ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 480/QĐ-UBND	Vĩnh Long, ngày 10 tháng 3 năm 2022

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TỈNH VĨNH LONG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương, ngày 19/6/2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương, ngày 22/11/2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin, ngày 29/6/2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP, ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Nghị định số 107/2020/NĐ-CP, ngày 14/9/2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 24/2014/NĐ-CP, ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP, ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP, ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 3077/QĐ-UBND, ngày 22/12/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc vận hành chính thức hệ thống thông tin quản lý Văn bản chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long;

Theo đề nghị cua Chánh Văn phòng UBND tỉnh tại Tờ trình số 91/TTr-VPUBND, ngày 20/01/2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điêu 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và vận hành hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành tỉnh Vĩnh Long.

Điêu 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, các xã, phường, thị trấn và các đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 910/QĐ-UBND, ngày 14/5/2018 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý và vận hành hệ thống thông tin quản lý văn bản chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh Vĩnh Long./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 2; - Văn phòng Chính phủ; - TT. Tỉnh ủy; TT.HĐND tỉnh; - Chủ tịch, các Phó CT.UBND tỉnh; - CVP, các PVP.UBND tỉnh; - Cổng TTĐT tỉnh; - Trung tâm THCB; - Trung tâm PVHCC; - Lưu: VT, 1.16.05.

KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Quang Trung

 

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TỈNH VĨNH LONG
(Kèm theo Quyết định số 480/QĐ-UBND, ngày 10 tháng 3 năm 2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành tỉnh Vĩnh Long (sau đây gọi tắt là phần mềm Quản lý văn bản).

2. Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước, các đơn vị trực thuộc các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long (sau đây gọi tắt là các cơ quan, đơn vị) và cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị tham gia quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Quản lý văn bản.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Cơ sở hạ tầng thông tin: Hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu.

2. Môi trường mạng: Môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin.

3. An toàn thông tin: Thuật ngữ dùng để chỉ việc bảo vệ thông tin số và các hệ thống thông tin chống lại các nguy cơ tự nhiên, các hành động truy cập, sử dụng, phát tán, phá hoại, sửa đổi và phá hủy bất hợp pháp nhằm bảo đảm cho hệ thống thông tin thực hiện đúng chức năng, phục vụ đúng đối tượng một cách sẵn sàng, chính xác và tin cậy. An toàn thông tin bao hàm các nội dung bảo vệ và bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu, an toàn máy tính và an toàn mạng.

4. Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành tỉnh Vĩnh Long là phần mềm tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức gửi, nhận, lưu trữ, tìm kiếm văn bản, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan, đơn vị.

5. Hồ sơ công việc: Một tập văn bản, tài liệu điện tử có liên quan đến một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một số đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, xử lý công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hành chính Nhà nước hoặc của cá nhân.

6. Văn bản điện tử: Văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

7. Thông điệp dữ liệu: Thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

8. Người sử dụng: Cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long.

9. Tài khoản: Tên người dùng và mật khẩu đăng nhập được cấp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức để truy cập và sử dụng phần mềm quản lý văn bản.

Điều 3. Mục đích ban hành Quy chế

1. Nhằm triển khai đồng bộ, thống nhất và sử dụng hiệu quả phần mềm Quản lý văn bản trong các cơ quan, đơn vị, đẩy nhanh tiến độ xử lý văn bản, tăng cường tính công khai, minh bạch trong hoạt động của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước; Xây dựng cơ sở dữ liệu về tiếp nhận, xử lý và luân chuyển văn bản liên thông qua môi trường mạng của các cơ quan hành chính nhà nước, làm nền tảng cho việc xây dựng chính quyền điện tử và chuyển đổi số tại địa phương.

2. Phát huy vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước; đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan hành chính nhà nước.

Điều 4. Định dạng của văn bản điện tử được trao đổi trên phần mềm Quản lý văn bản

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử.

a) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư và các hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

b) Ký tự thể hiện trong văn bản điện tử thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10 tháng 6 năm 2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng phông chữ Unicode, Bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Bộ mã Unicode) trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.

c) Ngôn ngữ sử dụng trong phần mềm quản lý văn bản bằng ngôn ngữ tiếng Việt có dấu.

