BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 4148 /QĐ-BKHCN	Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2013

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

BỘ TRƯỞNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Căn cứ Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2014 và thay thế Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 12 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về ban hành Quy chế Công tác văn thư và lưu trữ.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Bộ trưởng và các Thứ trưởng; - Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ; - Bộ Nội vụ; - Lưu VT, VP.

BỘ TRƯỞNG Nguyễn Quân

 

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ.

a) Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Khoa học và Công nghệ; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

b) Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Khoa học và Công nghệ.

2. Quy chế này được áp dụng thống nhất đối với các cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi là cán bộ, công chức) và các đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng - văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Bộ Khoa học và Công nghệ được đăng ký tại bộ phận Văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học và Công nghệ.

2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Bộ Khoa học và Công nghệ phát hành.

3. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành.

6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao lục được thực hiện từ bản sao y bản chính.

9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Bộ, đơn vị thuộc Bộ, cán bộ, công chức.

10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của Bộ, đơn vị thuộc Bộ, cán bộ, công chức, thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

11. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

12. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ, đơn vị thuộc Bộ, cán bộ, công chức.

13. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

14. Lưu trữ cơ quan là đơn vị thực hiện công tác lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ.

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ:

a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ

Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc Bộ.

3. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định nội bộ của đơn vị mình về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức

Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này và quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 4. Hệ thống văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ

Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm:

a) Văn thư chuyên trách Bộ Khoa học và Công nghệ thuộc Văn phòng Bộ (sau đây gọi là Văn thư Bộ);

b) Văn thư chuyên trách của các đơn vị trực thuộc Bộ có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng;

c) Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị trực thuộc Bộ không thuộc Điểm b, Khoản 1 Điều này.

2. Hệ thống lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm:

a) Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ thuộc Văn phòng Bộ (sau đây gọi là Lưu trữ Bộ);

b) Lưu trữ các đơn vị trực thuộc Bộ (sau đây gọi là Lưu trữ đơn vị).

3. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

Người được giao kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

Điều 5. Báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ

1. Báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ được tiến hành định kỳ hàng năm, tính từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 của năm báo cáo.

2. Các đơn vị gửi báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình cho Văn phòng Bộ trước ngày 15 tháng 01 của năm kế tiếp.

3. Văn phòng Bộ gửi báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ cho Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước trước ngày 15 tháng 02 của năm kế tiếp.

Điều 6. Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ

1. Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tổng hợp, Vụ trưởng Vụ Tài chính, Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm bảo đảm kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ và đơn vị. Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ được bố trí vào kế hoạch hàng năm của Bộ và các đơn vị khi xây dựng kế hoạch năm.

2. Kinh phí cho công tác lưu trữ được sử dụng vào các nội dung công việc theo quy định của Điều 39 Luật Lưu trữ.

Điều 7. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ và các đơn vị trực thuộc Bộ phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8. Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;

- Văn bản chuyên ngành;

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.

Điều 9. Thể thức văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật

Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.

2. Văn bản hành chính

a) Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

b) Quy ước ký hiệu viết tắt tên các đơn vị trực thuộc Bộ theo hướng dẫn tại Phụ lục I; ký hiệu tên loại văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục II; mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục III; mẫu văn bản hành chính theo hướng dẫn tại Phụ lục IV Quy chế này.

3. Văn bản chuyên ngành

a) Thể thức văn bản chuyên ngành không thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành tương ứng.

b) Thể thức văn bản chuyên ngành thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ.

4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài:

Thể thức văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo quy định của Bộ Ngoại giao hoặc theo thông lệ quốc tế.

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Quy chế soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Khoa học và Công nghệ, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:

Đơn vị hoặc cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

c) Soạn thảo văn bản;

d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

đ) Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định của Quy chế làm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ. Phiếu trình giải quyết công việc theo Mẫu 9 và 9a Phụ lục V Quy chế này.

Điều 11. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

2. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo đơn vị phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình Lãnh đạo Bộ quyết định.

2. Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ.

