ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 64/TTr-STP ngày 13/9/2022.

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

PHỐI HỢP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2437/QĐ-UBND ngày 19/9/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc, phương thức, nội dung và trách nhiệm phối hợp giữa Sở Tư pháp với các Sở, Ban, ngành, Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự, Hội Công chứng viên tỉnh, Ngân hàng Nhà nước - Chi nhánh Quảng Nam, Cục Thuế, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các Sở, Ban, ngành, Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự, Hội Công chứng viên tỉnh, Ngân hàng Nhà nước F Chi nhánh Quảng Nam, Cục Thuế, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Nguyên tắc phối hợp

1. Quy định rõ nội dung phối hợp, trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan chủ trì và cơ quan phối hợp trong hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

2. Phát huy tính chủ động, tích cực, sự phối hợp chặt chẽ, thường xuyên giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

3. Bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ, kịp thời, hiệu quả, đúng quy định của pháp luật trong hoạt động quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.

Điều 3. Phương thức phối hợp

1. Trao đổi, cung cấp thông tin trực tiếp hoặc bằng văn bản.

2. Tổ chức các cuộc họp bằng các hình thức phù hợp theo quy định của pháp luật.

3. Thông qua công tác thanh tra, kiểm tra liên ngành về tổ chức và hoạt động công chứng.

Chương II

NỘI DUNG, TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP

Điều 4. Nội dung phối hợp

1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng và chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng.

2. Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phù hợp với quy định của pháp luật về công chứng, Nghị quyết về chính sách phát triển nghề công chứng và tình hình thực tiễn của địa phương.

3. Rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành mới các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tổ chức và hoạt động công chứng; ban hành chính sách ưu đãi, hỗ trợ đối với các Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn trên địa bàn tỉnh theo quy định tại Điều 16, Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ.

4. Bảo đảm cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho Phòng Công chứng; quyết định việc giải thể hoặc chuyển đổi Phòng Công chứng theo quy định của pháp luật.

5. Ban hành tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng; quyết định cho phép thành lập và thay đổi, thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; cho phép chuyển nhượng, hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng.

6. Ban hành mức trần thù lao công chứng trên địa bàn tỉnh.

7. Trao đổi, cung cấp thông tin về tổ chức, hoạt động công chứng và công chứng viên; chia sẻ, cung cấp thông tin liên quan đến ngăn chặn tài sản, thông tin về việc hủy bỏ, thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hủy, cấp lại trang bổ sung kèm theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất...; quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh; kết nối, chia sẻ, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng với Cơ sở dữ liệu về đất đai, thuế, nhà ở, doanh nghiệp, dân cư; tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong hoạt động công chứng và trong công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh.

8. Trao đổi, cung cấp thông tin về tình hình vi phạm pháp luật và tội phạm trong lĩnh vực công chứng của công chứng viên; thông tin về tình hình, phương thức, thủ đoạn của các đối tượng lợi dụng hoạt động công chứng để phạm tội; dấu hiệu, hành vi vi phạm của công chứng viên đang hành nghề trên địa bàn tỉnh; lấy chữ ký đối với người đang bị tạm giam, tạm giữ.

9. Thực hiện kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng.

10. Các nội dung khác theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Trách nhiệm phối hợp

1. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các Sở, Ban, ngành có liên quan, Hội Công chứng viên tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố:

a) Tiếp tục tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng và chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng trên Trang thông tin phổ biến giáo dục pháp luật tỉnh Quảng Nam (tại địa chỉ pbgdpl.quangnam.gov.vn) để tổ chức, cá nhân tìm hiểu và thực hiện.

b) Rà soát các quy định của pháp luật về công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan để báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

c) Triển khai thực hiện có hiệu quả Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng và các văn bản khác có liên quan trên địa bàn tỉnh.

d) Quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh theo Quy chế ban hành tại Quyết định số 2766/QĐ-UBND ngày 08/10/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh; kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với các Cơ sở dữ liệu về đất đai, thuế, nhà ở, doanh nghiệp, dân cư theo quy định.