2. Định dạng tập tin (file) dữ liệu của văn bản điện tử được thực hiện theo Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Thông tin và Truyền thông về việc ban hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

a) Văn bản điện tử có thể chỉnh sửa sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật .txt, .odt, .rtf, .doc, .xls, .ppt, docx, xlsx, pptx hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.

b) Văn bản điện tử không thể chỉnh sửa là văn bản dạng ảnh quét, được số hóa từ văn bản gốc (có chữ ký của Thủ trưởng cơ quan và dấu của cơ quan, đơn vị) sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.

c) Văn bản điện tử được nén từ nhiều hoặc một tập tin văn bản nhằm giảm thiểu dung lượng. Sử dụng định dạng nén dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.zip, .rar) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.

3. Dung lượng các văn bản điện tử được sử dụng để đính kèm trên phần mềm Quản lý văn bản không quá 100MB.

Điều 5. Tích hợp chữ ký số vào phần mềm Quản lý văn bản

1. Phần mềm Quản lý văn bản được tích hợp chứng thư số và chữ ký số chuyên dùng của tổ chức, cá nhân theo đúng các quy định của Luật Giao dịch điện tử; Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Thông tư số 185/2019/TT-BQP, ngày 4/12/2019 của Bộ Quốc phòng về hướng dẫn việc cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ; Văn bản điện tử đã được ký số phải được tiếp nhận và xử lý đúng quy trình để đảm bảo tính kịp thời, an toàn, bảo mật, tin cậy và xác thực.

2. Chứng thư số chuyên dùng sử dụng trong phần mềm Quản lý văn bản do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.

Điều 6. Địa chỉ và tên giao dịch của phần mềm

Tên gọi chính thức: Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành tỉnh Vĩnh Long.

Tên giao dịch: Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành

Địa chỉ truy cập trên nền Web base: https://hscv.vinhlong.gov.vn

Địa chỉ truy cập cài đặt ứng dụng (App) trên nền Android:

https://play.google.com/store/apps/details?id=vn.com.tandan.office

Địa chỉ truy cập cài đặt ứng dụng App trên nền iOS:

https://apps.apple.com/us/app/tdoffice/id1329650434

Chương II

QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 7. Quản lý phần mềm Quản lý văn bản

Văn phòng UBND tỉnh quản lý cơ sở hạ tầng, phần mềm, phần cứng và đảm bảo về kỹ thuật để vận hành, duy trì hoạt động thực hiện ứng dụng thường xuyên phần mềm Quản lý văn bản trên phạm vi toàn tỉnh, theo nhiệm vụ được Chính phủ giao tại điểm c khoản 3 Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

Điều 8. Đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu trên phần mềm Quản lý văn bản

1. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm thực hiện các biện pháp kỹ thuật đảm bảo hoạt động an toàn cho phần mềm Quản lý văn bản; định kỳ thực hiện việc sao lưu dữ liệu (tối thiểu 01 lần/tuần); xây dựng giải pháp hiệu quả chống lại các tấn công gây mất an toàn thông tin; xây dựng phương án dự phòng khắc phục sự cố bảo đảm hệ thống hoạt động liên tục 24 giờ/ngày và 07 ngày/tuần.

2. Người sử dụng phần mềm Quản lý văn bản có trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ tài khoản (tên người dùng) và mật khẩu theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 9. Bảo trì, bảo dưỡng, duy trì hoạt động, nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm Quản lý văn bản

1. Phần mềm Quản lý văn bản phải được thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa, giám sát kỹ thuật để đảm bảo hoạt động liên tục 24 giờ/ngày và 07 ngày/tuần.

2. Hàng năm, Văn phòng UBND tỉnh rà soát và đề xuất phương án nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm Quản lý văn bản, đảm bảo ngày càng tiện ích trong thực hiện ứng dụng và phù hợp với nhu cầu thực tế. Đồng thời, xây dựng phương án, trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc xử lý và cập nhật văn bản điện tử, bảo đảm khai thác hiệu quả hạ tầng công nghệ hiện có.

Điều 10. Đào tạo nguồn nhân lực

Những người tham gia vào quá trình quản lý, vận hành và duy trì hoạt động của phần mềm Quản lý văn bản hàng năm phải được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với lĩnh vực đảm nhiệm để bảo đảm phục vụ cho hoạt động của phần mềm Quản lý văn bản.

