QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH MẪU SEAL, NIÊM PHONG HẢI QUAN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật Hải quan ngày 29/6/2001 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Hải quan ngày 14/6/2005.
Căn cứ Nghị định 96/2002/NĐ-CP ngày 19/11/2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan.
Căn cứ Quyết định số 3439/QĐ-BTC ngày 23/10/2006 của Bộ Tài chính về việc sản xuất seal, niêm phong hải quan mới.
Căn cứ kết quả nghiệm thu của Hội đồng nghiệm thu seal, niêm phong hải quan ngày 10/8/2006.
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Giám sát quản lý và Vụ trưởng Vụ Kế hoạch Tài chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành mẫu seal, niêm phong hải quan bao gồm: seal nhựa đốt trúc, seal dây cáp thép và niêm phong giấy hải quan làm phương tiện giám sát hải quan đối với hàng hóa, hành lý, phương tiện vận tải, hồ sơ hải quan trong quá trình làm thủ tục hải quan. Chi tiết cấu tạo, ký mã hiệu và chế độ sử dụng seal, niêm phong hải quan được quy định tại các Phụ lục 1, 2 và 3 ban hành kèm theo Quyết định này.

Điều 2. Vụ trưởng Vụ Kế hoạch – Tài chính chịu trách nhiệm tổ chức ký kết hợp đồng sản xuất seal, niêm phong hải quan với đơn vị sản xuất để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời seal, niêm phong cho các đơn vị trong ngành sử dụng.

Điều 3. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 20/01/2007. Bãi Quyết định số 158/TCHQ-QĐ ngày 31/10/1996 của Tổng cục Hải quan về ban hành kìm kẹp chì, viên chì hải quan mới, công văn số 1104/TCHQ-GQ ngày 08/8/1988 và công văn số 1148/TCHQ-GQ ngày 15/8/1988 của Tổng cục Hải quan về việc quy định nguyên tắc chế độ sử dụng bảo quản niêm phong hải quan.

Các đơn vị hải quan đang sử dụng kẹp chì, niêm phong giấy hải quan cũ, đến thời điểm ngày 20/01/2007 có trách nhiệm thu hồi và thanh lý theo quy định của Tổng cục Hải quan.

Điều 4. Các ông Vụ trưởng Vụ Giám sát quản lý về hải quan, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch Tài chính, Chánh Văn phòng Tổng cục Hải quan, Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu, Giám đốc Công ty cổ phần Nam Hải, Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố và những tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

PHỤ LỤC 1

MÔ TẢ CẤU TẠO CỦA SEAL, NIÊM PHONG HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2811/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 12 năm 2006 của Tổng cục Hải quan)

1. Seal nhựa đốt trúc:

Seal nhựa đốt trúc được làm bằng chất liệu nhựa, màu xanh, có độ bền, dẻo thích hợp để uốn, kéo khi sử dụng. Cấu tạo seal có 2 phần chính là phần đế chứa khóa seal và phần dây seal. Dây seal được hình thành bởi nhiều đốt nhựa hình đốt trúc liên kết lại.

- Tổng chiều dài seal:                            350 mm.

- Chiều dài dây seal:                              205 mm (có thể tăng hoặc giảm).

- Số lượng đốt trúc:                              36 đốt (có thể tăng hoặc giảm).

- Đường kính đốt trúc:                           4 mm.

- Phần đế có 2 mặt hình chữ nhật, có chứa ổ khóa. Một mặt được in nổi biểu tượng hải quan (ngôi sao năm cánh; mỏ neo, cánh én và chìa khóa; dòng chữ “HẢI QUAN”, tại Nghị định 18/2000/NĐ-CP ngày 29/5/2000 của Chính phủ quy định về Cờ truyền thống, Hải quan hiệu, phù hiệu, cấp hiệu, biểu tượng, cờ hiệu và trang phục Hải quan Việt Nam) ở phía trên, phía dưới là dòng chữ “V.N. Customs”. Một mặt còn lại được in số sê ri của seal bằng chữ in phun điện tử.

- Tiếp giáp giữa đế và dây seal là một đoạn dây có một mặt gai, có tác dụng trống trượt, để seal được ghim bám vào cổ bao, túi sau khi đã niêm phong.

- Số sê ri của seal gồm 13 ký tự. Ý nghĩa của các ký tự: chữ cái đầu là ký hiệu của lô sản phẩm, 2 chữ số tiếp theo là năm sản xuất, 2 chữ số tiếp theo là mã số của Cục Hải quan tỉnh, thành phố và 5 chữ số cuối là thứ tự của seal nhựa đốt trúc.

