QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THƯ XIN LỖI TRONG TRƯỜNG HỢP GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRỄ HẠN TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

GIÁM ĐỐC SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Căn cứ Quyết định số 121/2003/QĐ-UB ngày 18/7/2003 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc thành lập Sở Tài nguyên và Môi trường và Quyết định số 38/2012/QĐ-UBND ngày 21/8/2012 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Tài nguyên và Môi trường;

Căn cứ Quyết định số 5157/QĐ-UBND ngày 30/9/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy định về Thư xin lỗi trong trường hợp giải quyết thủ tục hành chính trễ hạn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về Thư xin lỗi trong trường hợp giải quyết thủ tục hành chính trễ hạn tại Sở Tài nguyên và Môi trường.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Sở, Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ THƯ XIN LỖI TRONG TRƯỜNG HỢP GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRỄ HẠN TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3122/QĐ-STNMT-VP ngày 03 tháng 11 năm 2016 của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định về trách nhiệm thực hiện Thư xin lỗi của cơ quan Sở, đơn vị trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường trong trường hợp giải quyết thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức đến ngày hẹn trả kết quả mà chưa có kết quả giải quyết.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cơ quan Sở, đơn vị trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường;

2. Công chức, viên chức làm việc tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường;

3. Cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính.

Điều 3. Nguyên tắc thực hiện

1. Tất cả các trường hợp thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn đều phải thực hiện Thư xin lỗi kịp thời, đầy đủ, chính xác, nêu rõ lý do chưa có kết quả và ngày hẹn trả kết quả giải quyết lần sau cho cá nhân, tổ chức. Việc thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính trễ hạn phải được thực hiện đối với từng hồ sơ cụ thể.

2. Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở trong việc thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn; xác định cụ thể cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm về hồ sơ trễ hạn.

3. Các nguyên nhân dẫn đến việc giải quyết hồ sơ trễ hạn phải được xác định cụ thể và có giải pháp chấn chỉnh, khắc phục kịp thời.

Chương II

TRÁCH NHIỆM, CÁCH THỨC VÀ NỘI DUNG THƯ XIN LỖI VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH GIẢI QUYẾT TRỄ HẠN

Điều 4. Trách nhiệm thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn

1. Đối với thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa:

Quy trình thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn được thực hiện như sau:

a) Cơ quan Sở, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính trễ hạn (theo cách thức và nội dung quy định tại Điều 5 Quy định này) đã được người có thẩm quyền tại Điều 4 Quy định này ký và chuyển cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm gửi Thư xin lỗi cho cá nhân, tổ chức ngay khi nhận được Thư xin lỗi từ Phòng chuyên môn.

b) Trường hợp thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn do lỗi của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn đã được người có thẩm quyền (theo cách thức và nội dung quy định tại Điều 5 Quy định này) đã được người có thẩm quyền tại Điều 4 Quy định này ký và cung cấp cho cá nhân, tổ chức.

c) Thư xin lỗi phải được thực hiện chậm nhất là ngày hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức theo quy định.

2. Đối với thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông:

Quy trình thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn được thực hiện như sau:

a) Cơ quan Sở, đơn vị trực thuộc giải quyết có trách nhiệm thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn (theo cách thức và nội dung quy định tại Điều 5 Quy định này) đã được người có thẩm quyền tại Điều 4 Quy định này ký, gửi cho cơ quan, đơn vị tiếp nhận và trả kết quả. Cơ quan, đơn vị tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm chuyển Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn cho cá nhân, tổ chức.

b) Trường hợp thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn do lỗi của cơ quan, đơn vị tiếp nhận và trả kết quả thì cơ quan, đơn vị tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn (theo cách thức và nội dung quy định tại Điều 5 Quy định này) đã được người có thẩm quyền tại Điều 4 Quy định này ký và cung cấp cho cá nhân, tổ chức.

c) Trường hợp thủ tục hành chính không thể giải quyết đúng thời hạn ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/Biên nhận hồ sơ thì ngay khi có thông tin về việc hồ sơ có thể trễ hạn, cơ quan Sở hoặc đơn vị trực thuộc chủ động thực hiện Thư xin lỗi cho cá nhân, tổ chức (đối với trường hợp hồ sơ chuyển cho cơ quan, đơn vị có liên quan không thuộc địa bàn thành phố Hồ Chí Minh).

d) Trường hợp cơ quan Sở hoặc đơn vị trực thuộc là cơ quan tiếp nhận hồ sơ nhưng không đồng thời là cơ quan trả kết quả thì ngay khi có thông tin về việc hồ sơ có thể trễ hạn, cơ quan Sở hoặc đơn vị trực thuộc chủ động thực hiện Thư xin lỗi chủ động thực hiện Thư xin lỗi về hồ sơ giải quyết trễ hạn cho cá nhân, tổ chức (đối với hồ sơ chuyển cho cơ quan, đơn vị có liên quan không thuộc địa bàn thành phố Hồ Chí Minh).

đ) Thư xin lỗi phải được thực hiện chậm nhất là ngày hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức theo quy định.

