QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUI ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

- Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) ngày 21 tháng 06 năm 1994.

- Căn cứ nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 09 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ (Nay là Chính phủ) ban hành điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác Lưu trữ.

- Thực hiện công văn số 66/NVĐP ngày 11 tháng 03 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn ban hành quy định công tác Lưu trữ tại UBND địa phương các cấp.

- Theo đề nghị của Chánh văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam.

QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1: Nay ban hành kèm theo quyết định này bản "Qui định về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tỉnh Quảng nam"

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký.

Điều 3: Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban Ngành, Đoàn thể, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

QUI ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG NAM.
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 22/1999/QĐ-UB ngày 28 tháng 04 năm 1999 của UBND tỉnh Quảng Nam)

Chương I:

NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG.

Điều 1: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là những văn bản gắn liền với công tác quản lý Nhà nước, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn, các tác phẩm văn học nghệ thuật, tài liệu ghi âm, ghi hình và các loại tài liệu khác có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hoá - xã hội được hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND, UBND, Ngành, Đoàn thể và trên địa bàn tỉnh. Ngoài ra, các tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng tộc mà hoạt động của họ gắn với các thời kỳ lịch sử của dân tộc được ký gởi, hiến tặng và các cơ quan lưu trữ Nhà nước.

Tất cả những hồ sơ, tài liệu kể trên không tính theo thời gian ban hành, hình thức, loại tài liệu được tập trung quản lý thống nhất ở bộ phận, phòng, kho lưu trữ ở các ngành, các cấp để phục vụ nghiên cứu và công tác thực tiển.

Tài liệu lưu trữ phải là bản gốc, bản chính của các văn kiện. Trong trường hợp do hậu quả của chiến tranh, thiên tai...mà không còn bản chính mới được thay thế bằng bản sao.

Điều 2: Tài liệu lưu trữ của địa phương là di sản văn hóa, thuộc sở hữu toàn dân, là một phần của phông lưu trữ Quốc gia không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, cất giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào các mục đích trái lại với lợi ích Nhà nước, ngược lại quyền lợi của nhân dân.

Điều 3: Chánh văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban Ngành, Đoàn thể, Chủ tịch UBND các huyện (thị)... trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức quản lý, sử dụng, bảo vệ hồ sơ tài liệu lưu trữ "theo quy định của Nhà nước".

Chương II:

QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Mục 1: Lập và thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ:

Điều 4:

1. Cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân trong quá trình hoạt động phải tiến hành lập, thu thập và lưư trữ hồ sơ, tài liệu trong cơ quan đơn vị mình.

2. Cán bộ - công chức trong công tác phải lập và thu thập hồ sơ , tài liệu về công việc mình phụ trách dưới sự hướng dẫn của cán bộ - công chức chuyên trách văn thư - lưu trữ của đơn vị mình theo đúng quy định của Cục lưu trữ Nhà nước.

Điều 5: Hồ sơ công việc là loại hồ sơ chứa đựng nhiều tài liệu quan trọng; phản ánh quá trình nghiên cứu, theo dõi và giải quyết công việc hằng ngày của mổi cán bộ - công chức, phản ánh chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan. Cán bộ - công chức khi lập hồ sơ công việc phải cần đảm bảo tính nghiêm túc, đầy đủ, khoa học và đảm bảo cho công tác lưu trữ sau này.

Điều 6: Hồ sơ tên gọi: gồm các tập lưu công văn đi ở mỗi cơ quan được phân loại thành từng hồ sơ có cùng tên gọi giống nhau như các tập: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn...văn thư cơ quan phải bảo đảm lưu đủ, đúng công văn tài liệu (bản chính và phụ lục kèm theo) và chịu trách nhiệm lập hồ sơ tên gọi.

Điều 7: Hồ sơ nguyên tắc gồm những tập văn bản pháp luật đựơc thu thập để làm căn cứ giải quyết công việc gọi chung là tư liệu đựơc sử dụng chung cho cán bộ - công chức cơ quan, không phải nộp vào lưu trữ cơ quan như hồ sơ công việc. Khi nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác phải bàn giao lại cho người làm thay công việc của mình không tự ý mang đi hoặc tiêu huỷ.