Seal sản xuất để dùng niêm phong hàng hóa một lần, có độ bền thích hợp, sau khi phá niêm phong không thể tái sử dụng được.

Hình 1 – Seal nhựa đốt trúc

2. Seal dây cáp thép

Seal dây cáp thép được làm chủ yếu bằng kim loại. Cấu tạo seal gồm 2 phần chính, phần đế seal hình trụ lục giác có chứa ổ khóa, vỏ của phần đế được làm bằng nhựa màu xanh, ổ khóa bên trong được làm bằng kim loại, phần dây seal được làm bằng dây cáp thép có độ bền, dẻo thích hợp để cuốn, kéo khi niêm phong, đầu dây là đầu khóa của seal để chốt vào thân khóa khi niêm phong.

- Tổng chiều dài của seal:                      284 mm.

- Chiều dài dây cáp:                              210 mm (có thể tăng hoặc giảm).

- Đường kính dây cáp:                           1,8 mm.

- Chiều dài ổ khóa:                                39,5 mm.

- Bề dày ổ khóa:                                   14 mm.

- Phần đế seal có 6 mặt, một mặt được in chìm dòng chữ “V.N. Customs”, một mặt liền kề được in chìm số sê ri của seal. Mặt chặn của đế hình lục giác phần nối với dây seal được in nổi biểu tượng hải quan theo quy định tại Nghị định 18/2000/NĐ-CP ngày 29/5/2000 của Chính phủ.

- Số sê ri của seal gồm 13 ký tự. Ý nghĩa của các ký tự: chữ cái đầu là ký hiệu của lô sản phẩm, 2 chữ số tiếp theo là năm sản xuất, 2 chữ số tiếp theo là mã số của Cục Hải quan tỉnh, thành phố và 5 chữ số cuối là số thứ tự của seal dây cáp thép.

Seal sản xuất để dùng niêm phong hàng hóa một lần, có độ bền cao, sau khi phá niêm phong không thể tái sử dụng được.

Hình 2 – Seal dây cáp thép

3. Niêm phong giấy hải quan:

Niêm phong giấy hải quan có 3 lớp, mặt trước là lớp giấy niêm phong chính được làm bằng vật liệu giấy đặc biệt tự vỡ khi bóc, ở giữa là lớp keo đính sẵn, mặt sau cùng là lớp giấy lót.

- Kích thước: 42 X 134 mm.

- Mặt trước: In trang trí nền hoa văn và biểu tượng hải quan màu xanh, mờ. Các dòng chữ in màu xanh đậm gồm: trên cùng “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”, font chữ: Vni-Center (Bold), size: 10.5 pt; dòng thứ hai “Niêm phong hải quan”, font chữ: Vni-Center (Bold), size: 16 pt; dòng thứ ba “Customsseal” font chữ: Vni-Center (Bold), size: 16 pt; dòng thứ tư là số sê ri của tờ niêm phong.

- Số sê ri của tờ niêm phong gồm 12 ký tự. Ý nghĩa của các ký tự: 2 chữ cái đầu là ký tự của lô sản phẩm, 2 chữ số tiếp theo là năm sản xuất, 6 chữ số cuối cùng là số thứ tự của tờ niêm phong.

Niêm phong giấy hải quan sản xuất để dùng một lần, sau khi gỡ niêm phong không thể tái sử dụng được.

Hình 3 – Niêm phong giấy hải quan

PHỤ LỤC 2

BẢNG MÃ SỐ CÁC ĐƠN VỊ SỬ DỤNG SEAL HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2811/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 12 năm 2006 của Tổng cục Hải quan)

PHỤ LỤC 3

QUY ĐỊNH SỬ DỤNG SEAL, NIÊM PHONG GIẤY HẢI QUAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2811/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 12 năm 2006 của Tổng cục Hải quan)

I. MỤC ĐÍCH, ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG SEAL, NIÊM PHONG GIẤY HẢI QUAN:

1. Mục đích sử dụng seal, niêm phong giấy hải quan:

Seal, niêm phong hải quan được sử dụng làm phương tiện để giám sát hải quan đối với hàng hóa, hành lý, phương tiện vận tải, (gọi tắt là hàng hóa) và hồ sơ hải quan đang trong quá trình làm thủ tục hải quan, còn chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan.

2 Đối tượng sử dụng seal, niêm phong giấy hải quan:

a. Seal nhựa đốt trúc: Dùng để niêm phong các bao, túi, làm bằng vật liệu mềm để bảo quản bưu phẩm, bưu kiện và hàng hóa rời khác.

b. Seal dây cáp thép: Dùng để niêm phong cửa toa tàu, hầm tàu, hầm hàng, kho hàng, thùng xe, và các loại phương tiện chứa hàng hóa khác được thiết kế cửa cố định để khóa bằng khóa.

Seal dây cáp thép có thể được dùng thay thế seal cối để niêm phong container trong trường hợp thanh chốt cửa container bị cong, vênh hoặc tại các vị trí niêm phong không còn chỗ để niêm phong seal cối mà chỉ có thể niêm phong được bằng seal dây cáp thép thì sử dụng seal cáp thép để niêm phong. Trường hợp này container vẫn phải đáp ứng các yêu cầu về phương tiện chứa hàng hóa nêu tại điểm 3 dưới đây.

c. Niêm phong giấy hải quan: Dùng để niêm phong các thùng hàng, kiện hành, kho hàng, cửa ra vào, két sắt, tủ, ổ khóa, túi hồ sơ và các loại phương tiện chứa hàng hóa khác được làm bằng vật liệu cứng.

3. Yêu cầu đối với phương tiện chứa hàng hóa:

Phương tiện chứa hàng hóa để sử dụng niêm phong hải quan phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

- Được thiết kế, sản xuất để chứa hàng hóa;

- Vỏ phương tiện chứa hàng hóa phải có độ bền thích hợp để bảo quản hàng hóa an toàn bên trong trong quá trình vận chuyển, hoặc bảo quản tại chỗ, với điều kiện thông thường (hoặc điều kiện đặc biệt đối với hàng hóa đặc thù);

- Cửa phương tiện (miệng bao, túi)  phải được thiết kế để chỉ có thể mở được tại vị trí niêm phong. Nếu cố ý mở từ nơi khác để lấy hàng hóa (không từ vị trí cửa phương tiện được niêm phong) thì phải phá vỡ vỏ phương tiện và phải để lại dấu vết. Trường hợp phương tiện có thiết kế cánh cửa thì phải có chỗ khóa để niêm phong và chỉ mở được cánh cửa sau khi đã mở khóa và phá niêm phong.

Những phương tiện chứa hàng hóa không đáp ứng được các yêu cầu về bảo quản hàng hóa và niêm phong hải quan, những phương tiện đã bị sự cố nhưng chưa khắc phục thì không thực hiện niêm phong để giám sát hàng hóa.

II. CÁCH SỬ DỤNG SEAL, NIÊM PHONG GIẤY HẢI QUAN:

Trước khi sử dụng seal, niêm phong giấy hải quan, công chức hải quan cần kiểm tra kỹ tình trạng của seal, niêm phong, nếu còn nguyên vẹn thì mới sử dụng, nếu bị biến dạng, không đảm bảo chất lượng thì đổi lại seal, niêm phong mới. Trong quá trình sử dụng seal, niêm phong nếu bị sự cố đứt, rách thì lập biên bản chứng nhận để đổi lại seal, niêm phong mới đưa vào sử dụng.

1. Cách sử dụng seal nhựa đốt trúc:

- Bước 1: Dùng tay siết chặt cổ bao túi tại vị trí dự định niêm phong. Để đảm bảo an toàn, bao túi không chứa hàng hóa quá đầy, cổ bao túi phải còn một khoảng cách nhất định để niêm phong được dễ dàng và an toàn, sau khi niêm phong không tuốt được dây seal ra khỏi miệng bao túi.

- Bước 2: Cuốn dây seal quanh cổ bao túi 1 vòng; quay mặt gai chống trượt vào phía trong tiếp giáp với cổ bao túi; luồn đầu dây seal qua lỗ khóa seal, cầm đầu dây seal siết chặt, đảm bảo cổ bao túi được niêm lại chặt nhất nhưng không làm đứt dây seal.

- Bước 3: Sau khi niêm chặt bao túi, dùng bao, kéo cắt phần đầu dây seal còn thừa và để chừa lại một đốt dây seal bên ngoài lỗ khóa. Sau đó kiểm tra lại niêm phong bằng cách gỡ dây seal ra khỏi khóa seal và tuốt seal ra khỏi cổ bao túi, nếu seal vẫn còn bám chắc tại vị trí niêm phong tức là việc niêm phong đã đảm bảo an toàn, kết thúc quá trình niêm phong.

Riêng đối với bao, túi bằng nhựa PE: Trước khi niêm phong, lấy vật nhọn chọc lỗ xuyên qua cổ bao túi tại vị trí dự định niêm phong, luồn đầu dây seal qua lỗ, quấn 1,5 vòng quang cổ bao túi rồi siết chặt, sau đó cắt đầu dây seal còn thừa như nêu tại Bước 3 trên đây.

2. Cách sử dụng seal dây cáp thép:

- Bước 1: Luồn đầu dây seal qua lỗ khóa cửa phương tiện chứa hàng hóa cần niêm phong, sau đó đầu khóa seal vào ổ khóa để chốt khóa cho đến khi ăn khóa (có tiếng tách nhẹ và không thể đẩy sâu đầu khóa vào khóa hơn nữa).

- Bước 2: Sau khi khóa seal, kiểm tra lại độ an toàn bằng cách dùng tay giật mạnh đầu khóa ra khỏi ổ khóa, nếu đầu khóa không bung ra khỏi ổ khóa là niêm phong an toàn, kết thúc quá trình niêm phong.

Trường hợp do dây seal dài, nếu sau khi niêm phong xong vẫn có thể mở hé cửa ra để lấy hàng hóa thì cần cuốn chặt dây seal nhiều vòng quanh lỗ khóa trước khi khóa seal.

3. Cách sử dụng niêm phong giấy hải quan:

- Bước 1: Kiểm tra phương tiện chứa hàng hóa để xác định vị trí và số lượng niêm phong cần sử dụng nhằm đảm bảo giám sát được hết những vị trí có thể mở được phương tiện để lấy hàng hóa bên trong mà không phải phá niêm phong. Xử lý làm khô, sạch các vết bẩn dầu, mỡ, bụi, ướt … tại vị trí cần niêm phong trước khi dán niêm phong. Không dán niêm phong vào phương tiện chứa hàng hóa được làm bằng các vật liệu có độ bóng, trơn cao như kính, thủy tinh … Không niêm phong vào phương tiện chứa hàng hóa thường xuyên bị mưa, bị ngập nước trong quá trình bảo quản, vận chuyển.

- Bước 2: Công chức hải quan trước khi dán niêm phong cần ghi ngày, tháng, năm, ký tên và đóng dấu số hiệu công chức vào vị trí trống bên phải, phía dưới của tờ niêm phong.

- Bước 3: Gỡ giấy lót mặt của niêm phong và dán niêm phong vào vị trí đã chuẩn bị, sau đó dùng tay miết chặt bề mặt giấy niêm phong, kiểm tra toàn bộ niêm phong đã được bám chặt vào vị trí niêm phong, kết thúc niêm phong.

III. TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC SẢN XUẤT, BẢO QUẢN, CẤP PHÁT VÀ SỬ DỤNG SEAL, NIÊM PHONG GIẤY HẢI QUAN:

1. Đối với đơn vị sản xuất seal, niêm phong:

- Tổ chức sản xuất seal, niêm phong hải quan đảm bảo chất lượng theo đúng mẫu thiết kế đã được phê duyệt, đáp ứng đủ số lượng và kịp thời gian theo yêu cầu của các đơn vị sử dụng.

- Bảo mật quy trình công nghệ sản xuất để chống các hành vi làm giả seal, niêm phong giấy hải quan.

2. Đối với các đơn vị sử dụng seal, niêm phong giấy hải quan:

- Đảm bảo việc sử dụng seal, niêm phong hải quan theo đúng mục đích, đối tượng quy định. Không sử dụng seal, niêm phong hải quan vào các mục đích khác.

- Công chức hải quan sử dụng seal, niêm phong hải quan trong quá trình giám sát hàng hóa phải ghi đầy đủ số sê ri của seal, niêm phong vào hồ sơ hải quan. Khi mở seal, niêm phong hải quan phải đối chiếu đúng số sê ri của seal, niêm phong tại hồ sơ hải quan. Các trường hợp có sự cố về niêm phong hải quan phải lập biên bản và xử lý theo quy định hiện hành.

- Các đơn vị sử dụng seal, niêm phong hải quan có trách nhiệm mở sổ theo dõi xuất, nhập và làm báo cáo định kỳ theo quy định.

3. Chủ hàng hóa, phương tiện vận tải hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm bảo quản nguyên trạng hàng hóa, hành lý, phương tiện vận tải đã được cơ quan hải quan niêm phong trong quá trình vận chuyển hoặc tại nơi bảo quản.

Trường hợp có sự cố, tai nạn bất khả kháng làm suy chuyển niêm phong hoặc thay đổi nguyên trạng hàng hóa thì phải báo cho đơn vị hải quan có trách nhiệm để xử lý kịp thời, nếu hàng hóa đang trên đường vận chuyển có sự cố thì phải áp dụng các biện pháp để hạn chế tổn thất và báo ngay cho Ủy ban nhân dân xã, phường nơi gần nhất để lập biên bản xác nhận hiện trạng hàng hóa.