Điều 11. Kinh phí cho duy trì hoạt động phần mềm Quản lý văn bản

Các chi phí để duy trì hoạt động phần mềm Quản lý văn bản như: chi phí bản quyền phần mềm, nâng cấp phần mềm, bảo trì, đảm bảo đường truyền; công tác lưu trữ, bảo mật; chi phí đảm bảo kỹ thuật; các chi phí khác có liên quan như: sửa chữa nhỏ; tập huấn, học hỏi kinh nghiệp,… được đảm bảo từ nguồn ngân sách tỉnh và từ các nguồn huy động hợp pháp khác.

Chương III

XỬ LÝ VĂN BẢN TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 12. Quy định đối với Văn thư

1. Tiếp nhận văn bản đến

a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên phần mềm Quản lý văn bản.

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, đơn vị nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản.

c) Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của phần mềm Quản lý văn bản.

2. Đăng ký văn bản đến

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký trên phần mềm Quản lý văn bản. Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn thư cơ quan cập nhật vào phần mềm Quản lý văn bản các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký trên phần mềm phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

3. Chuyển giao văn bản điện tử

Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên phần mềm Quản lý văn bản.

4. Phát hành văn bản đi

Khi nhận được văn bản đã được người có thẩm quyền ký bản chính thức và chuyển trên phần mềm Quản lý văn bản, Văn thư thực hiện các việc sau:

a) Cấp số, ngày ký của văn bản đi từ phần mềm Quản lý văn bản.

b) Ghi đúng số và ngày ký văn bản đi vừa được cập nhật trên phần mềm vào văn bản đi có chữ ký chính thức.

c) Thực hiện ký số bằng chứng thư số của cơ quan và phát hành văn bản theo quy định.

d) Thực hiện đóng dấu, phát hành văn bản giấy (nếu có) và phát hành văn bản điện tử theo quy định. Đối với các văn bản có phụ lục kèm theo, phải đính kèm đủ các phụ lục của văn bản và phải thực hiện ký số các phụ lục theo quy định. Trường hợp không phát hành văn bản giấy mà chỉ phát hành văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản qua mạng, Văn thư thực hiện các điểm a, b, c khoản 4 Điều này và phát hành theo quy định.

đ) Ghi số, ngày tháng năm phát hành, đóng đấu và lưu hồ sơ giấy theo quy định. Văn thư không phát hành văn bản giấy khi văn bản điện tử tương ứng chưa được chuyển trên ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản từ chuyên viên xử lý đến bộ phận văn thư để phát hành qua mạng.

e) Thu hồi văn bản: Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên phần mềm Quản lý văn bản, đồng thời thông báo qua phần mềm Quản lý văn bản để bên gửi biết.

5. Sao y văn bản

a) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

b) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, đơn vị.

Điều 13. Quy định đối với Lãnh đạo cơ quan, đơn vị

1. Đối với Văn bản đến: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị chuyển văn bản đến các cá nhân hoặc phòng, ban, bộ phận xử lý.

2. Đối với Văn bản đi

a) Xem xét cho ý kiến thẩm duyệt nội dung văn bản theo hồ sơ do cán bộ, công chức, viên chức đơn vị trình.

b) Thực hiện ký số ban hành văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản.

c) Lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể ủy quyền cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thay mình thực hiện: phân công xử lý văn bản, giám sát việc xử lý văn bản trong đơn vị.

Thường xuyên theo dõi văn bản qua mạng để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các phòng ban. Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý trễ hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý, khắc phục.

Điều 14. Quy định đối với Chuyên viên xử lý văn bản

1. Xử lý văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến (cả văn bản giấy và văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản) từ lãnh đạo phân công.

Đối với văn bản được phân công xử lý chính (có hạn trả lời), chuyên viên thẩm tra hồ sơ, cho ý kiến xử lý hoặc soạn văn bản tham mưu lãnh đạo xử lý.

Đối với văn bản phối hợp xử lý, chuyên viên cho ý kiến gửi đến người xử lý chính để cùng tham mưu xử lý.

Đối với văn bản không cần xử lý, chuyên viên cập nhật tình trạng thông tin xử lý văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản chọn mục “không cần xử lý”.

Đối với văn bản tham khảo, chuyên viên xác nhận văn bản đã được đọc để kết thúc quá trình xử lý văn bản mà chuyên viên đó được phân công.

2. Xử lý văn bản đi

Dự thảo văn bản đi

Quá trình cập nhật thông tin văn bản đi trên phần mềm Quản lý văn bản, Chuyên viên chọn văn bản đến cần trả lời (nếu có), chọn phân công theo dõi nhiệm vụ (nếu văn bản đi có hạn trả lời).