Điều 8: Hồ sơ trình duyệt: thực chất đây cũng là dạng hồ sơ công việc về xây dựng kế hoạch, đề án hay ban hành văn bản. Các cơ quan, đơn vị hoặc cán bộ - công chức làm công tác chuyên môn phải lập hồ sơ trình duyệt và lưu trữ hồ sơ, tài liệu này ở cơ quan đơn vị mình.

Điều 9: Cán bộ - công chức, chỉ được giữ lại hồ sơ công việc của mình một năm tính từ khi công việc đó kết thúc. Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan.

Điều 10. Mỗi năm cán bộ - công chức trong từng cơ quan tự kiểm tra lại toàn bộ, hồ sơ, tài liệu công việc của mình, hoàn thiện và bàn giao hồ sơ tài liệu này cho phòng, kho lưu trữ do cơ quan mình quản lý.

Mục 2: Thu nộp hồ sơ tài liệu trong diện lưu trữ

Điều 11: các cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tỉnh, huyện theo quyết định của UBND tỉnh, huyện thì chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong trong thời hạn là 10 năm kể từ khi hồ sơ công việc đó kết thúc trong trường hợp lưu trữ cơ quan có yêu cầu giử lại một số hồ sơ, tài liệu để phục vụ nghiên cứu thì phải được sự đồng ý của Lưu trữ tỉnh, huyện và phải làm thủ tục coi như cho lưu trữ cơ quan mượn để sử dụng.

Điều 12: Các ngành công an , quân sự, biên phòng được lập kho lưu trữ riêng, không phải nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh nhưng phải thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương và phải báo cáo thống kê hàng năm về Trung tâm Lưu trữ tỉnh.

Điều 13: Hồ sơ tài liệu của một cơ quan này sát nhập vào cơ quan khác hoặc hai cơ quan sát nhập làm một cơ quan mới thì hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan được sát nhập hay cơ quan mới thiết lập tiếp nhận và quản lý.

Đối với cơ quan giải thể thì Lưu trữ có trách nhiệm thu nhận theo lệnh của cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp.

Trường hợp một cơ quan được tách làm hai hoặc nhiều cơ quan thì phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ liên quan đến công việc của cơ quan nào thì cơ quan ấy tiếp thu, quản lý để sử dụng. Những hồ sơ tài liệu có liên quan đến cả hai hay nhiều cơ quan mới tách thì các bên phải bàn bạc, thống nhất sao nguyên bản chính lại những hồ sơ tài liệu đó, và những hồ sơ tài liệu được sao có giá trị tương đương như bản chính. Tài liệu hồ sơ này để đôi bên cùng sử dụng.

Điều 14: Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho Lưu trữ huyện, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thì phải được sự bàn bạc thống nhất về địa điểm, thời gian giao nộp giữa bên giao và bên nộp. Biên bản giao nộp hồ sơ, tài liệu phải được làm thành hai bản, để mỗi bên giữ một bản.

Điều 15: Phòng kho lưu trữ các ngành, các cấp có trách nhiệm sưu tầm, bổ sung những hồ sơ, tài liệu còn thiếu thuộc thẩm quyền của ngành mình, cấp mình về quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị qua các thời kỳ lịch sử.

Những hồ sơ , tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ, tập thể nổi tiếng hoạt động trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội...gắn liền với các thời kỳ lịch sử của Dân tộc Việt Nam thì đủ điều kiện và được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập Phông Lưu trữ riêng.

Điều 16: Hồ sơ , tài liệu tại lưu trữ cơ quan khi nộp vào kho lưu trữ tỉnh huyện đều phải qua chỉnh lý, xác định gía trị, tài liệu hư hỏng phải đựoc tu bổ, phục chế và phải có công cụ tra cứu rỏ ràng, chính xác. Việc chọn và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu cần được sự kiểm tra, hướng dẫn, giúp đở về mặt nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ Nhà nước cấp trên nhằm đảm bảo chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp lưu và thực hiện đầy đủ thủ tục lưu.

Mục 3: Thống kê - sắp xếp - Bảo quản tài liệu lưu trữ:

Điều 17: Các Sở, Ban Ngành, Đoàn thể của tỉnh, UBND huyện thị thực hiện chế độ báo cáo thống kê và định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất về tình hình công tác lưư trữ theo Quyết định liên Bộ giữa Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng Cục Thống kê số 149/CLT-TCTK ngày 23/10/1987.

Điều 18: Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm tài liệu như: sổ nhập hồ sơ tài liệu, sổ đăng ký các phông lưu trữ, mục lục hồ sơ từng phông, sổ theo dõi sử dụng tài liệu lưu trữ...

Điều 19: Việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong từng bộ phận, phòng, kho lưu trữ được tiến hành theo một phương pháp thống nhất do Cục Lưu trữ hướng dẫn tại công văn số 111/NVĐP ngày 04/04/1995.

Điều 20: Để tránh ẩm mốc, mối mọt, hư hỏng và để bảo vệ bí mật của Nhà nước: nơi để hồ sơ tài liệu phải là nơi khô ráo, thoáng mát, có cửa và khóa chắc chắn, khu vực kho phải có chế độ bảo mật, phòng gian. Phòng kho lưu trữ phải được trang bị các phương tiện để bảo quản như: cặp hộp, giá đựng tài liệu... và có biện pháp phòng cháy, có phương tiện chửa cháy.

Điều 21: Những hồ sơ, tài liệu có tính đặc thù như âm bản, dương bản, các bộ phim, tài liệu ghi âm, các bức ảnh, Micrô phim, băng đĩa từ... cần phải có những trang thiết bị và biện pháp cần thiết để bảo quản tài liệu này được an toàn lâu dài.

Mục 4: Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ và việc tiêu huỷ hồ sơ tài liệu không còn gía trị

Điều 22: Chỉ được phép tiêu huỷ những hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết gía trị theo quyết định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu có thẩm quyền. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu quy định như sau:

a. Trung tâm Lưu trữ tỉnh:

- Chánh văn phòng UBND tỉnh làm chủ tịch

- Bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu làm uỷ viên

- Phụ trách Trung tâm Lưu trữ làm uỷ viên

b. Các Sở, Ban, Ngành Đoàn thể:

- Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính làm chủ tịch

- Bộ phận có tài liệu làm uỷ viên (nếu nhiều bộ phận thì chọn bộ phận có tài liệu nhiều nhất)

- Phụ trách Lưu trữ Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể làm uỷ viên.

c. UBND huyện, thị xã:

- Chánh văn phòng UBND huyện, thị làm chủ tịch

- Bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu làm uỷ viên

Điều 23: Khi tiến hành tiêu huỷ những hồ sơ, tài liệu hết giá trị bảo quản theo quyết định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu thì phải lập biên bản tiêu huỷ. Hồ sơ, tài liệu tiêu huỷ phải được thống kê cụ thể, chi tiết từng loại có ý kiến xác nhận của cơ quan chuyên môn cấp trên và trực tiếp chứng kiến việc tiêu hủy trọn vẹn.

Mục 5: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Điều 24: Các bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải xây dựng bản nội qui quản lý và tổ chức sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ, quy định cho từng đối tượng là Cán bộ - công chức trong cơ quan, người ngoài cơ quan có nhu cầu chính đáng. Hồ sơ, tài liệu chỉ được nghiên cứu tại chỗ không mang ra khỏi nơi quy định. Trường hợp cần sao lục, chứng thực lưu trữ phải có ý kiến của người có thẩm quyền.

Điều 25: Tất cả mọi yêu cầu sử dụng phải được Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưỏng, Phó phòng Hành chính đồng ý. Trường hợp đối với người nước ngoài và tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước nếu có nhu cầu sử dụng thì phải thực hiện theo Nghị định 84/HĐBT ngày 09/03/1992 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành " Qui chế bảo vệ bí mật Nhà nước" và được thủ trưởng các ngành hoặc Chủ tịch UBND các cấp cho phép.

