QUYẾT ĐỊNH

“VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NINH"

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03/12/2004

- Căn cứ Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ quy định về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

- Xét đề nghị của Giám đốc Sở Ngoại vụ tại Tờ trình số: 287/TTr-SNGV ngày 23/5/2006.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về tổ chức và quản lý Hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ban hành. Các quy định trước đây trái với quy định tại quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3: Các ông, bà: Chánh Văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể, tổ chức chính trị, xã hội; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NINH.
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1481/2006/QĐ-UBND ngày 30 /5/2006 của Uỷ ban Nhân dân tỉnh Quảng Ninh)

Điều 1: Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này là hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức của tỉnh tổ chức hoặc đăng cai tổ chức có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài; do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh (sau đây gọi tắt là hội nghị, hội thảo quốc tế).

Điều 2. Đối tượng áp dụng các quy định về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế gồm:

2.1- Các cơ quan, tổ chức của tỉnh:

a) Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là ngành) và các đơn vị trực thuộc;

b) Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là địa phương) và các đơn vị trực thuộc;

c) Các cơ quan của các tổ chức nhân dân: bao gồm các đoàn thể quần chúng, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp thuộc tỉnh khi tổ chức hội nghị , hội thảo quốc tế thì thực hiện theo quy định tại khoản 3 điều 3, Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

2.2- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài được quy định là các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

Điều 3. Thẩm quyền quyết định tổ chức và cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của tỉnh và cho phép các ngành, địa phương trực thuộc tỉnh; các cơ quan, tổ chức nước ngoài do cơ quan Trung ương, địa phương trực tiếp cấp giấy phép hoạt động được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh và có nội dung không liên quan đến các vấn đề chính trị, dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng và phạm vi bí mật nhà nước, phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân tỉnh theo quy định hiện hành.

Điều 4. Nội dung quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế.

Các ngành, địa phương quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế theo các nội dung sau:

4.1- Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh cho phép hoặc quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế bằng văn bản trên cơ sở xét duyệt kế hoạch, nội dung, quy mô, số lượng và thành phần đại biểu (trong nước và ngoài nước), thời gian, địa điểm và nguồn kinh phí. Văn bản cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo được đồng gửi Sở Ngoại vụ để tổng hợp, theo dõi.

4.2- Quản lý công tác tổ chức, nội dung bài phát biểu, nội dung thông tin tuyên truyền và các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.

4.3- Phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời đối với cá nhân và tổ chức có các hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

4.4- Báo cáo định kỳ hàng năm về tình hình quản lý tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của ngành, địa phương (gửi Sở Ngoại vụ )để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 5. Trách nhiệm của cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:

5.1- Các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện các bước sau:

5.1.1- Đề nghị ủy ban nhân dân tỉnh bằng văn bản (đồng gửi Sở Ngoại vụđể thẩm định) trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 15 ngày.

Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ:

- Mục đích của hội nghị, hội thảo;

- Nội dung của hội nghị, hội thảo;

- Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

- Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

- Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài;

- Nguồn kinh phí;

- Ý kiến của cơ quan liên quan (nếu có).

5.1.2- Lập dự toán kinh phí theo quy định về quản lý tài chính đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức bằng nguồn ngân sách trong nước. Thực hiện các quy định về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.

5.1.3- Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội thảo quốc tế; nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.

5.1.4- Thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật, các quy định trong việc thông tin tuyên truyền.

5.1.5- Thông báo ngay lên cơ quan có thẩm quyền để chỉ đạo xử lý kịp thời đối với trường hợp hội nghị, hội thảo có những diễn biến phức tạp.

5.1.6- Gửi báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo cho Uỷ ban nhân dân tỉnh và Sở Ngoại vụ trong thời hạn 15 ngày sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo (mẫu kèm theo).

5.2- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo phải thực hiện các quy định sau:

5.2.1- Đề nghị bằng văn bản gửi Ủy ban nhân dân tỉnh (đồng gửi Sở Ngoại vụ để thẩm định) trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 20 ngày.

5.2.2- Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ:

- Mục đích của hội nghị, hội thảo;

- Nội dung của hội nghị, hội thảo;

- Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

- Thành phần tham gia tổ chức và số lượng đại biểu nước ngoài và đại biểu Việt Nam;

5.2.3- Chấp hành luật pháp và các quy định của Việt Nam liên quan đến việc tổ chức hội nghị, hội thảo.

Điều 6. Tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế:

6.1- Thủ trưởng các ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp và toàn diện các hội nghị, hội thảo quốc tế .

6.2- Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm thẩm định đề nghị tổ chức hội nghị , hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh của các cơ quan , tổ chức quy định tại Điều 2 của quy định này, phối hợp với các ngành, địa phương liên quan, tổng hợp và báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh tình hình các hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.

6.3- Đối với những hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước của ngành, địa phương nào thì cơ quan tổ chức phải lấy ý kiến bằng văn bản của ngành, địa phương đó trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép tổ chức. Các ngành, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 10 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, quá thời hạn đó, nếu không có văn bản trả lời thì được coi là đồng ý.

Điều 7: Trong quá trình thực hiện nếu có gì không phù hợp, yêu cầu Thủ trưởng các ngành, địa phương và các tổ chức chính trị xã hội báo cáo Uỷ ban Nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi./.

MẪU 1

MẪU BÁO CÁO TÓM TẮT KẾT QUẢ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày của UBND tỉnh về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh)

TÊN CƠ QUAN,

ĐƠN VỊ TỔ CHỨC

(Địa điểm), ngày      tháng     năm

BÁO CÁO
KẾT QUẢ TÓM TẮT CUỘC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ

1. Tên hội nghị, hội thảo.

2. Mục đích hội nghị, hội thảo.

3. Nội dung, chương trình của hội nghị, hội thảo.

4. Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo và các địa điểm nghiên cứu thực tế, tham quan...

5. Người chủ trì, người đồng chủ trì (nếu có).

6. Cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài)

7. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài.

8. Thành phần tham dự, số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu của Việt Nam và nước ngoài.

9. Nguồn kinh phí.

10. Đánh giá tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo.

11. Những vướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc chưa được xử lý.