Trường hợp phải phối hợp xử lý, chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp; tiếp thu ý kiến để hoàn thiện dự thảo.

Trình dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo phòng hoặc bộ phận chuyên môn xem xét.

Chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo theo ý kiến chỉ đạo.

Trình người phụ trách chuyên môn ký tắt và trình Thủ trưởng cơ quan ký ban hành.

Chuyển văn bản cho văn thư cơ quan trên phần mềm Quản lý văn bản.

Lưu trữ văn bản vào hồ sơ công việc tương ứng.

3. Tạo lập hồ sơ điện tử

a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.

b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.

c) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.

4. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

5. Kết thúc hồ sơ

a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.

b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

c) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào phần mềm Quản lý văn bản các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của phần mềm Quản lý văn bản.

6. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên phần mềm Quản lý văn bản.

Điều 15. Lưu văn bản điện tử

Việc lưu văn bản điện tử phải đảm bảo theo Điều 7 và Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và khoản 2 Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Chương IV

NHIỆM VỤ CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

Điều 16. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị

Phần mềm Quản lý văn bản là phần mềm dùng chung cho toàn tỉnh, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được triển khai sử dụng phần mềm phải tổ chức thực hiện ứng dụng nghiêm túc và chịu trách nhiệm:

1. Chỉ đạo đưa vào sử dụng phần mềm Quản lý văn bản thống nhất cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan (bao gồm các đơn vị trực thuộc) và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về triển khai thực hiện ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản tại cơ quan, đơn vị.

2. Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản nhằm nâng cao hiệu quả xử lý, chỉ đạo và điều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh và Lãnh đạo cơ quan.

3. Định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm và đột xuất báo cáo tình hình thực hiện Quy chế này gửi Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp để báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Xây dựng và ban hành quy chế sử dụng phần mềm Quản lý văn bản, trong đó xác định rõ quy trình vận hành nội bộ của cơ quan, đơn vị nhằm khai thác có hiệu quả phần mềm Quản lý văn bản.

5. Thông báo kịp thời khi có sự cố kỹ thuật; đồng thời, báo cáo tình hình sử dụng, đề xuất, kiến nghị gửi về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp, tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

6. Phân công cán bộ quản trị phần mềm Quản lý văn bản, để thực hiện các nhiệm vụ:

a) Đề xuất với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị việc cấp phát, thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản và phân quyền sử dụng phần mềm Quản lý văn bản tại cơ quan, đơn vị.

b) Tạo lập, quản lý tài khoản người sử dụng; quản trị hệ thống danh mục trong phần mềm Quản lý văn bản, trực tiếp sửa đổi, bổ sung khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức trong nội bộ cơ quan, đơn vị.

c) Hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị sử dụng, vận hành phần mềm Quản lý văn bản; phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh khắc phục sự cố (nếu có).

Điều 17. Trách nhiệm của người sử dụng phần mềm Quản lý văn bản

Trong giờ hành chính làm việc tại cơ quan bắt buộc phải sử dụng phần mềm Quản lý văn bản để giải quyết công việc.

1. Tần suất kiểm tra và sử dụng phần mềm Quản lý văn bản:

a) Đối với lãnh đạo đơn vị (hoặc người được ủy quyền), lãnh đạo phòng ban phải kiểm tra phần mềm mỗi ngày vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều để tiếp nhận xử lý thông tin đến trên phần mềm.

b) Đối với cán bộ, công chức, viên chức phải thường xuyên kiểm tra phần mềm để tiếp nhận, xử lý kịp thời Văn bản đến.

2. Cán bộ, công chức, viên chức được cấp tài khoản đăng nhập vào hệ thống phải có trách nhiệm:

a) Bảo vệ mật khẩu sử dụng phần mềm Quản lý văn bản .

b) Quản lý và lưu trữ các văn bản của cá nhân.

c) Chịu trách nhiệm về xử lý văn bản, nội dung thông tin của mình trên phần mềm.

d) Không truy nhập vào tài khoản của người khác và không cung cấp tài khoản của mình cho người khác để cập nhật văn bản, xử l ý văn bản.

đ) Khi gặp sự cố phải thông báo cho người phụ trách công nghệ thông tin của cơ quan, đơn vị để hướng dẫn và xử lý kịp thời.

