QUYẾT ĐỊNH

VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC CỦA CỤC LƯU TRỮ

Thực hiện Quyết định số 06 - QĐ/TW ngày 21 tháng 9 năm 1991 của Ban Bí thư về việc chuyển Cục Lưu trữ Trung ương Đảng trực thuộc Ban Bí thư thành Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
Để trực tiếp giúp Ban bí thư quản lý phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo Quyết định số 20 - QĐ/TW ngày 23-9-1987 của Ban Bí thư, quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.

QUYẾT ĐỊNH:

I - NHIỆM VỤ

1. Trực tiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ của Ban Chấp hành Trung ương Đảng; sưu tầm, thu thập, chỉnh lý và bảo quản an toàn tài liệu văn kiện của Trung ương Đảng; phục vụ các yêu cầu khai thác theo quy định của Ban Bí thư và Văn phòng Trung ương.

2. Giúp Chánh văn phòng soạn thảo các văn bản của Trung ương và Văn phòng Trung ương về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; kiểm tra việc thực hiện quyết định đó.

3. Chỉ đạo hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan Đảng và Trung ương, các văn phòng cấp uỷ và Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.

Quản lý toàn bộ mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn của các kho lưu trữ cấp uỷ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.

4. Nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ, nhất là tin học vào công tác văn thư, lưu trữ của Đảng.

5. Hợp tác với các cơ quan lưu trữ Nhà nước ở Trung ương và các trường đào tạo cán bộ văn thư, lưu trữ, đề xuất kế hoạch quan hệ với các tổ chức lưu trữ các đảng anh em để thu thập tài liệu và trao đổi kinh nghiệm công tác lưu trữ.

II - TỔ CHỨC

Cục Lưu trữ là một đơn vị của Văn phòng Trung ương có các bộ phận sau:

1. Phòng Bảo quản.

- Bảo vệ an toàn và quản lý chặt chẽ và khoa học tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, bảo quản tốt tài sản và trang thiết bị trong kho.

- Xác minh những tài liệu (kể cả ảnh và ghi âm) chưa rõ xuất xứ, tác giả, thời gian.., bảo đảm tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao.

- Phục chế, tu bổ, sao chụp tài liệu kho lưu trữ.

2. Phòng thu thập, chỉnh lý.

- Sưu tầm tài liệu lịch sử (bao gồm cả việc thu hồi ký) để bổ sung các phông còn thiếu.

Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với cơ quan Đảng ở Trung ương, thu thập, bổ sung thường xuyên vào Kho Lưu trữ Trung ương những tài liệu thuộc diện quản lý của Kho.

- Chỉnh lý hoàn chỉnh đối với tài liệu chưa chỉnh lý trong Kho và tài liệu mới thu về và làm các thủ tục giao nộp vào Kho.

3. Phòng Khai thác.

- Phục vụ các yêu cầu khai thác tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương theo quy định của Trung ương và Văn phòng Trung ương.

- Xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu Kho lưu trữ, ứng dụng vi tính vào việc quản lý và tra tìm tài liệu trong Kho.

- Tuyển chọn, biên tập tài liệu lưu trữ để công bố, xuất bản. Theo dõi việc xuất bản và công bố tài liệu lưu trữ của Đảng để có kiến nghị chấn chỉnh những trường hợp vi phạm quy định của Trung ương hoặc tài liệu công bố không chính xác.

- Hướng dẫn khách đến khai thác tại phòng đọc theo quy chế.

4. Phòng Nghiên cứu khoa học và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (gọi tắt là Phòng khoa học - nghiệp vụ).

- Nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ, nhất là tin học vào các công tác văn thư, lưu trữ tài liệu và hướng dẫn thực hiện đối với các kho lưu trữ của Đảng và Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.

- Giúp Cục trưởng thảo các văn bản của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ và hướng dẫn thực hiện những văn bản ấy.

- Nghiên cứu biên soạn tài liệu nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện thống nhất trong toàn Đảng và Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Đảng và Đoàn; hướng dẫn và bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư, lưu trữ; kiểm tra việc thực hiện các văn bản của Trung ương, Văn phòng Trung ương và hướng dẫn của Cục về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan của Đảng và Đoàn.

- Hướng dẫn các kho lưu trữ tỉnh, thành uỷ và Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh lập danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn để giao nộp cho Cục quản lý; theo dõi và hướng dẫn việc xác định giá trị tài liệu của các kho lưu trữ tỉnh, thành uỷ và Kho Lưu trữ Trung ương Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.

5. Phòng Lưu trữ hiện hành.

- Quản lý tài liệu lưu mật của Trung ương Đảng.

- Hướng dẫn lập hồ sơ và tiếp nhận tài liệu đã xử lý xong ở các đơn vị trong Văn phòng Trung ương; thu tài liệu của các đồng chí Uỷ viên Trung ương (kể cả Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Cố vấn); chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu, giao nộp vào kho; phục vụ khai thác đối với tài liệu do Phòng quản lý.

III - CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

1. Cục Lưu trữ hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng Trung ương. Định kỳ 3 tháng 1 lần, Cục trưởng làm việc với Chánh văn phòng về hoạt động của Cục và kiến nghị những vấn đề cần thiết.

2. Cục Lưu trữ làm việc theo chế độ thủ trưởng. Cục trưởng chịu trách nhiệm tổ chức điều hành các mặt công tác của Cục. Cục trưởng có một số Phó cục trưởng giúp việc theo sự phân công của Cục trưởng và thay Cục trưởng khi vắng.

3. Cục trưởng được thừa lệnh Chánh văn phòng ký các văn bản về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Đảng và Đoàn. Cục Lưu trữ có con dấu để sử dụng vào hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của Cục. (Việc sử dụng con dấu của Cục có quy định riêng).

4. Lãnh đạo Cục, Phòng có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng lực công tác cho cán bộ, nhân viên trong Cục; thường xuyên sơ kết, tổng kết, tổ chức hội thảo khoa học... để rút kinh nghiệm công tác và giải quyết kịp thời những vướng mắc, sai sót trong chuyên môn.

5. Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong cơ quan để thực hiện nhiệm vụ chung cũng như nhiệm vụ đột xuất của cơ quan; tổ chức bồi dưỡng hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, chuyên viên trực tiếp công tác có liên quan đến tài liệu, văn kiện.