QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH AN GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và UBND ngày 26/11/2003
Căn cứ Nghị định 55/2001/NĐ-CP ngày 23/8/2001 của Chính phủ về quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet;
Căn cứ Quyết định 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước GĐ 2001-2005;
Căn cứ Quyết định số 1266/QD-CTUB ngày 22/5/2002 của Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt Đề án Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước tỉnh An Giang giai đoạn 2001-2005, và Quyết định 480/QĐ-CTUB ngày 14/3/2005 của UBND tỉnh về quy định danh sách cơ quan, tên miền, địa chỉ IP, địa chỉ thư điện tử của các cơ quan tham gia hệ thống thông tin điện tử của tỉnh;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang.

Điều 2. Giao Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Tin học tỉnh trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các cấp, các ngành thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành.

Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở, Thủ trưởng các cơ quan thuộc tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị, thành phố; cán bô, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước trong tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH AN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2536/2005/QĐ-UB ngày 12/9/2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang)

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang là thành phần của hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ.

Hệ thống thư điện tử là một thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu tỉnh (TTTHDL) được xây dựng trong chương trình Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2005 (Đề án 112) nhằm phục vụ các cơ quan trong hệ thống chính trị của tỉnh (các cơ quan), các cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan trong tỉnh An Giang sử dụng gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 2. Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm quản lý hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Trung tâm Tin học Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh (Trung tâm Tin học tỉnh) chịu trách nhiệm về quản trị kỹ thuật hệ thống thư điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh An Giang.

Điều 3. Qui định này áp dụng cho tất cả các cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh An Giang khi khai thác và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh.

Chương 2:

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN TRONG HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ TỈNH

Điều 4. Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật tin học của tỉnh có kết nối đến mạng thông tin toàn cầu (Internet) gồm: TTTHDL, mạng máy tính nội bộ (LAN) tại các cơ quan, mạng diện rộng (WAN) của tỉnh (AGNet), của Chính phủ (CPNet) và Internet.

Mỗi cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh tham gia vào hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang chỉ được đăng ký và sử dụng một địa chỉ thư điện tử, thể hiện dưới dạng như sau :

- Địa chỉ hộp thư điện tử cơ quan (các Sở, Ban, Ngành, Huyện, Thị, Thành…) có dạng "TênCQ@angiang.gov.vn", là hộp thư dành cho các cơ quan trong hệ thống chính trị của tỉnh, được đặt tên địa chỉ thư điện tử theo Quy định ban hành kèm theo Quyết định 480/QĐ-CTUB ngày 14/3/2005 của UBND tỉnh An Giang về danh sách cơ quan, tên miền, địa chỉ IP, địa chỉ thư điện tử của các cơ quan tham gia hệ thống thông tin điện tử của UBND tỉnh.

- Địa chỉ hộp thư điện tử cá nhân có dạng tênCB-CC@angiang.gov.vn" là hộp thư điện tử dành cho các cán bộ, công chức trong các cơ quan của tỉnh.

Mọi thông tin về cơ quan, cá nhân, khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt trong hệ thống máy chủ làm nhiệm vụ Tích hợp dữ liệu của của Trung tâm Tin học tỉnh – gọi là "Danh bạ điện tử" của tỉnh An Giang.

Chương 3:

QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư điện tử của tỉnh An Giang.

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

- Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư điện tử trong Danh bạ điện tử của tỉnh.

- Trung tâm Tin học tỉnh có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện cập nhật thông tin vào hệ thống thư điện tử của tỉnh theo quyết định của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Sở Nội vụ cung cấp thông tin khi có sự thay đổi của mỗi cán bộ công chức cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để cập nhật kịp thời vào Danh bạ điện tử của tỉnh.

3. Các cơ quan tham gia hệ thông thư điện tử của tỉnh có nhiệm vụ:

a- Thông tin cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh về sự thay đổi của người sử dụng thư điện tử trong cơ quan mình để cập nhật các thông tin này vào Danh bạ điện tử của tỉnh.

b- Bố trí người chuyên trách quản trị mạng của cơ quan, giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, quản lý và cung cấp những thông tin có liên quan cho Văn phòng UBND tỉnh (Trung tâm Tin học tỉnh), trong đó bao gồm cả sự thay đổi của người sử dụng mạng trong cơ quan, đơn vị mình.

4. Trung tâm Tin học tỉnh có nhiệm vụ:

a- Quản trị hệ thống Danh bạ điện tử tỉnh và cập nhật thông tin vào Danh bạ điện tử trong tỉnh.

b- Cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức tỉnh An Giang địa chỉ thư điện tử, mật khẩu sử dụng và khai thác thư điện tử khi được Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu.

c- Quản trị Hệ thống thư điện tử của tỉnh, bảo đảm cho Hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang hoạt động thông suốt, liên tục.

d- Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh An Giang.

e- Hướng dẫn người sử dụng và phối hợp xóa bỏ thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ chuyên môn.

f- Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học đối với Hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang.

g- Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin trong Hệ thống thư điện tử của tỉnh.

h- Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh An Giang khai thác sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang.

i- Xây dựng kế hoạch và lập dự toán kinh phí hàng năm cho việc quản lý, xây dựng, lưu trữ và phát triển Hệ thống thư điện tử của tỉnh An Giang thông qua Văn phòng UBND trình UBND tỉnh An Giang phê duyệt.

