1. Mục tiêu

2. Yêu cầu

- Tổ chức, cá nhân khi có yêu cầu giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch liên hệ và nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Các phòng, ban chuyên môn, đơn vị thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch không được trực tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho cá nhân, tổ chức thuộc lĩnh vực áp dụng cơ chế một cửa quy định tại Đề án này.

- Thực hiện thủ tục hành chính kịp thời, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.

- Tăng cường trách nhiệm phục vụ cá nhân, tổ chức của cán bộ, công chức Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

3. Nguyên tắc thực hiện

- Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật.

- Công khai, minh bạch các hồ sơ, thủ tục hành chính, phí, lệ phí, thời gian giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân và hoạt động công vụ.

- Mọi quan hệ tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ của tổ chức, cá nhân được thực hiện tại một đầu mối duy nhất là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

- Giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, cá nhân.

- Tinh thần, thái độ và chất lượng phục vụ của công chức, viên chức là thước đo hiệu quả giải quyết yêu cầu của tổ chức, cá nhân.

- Việc phối hợp để giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân là trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước có liên quan.

II. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

1. Phạm vi áp dụng: Cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông hiện đại tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch là cơ chế ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức đối với thủ tục hành chính thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

2. Đối tượng áp dụng

- Cá nhân, tổ chức có nhu cầu giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

- Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

III. MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA HIỆN ĐẠI

1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại

a) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, chịu sự quản lý toàn diện của Văn phòng Sở.

b) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Giám đốc Sở thông qua Văn phòng.

c) Mối quan hệ giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại với các phòng, ban chuyên môn là mối quan hệ phối hợp công tác trong quá trình giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thông qua quy trình xử lý công việc. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn các thủ tục cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch; đôn đốc và trả kết quả đã giải quyết của các phòng, ban chuyên môn cho cá nhân, tổ chức theo đúng tiến độ, thời gian quy định.

d) Công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ và văn hóa ứng xử, giao tiếp; được trang bị đồng phục trong quá trình thực thi nhiệm vụ; được hưởng các chế độ theo quy định hiện hành.

2. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một , cơ chế một cửa liên thông hiện đại

a) Tiếp nhận hồ sơ

- Tổ chức, cá nhân có thể nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thông qua 03 hình thức sau:

+ Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

+ Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính.

+ Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Thông tin điện tử của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tại địa chỉ www.vhttdlqnam.gov.vn.

- Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

+ Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn bằng phiếu hướng dẫn để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng các quy định đã được niêm yết công khai.

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì in giấy biên nhận hồ sơ, nêu rõ ngày nhận, thời gian giải quyết và ngày hẹn trả kết quả (trừ trường hợp thời hạn giải quyết thủ tục, hồ sơ theo quy định là trong buổi làm việc); cập nhật thông tin hồ sơ vào phần mềm một cửa điện tử.

- Những hồ sơ, thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết đã được tiếp nhận nhưng không thể giải quyết do hồ sơ không hợp pháp, hợp lệ (sau khi đã xem xét kỹ hồ sơ) thì phải có văn bản do lãnh đạo Sở ký thông báo rõ lý do hồ sơ không được giải quyết, kèm hồ sơ trả lại cho người nộp trong thời gian không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận.

b) Luân chuyển hồ sơ

- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lưu chuyển theo phần mềm và chuyển hồ sơ cho phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn trong buổi làm việc. Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trong 30 phút cuối buổi làm việc thì có thể chuyển hồ sơ cho phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn vào đầu giờ của buổi làm việc kế tiếp.

- Phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn có thẩm quyền xử lý, giải quyết hồ sơ có trách nhiệm:

+ Tiếp nhận hồ sơ được luân chuyển.

+ Trong trường hợp, phát hiện hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ thì chuyển trả lại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, không trực tiếp yêu cầu cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm liên hệ với tổ chức, công dân để đề nghị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định (có căn cứ, đúng quy định và trên nguyên tắc bổ sung một lần).

c) Xử lý, giải quyết hồ sơ:

- Phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn thẩm định, xử lý hồ sơ theo quy định hiện hành, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký và chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả cho tổ chức, cá nhân theo thời hạn quy định.

- Trường hợp hồ sơ của tổ chức, cá nhân có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn khác thì phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ.

- Đối với các hồ sơ cần có sự kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì công chức, viên chức chuyên môn phải có kế hoạch kiểm tra và báo cáo trực tiếp với lãnh đạo phòng chuyên môn. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ kèm theo hồ sơ.

