CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 347/TTr-SNV ngày 21 tháng 8 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

QUY CHẾ

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2413/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2014 của Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, bao gồm:

a) Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

b) Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

c) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;

d) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

đ) Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu;

e) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

2. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục Tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật thực hiện theo quy chế này và theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Đối tượng áp dụng của Quy chế này gồm:

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.

b) Cơ quan, cá nhân có thẩm quyền quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Điều 2. Tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ lịch sử là tài liệu có giá trị về thời gian bảo quản vĩnh viễn, giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

2. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Điều 3. Mục tiêu, nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử

1. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhằm đảm bảo phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, giữ gìn bí mật Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

2. Nghiêm cấm các hành vi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

3. Các nội dung liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ không được quy định tại Quy chế này được thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành.

4. Trường hợp các quy định, hướng dẫn của Trung ương liên quan đến nội quy Quy chế này có sự điều chỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Điều 4. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Chủ tịch UBND tỉnh cho phép khai thác, sử dụng những tài liệu sau:

a) Tài liệu thuộc Danh mục Tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh.

b) Tài liệu do UBND tỉnh chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ lưu giữ ngoài danh mục thành phần tài liệu nộp lưu.

c) Tờ trình không phổ biến ra bên ngoài của các sở, ban, ngành.

d) Văn bản, tài liệu thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật chưa đến thời hạn giải mật.

2. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép khai thác, sử dụng những tài liệu sau:

a) Tài liệu thuộc Danh mục tài liệu quý hiếm của tỉnh.

b) Tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.

c) Văn bản, tài liệu thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã quá thời hạn giải mật.

3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ cho phép khai thác, sử dụng một số loại văn bản, tài liệu dưới đây:

a) Các Quyết định cá biệt, các Chỉ thị và các văn bản hành chính thông thường của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành công khai, có liên quan đến quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân xin tìm đọc, xin sao lục, hoặc xin chứng thực.

b) Các hướng dẫn của Trung ương và địa phương không phải là văn bản mật hoặc văn bản chỉ đạo nội bộ có liên quan đến quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân xin tìm đọc, xin sao lục, hoặc xin chứng thực.

c) Các báo cáo định kì, báo cáo trả lời kiến nghị của cử tri đã được phát hành hoặc báo cáo công khai tại các diễn đàn.

d) Các văn bản cá nhân, tổ chức được chuyển quyền lưu giữ nhưng đã bị mờ, rách.

đ) Các tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ khi được sự đồng ý của cơ quan, đơn vị có tài liệu.

e) Tài liệu ký gửi của cá nhân, tổ chức khi được sự đồng ý của cá nhân, tổ chức ký gửi tài liệu.

Điều 5. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử

Cơ quan, tổ chức cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu phải có giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụ để phục vụ nhiệm vụ công tác thì phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác (Phụ lục số 01 kèm theo). Trường hợp nghiên cứu khoa học, nghiên cứu chuyên đề, làm luận văn, luận án tốt nghiệp thì phải có đề cương nghiên cứu.

Điều 6. Thời hạn giải quyết

1. Giải quyết ngay trong ngày hoặc hẹn không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

2. Không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Giám đốc Sở Nội vụ.

3. Không quá 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch UBND tỉnh.

Điều 7. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Khi đến khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ độc giả phải viết phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại phòng đọc (Phụ lục số 02 kèm theo); niêm yết Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Độc giả nghiêm túc chấp hành Nội quy, quy chế làm việc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, hướng dẫn của người thi hành công vụ; bảo đảm trật tự, an toàn và các quy định của Quy chế này.

3. Thực hiện dịch vụ công, phòng đọc phải được tổ chức khoa học, đầy đủ bàn ghế, trang thiết bị công cụ tra cứu cần thiết để phục vụ khách.

4. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử từ xa

Người muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử từ xa phải gửi Giấy giới thiệu (Phụ lục số 01) và phiếu đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử (Phụ lục số 02) theo đường bưu điện hoặc đường fax đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn La.

Điều 8. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

1. Đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch UBND tỉnh hay Giám đốc Sở Nội vụ. Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải trình đề cương ấn phẩm cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi gửi hồ sơ qua Sở Thông tin - Truyền thông để được cấp giấy phép xuất bản.

2. Đối với tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi Cục trường Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Chi cục gửi hồ sơ đến Sở Thông tin - Truyền thông để được cấp giấy phép xuất bản và chịu trách nhiệm xuất bản theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

a) Đối với tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch UBND tỉnh hay Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải trình danh mục tài liệu lưu trữ cần trưng bày, triển lãm cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi tổ chức thực hiện.

b) Đối với tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Chi cục chủ động thực hiện và báo cáo kết quả về Sở Nội vụ, UBND tỉnh.

Điều 10. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử

Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức và công dân; định kỳ hàng năm rà soát, báo cáo Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đến hạn giải mật nhưng chưa được sử dụng rộng rãi.

Điều 11. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ

1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi nào thì cho phép sao tài liệu, chứng thực tài liệu trong phạm vi đó; trong trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện.

2. Đối với trường hợp mang bản sao tài liệu lưu trữ quý, hiếm ra nước ngoài phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh.

3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện việc sao, chứng thực tài liệu lưu trữ lịch sử sau khi được sự chấp thuận của cấp có thẩm quyền; trong trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền cho Phó Chi cục trưởng thực hiện.

4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.

Điều 12. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu

Việc trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu phải được thực hiện trích dẫn đúng nội dung tài liệu lưu trữ hiện có để trích dẫn, đảm bảo theo quy định của phát luật.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm; Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.

2. Tổ chức công bố, niêm yết công khai hồ sơ, thủ tục, trình tự, thời gian trên các phương tiện thông tin đại chúng; hướng dẫn thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

3. Tiếp nhận yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của cơ quan, tổ chức, cá nhân; giải quyết theo thẩm quyền, hoặc thẩm định, trình Giám đốc Sở Nội vụ hoặc Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, giải quyết.

4. Hướng dẫn, quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử theo đúng nội dung cho phép của cấp có thẩm quyền, sao tài liệu lưu trữ theo sự cho phép của cấp có thẩm quyền và theo quy định của pháp luật.

5. Tổ chức, quản lý phòng đọc tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân; ban hành nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc, trong đó quy định cụ thể trách nhiệm của cán bộ, nhân viên, người đọc và quản lý việc thực hiện.

Điều 14. Trách nhiệm của người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

1. Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.

2. Không xâm phạm lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3. Khi mang tài liệu lưu trữ lịch sử ra khỏi Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

4. Trước khi chuyển tài liệu riêng thuộc diện được Nhà nước bảo hộ ra nước ngoài, phải giao tài liệu đó cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh lập bản sao bảo hiểm theo quy định.

5. Thực hiện đúng các Quy chế, quy định của pháp luật về khai thác, sử dụng tài liệu, bảo quản và hoàn trả tài liệu lưu trữ được phép khai thác, sử dụng; tuân thủ nội dung, quy chế phòng đọc khi sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện nghiêm túc Quy chế này.

2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện đúng Quy chế này, đồng thời còn phải chấp hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc do Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành theo quy định tại Điều 7 của Quy chế này.

3. Trong quá trình thực hiện nếu vướng mắc, cơ quan, tổ chức, cá nhân kịp thời báo cáo, kiến nghị Giám đốc Sở Nội vụ để xem xét, giải quyết hoặc trình Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết theo thẩm quyền.

4. Các tổ chức, cá nhân thực hiện tốt Quy chế này được xem xét khen thưởng theo quy định hiện hành. Cơ quan, tổ chức, cá nhân làm trái Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định của pháp luật./.

PHỤ LỤC SỐ 01

MẪU GIẤY GIỚI THIỆU NGƯỜI ĐẾN KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

GIẤY GIỚI THIỆU

Trân trọng giới thiệu:……………………….……………………………..

Ông (Bà): …………………………………..………………………………

Chức vụ:……………………….………….………………………………..

Đơn vị công tác:…………………………..………………………………..

Được cử đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh

Về việc:…………………….………………………………………………

Đề nghị quý cơ quan tạo điều kiện để Ông (Bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.

Giấy này có giá trị đến hết ngày…….. tháng………năm……../.

PHỤ LỤC SỐ 02

MẪU PHIẾU ĐỀ NGHỊ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------------------

Sơn La, ngày..…..tháng.……năm 20…….

PHIẾU ĐỀ NGHỊ

Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử

Họ và tên :……………………………………; Nam □ ; Nữ □

Ngày, tháng, năm sinh:…………….………………………………………

Số chứng minh thư:…………..……………………………………………

Chức vụ, đơn vị công tác:…………………………………………………

Địa chỉ liên hệ:……………………….……………………………………

Số điện thoại:………………………………………………………………

Nội dung đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ với hình thức:

1. Sử dụng tài liệu để tra cứu, đọc, ghi chép tại phòng đọc của Chi cục:

Loại tài liệu: ……………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………

2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ:

Loại tài liệu: ………………………………………………………………

……………………………………………………………………………….

3. Hình thức sử dụng khác: ……………………………………………

Đề nghị quý cơ quan tạo điều kiện giúp đỡ tôi được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; tôi xin chấp hành các Quy định, Nội quy, Quy chế của cơ quan, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật./.

Ý kiến phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ (ký và ghi rõ họ và tên)

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………