3. Dự thảo văn bản trình ký ít nhất phải có 02 bản để người có thẩm quyền ký trực tiếp: 01 bản có chữ ký tắt để lưu tại Văn thư Bộ và 01 bản (chỉ có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) sử dụng để nhân bản thành các bản chính khi phát hành.

Điều 13. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ.

2. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản. Chữ ký tắt cần nhỏ, gọn.

3. Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu vinh dự khác.

Điều 14. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Chánh Văn phòng Bộ quyết định.

4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Bộ những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Bộ ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác và giải quyết công việc phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 15. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ Khoa học và Công nghệ phải được quản lý tập trung tại Văn thư Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và của Bộ. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư Bộ, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ và hướng dẫn tại Quy chế này.

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến Bộ phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Lập sổ đăng ký văn bản đến:

Hệ thống sổ đăng ký văn bản đến của Bộ gồm:

a) Sổ đăng ký văn bản đến;

b) Sổ đăng ký và chuyển giao bì thường không mở;

c) Sổ đăng ký bì, văn bản mật đến;

d) Sổ chuyển giao văn bản cho các đơn vị;

đ) Sổ đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân và tổ chức;

e) Sổ chuyển fax;

g) Sổ nhận fax.

2. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

3. Đối với bản fax không dùng loại giấy theo quy chuẩn, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; văn bản được chuyển phát qua mạng - văn bản điện tử, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

4. Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, nhân viên bảo vệ nội bộ của Văn phòng Bộ tiếp nhận và có trách nhiệm ký nhận, đăng ký vào sổ và giao cho Văn thư Bộ trong thời gian sớm nhất. Đối với văn bản khẩn phải báo ngay cho Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Chánh Văn phòng để xử lý.

5. Văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ vào sổ đăng ký văn bản và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên mạng VP-Net.

6. Văn bản mật đến được đăng ký riêng; nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN hoặc mạng Internet.

7. Văn bản mật có hẹn giờ, hỏa tốc đến ngoài giờ hành chính, nhân viên bảo vệ nội bộ của Văn phòng Bộ chuyển cho Chánh Văn phòng để xử lý.

Điều 18. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Chánh Văn phòng Bộ để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư Bộ bổ sung thông tin vào sổ đăng ký và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ.

3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

4. Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết, đơn vị tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho Văn thư Bộ để báo cáo Chánh Văn phòng xử lý.

Điều 19. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bản đến, Lãnh đạo đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ.

3. Trách nhiệm tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến được quy định như sau:

a) Văn thư Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến chuyển trực tiếp đến các đơn vị trực thuộc Bộ đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.

b) Phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, số liệu văn bản đến đã được giải quyết hoặc đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.

c) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Bộ về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.

Điều 20. Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 21. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót, yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo khắc phục. Trường hợp không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn thảo, Văn thư Bộ báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xem xét, giải quyết.

2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

a) Ghi số của văn bản

- Tất cả văn bản đi của Bộ Khoa học và Công nghệ được ghi số theo hệ thống số chung của Bộ do Văn thư Bộ thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

Điều 22. Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và trên mạng VP-Net.

1. Lập sổ đăng ký văn bản đi

Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ gồm:

a) Sổ đăng ký văn bản đi (văn bản hành chính thông thường);

b) Sổ đăng ký quyết định (quyết định hành chính cá biệt);

c) Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật;

d) Sổ đăng ký văn bản chuyên ngành;

đ) Sổ đăng ký văn bản mật;

e) Các loại sổ đăng ký văn bản khác phục vụ công tác quản lý văn bản đi của Bộ (Sổ cấp giấy giới thiệu, Sổ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ,...).

2. Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp truyền thống (đăng ký bằng số) hoặc đăng ký trên máy tính khi điều kiện kỹ thuật cho phép.

Điều 23. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản

a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư Bộ;

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định.

d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Bộ và được thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ và quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấu cơ quan

a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc tên của phụ lục.

d) Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.

