ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Hà Nội, ngày 03 tháng 3 năm 2023

Nơi nhận:
- Như Điều 4:
- Văn phòng Chính phủ:
- Bí thư Thành ủy; các PBT Thành ủy:
- Chủ tịch, các PCT HĐND Thành phố:
- Chủ tịch, các PCT UBND Thành phố;
- Sở Thông tin và Truyền thông:
- VPUBTP: CVP, PCVP C.N.Trang; các phòng: HCTC, KSTTHC, KGVX, THCB;
- Trung tâm báo chí Thủ đô Hà Nội;
- Lưu: VT, KSTTH_(Quyên).

KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH




Lê Hồng Sơn

STT

TÊN QUY TRÌNH NỘI BỘ

KÝ HIỆU

1

Cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ

QT-01

2

Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ

QT-02

1

Mục đích

Quy định trình tự, trách nhiệm và phương pháp tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan việc cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ.

2

Phạm vi

- Áp dụng đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế sau: (1) Hội nghị, hội thảo quốc tế của UBND thành phố Hà Nội: (2) Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự từ cấp Phó Tỉnh trưởng hoặc tương đương trở xuống của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế và có chủ đề, nội dung không liên quan đến các vấn đề về chủ quyền an ninh quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Áp dụng đối với các đối tượng sau: (1) UBND thành phố Hà Nội; các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND thành phố Hà Nội; (2) các doanh nghiệp nhà nước, công ty TNHH nhà nước một thành viên thuộc thành phố Hà Nội; (3) Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do UBND thành phố Hà Nội cho phép hoạt động; (4) Cán bộ, công chức thuộc Sở Ngoại vụ Hà Nội khi tham gia thực hiện các thủ tục thuộc phạm vi áp dụng của quy trình.

- Quy trình này áp dụng đối với hoạt động cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và Công văn số 825/BNG-CNV ngày 10/3/2020 của Bộ Ngoại giao về việc đính chính Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg.

- Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

- Quyết định số 04/2021/QĐ-UBND ngày 01/4/2021 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của thành phố Hà Nội.

- Quyết định số 5386/QĐ-UBND ngày 30/12/22022 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội về việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Công văn xin chủ trương để đăng cai tổ chức HNHTQT, trong đó nêu rõ lý do, mục đích, chủ đề, dự kiến thành phần tham dự và dự kiến nguồn kinh phí tổ chức.

x

3.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ hồ sơ

3.4

Thời gian xử lý

- Không quy định.

Theo thời gian thực tế: 30 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

+ Trường hợp xét thấy hồ sơ không đầy đu và/hoặc không hợp lệ. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm gửi văn bản đến Đơn vị tổ chức trong vòng 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhận hồ sơ) để thông báo trả hồ sơ hoặc đề nghị bổ sung hồ sơ cần thiết.

+ Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

3.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính Sở Ngoại vụ Hà Nội

3.6

Lệ phí

Không

3.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Đơn vị tổ chức nộp hồ sơ. Thời hạn ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức HNNTQT

Tổ chức/cá nhân

8h00 - 11h00; 13h30 - 16h30

Thành phần hồ sơ theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận trực tiếp và kiểm tra hồ sơ của tổ chức, cá nhân gồm: Tiếp nhận hồ sơ xin phép tổ chức HNHTQT của các đơn vị, kiểm tra tính đầy đủ về thể thức và nội dung hồ sơ phù hợp với những quy định về tổ chức HNHTQT;

- Các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải xin phép UBND Thành phố, Sở Ngoại vụ bằng văn bản trước khi tổ chức hội nghị hội thảo ít nhất là 30 ngày.

+ Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện: tiếp nhận hồ sơ TTHC, ghi giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn tra kết quả, vào sổ theo dõi hồ sơ, lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và chuyển hồ sơ đến phòng chuyên môn phân công, giao việc cho chuyên viên.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện tiếp nhận: Bộ phận Một cửa hướng dẫn để tổ chức hoàn thiện hồ sơ (phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hoặc phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ).

Bộ phận Một cửa

8h00 - 11h00; 13h30 - 16h30

Thành phần hồ sơ theo mục 3.2

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ:

- Sổ tiếp nhận và theo dõi hồ sơ;

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

B3

Chuyên hồ sơ cho phòng chuyên môn

Bộ phận Một cửa,

½ ngày làm việc

Tích phân luồng xử lý qua mạng (nếu có)

Ghi chú: Nếu hồ sơ phân luồng xử lý qua mạng, Bộ phận Một cửa luân chuyển hồ sơ về Bộ phận văn thư thực hiện quét hồ sơ và chuyển lãnh đạo Sở xem xét, phân luồng xử lý qua hệ thống

Lãnh đạo Sở

B4

Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

½ ngày làm việc

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B5

Nghiên cứu, thẩm định hồ sơ

* Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện và/hoặc không hợp lệ, Sở Ngoại vụ thông báo bằng văn bản đến Đơn vị tổ chức.

Phòng chuyên môn / Lãnh đạo Sở

03 ngày làm việc

Thông báo về việc bổ sung hồ sơ: Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết;

B6

Lấy ý kiến bằng văn bản của Công an Thành phố. UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các Cơ quan, địa phương liên quan

Phòng chuyên môn/Lãnh đạo Sở

02 ngày làm việc

Công văn của Sở Ngoại vụ xin ý kiến các cơ quan, đơn vị liên quan

B7

Côn 2 an Thành phố, UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các cơ quan, địa phương liên quan cho ý kiến bằng văn bản

Các cơ quan liên quan

15 ngày làm việc

Văn bản các cơ quan liên quan

B8

Phòng chuyên môn tổng hợp ý kiến trả lời của các cơ quan, đơn vị liên quan: tham mưu Giám đốc Sở xem xét, quyết định cho chủ trương đăng cai tổ chức HNHTQT

Phòng chuyên môn/Lãnh đạo Sở

02 ngày làm việc

B9

Liên hệ, trả kết quả cho Đơn vị tổ chức

Bộ phận Một cửa

Giờ hành chính

B10

Thống kê và theo dõi Chuyên viên có trách nhiệm thống kê các TTHC thực hiện tại đơn vị. thống kê kết quả thực hiện TTHC

Bộ phận Một cửa

Giờ hành chính

Sổ theo dõi hồ sơ

4

BIỂU MẪU

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 gồm:

Mẫu số 04 - Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

Mẫu số 05 - Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Mẫu số 06 - Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

Mẫu số 07 - Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Mẫu số 08 - Mẫu sổ theo dõi hồ sơ

Công văn xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Mẫu số 01)

TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: ……
V/v xin phép đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Địa điểm, ngày .... tháng .... năm ....

Kính gửi:

- UBND thành phố Hà Nội;
- Sở Ngoại vụ Hà Nội.

Nơi nhận:
- Như trên;
- …………;
- Lưu:……

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Chữ ký, đóng dấu)




Họ và tên

1

Mục đích

Quy định trình tự, trách nhiệm và phương pháp tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan việc cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ.

2

Phạm vi

- Quy trình này áp dụng đối với hoạt động cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ.

- Áp dụng đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế sau: (1) Hội nghị, hội thảo quốc tế của UBND thành phố Hà Nội: (2) Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự từ cấp Phó Tỉnh trưởng hoặc tương đương trở xuống của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế và có chủ đề, nội dung được xác định không nhạy cảm, cơ mật liên quan đến các vấn đề về chủ quyền, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Áp dụng đối với các đối tượng sau: (1) UBND thành phố Hà Nội: các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND thành phố Hà Nội: (2) các doanh nghiệp nhà nước, công ty TNHH nhà nước một thành viên thuộc thành phố Hà Nội: (3) Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do UBND thành phố Hà Nội cho phép hoạt động; (4) Cán bộ, công chức thuộc Sở Ngoại vụ Hà Nội khi tham gia thực hiện các thủ tục thuộc phạm vi áp dụng của quy trình.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

- Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và Công văn số 825/BNG-CNV ngày 10/3/2020 của Bộ Ngoại giao về việc đính chính Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg.

- Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

- Quyết định số 04/2021/QĐ-UBND ngày 01/4/2021 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của thành phố Hà Nội.

- Quyết định số 5386/QĐ-UBND ngày 30/12/22022 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội về việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND Thành phố.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

X

Đề án tổ chức theo mẫu 01 tại Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ (mục đích, nội dung, chương trình, tham luận, danh sách đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài, địa điểm, nguồn kinh phí và khái toán kinh phí. Tài liệu tiếng nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và đóng dấu xác nhận của đơn vị)

X

Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu

X

Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có)

X

3.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ hồ sơ

3.4

Thời gian xử lý

- Không quy định.

Theo thời gian thực tế: 30 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Trường hợp xét thấy hồ sơ không đầy đủ và/hoặc không hợp lệ. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm gửi văn bản đến Đơn vị tổ chức trong vòng 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhận hồ sơ) để thông báo trả hồ sơ hoặc đề nghị bổ sung hồ sơ cần thiết.

- Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin chủ trương đê đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho Cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiên tổ chức. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị

3.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính Sở Ngoại vụ Hà Nội

3.6

Lệ phí

Không

3.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Đơn vị tổ chức nộp hồ sơ. Thời hạn ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức HNNTQT

Tổ chức/cá nhân

8h00 - 11h00; 13h30 - 16h30

Thành phần hồ sơ theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận trực tiếp và kiểm tra hồ sơ của tổ chức, cá nhân gồm: Tiếp nhận hồ sơ xin phép tổ chức HNHTQT của các đơn vị, kiểm tra tính đầy đủ về thể thức và nội dung hồ sơ phù hợp với những quy định về tổ chức HNHTQT:

- Các cơ quan, tổ chức khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải xin phép UBND Thành phố. Sở Ngoại vụ bằng văn bản trước khi tổ chức hội nghị hội thảo ít nhất là 30 ngày.

+ Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện: tiếp nhận hồ sơ TTHC, ghi giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, vào sổ theo dõi hồ sơ, lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và chuyển hồ sơ đến phòng chuyên môn phân công, giao việc cho chuyên viên.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện tiếp nhận: Bộ phận Một cửa hướng dẫn để tổ chức hoàn thiện hồ sơ (phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hoặc phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ).

Bộ phận Một cửa

8h00 - 11h00; 13h30 - 16h30

Thành phần hồ sơ theo mục 3.2

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Sổ tiếp nhận và theo dõi hồ sơ

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ

B3

Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn

Ghi chú: Nếu hồ sơ phân luồng xử lý qua mạng, Bộ phận Một cửa luân chuyển hồ sơ về Bộ phận văn thư thực hiện quét hồ sơ và chuyển lãnh đạo Sở xem xét, phân luồng xử lý qua hệ thống

Bộ phận Một cửa, Lãnh đạo Sở

½ ngày làm việc

Tích phân luồng xử lý qua mạng (nếu có)

B4

Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

½ ngày làm việc

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B5

Nghiên cứu, thẩm định hồ sơ

* Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện và hoặc không hợp lệ, Sở Ngoại vụ thông báo bằng văn bản đến Đơn vị tổ chức.

Phòng chuyên môn / Lãnh đạo Sở

03 ngày làm việc

Thông báo về việc bổ sung hồ sơ:

Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết:

B6

Lấy ý kiến bằng văn bản của Công an Thành phố, UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các cơ quan, địa phương liên quan

Phòng chuyên môn / Lãnh đạo Sở

02 ngày làm việc

Công văn của Sở Ngoại vụ xin ý kiến các cơ quan, đơn vị liên quan

B7

Công an Thành phố, UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các cơ quan, địa phương liên quan cho ý kiến bằng văn bản

Các cơ quan liên quan

15 ngày làm việc

Văn bản các cơ quan liên quan

B8

Phòng chuyên môn tổng hợp ý kiến trả lời của các cơ quan, đơn vị liên quan: tham mưu Giám đốc Sở xem xét, quyết định cho phép tổ chức HNHTQT

Phòng chuyên môn / Lãnh đạo Sở

02 ngày làm việc

B9

Liên hệ, trả kết quả cho Đơn vị tổ chức

Bộ phận Một cửa

Giờ hành chính

B10

Thống kê và theo dõi

Chuyên viên có trách nhiệm thống kê các TTHC thực hiện tại đơn vị, thống kê kết quả thực hiện TTHC

Bộ phận Một cửa

Giờ hành chính

Sổ theo dõi hồ sơ

4

BIỂU MẪU

Các biểu mẫu theo cơ chế một cửa quy định tại thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 gồm:

Mẫu số 04 - Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

Mẫu số 05 - Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Mẫu số 06 - Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

Mẫu số 07 - Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Mẫu số 08 - Mẫu sổ theo dõi hồ sơ

Mẫu công văn xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Mẫu số 01)

TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: ……
V/v xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Địa điểm, ngày .... tháng .... năm ....

Kính gửi:

- UBND thành phố Hà Nội;
- Sở Ngoại vụ Hà Nội.

Nơi nhận:
- Như trên;
- …………;
- Lưu:……

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Chữ ký, đóng dấu)




Họ và tên

TT

Thứ tự Quy trình nội bộ bị bãi bỏ tại Quyết định của Chủ tịch UBND Thành phố

Tên quy trình nội bộ

Ghi chú

1

Số 02, Quy trình QT-02 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số 4283/QĐ-UBND ngày 28/9/2021 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội

Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ

2

Số 04, Quy trình QT-04 tại Phụ lục kèm theo Quyết định số 4283/QĐ-UBND ngày 28/9/2021 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội

Cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