Điều 18. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Quản lý, vận hành và quản trị phần mềm Quản lý văn bản, cơ sở dữ liệu, cơ sở hạ tầng kỹ thuật (gồm: hệ thống mạng, máy chủ, phương tiện lưu trữ, liên thông, kết nối, bảo mật, v.v…), đường truyền Internet public và hosting phần mềm Quản lý văn bản,...

2. Bảo đảm tính an toàn, an ninh và bảo mật thông tin cho dữ liệu và phần mềm Quản lý văn bản; Định kỳ hàng tuần, sao lưu (backup) dữ liệu trên toàn hệ thống.

3. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật mạng và trao đổi dữ liệu thông suốt của phần mềm Quản lý văn bản trong quá trình hoạt động .

4. Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị khai thác sử dụng phần mềm Quản lý văn bản.

5. Theo dõi tình hình sử dụng phần mềm Quản lý văn bản của các cơ quan đơn vị.

6. Định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm hoặc đột xuất, tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh về việc thực hiện Quy chế này và hiện trạng và tình hình sử dụng phần mềm Quản lý văn bản của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

7. Theo dõi, kiểm tra, bảo trì, phát hiện và khắc phục sự cố về kỹ thuật và lỗi trên phần mềm Quản lý văn bản.

8. Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, vận hành, nâng cấp và duy trì hoạt động phần mềm Quản lý văn bản.

Điều 19. Kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin Quản lý văn bản khác

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì xây dựng, quản lý Trục kết nối liên thông hệ thống Quản lý văn bản của tỉnh, đảm bảo thực hiện kết nối liên thông hệ thống Quản lý văn bản cho các sở, ban, ngành tỉnh; các huyện, thị xã, thành phố; các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh và kết nối thông suốt với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Chính phủ, các bộ, ngành Trung ương và các địa phương ngoài tỉnh theo quy định.

2. Văn phòng UBND tỉnh chủ trì thực hiện kết nối, chia sẻ dữ liệu hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành theo quy định tại Nghị định số 47/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 20. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Trên cơ sở kết quả kiểm tra và tổng hợp báo cáo, Văn phòng UBND tỉnh phối hợp Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu UBND tỉnh hình thức khen thưởng đối với những cơ quan, đơn vị và cá nhân thực hiện ứng dụng có hiệu quả phần mềm Quản lý văn bản.

2. Việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản tại các cơ quan, đơn vị là tiêu chí đánh giá khi bình xét các hình thức thi đua, khen thưởng cấp tỉnh hàng năm.

3. Các hành vi vi phạm quy định của Quy chế này, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo các quy định của pháp luật.

Điều 21. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, các xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện và chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm Quy chế này.

2. Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long

a) Chủ trì tổ chức quản lý, vận hành, quản trị, duy trì hoạt động phần mềm Quản lý văn bản, đảm bảo kết nối, trao đổi dữ liệu thông suốt giữa các cơ quan, đơn vị trong phạm vi toàn tỉnh và kết nối liên thông thông suốt với Văn phòng Chính phủ, các bộ ngành Trung ương và địa phương ngoài tỉnh.

b) Tổ chức các biện pháp khắc phục các sự cố liên quan đến phần mềm kịp thời, nhanh chóng và chính xác.

c) Tham mưu UBND tỉnh nâng cấp, phát triển và mở rộng phần mềm Quản lý văn bản.

d) Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan đơn vị trong tỉnh thực hiện Quy chế này.

đ) Tổ chức đào tạo, tập huấn, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị về quản trị, khai thác, sử dụng phần mềm Quản lý văn bản đúng quy trình, đúng mục đích.

e) Phối hợp Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh về kinh phí hàng năm cho hoạt động duy trì, bảo trì, nâng cấp phần mềm Quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

3. Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh tham mưu UBND tỉnh kinh phí hàng năm cho việc quản lý, vận hành, duy trì, bảo trì, nâng cấp phần mềm Quản lý văn bản.

4. Sở Nội vụ chủ trì tham mưu UBND tỉnh đưa việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản này vào tiêu chí thi đua hàng năm và lồng ghép vào chỉ tiêu đánh giá cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

5. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động phần mềm Quản lý văn bản trên địa bàn tỉnh.

6. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vấn đề mới hoặc Trung ương có ban hành quy định mới thì cơ quan quản lý phần mềm Quản lý văn bản có trách nhiệm tổng hợp những ý kiến đóng góp trình Ủy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh, bổ sung Quy chế này đảm bảo phù hợp quy định hiện hành./.