3. Đóng dấu độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.

c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Điều 24. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản

a) Đơn vị soạn thảo văn bản tiến hành các công việc sau:

- Lựa chọn bì;

- Viết bì và viết phiếu chuyển EMS (nếu chuyển phát nhanh);

- Vào bì và dán bì;

b) Văn thư Bộ tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

- Phân loại bì để chuyển cho cơ quan bưu chính hoặc chuyển trực tiếp đối với những văn bản có yêu cầu.

2. Chuyển phát văn bản đi

a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày đăng ký văn bản.

b) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;

d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;

đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ, Điều 10, Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Văn thư Bộ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, Lãnh đạo Văn phòng Bộ quyết định;

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn thảo phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn phòng Bộ (Văn thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp); khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.

Điều 25. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Bộ và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại Văn thư Bộ phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật.

Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 26. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Bộ Khoa học và Công nghệ, của đơn vị và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (theo trình tự thời gian và diễn biến giải quyết công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;

Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Bộ và của đơn vị;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải đầy đủ, cùng có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều;

d) Thông tin cơ bản về hồ sơ phải được mô tả đầy đủ và chính xác bằng phiếu biên mục hồ sơ hoặc điền đầy đủ thông tin đã in trên bìa hồ sơ.

Điều 27. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị

1. Trách nhiệm của cán bộ, công chức

a) Cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ đơn vị hoặc cán bộ văn thư - lưu trữ của đơn vị theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo đơn vị nơi cán bộ, công chức công tác, nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;

b) Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan khác.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu

a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;

b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;

3. Thủ tục giao nhận

a) Lưu trữ đơn vị, cán bộ văn thư - lưu trữ của đơn vị chịu trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị cho Lưu trữ Bộ (Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ), trừ các trường hợp quy định tại Điều 37 Quy chế này.

b) Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành văn bản giao nhận gồm 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Bên giao và bên nhận mỗi bên giữ một bản.

Điều 28. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị

1. Trách nhiệm của Bộ trưởng

a) Chỉ đạo chung và ủy quyền cho Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng chỉ đạo công tác xây dựng Danh mục hồ sơ của Bộ Khoa học và Công nghệ, chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ đối với các đơn vị thuộc Bộ.

b) Ban hành theo thẩm quyền các văn bản quy định về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu của Bộ Khoa học và Công nghệ.

c) Quyết định các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với cá nhân, đơn vị trong công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ

a) Tham mưu, giúp Bộ trưởng chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ.

b) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thuộc Bộ nghiêm túc thực hiện các quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ.

c) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của Văn phòng Bộ vào Lưu trữ Bộ.

3. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ

a) Hằng năm, chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của đơn vị; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ Bộ.

b) Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức của đơn vị nghiêm túc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định.

c) Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức

a) Trực tiếp lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;

b) Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về việc khai thác các thông tin trong hồ sơ khi chưa nộp vào lưu trữ cơ quan;

c) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.

5. Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ

Cán bộ văn thư, lưu trữ của đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức của đơn vị lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị theo đúng quy định.

6. Mức độ hoàn thành công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Điều này là một trong các tiêu chí bình xét thi đua - khen thưởng hằng năm của cá nhân, đơn vị.

Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 29. Quản lý con dấu

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý, sử dụng con dấu của Bộ. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).

2. Các con dấu của Bộ Khoa học và Công nghệ, con dấu đơn vị được giao cho cán bộ văn thư chuyên trách quản lý và sử dụng. Cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và Thủ trưởng đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của cán bộ văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng Bộ (đối với con dấu của Bộ) hoặc Thủ trưởng đơn vị (đối với con dấu của đơn vị) và chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ văn thư phải báo cáo Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều 30. Sử dụng con dấu

1. Cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu phải tự tay đóng dấu vào các văn bản.

2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 31. Nhiệm vụ của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị

Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ:

a) Hướng dẫn cán bộ, công chức trong Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

g) Báo cáo thống kê định kỳ về công tác lưu trữ theo quy định tại Điều 5 Quy chế này.

Điều 32. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị

Hàng năm, Lưu trữ Bộ và Lưu trữ đơn vị tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị.

3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu gồm tờ nhan đề, phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu và tờ kết thúc theo Mẫu 1 Phụ lục VI Quy chế này.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu theo Mẫu 2 Phụ lục VI Quy chế này.

Điều 33. Chỉnh lý tài liệu

Hàng năm, Lưu trữ Bộ và Lưu trữ đơn vị tổ chức chỉnh lý tài liệu đã thu thập theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ nhằm bổ sung tài liệu vào Phông lưu trữ Bộ và Phông lưu trữ đơn vị.

Hồ sơ, tài liệu của Bộ Khoa học và Công nghệ và của các đơn vị trực thuộc Bộ phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Bộ, của đơn vị trực thuộc Bộ.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

3. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Điều 34. Xác định giá trị tài liệu

1. Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

2. Lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ giúp Thủ trưởng đơn vị xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của Văn phòng Bộ.

Điều 35. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị; lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ, Thủ trưởng đơn vị quyết định thành lập. Thành phần Hội đồng bao gồm:

a) Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ là Chủ tịch Hội đồng;

b) Cán bộ lưu trữ là Thư ký Hội đồng;

c) Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu;

d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị và lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

Điều 36. Huỷ tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và ký Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị.

b) Thủ trưởng các đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định bằng văn bản của Văn phòng Bộ và ký Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị.

2. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

3. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:

a) Quyết định thành lập Hội đồng;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị (theo Mẫu 3 Phụ lục VI Quy chế này); tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

d) Văn bản đề nghị thẩm định của đơn vị có tài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoặc Văn phòng Bộ.

e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.

4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại đơn vị có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

5. Các đơn vị, cá nhân không được tự tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu của Bộ và của đơn vị dưới bất cứ hình thức nào. Đối với các loại sách báo, tạp chí, các bản sao chụp, giấy nháp không còn nhu cầu sử dụng, đơn vị, cá nhân có thể tự huỷ sau khi có ý kiến thẩm tra của cán bộ lưu trữ.

Điều 37. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. Việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Danh mục các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được quy định tại Phụ lục V Quy chế này.

2. Những tài liệu của Bộ, của đơn vị không thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được bảo quản tại Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị cho tới khi hết giá trị bảo quản thì làm thủ tục để tiêu huỷ theo quy định của pháp luật.

Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 38. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị do cán bộ, công chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị và tập trung bảo quản trong kho Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

Cán bộ văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ, đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

Điều 39. Đối tượng, thẩm quyền và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Tất cả cán bộ, công chức trong, ngoài Bộ Khoa học và Công nghệ và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

Trưởng Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ, Lãnh đạo phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ được phép giải quyết các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ thông thường của cán bộ, công chức trong và ngoài Bộ.

2. Cán bộ, công chức ngoài Bộ Khoa học và Công nghệ nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng Bộ hoặc Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý.

3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Chánh Văn phòng Bộ hoặc Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý.

4. Người nước ngoài có yêu cầu khai thác tài liệu phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc tổ chức quản lý có thẩm quyền và phải được Chánh Văn phòng Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý.

5. Cán bộ, công chức được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó đúng quy định và thời gian cho phép.

6. Việc khai thác, sử dụng tài liệu mật thực hiện theo Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ và pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 40. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:

a) Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị;

b) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;

c) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

d) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

2. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ do Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị thực hiện.

Điều 41. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải có Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ do Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ ban hành.

2. Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

a) Thời gian phục vụ khai thác tài liệu.

b) Các giấy tờ cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu.

c) Vật dụng được và không được mang vào phòng đọc.

d) Trách nhiệm của độc giả tuân thủ hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về sử dụng tài liệu, ra vào cơ quan, phòng chống cháy nổ.

3. Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và Sổ đăng ký khai thác tài liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.

4. Người khai thác, sử dụng tài liệu của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ; không tự ý sao, chụp tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép; không được viết, tẩy xóa, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 42. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế này và báo cáo Bộ trưởng.

2. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế tới toàn thể cán bộ, công chức của đơn vị mình.

3. Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có vấn đề vướng mắc, các đơn vị, cán bộ, công chức phản ánh về Văn phòng Bộ để trình Bộ trưởng xem xét, quyết định./.