- Đối với hồ sơ liên thông, sau khi xử lý, công chức, viên chức chuyên môn chuyển hồ sơ cho cơ quan chức năng có trách nhiệm xử lý hồ sơ, kèm theo Phiếu lưu chuyển từng hồ sơ hoặc lưu chuyển theo phần mềm.

Việc luân chuyển hồ sơ giữa các cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa liên thông phải đảm bảo đúng thời hạn giải quyết tại từng đơn vị theo quy định.

Thời gian công chức, viên chức chuyên môn chuyển giao hồ sơ cho cơ quan, đơn vị khác và thời gian công chức, viên chức chuyên môn nhận lại kết quả giải quyết từ cơ quan, đơn vị đó phải được thể hiện rõ trong phiếu lưu chuyển hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ do cơ quan, đơn vị chuyển đến chưa hợp lệ theo quy định thì cơ quan, đơn vị nhận hồ sơ yêu cầu đơn vị giao hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh bằng Phiếu hướng dẫn, theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ. Đơn vị giao hồ sơ có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

Công chức xử lý cập nhật đầy đủ ý kiến, quá trình xử lý hồ sơ vào phần mềm điện tử để theo dõi, giám sát.

d) Trả kết quả

- Sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết từ phòng chuyên môn, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm cập nhật kết quả vào cơ sở dữ liệu phần mềm một cửa điện tử để theo dõi thời gian giải quyết và nhắn tin tự động từ phần mềm đến số di động của chủ hồ sơ thông báo kết quả. Khi tổ chức, cá nhân đến nhận kết quả, thực hiện trả hồ sơ đảm bảo trước thời gian theo Phiếu biên nhận; đề nghị tổ chức, cá nhân ký nhận kết quả vào Phiếu biên nhận lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, cập nhật cụ thể thời gian nhận kết quả vào hệ thống phần mềm.

- Trường hợp thời gian nhận kết quả trên thực tế quá thời gian hẹn trả trên Phiếu biên nhận mà lý do từ phía tổ chức, cá nhân thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ghi cụ thể lý do vào Phiếu biên nhận có xác nhận của tổ chức, cá nhân để lưu hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

- Định kỳ vào ngày làm việc cuối cùng hằng tháng, Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (hoặc công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được phân công) có trách nhiệm thống kê tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ báo cáo lãnh đạo Sở theo dõi, chỉ đạo.

- Công khai tình hình, kết quả giải quyết hồ sơ trên phần mềm một cửa điện tử của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch để phục vụ cho việc tra cứu, tham khảo.

IV. HỆ THỐNG PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ VÀ TRANG THIẾT BỊ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TRUYỀN THÔNG

1. Hệ thống phần mềm

a) Mô hình phần mềm điện tử

Phần mềm Một cửa hiện đại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch là một hệ thống tích hợp các ứng dụng được cài đặt tại máy chủ được chạy trên nền website gồm:

- Phần mềm tiếp nhận, giải quyết hồ sơ một cửa.

- Phần mềm tra cứu thủ tục hành chính thông qua màn hình cảm ứng, tra cứu kết quả xử lý hồ sơ bằng mã số biên nhận.

- Phần mềm hệ thống mã vạch tra cứu kết quả xử lý hồ sơ bằng mã vạch trên giấy biên nhận.

- Các dịch vụ công trực tuyến mức 3, mức 4 trên Cổng thông tin điện tử Sở giúp tổ chức, cá nhân có thể nộp hồ sơ qua mạng.

- Trạng thái xử lý và tiếp nhận các hồ sơ một cửa được tự động đồng bộ hai chiều từ Cổng thông tin điện tử và hệ thống máy chủ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch phục vụ tiếp nhận và tra cứu kết quả của tổ chức, cá nhân.

- Tổ chức, cá nhân có thể tra cứu trạng thái xử lý hồ sơ bằng các hình thức:

+ Trên Cổng thông tin điện tử của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

+ Màn hình cảm ứng đặt tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

+ Hệ thống mã vạch.

+ Hệ thống nhắn tin SMS.

b) Đối tượng sử dụng, vận hành phần mềm

- Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

- Tổ chức, cá nhân có giao dịch thủ tục hành chính.

- Công chức chuyên môn tại các phòng, ban chuyên môn được phân quyền truy cập xử lý hồ sơ.

- Lãnh đạo Sở xem số liệu tổng hợp, theo dõi, chỉ đạo, điều hành quá trình xử lý hồ sơ.