Điều 26: Người sử dụng có trách nhiệm quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu được cấp nghiên cứu, không được làm nhàu nát, mất mát, hư hỏng tài liệu, xem xong phải sắp xếp lại theo trật tự và bàn giao đầy đủ. Nếu phát hiện làm mất hoặc đánh cắp tài liệu thì cán bộ lưu trữ phải lập biên bản và báo cáo lên người có thẩm quyền xử lý.

Điều 27: Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện có trách nhiệm cấp bản sao công văn, tài liệu và chứng thực về tài liệu lưu trữ mà mình đang quản lý cho các đương sự khi đã có ý kiến của người có thẩm quyền.

Chương III:

HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ.

Điều 28: Ở tỉnh thành lập Trung tâm Lưu trữ Nhà nước tỉnh do Văn phòng UBND tỉnh trực tiếp quản lý. Trung tâm có trách nhiệm giúp UBND tỉnh thống nhất về công tác lưu trữ, xây dựng các chế độ quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở địa phương, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ đó trong phạm vi tỉnh, tổ chức thu nhận những hồ sơ, tài liệu của Sở, Ban, Ngành và Đoàn thể đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh để bảo quản và sử dụng. Ngoài ra Trung tâm còn có trách nhiệm lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ - công chức, lưu trữ ở các cơ quan của địa phương, tổ chức nghiên cứu khoa học, nghiên cứu nghiệp vụ, áp dụng khoa học kỹ thuật để nâng cao trình độ khoa học và phát triển công tác lưu trữ ở địa phương; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo và tổ chức tổng kết hoạt động công tác lưu trữ.

Điều 29: Mỗi Sở, Ban Ngành, Đoàn thể tùy theo khối lượng tài liệu và đặc điểm của tài liệu mà bố trí cán bộ - công chức kiêm nhiệm hoặc chuyên trách công tác lưu trữ đã được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ. Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính phụ trách công tác lưu trữ giúp lãnh đạo Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể xây dựng chế độ công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi quyền hạn của mình.

Điều 30: Các huyện, thị xã bố trí từ một đến hai người làm công tác lưu trữ chuyên trách thuộc văn phòng UBND huyện thị, cán bộ lưu trữ huyện, thị có chức năng giúp Chánh văn phòng UBND huyện, thị thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi huyện, thị ngoài ra cán bộ chuyên trách lưu trữ huyện còn có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho UBND các xã, phường, thị trấn, các đơn vị trực thuộc UBND huyện, thị, xây dựng bản danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ huyện, thị. Cán bộ chuyên trách lưu trữ trực tiếp quản lý kho lưu trữ huyện, thị và trực tiếp thu nhận tài liệu của HĐND, UBND, văn phòng UBND huyện, thị và các phòng, ban, trạm, trại, công ty thuộc huyện quản lý để tổ chức bảo quản và sử dụng theo quy định hiện hành.

Chương IV:

KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT.

Điều 31: Cơ quan, tập thể, cá nhân có thành tích trong việc quản lý, bảo vệ, tổ chức sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ hay công tác lưu trữ thì được khen thưởng theo quy định của Nhà nước.

Điều 32: Người nào vi phạm những quy định của Nhà nước về Lưu trữ và các quy định trong qui chế này thì tùy theo mức độ nặng, nhẹ mà bị xử lý theo pháp luật hiện hành.

Chương V:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH.

Điều 33:

1. Các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể, UBND huyện, thị xã căn cứ vào bản quy định này để xây dựng bản chi tiết về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ cho phù hợp với phạm vi đơn vị mình, ngành mình, địa phương mình quản lý.

2. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung quy định thì có ý kiến đề nghị với UBND tỉnh (qua văn phòng UBND tỉnh) để kịp thời nghiên cứu điều chỉnh.

Điều 34: Chánh văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, các Sở, Ban, Ngành và địa phương tổ chức triển khai nội dung qui chế này. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho phòng bộ phận, cán bộ làm công tác lưu trữ trong tỉnh.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM