hoà phối hợp thực hiện chương trình công tác tuần, tháng, quý, sáu tháng và năm; chịu trách nhiệm tiếp nhận chủ trương, tổ chức truyền đạt các ý kiến chỉ đạo của Thường trực Uỷ ban nhân dân tỉnh; thường xuyên báo cáo tình hình cho Thường trực Uỷ ban nhân dân tỉnh và đề xuất ý kiến giải quyết các vấn đề phát sinh.

Điều 10: Về quan hệ giữa Văn phòng với các cơ quan liên quan:

1. Quan hệ giữa văn phòng với Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Hội đồng thi đua khen thưởng tỉnh:

- Văn phòng phối hợp với Văn phòng Tỉnh ủy xây dựng chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh và của Thường trực Tỉnh ủy trong từng thời gian và giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh chuẩn bị các nội dung cần đưa ra xin ý kiến Tỉnh Uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ;

 - Văn phòng phối hợp với Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, các Ban của Hội đồng nhân dân tỉnh để giúp UBND tỉnh chuẩn bị các nội dung cần báo cáo tại các kỳ họp Hội đồng nhân dân tỉnh;

- Văn phòng phối hợp với Thường trực Hội đồng Thi đua khen thưởng tỉnh tham mưu UBND tỉnh về công tác thi đua và xét khen thưởng.

2. Quan hệ giữa Văn phòng với các Sở, ban, ngành, UBND huyện:

- Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có quan hệ mật thiết thường xuyên với các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện để giúp UBND tỉnh nắm chắc mọi hoạt động của địa phương, đôn đốc các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện thực hiện chương trình công tác, các chỉ thị, các quyết định và những văn bản chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh, của Thường trực UBND tỉnh.

- Tổ chức phối hợp, hướng dẫn, giúp đỡ văn phòng các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện về cách làm việc, tổ chức thông tin, sử dụng hệ thống thông tin, xây dựng chương trình công tác, để đảm bảo sự chỉ đạo và phối hợp công tác trên dưới được kịp thời, nhạy bén và thông suốt.

- Định kỳ tổ chức họp với các lãnh đạo Văn phòng các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện để trao đổi kinh nghiệm về nghiệp vụ hành chính, nghiệp vụ văn phòng, đảm bảo thực hiện thống nhất trong toàn tỉnh theo các quy định của Chính phủ và các cơ quan Nhà nước cấp trên.

3. Quan hệ giữa Văn phòng với Văn phòng Chính phủ và Văn phòng các Bộ, cơ quan Trung ương:

- Văn phòng quan hệ với Văn phòng Chính phủ và Văn phòng các Bộ, cơ quan Trung ương để giúp UBND tỉnh nắm bắt kịp thời các văn bản và công báo của Nhà nước, nắm vững tinh thần các văn bản quy phạm pháp luật và giúp UBND tỉnh tổ chức thực hiện và theo dõi việc thực hiện các văn bản đó ở địa phương.

- Văn phòng giúp UBND tỉnh thực hiện chế độ thông tin báo cáo Thủ tướng Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương.

- Hàng năm, Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh báo cáo kết quả công tác Văn phòng với Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, kể cả báo cáo theo yêu cầu đột xuất.

CHƯƠNG IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11: Căn cứ quy định này, Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức sắp xếp bộ máy, bố trí nhân sự, bảo đảm đúng người đúng việc, xây dựng và ban hành quy chế làm việc của Văn phòng, xác định nhiệm vụ cụ thể, mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận và cá nhân, quy định thời gian giải quyết từng loại công việc cụ thể để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

Điều 12: Thủ trưởng các Sở, ban ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm phối hợp với Chánh Văn phòng để thực hiện những công tác có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.

Điều 13: Trong quá trình thực hiện quy định này, nếu xét thấy cần thiết, Chánh Văn phòng và Giám đốc Sở Nội vụ kịp thời kiến nghị Uỷ ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu thực tiễn của tỉnh./.