2. Hệ thống thiết bị công nghệ thông tin và thiết bị điện tử chuyên dụng

(Chi tiết tại Phụ lục đính kèm)

V. CÁC NHIỆM VỤ CẦN THIẾT ĐỂ XÂY DỰNG MÔ HÌNH MỘT CỬA HIỆN ĐẠI VÀ KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Nhiệm vụ

a) Lựa chọn tư vấn theo quy định của pháp luật để ký hợp đồng cung cấp các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết các thủ tục hành chính.

b) Đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho việc triển khai cơ chế một cửa hiện đại đúng quy định của nhà nước.

c) Đầu tư xây dựng, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin để kết nối Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với các phòng, ban chuyên môn trong việc giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.

d) Đào tạo và chuyển giao ứng dụng công nghệ thông tin.

đ) Xây dựng cơ sở dữ liệu đồng bộ lên Cổng thông tin điện tử của Sở, Cổng thông tin điện tử của tỉnh để cung cấp thông tin cho tổ chức, cá nhân theo đúng quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ.

2. Kinh phí:

- Ngân sách tỉnh cân đối bố trí kinh phí để xây dựng Hệ thống phần mềm, chi phí cải tạo cơ sở vật chất và mua sắm trang thiết bị đặc thù khác như: Hệ thống màn hình cảm ứng, Hệ thống mã vạch, Hệ thống mạng Lan, với mức tối đa không quá 500.000.000 (Năm trăm triệu đồng) theo tiến độ thực hiện của Sở.

- Các khoản chi về đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, mua sắm bổ sung trang thiết bị Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tự cân đối, bố trí trang thiết bị hiện có và sử dụng nguồn kinh phí trong dự toán ngân sách được Ủy ban nhân dân tỉnh giao cho Sở trong kế hoạch hằng năm để thực hiện.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch

a) Xây dựng Đề cương và dự toán chi tiết gửi Sở Tài chính thẩm định trình Ủy ban nhân dân tỉnh duyệt cấp kinh phí để thực hiện.

b) Kiện toàn Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo đúng quy định; đồng thời bố trí công chức, viên chức có trình độ, năng lực, phẩm chất đạo đức tốt, có khả năng giao tiếp với tổ chức, cá nhân làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại.

c) Ban hành quy chế làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; quy định về quy trình tiếp nhận, chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; trách nhiệm của các phòng, ban chuyên môn, cơ quan, đơn vị thuộc Sở có liên quan trong việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông hiện đại; trách nhiệm của công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

d) Niêm yết công khai các quy định, thủ tục hành chính, giấy tờ hồ sơ, mức thu phí, lệ phí (nếu có) và thời gian giải quyết từng loại thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại và đăng tải lên Cổng thông tin điện tử của Sở.

đ) Tổ chức tập huấn hoặc cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng, ứng dụng về công nghệ thông tin và kỹ năng giao tiếp trong quá trình giải quyết công việc; trong đó chú trọng đội ngũ công chức, viên chức trực tiếp làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại.

e) Có các hình thức thông báo, tuyên truyền thích hợp đến Ủy ban nhân dân cấp huyện để cá nhân, tổ chức, biết về hoạt động theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông hiện đại tại Sở.

g) Thường xuyên rà soát quy trình, thủ tục hành chính, giấy tờ hồ sơ; cải tiến phần mềm, trang thiết bị, cải tiến lề lối làm việc ... để từng bước nâng cao chất lượng thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông hiện đại tại Sở theo đúng quy định của nhà nước.

h) Định kỳ hằng quý (trước ngày 30 tháng cuối quý), 6 tháng (trước ngày 30/6) và hằng (trước ngày 20/12) năm báo cáo kết quả thực hiện Đề án cho Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để theo dõi, chỉ đạo; kịp thời đề xuất, kiến nghị những vấn đề phát sinh thuộc thẩm quyền quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét, giải quyết.

2. Sở Nội vụ: Theo chức năng, nhiệm vụ được giao chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn và kịp thời tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông hiện đại tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

3. Sở Tài chính: Chịu trách nhiệm thẩm định các hồ sơ, thủ tục liên quan, trình Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí cho Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch thực hiện Đề án đảm bảo đúng tiến độ.

4. Sở Thông tin và Truyền thông: Chịu trách nhiệm tham mưu thẩm định trang thiết bị công nghệ thông tin, triển khai phần mềm ứng dụng tại Bộ phận một cửa hiện đại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch.