QUYẾT ĐỊNH

CỦA UBND THÀNH PHỐ VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI

UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND;
Căn cứ Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;
Xét đề nghị của Trưởng Ban Tổ chức - chính quyền Thành phố, Giám đốc Sở Ngoại vụ;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1 : Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế của Thành phố Hà Nội;

Điều 2 : Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3 : Chánh Văn phòng HĐND và UBND Thành phố; Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành Thành phố; Chủ tịch UBND quận, huyện và các đơn vị, tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của Thành phố Hà Nội chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI THẢO QUỐC TẾ CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 28/2002/QĐ-UB ngày 01 tháng 3 năm 2002 của UBND Thành phố Hà Nội)

Chương 1:

NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1 : Hội nghị, Hội thảo quốc tế trong Quy chế này được hiểu là Hội nghị, Hội thảo do các cơ quan, tổ chức, đơn vị của Thành phố Hà nội tổ chức hoặc đăng cai tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài hoặc do các cơ quan, tổ chức nước ngoài đóng tại Hà Nội tổ chức.

Điều 2 : Đối tượng áp dụng các quy định về tổ chức Hội nghị, Hội thảo quốc tế thuộc Quy chế này gồm :

1. Các cơ quan tổ chức của Thành phố Hà Nội;

a) Các Sở, Ban, Ngành và cấp tương đương trực thuộc UBND Thành phố.

b) UBND các Quận, Huyện

c) Các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp và một số tổ chức khác.

d) Các đơn vị cơ sở trực thuộc các đơn vị nói trên.

e) Các doanh nghiệp được thành lập theo Luật công ty do thành phố Hà Nội quản lý.

2. Các tổ chức nước ngoài đã được Thành phố Hà Nội cấp giấy phép hoạt động.

Chương 2:

NỘI DUNG QUAN LÝ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO QUỐC TẾ

Điều 3 : Sở Ngoại vụ Hà Nội là cơ quan được UBND Thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại thành phố Hà Nội theo các nội dung sau :

1) Trình UBND Thành phố cho phép hoặc quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế bằng văn bản trên cơ sở xét duyệt nội dung, qui mô, số lượng và thành phần đại biểu (trong nước và ngoài nước), thời gian, địa điểm và nguồn kinh phí đối với những cơ quan thuộc khoản 1, diều 3.

2) Hướng dẫn công tác tổ chức chương trình, nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế.

3) Phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời đối với cá nhân và tổ chức có các hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

4) Tổng hợp và báo cáo định kỳ hàng năm về tình hình quản lý tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của Thành phố Hà Nội để UBND Thành phố báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Điều 4 : Trách nhiệm của các cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

1. Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam khi tổ chức cuộc họp hội thảo quốc tế phải thực hiện các quy định sau :

a) Xin phép Uỷ ban nhân dân thành phố bằng văn bản trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 15 ngày. Đối với các cơ quan, tổ chức trong nước quy định tại mục d, khoản 1, Điều 2 trước khi xin phép tổ chức hội  nghị, hội thảo quốc tế phải có ý kiến đồng ý của cơ quan quản lý cấp Sở hoặc cấp tương đương.

Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ :

- Mục đích của hội nghị, hội thảo.

- Nội dung của hội nghị, hội thảo.

- Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có)

- Thành phần tham gia tổ chức : cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có).

- Thành phần tham dự : Số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài.

- Nguồn kinh phí.

- Ý nghĩa của cơ quan liên quan nếu có.

b) Lập dự toán kinh phí theo quy định về quản lý tài chính đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức bằng nguồn ngân sách trong nước.

Thực hiện các quy định về chỉ tiêu, thanh quyết toán tài chính.

c) Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội thảo quốc tế; nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

d) Thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật, các quy định trong việc thông tin tuyên truyền.

e) Thông báo ngay lên cơ quan có thẩm quyền để chỉ đạo, xử lý kịp thời đối với trường hợp hội nghị, hội thảo có những diễn biến phức tạp.

f) Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho cơ quan đã cho phép tổ chức trong thời hạn 15 ngày sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo (theo mẫu đính kèm)

2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài quy định tại khoản 2, Điều 2 khi tổ chức hội nghị, hội thảo phải thực hiện các quy định sau :

a) Xin phép Uỷ ban Nhân dân Thành phố bằng văn bản trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 01 tháng.

b) Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ.

- Mục đích của Hội nghị, hội thảo;

- Nội dung của Hội nghị, hội thảo ;

- Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có)

- Thành phần tham gia tổ chức và số lượng đại biểu nươc ngoài và đại biểu Việt Nam.

c) Chấp hành luật pháp và các quy định của Việt Nam liên quan đến việc tổ chức hội nghị, hội thảo.

Chương 3:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 5 :

1. Sở ngoại vụ Hà Nội chịu trách nhiệm trước UBND Thành phố phối hợp, hướng dẫn các cơ quan liên quan thực hiện qui chế này.

2. Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành, Chủ tịch UBND các quận, huyện và cấp tương đương chịu trách nhiệm thực hiện việc tổ chức và quản lý các hội nghị, hội thảo quốc tế theo qui chế.

3. Trong quá trình thực hiện qui chế, nếu có vướng mắc, các đơn vị phản ánh bằng văn bản về Sở Ngoại vụ Hà Nội để tổng hợp báo cáo UBND Thành phố quyết định.

Điều 6 : Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của Quy chế này thì tuỳ theo mức độ vi phạm, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 2 chịu trách nhiệm thực hiện Quy chế này.