QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân (sửa đổi);
Căn cứ Nghị định số 55/2001/NĐ-CP ngày 23/8/2001 của Chính phủ về quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet;
Căn cứ Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 – 2005;
Căn cứ Quyết định số 80/QĐ-UB ngày 15/8/2002 của UBND Thành phố Hà Nội về việc phê duyệt đề án "Tin học hóa Quản ly hành chính nhà nước của Thành phố Hà Nội giai đoạn 2001 – 2005";
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử của Thành phố Hà Nội.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND Thành phố, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành Thành phố, Chủ tịch UBND các quận, huyện, Giám đốc Trung tâm Tin học – Văn phòng UBND, các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUY ĐỊNH

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2323/2006/QĐ-UBND ngày 17 tháng 5 năm 2006 của UBND Thành phố Hà Nội)

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Bản Quy định này quy định việc quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử của Thành phố Hà Nội, nhằm khai thác và sử dụng có hiệu quả Hệ thống thư điện tử Thành phố Hà Nội.

Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức của Thành phố Hà Nội khi tham gia khai thác và sử dụng hệ thống thư điện tử của Thành phố Hà Nội.

Điều 2. Hệ thống thư điện tử của Thành phố Hà Nội

Hệ thống thư điện tử của Thành phố Hà Nội là thành phần của hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ.

Hệ thống thư điện tử là một thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu Thành phố (TTTHDL) được xây dựng trong chương trình Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 – 2005 (Đề án 112).

Hệ thống thư điện tử nhằm phục vụ các cơ quan, các cán bộ, công chức, viên chức trong Thành phố Hà Nội để sử dụng gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 3. Cơ quan quản lý

Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố chịu trách nhiệm quản lý hệ thống thư điện tử của Thành phố.

Trung tâm Tin học trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố (Trung tâm Tin học Thành phố) chịu trách nhiệm về quản trị kỹ thuật hệ thống thư điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của Thành phố Hà Nội theo quy định này.

Điều 4. Tổ chức Hệ thống thư điện tử Thành phố Hà Nội

Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật tin học của Thành phố có kết nối đến mạng thông tin toàn cầu (Internet) gồm: TTTHDL, mạng máy tính nội bộ (LAN) tại các cơ quan, mạng diện rộng (WAN) của Thành phố, của Chính phủ (CPNet) và Internet.

Mỗi cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn Thành phố tham gia vào hệ thống thư điện tử của Thành phố Hà Nội được đăng ký và sử dụng một địa chỉ thư điện tử.

Trong hệ thống thư điện tử có các loại hộp thư sau:

- Hộp thư điện tử công vụ dành cho các cơ quan: cho các Sở, Ban, Ngành, UBND Quận, Huyện trực thuộc Thành phố Hà Nội và quy định đặt tên như sau:

tên chức danh + tên bộ phận + tên cơ quan @hanoi.gov.vn.

VD: Giamdoc_SOBCVT@hanoi.gov.vn

Phogiamdóc_SOBCVT@hanoi.gov.vn

TruongPhong_KHTH_SOBCVT@hanoi.gov.vn

Vanthu_SOBCVT@hanoi.gov.vn

- Hộp thư điện tử dành cho kỹ thuật: dành riêng cho cán bộ quản trị hệ thống của cơ quan trong việc liên hệ với Trung tâm tin học Thành phố phục vụ công tác chuyên môn, quy định đặt tên như sau:

Kythuat_tencq@hanoi.gov.vn

- Hộp thư liên hệ kỹ thuật của Trung tâm Tin học Thành phố:

Kythuat@hanoi.gov.vn

- Hộp thư điện tử dành cho cá nhân: dành cho các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan của Thành phố, quy định đặt tên như sau:

TênCB_tencq@hanoi.gov.vn

Mọi thông tin về cơ quan, cá nhân, khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của Thành phố được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu Thành phố - gọi là "Danh bạ điện tử" của Thành phố Hà Nội.

Chương 2

QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ

Điều 5. Cung cấp và quản lý hộp thư điện tử.

Việc cung cấp và quản lý thư điện tử được áp dụng cho đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức đương nhiệm, mới được tuyển vào làm việc trong Thành phố, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong Thành phồ Hà Nội.

1. Đối với cán bộ, công chức, viên chức đương nhiệm: Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, UBND các Quận, Huyện trong Thành phố Thành lập danh sách gửi về Chánh Văn phòng UBND Thành phố có ý kiến và giao Trung tâm Tin học Thành phố tạo lập hộp thư cá nhân trong Danh bạ điện tử của Thành phố thông qua địa chỉ "Kythuat@hanoi.gov.vn".

2. Đối với trường hợp công chức mới làm việc trong Thành phố

Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới của cơ quan có thẩm quyền, các cơ quan tiếp nhận cán bộ mới gửi yêu cầu tạo lập hộp thư mới trong Danh bạ điện tử của Thành phố về Trung tâm Tin học Thành phố thông qua địa chỉ "Kythuat@hanoi.gov.vn".

3. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác.

Trung tâm Tin học Thành phố căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền cập nhật thông tin vào Danh bạ điện tử của Thành phố để bảo đảm tính thống nhất quản lý người sử dụng trong hệ thống thông tin điện tử của Thành phố.

4. Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra khỏi Thành phố Hà Nội hoặc về hưu.

Trung tâm Tin học Thành phố căn cứ vào Quyết định của cơ quan có thẩm quyền để cập nhận thông tin vào Danh bạ điện tử của Thành phố và loại hộp thư điện tử của cán bộ này ra khỏi hệ thống thông tin điện tử của Thành phố.

Điều 6. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư điện tử của Thành phố Hà Nội.

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố:

- Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện quản lý Danh bạ điện tử của Thành phố, về các hoạt động: cấp mới, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư điện tử trong Danh bạ điện tử của Thành phố.

- Trung tâm Tin học Thành phố có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện cập nhật thông tin vào hệ thống thư điện tử của Thành phố theo quyết định của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố.

2. Sở Nội vụ cung cấp thông tin khi có sự thay đổi của mỗi cán bộ công chức cho Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố để cập nhật kịp thời vào Danh bạ điện tử của Thành phố.

3. Các cơ quan tham gia hệ thống thư điện tử của Thành phố có nhiệm vụ:

a- Thông tin cho Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố về sự thay đổi của người sử dụng thư điện tử trong cơ quan mình để cập nhật các thông tin này vào Danh bạ điện tự của Thành phố.

b- Bố trí người chuyên trách quản trị mạng của cơ quan, giúp Thủ trưởng cơ quan theo dõi, quản lý và cung cấp những thông tin có liên quan cho Văn phòng UBND Thành phố (Trung tâm Tin học Thành phố), trong đó bao gồm cả sự thay đổi của người sử dụng mạng trong cơ quan, đơn vị mình.

4. Trung tâm Tin học Thành phố có nhiệm vụ:

a- Quản trị hệ thống Danh bạ điện tử Thành phố và cập nhật thông tin vào Danh bạ điện tử trong Thành phố.

b- Cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức Thành phố Hà Nội địa chỉ thư điện tử, mật khẩu sử dụng và khai thác thư điện tử khi được yêu cầu theo đúng trình tự.

c- Quản trị Hệ thống thư điện tử của Thành phố, bảo đảm sẵn sàng cho Hệ thống thư điện tử của Thành phố Hà Nội hoạt động thông suốt, liên tục.

d- Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện tử của Thành phố Hà Nội theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức Thành phố Hà Nội.

e- Hướng dẫn người sử dụng và phối hợp xóa bỏ thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ chuyên môn.

f- Cài đặt hệ thống phòng chống Virus, Spam tin học đối với Hệ thống thư điện tử của Thành phố Hà Nội.

g- Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin trong Hệ thống thư điện tử của Thành phố.

h- Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức Thành phố Hà Nội khai thác sử dụng Hệ thống thư điện tử của Thành phố Hà Nội.

i- Xây dựng kế hoạch và lập dự toán kinh phí hàng năm cho việc quản lý, xây dựng, lưu trữ và phát triển Hệ thống thư điện tử của Thành phố Hà Nội thông qua Văn phòng UBND trình UBND Thành phố Hà Nội phê duyệt.

Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân.

Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc Thành phố Hà Nội được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm:

1. Bảo vệ mật khẩu sử dụng thư điện tử.

2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.

3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.

4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử của mình.

5. Không được cung cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu truy nhập vào Hệ thống thư điện tử cho người khác. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát hộp thư hay mật khẩu bị lộ phải báo ngay cho Trung tâm Tin học Thành phố để khắc phục thông qua cán bộ quản trị của đơn vị mình.

6. Không cố ý phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích, có nội dung tuyên truyền trái với các quy định của pháp luật trên Hệ thống thư điện tử Thành phố Hà Nội thông qua địa chỉ của mình.

7. Khi gặp sự cố phải báo bằng văn bản cho Trung tâm Tin học Thành phố để khôi phục, sửa chữa.

Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cơ quan.

Hộp thư điện tử cơ quan là loại hộp thư dành riêng để các cơ quan trong Thành phố trao đổi thông tin công tác của đơn vị mình. Các thông tin có dạng văn bản (Text) gửi qua hộp thư điện tử cơ quan phải thống nhất sử dụng phông Unicode và bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.

Hộp thư điện tử cơ quan do Thủ trưởng cơ quan quản lý, Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho một cá nhân trong cơ quan sử dụng (theo chức năng nhiệm vụ, thường là Trưởng phòng hành chính – Văn thư của cơ quan).

Khi thay đổi Thủ trưởng cơ quan thì phải bàn giao hộp thư điện tử cơ quan, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu, thông tin của hộp thư cơ quan cho Thủ trưởng mới.

Các thư điện tử gửi đi hay nhận đến từ hộp thư điện tử cơ quan do Thủ trưởng cơ quan (hoặc người được Thủ trưởng ủy quyền) có trách nhiệm xử lý và thực hiện. Các thông tin dạng văn bản, báo cáo truyền nhận qua hộp thư điện tử cơ quan phải bảo đảm tính chính xác và có hiệu lực thi hành như thông tin trên văn bản giấy. Tất cả các thư đến và thư đi trong hộp thư điện tử cơ quan đều phải được lưu trữ và bảo đảm tính nguyên vẹn của thông tin.

Thủ trưởng cơ quan ban hành quy chế sử dụng và chấp hành với thông tin được truyền qua hộp thư điện tử cơ quan và phải coi đó như phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng cơ quan, bảo đảm việc xử lý thông tin trong hộp thư điện tử cơ quan kịp thời, chính xác và an toàn. Khuyến khích các cơ quan sử dụng hình thức trao đổi thông tin qua hộp thư điện tử cơ quan, hộp thư điện tử của cá nhân cán bộ, công chức, viên chức.

Điều 9. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Các Sở, Ban, Ngành, UBND Quận, Huyện trực thuộc Thành phố Hà Nội không tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng,

2. Không sử dụng hộp thư điện tử của các tổ chức, cá nhân dạng khác hoặc thư điện tử không đăng ký tiên miền (Domain Name) với Trung tâm Internet Việt Nam (địa chỉ thư điện tử không có .vn phía sau) để trao đổi công việc trên hệ thống thông tin điện tử của Thành phố Hà Nội.

Chương 3

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 10. Trách nhiệm của các Sở, Ban, Ngành

Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Thủ trưởng các cơ quan tham gia vào Hệ thống thư điện tử và Trung tâm Tin học Thành phố có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện các quy định trên trong cơ quan mình.

Cơ quan, cá nhân nào vi phạm quy định chịu trách nhiệm xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

Sở Tài chính căn cứ vào kế hoạch được UBND Thành phố phê duyệt hằng năm, phối hợp với Văn phòng UBND Thành phố để bố trí kinh phí cho việc quản lý sử dụng và phát triển hệ thống thông tin điện tử của Thành phố.

Điều 11. Điều khoản thi hành

Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các cơ quan gửi về Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định./.