đ) Nghiên cứu thực hiện thí điểm liên thông thủ tục công chứng, đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất và thuế tại một số địa phương trên địa bàn tỉnh.

e) Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân đối với tổ chức và hoạt động công chứng; tổ chức các buổi làm việc với các Sở, ngành có liên quan, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố để đánh giá tình hình hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh và kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong tổ chức và hoạt động công chứng.

g) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập các Đoàn kiểm tra, thanh tra liên ngành về tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

h) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức triển khai thực hiện quản lý nhà nước về công chứng theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Sở Tài nguyên và Môi trường

a) Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thị xã, thành phố cung cấp thông tin biến động về quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; thành viên hộ gia đình sử dụng đất liên quan đến các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng; cập nhật kịp thời thông tin các Quyết định hủy bỏ, thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hủy, cấp lại trang bổ sung kèm theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lên Cơ sở dữ liệu công chứng của tỉnh (theo tài khoản do Sở Tư pháp cung cấp) ngay sau khi ban hành quyết định theo quy định tại Quyết định số 2766/QĐ-UBND ngày 08/10/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh và chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác đối với nội dung thông tin được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

b) Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh tạo điều kiện thuận lợi để các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh được cung cấp dịch vụ khai thác dữ liệu đất đai bằng hình thức hợp đồng hoặc thông qua Phiếu yêu cầu, văn bản yêu cầu cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật về đất đai và các quy định khác có liên quan.

c) Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, cơ quan Thuế, Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện liên thông thủ tục công chứng, đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất và thuế theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân.

d) Phối hợp với Sở Tư pháp và các Sở, ngành có liên quan thực hiện liên thông Cơ sở dữ liệu công chứng với các Cơ sở dữ liệu về đất đai, thuế, nhà ở, doanh nghiệp, dân cư theo quy định.

3. Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu, hướng dẫn về chế độ tài chính; chế độ quản lý, sử dụng tài sản công theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước, Luật Quản lý, sử dụng tài sản công và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

4. Công an tỉnh

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các đơn vị có liên quan trong thực hiện quản lý nhà nước về hoạt động công chứng theo chức năng, nhiệm vụ của lực lượng Công an.

b) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc tạo điều kiện thuận lợi để công chứng viên lấy chữ ký đối với các bên tham gia hợp đồng, giao dịch là người đang bị tạm giam, tạm giữ tại các Trại tạm giam và các nhà tạm giữ theo quy định của pháp luật.

c) Kịp thời thông tin về tình hình, dấu hiệu, hành vi vi phạm của công chứng viên đang hành nghề trên địa bàn tỉnh; việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, việc bắt tạm giam công chứng viên có dấu hiệu vi phạm pháp luật để phục vụ công tác điều tra và gửi các văn bản, quyết định liên quan đến công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý và xem xét, xử lý theo quy định.

d) Chỉ đạo các đơn vị có liên quan và Công an các huyện, thị xã, thành phố cập nhật kịp thời thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn liên quan đến tài sản lên Cơ sở dữ liệu công chứng (theo tài khoản đã được Sở Tư pháp cung cấp) ngay sau khi ban hành theo quy định tại Quyết định số 2766/QĐ-UBND ngày 08/10/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh và chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác đối với nội dung thông tin được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

5. Đề nghị Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự

a) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc từ tỉnh đến huyện cập nhật kịp thời các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, các quyết định kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản lên Cơ sở dữ liệu công chứng (theo tài khoản đã được Sở Tư pháp cung cấp) ngay sau khi ban hành theo quy định tại Quyết định số 2766/QĐ-UBND ngày 08/10/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh và chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác đối với nội dung thông tin được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

b) Tòa án nhân dân tỉnh thông tin quá trình thụ lý và kết quả giải quyết các vụ việc tranh chấp phát sinh liên quan đến các hợp đồng, giao dịch đã công chứng; gửi các quyết định, Bản án của Tòa án liên quan đến công chứng viên để Sở Tư pháp theo dõi, quản lý và xem xét xử lý theo quy định.

6. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam - Chi nhánh Quảng Nam

Chỉ đạo các tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh phối hợp, cung cấp thông tin liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên các tổ chức hành nghề công chứng ký công chứng theo quy định của pháp luật; phối hợp, tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân.

7. Cục Thuế

a) Tăng cường quản lý thuế đối với hoạt động chuyển nhượng vốn, các giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất.

b) Cung cấp thông tin về thu, nộp, cấp biên lai về phí, lệ phí; việc thực hiện nghĩa vụ thuế của các tổ chức hành nghề công chứng.

c) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc hướng dẫn và cung cấp thông tin liên quan đến việc xác định giá đất, giá tài sản do cơ quan có thẩm quyền quy định cho các tổ chức hành nghề công chứng, để các tổ chức hành nghề công chứng có cơ sở thu phí, lệ phí theo đúng quy định của pháp luật.

8. Hội Công chứng viên tỉnh

a) Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp trong việc bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm cho hội viên; tham gia ý kiến với Sở Tư pháp trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

b) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp việc kết nạp, khai trừ, xin rút tên khỏi Hội Công chứng viên, các hành vi vi phạm và các hình thức xử lý kỷ luật đối với hội viên; trao đổi, cung cấp thông tin về tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh; đề xuất các giải pháp để tháo gỡ các khó khăn, vướng mắc trong hoạt động công chứng.

c) Tăng cường giám sát hội viên trong việc tuân thủ các quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và Nội quy Hội Công chứng viên tỉnh Quảng Nam.

d) Theo dõi, đôn đốc các tổ chức hành nghề công chứng cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng lên Cơ sở dữ liệu công chứng của tỉnh và chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của các thông tin cập nhật trên Cơ sở dữ liệu.

đ) Đôn đốc, hướng dẫn các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên thực hiện các nhiệm vụ có liên quan trong quá trình hoạt động và hành nghề.

e) Chấp hành sự kiểm tra, thanh tra của cơ quan quản lý nhà nước.

9. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố

a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng; giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực; Nghị quyết về chính sách phát triển nghề công chứng và các văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện chính sách phát triển nghề công chứng; chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và Nhân dân tại địa phương.

b) Chỉ đạo các đơn vị có liên quan, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn phối hợp cung cấp thông tin về đương sự và tài sản theo quy định của pháp luật cho các tổ chức hành nghề công chứng để phục vụ cho việc công chứng các hợp đồng, giao dịch có liên quan; chỉ đạo Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn phối hợp với các tổ chức hành nghề công chứng trong việc niêm yết văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản theo quy định của pháp luật.

c) Chỉ đạo Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn cập nhật kịp thời thông tin các hợp đồng, giao dịch đã chứng thực vào Phần mềm quản lý hệ thống Cơ sở dữ liệu về chứng thực của tỉnh.

d) Phối hợp với Sở Tư pháp xem xét, đánh giá nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn và tham gia ý kiến về việc phát triển Văn phòng công chứng tại địa phương.

đ) Thực hiện giám sát, cung cấp thông tin phản ánh, kiến nghị của cử tri, của tổ chức, cá nhân liên quan đến tổ chức và hoạt động công chứng; thông tin cho Sở Tư pháp về dấu hiệu vi phạm pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trên địa bàn để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời các trường hợp vi phạm.

e) Khuyến khích các tổ chức, cá nhân thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch để đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, góp phần giảm tải công việc của cơ quan hành chính, giảm biên chế và chi ngân sách nhà nước.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 6. Tổ chức thực hiện

1. Sở Tư pháp có trách nhiệm tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn tỉnh; hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị có liên quan và các địa phương tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Các Sở, Ban, ngành, Hội Công chứng viên tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung nêu tại Quy chế này; đồng thời, tiếp tục phối hợp với Sở Tư pháp triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung của Đề án tăng cường quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Nam ban hành kèm theo Quyết định số 2139/QĐ-UBND ngày 02/8/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Trong quá trình thực hiện, trường hợp phát sinh khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh bằng văn bản về Sở Tư pháp để được hướng dẫn giải quyết hoặc tổng hợp, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.