Điều 6. Cung cấp và quản lý hộp thư điện tử.

Việc cung cấp và quản lý thư điện tử được áp dụng cho đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức đương nhiệm, mới được tuyển vào làm việc trong tỉnh, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong tỉnh An Giang.

1. Đối với cán bộ, công chức, viên chức đương nhiệm:

Thủ trưởng các cơ quan trong tỉnh, Chánh Văn phòng UBND các huyện, thị, thành lập danh sách gửi về Chánh Văn phòng UBND tỉnh có ý kiến và giao Trung tâm Tin học tỉnh tạo lập hộp thư cá nhân trong Danh bạ điện tử của tỉnh.

2. Đối với trường hợp công chức mới làm việc trong tỉnh

Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới của cơ quan có thẩm quyền và ý kiến của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Quản trị mạng của Trung tâm Tin học tỉnh phải tạo lập một hộp thư mới trong Danh bạ điện tử cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

3. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác.

Trung tâm Tin học tỉnh căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền cập nhật thông tin vào Danh bạ điện tử của tỉnh để bảo đảm tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

4. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra khỏi tỉnh An Giang hoặc về hưu.

Trung tâm Tin học tỉnh căn cứ vào Quyết định của cơ quan có thẩm quyền để cập nhật thông tin vào Danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư điện tử của cán bộ này ra khỏi hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân.

Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc tỉnh An Giang được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm:

1. Bảo vệ mật khẩu sử dụng thư điện tử.

2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.

4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

5. Không được cung cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu truy nhập vào Hệ thống thư điện tử cho người khác. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát hộp thư hay mật khẩu bị lộ phải báo ngay cho Trung tâm Tin học tỉnh để khắc phục.

6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư điện tử tỉnh An Giang thông qua địa chỉ của mình.

7. Khi gặp sự cố về hệ thống phải báo bằng văn bản cho Trung tâm Tin học tỉnh để khôi phục, sửa chữa.

Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cơ quan.

Hộp thư điện tử cơ quan là loại hộp thư đặc biệt dành để các cơ quan trong tỉnh trao đổi thông tin công tác của đơn vị. Các thông tin có dạng văn bản (Text) gửi qua hộp thư điện tử cơ quan phải thống nhất sử dụng phông Unicode và bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

Hộp thư điện tử cơ quan do Thủ trưởng cơ quan quản lý, Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho một cá nhân trong cơ quan sử dụng (theo chức năng nhiệm vụ, thường là Trưởng phòng hành chính - Văn thư của cơ quan).

Khi thay đổi Thủ trưởng cơ quan thì phải bàn giao hộp thư điện tử cơ quan, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu, thông tin của hộp thư cơ quan cho Thủ trưởng mới.

Các thư điện tử gửi đi hay nhận đến từ hộp thư điện tử cơ quan do Thủ trưởng cơ quan (hoặc người được Thủ trưởng ủy quyền) có trách nhiệm xử lý và thực hiện. Các thông tin dạng văn bản, báo cáo truyền nhận qua hộp thư điện tử cơ quan phải bảo đảm tính chính xác và có hiệu lực thi hành như thông tin trên văn bản giấy. Tất cả các thư đến và thư đi trong hộp thư điện tử cơ quan đều phải được lưu trữ và bảo đảm tính nguyên vẹn của thông tin.

Thủ trưởng cơ quan ban hành quy chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư điện tử cơ quan và phải coi đó như phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của thủ trưởng cơ quan, bảo đảm việc xử lý thông tin trong hộp thư điện tử cơ quan kịp thời, chính xác và an toàn. Khuyến khích các cơ quan sử dụng hình thức trao đổi thông tin qua hộp thư điện tử cơ quan, hộp thư điện tử của cá nhân cán bộ, công chức, viên chức.

Điều 9. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng.

2. Sử dụng hộp thư điện tử của các tổ chức, cá nhân dạng khác hoặc thư điện tử không đăng ký tên miền (Domain Name) với Trung tâm Internet Việt Nam (địa chỉ thư điện tử không có .vn phía sau) để trao đổi công việc trên hệ thống thông tin điện tử của tỉnh An Giang.

3. Tự tổ chức mạng LAN riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền (domain) riêng.

Chương 4:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Bản quy định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành.

Điều 11. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Trung tâm Tin học tỉnh và thủ trưởng các cơ quan tham gia vào Hệ thống thư điện tử có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện các quy định trên trong cơ quan mình.

Cơ quan, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 12. Sở Tài chính căn cứ vào kế hoạch được UBND tỉnh phê duyệt hằng năm, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh để bố trí kinh phí cho việc quản lý sử dụng và phát triển hệ thống thông tin điện tử của tỉnh.

Điều 13: Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các cơ quan gửi về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.