3. Thẩm quyền ký Thư xin lỗi:

a) Đối với các phòng, ban thuộc cơ quan Sở: Do Giám đốc Sở hoặc Phó Giám đốc Sở (nếu được Giám đốc Sở ủy quyền) ký.

b) Đối với các đơn vị trực thuộc Sở: Do Thủ trưởng của đơn vị hoặc cấp Phó (nếu được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền) ký.

c) Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản.

Điều 5. Cách thức và nội dung Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn

1. Cách thức thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn:

a) Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn được thực hiện thông qua một trong số các cách sau: Văn bản, qua tổng đài tin nhắn, trực tiếp.

b) Đối với trường hợp áp dụng bằng hình thức văn bản: Thư xin lỗi thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn (theo mẫu - Phụ lục 1) được gửi cho cá nhân, tổ chức qua hệ thống bưu chính, đồng thời gửi trực tiếp cho cá nhân, tổ chức nếu cá nhân, tổ chức đến liên hệ trực tiếp và lưu cùng hồ sơ giải quyết của thủ tục hành chính.

c) Đối với trường hợp giải quyết qua tổng đài tin nhắn: Cơ quan Sở, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn qua tổng đài tin nhắn cho cá nhân, tổ chức (đảm bảo nội dung tại Khoản 2 Điều này); đồng thời lập danh sách hồ sơ trễ hạn, lý do trễ hạn và ngày hẹn trả kết quả lần sau, gửi cho cơ quan, đơn vị tiếp nhận và trả kết quả để theo dõi. Trường hợp cá nhân, tổ chức có yêu cầu nhận bằng văn bản (mặc dù đã thực hiện Thư xin lỗi qua tổng đài tin nhắn) thì cơ quan Sở, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính phải có Thư xin lỗi bằng văn bản gửi cho cá nhân, tổ chức.

d) Đối với trường hợp áp dụng cách thức thông tin trực tiếp: Cơ quan Sở, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính lập Biên bản (theo mẫu - Phụ lục 2); có chữ ký, họ tên của cá nhân, tổ chức được xin lỗi; ký tên, đóng dấu của người có thẩm quyền quy định tại Khoản 3 Điều 4 Quy định này, gửi cho cá nhân, tổ chức 01 bản, đồng thời gửi cho cơ quan, đơn vị tiếp nhận và trả kết quả 01 bản để theo dõi. Biên bản phải được lưu cùng hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính.

đ) Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn phải gửi cho Giám đốc Sở, Thủ trưởng đơn vị giải quyết thủ tục hành chính được biết. Giám đốc Sở hoặc Phó Giám đốc Sở (nếu được Giám đốc Sở ủy quyền ký Thư xin lỗi), Thủ trưởng hoặc cấp Phó đơn vị (nếu được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền ký Thư xin lỗi) phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện Thư xin lỗi của cơ quan Sở hoặc đơn vị.

2. Nội dung Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn:

Nội dung Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn phải đảm bảo các thông tin sau: tên cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ; loại hồ sơ; số Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả/Biên nhận hồ sơ; tình trạng giải quyết hồ sơ; lý do trễ hạn; ngày hẹn trả kết quả giải quyết lần sau và phải kèm nội dung xin lỗi.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 6. Trách nhiệm của Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị

1. Đẩy mạnh tuyên truyền, quán triệt việc thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn cho cá nhân, tổ chức; thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công chức, viên chức tại đơn vị thực hiện đúng quy định.

2. Tăng cường trách nhiệm của công chức, viên chức trong tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính: nghiêm túc thực hiện Thư xin lỗi cá nhân, tổ chức đối với thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn.

3. Niêm yết công khai thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác, bảo đảm giải quyết thủ tục hành chính nhanh chóng, thuận tiện; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

4. Tăng cường kiểm tra, thanh tra công vụ tại đơn vị; chủ động khắc phục hoặc đề xuất giải pháp khắc phục các nguyên nhân ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết hồ sơ, đảm bảo trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đúng hạn.

5. Bổ sung vào quy trình tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan Sở, đơn vị việc thực hiện Thư xin lỗi trên cơ sở Quy định này.

Điều 7. Trách nhiệm của Văn phòng Sở

1. Tham mưu, đề xuất cơ chế kiểm soát việc thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn tại phòng, ban, đơn vị thuộc Sở: bảo đảm mỗi hồ sơ giải quyết trễ hạn phải thực hiện Thư xin lỗi không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

2. Bổ sung vào tiêu chí thi đua của Sở để xét đánh giá công chức, viên chức hàng năm. Có hình thức xử lý nghiêm (không xem xét thi đua, kiểm điểm, luân chuyển công tác, ...) đối với công chức, viên chức giải quyết thủ tục hành chính trễ hạn nhiều lần mà không có lý do chính đáng.

3. Theo dõi việc triển khai thực hiện Quy định này và tổng hợp các khó khăn, vướng mắc của các phòng, ban, đơn vị (nếu có) trong quá trình thực hiện, báo cáo Giám đốc Sở xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy định cho phù hợp.

4. Định kỳ hàng quý báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố tình hình, kết quả thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn (gửi về Sở Tư pháp để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố).

Điều 8. Trách nhiệm của Phòng Pháp chế

Phối hợp với Văn phòng Sở trong việc kiểm tra Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn tại các phòng, ban, đơn vị thuộc Sở. Đề xuất các biện pháp chấn chỉnh, xử lý nghiêm các trường hợp giải quyết thủ tục hành chính trễ hạn nhưng không thực hiện việc thông tin cũng như không hẹn thời gian giải quyết thủ tục hành chính lần sau cho cá nhân, tổ chức./.

PHỤ LỤC 1

MẪU THƯ XIN LỖI VỀ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRỄ HẠN
(Kèm theo Quyết định số: 3122/QĐ-STNMT-VP ngày 03/11/2016 của Sở TN và MT)

THƯ XIN LỖI

V/v giải quyết thủ tục hành chính trễ hạn

Kính gửi: Ông (bà)...(1)…

...(2)...có tiếp nhận hồ sơ ....(3)... của ông (bà) ...(1).... (địa chỉ ...(4)...).

Số Giấy tiếp nhận và trả kết quả/Biên bản nhận hồ sơ: …………………………..

Ngày tiếp nhận hồ sơ: ……………………….

Ngày hẹn trả kết quả: ……………………….

Sau khi tiếp nhận hồ sơ của ông(bà), ...(2)... đã chuyển hồ sơ cho ...(5)... xem xét, giải quyết theo quy định (đối với trường hợp giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa liên thông).

Tuy nhiên đến nay, ...(2)... chưa trả kết quả giải quyết hồ sơ của ông/bà đúng thời hạn theo quy định ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả/Biên nhận hồ sơ.

Lý do: ...(6)...

Sự chậm trễ này đã gây phiền hà, tốn kém chi phí, công sức của ông (bà).

...(2)... xin lỗi ông (bà) và sẽ trả kết quả giải quyết hồ sơ cho ông(bà) vào ngày ...(7)...

Rất mong nhận được sự thông cảm của ông (bà)./.

___________________

Ghi chú:

(1): Tên cá nhân, tổ chức được xin lỗi;

(2): Tên cơ quan, đơn vị thực hiện Thư xin lỗi;

(3): Loại hồ sơ;

(4): Địa chỉ liên hệ của cá nhân, tổ chức được xin lỗi;

(5): Cơ quan, đơn vị giải quyết thủ tục hành chính;

(6): Nêu rõ lý do giải quyết TTHC trễ hạn;

(7): Ngày, tháng, năm trả kết quả;

(8): Cơ quan, đơn vị tiếp nhận và trả kết quả (nếu Thư xin lỗi do cơ quan giải quyết TTHC thực hiện);

(9): Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý (đối với trường hợp ủy quyền/phân cấp ký Thư xin lỗi);

(10): Người được Giám đốc Sở ủy quyền/phân cấp, Thủ trưởng/cấp Phó đơn vị trực thuộc.

PHỤ LỤC 2

MẪU THƯ XIN LỖI VỀ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRỄ HẠN
(Kèm theo Quyết định số: 3122/QĐ-STNMT-VP ngày 03/11/2016 của Sở TN và MT)

THƯ XIN LỖI

V/v giải quyết thủ tục hành chính trễ hạn

Hôm nay, vào lúc .... giờ....phút, ngày ... tháng ... năm 20...

Tại: …………………………………………………………………………………………………..

Thành phần tham dự: (1)

………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………..

Đã làm việc với: (2)

- Ông (bà) …………………………………………………………………………………………...

Địa chỉ liên lạc: ……………………………………………………………………………………...

Điện thoại: …………………………………….

- Ông (bà) …………………………………………………………………………………………...

Địa chỉ liên lạc: ……………………………………………………………………………………...

Điện thoại: …………………………………….

NỘI DUNG LÀM VIỆC (3)

………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………..

Biên bản kết thúc lúc ... giờ ... phút cùng ngày, được đọc cho những người tham dự cùng nghe và đồng ý ký tên.

Biên bản được lập thành ... bản, có nội dung và giá trị như nhau. Một bản giao cho ông(bà) …………………………… giữ; một bản gửi cho cơ quan, đơn vị tiếp nhận và trả kết quả (nếu việc xin lỗi do cơ quan giải quyết TTHC thực hiện); một bản gửi cho Trang thông tin điện tử của Thành phố để công khai; một bản lưu cùng hồ sơ./.

___________________

Ghi chú:

(1): Họ tên, chức vụ người tham dự của cơ quan thực hiện xin lỗi;

(2): Cá nhân, tổ chức được xin lỗi;

(3): Thể hiện đầy đủ nội dung tại Khoản 2 Điều 5 Quy định;

(4): Cá nhân, tổ chức được thông tin về hồ sơ giải quyết trễ hạn;

(5): Người được Giám đốc Sở ủy quyền/phân cấp, Thủ trưởng/cấp Phó đơn vị trực thuộc.

Việc xin lỗi phải được công khai trên Trang thông tin điện tử của Sở.