QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THANH HÓA

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2019;

Căn cứ Luật Công chứng ngày năm 2014;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng;

Căn cứ Quyết định số 299/QĐ-BTP ngày 05 tháng 3 năm 2021 của Bộ Tư pháp ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 126/TTr-STP ngày 17 tháng 3 năm 2022.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này Đề án tăng cường quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các sở, Trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THANH HÓA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1276/QĐ-UBND ngày 14/04/2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa)

Phần I

SỰ CẦN THIẾT, CƠ SỞ PHÁP LÝ, PHẠM VI XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Vị trí vai trò của hoạt động công chứng

Công chứng là một hoạt động quan trọng, một thể chế không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền. Thông qua hoạt động công chứng và các quy định hướng dẫn, điều chỉnh pháp luật trở thành hiện thực sinh động của đời sống xã hội, thành hành vi xử sự theo đúng pháp luật. Công chứng là hoạt động có vai trò rất lớn đối với đời sống xã hội và phát triển kinh tế. Để phòng ngừa các tranh chấp, bảo đảm an toàn pháp lý cho các quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại mà đương sự tham gia, họ cần đến chứng cứ công chứng - loại chứng cứ xác thực, đáng tin cậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có công chứng hoặc chỉ trình bày bằng miệng. Thực tiễn đời sống cho thấy tranh chấp trong xã hội ngày càng tăng, vụ việc càng phức tạp, trong đó có nguyên nhân là do không có xác thực. Do vậy, việc tuyên truyền, phổ biến, cập nhật pháp luật là cần thiết. Bên cạnh đó cũng cần tăng cường hơn nữa các biện pháp công cụ tổ chức thực hiện pháp luật. Công chứng là một hoạt động quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động Nhà nước. Thông qua hoạt động công chứng và các quy định liên quan, pháp luật trở nên gần với hiện thực hơn, dần trở thành hiện thực sinh động của đời sống xã hội.

Trong năm 2021, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh đã thực hiện 193.505 việc (trong đó 188.006 hợp đồng giao dịch); thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ văn bản và chứng thực chữ ký 293.195 trường hợp. Thu phí công chứng, chứng thực trên 56 tỷ đồng; nộp ngân sách nhà nước hơn 5 tỷ đồng.

2. Cơ sở pháp lý

- Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;

- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tô chức chính quyền địa phương năm 2019;

- Luật Công chứng năm 2014;

- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch năm 2018;

- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

- Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng;

- Quyết định số 299/QĐ-BTP ngày 05 tháng 3 năm 2021 của Bộ Tư pháp ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng;

- Kế hoạch 138/KH-UBND ngày 08 tháng 6 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa triển khai Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng;

- Văn bản số 1615/BTP-BTTP ngày 26 tháng 5 năm 2021 của Bộ Tư pháp về việc triển khai thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng;

- Văn bản số 3354/BTP-BTTP ngày 28 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tư pháp về việc phối hợp xử lý phản ánh về hoạt động công chứng;

- Văn bản số 489/BTP-BTTP ngày 22 tháng 02 năm 2022 của Bộ Tư pháp về việc chống thất thu thuế trong hoạt động chuyển nhượng bất động sản.

3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa và các tổ chức, cá nhân có liên quan.

II. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG

1. Kết quả đạt được

Thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động bổ trợ tư pháp theo tinh thần Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02 tháng 6 năm 2005 của Bộ Chính trị về Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, Quốc hội đã ban hành Luật Công chứng năm 2006 và Luật Công chứng năm 2014, qua đó đã thể chế hóa các chủ trương, quan điểm của Đảng về xã hội hóa hoạt động công chứng.

Để triển khai thực hiện Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành đồng thời thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng, trong những năm qua, Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành các Kế hoạch, Quyết định để chỉ đạo và tổ chức thực hiện, cụ thể: Quy chế Quản lý cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa (kèm theo Quyết định số 38/2020/QĐ-UBND ngày 29 tháng 10 năm 2020), Tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa (kèm theo Quyết định số 39/2020/QĐ-UBND ngày 29 tháng 10 năm 2020)… Bên cạnh đó, để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, UBND tỉnh đã chỉ đạo Sở Tư pháp tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra trong hoạt động công chứng; mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chứng viên, nhân viên làm việc tại tổ chức hành nghề công chứng, năm 2021, giao Sở Tư pháp phối hợp với Học viện Tư pháp tổ chức khóa đào tạo công chứng viên tại tỉnh với gần 100 học viên tham gia.

Đến nay, trên địa bàn tỉnh có 95 công chứng viên hành nghề tại 51 tổ chức hành nghề công chứng , gồm 03 Phòng công chứng (các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp) và 48 Văn phòng công chứng. Các tổ chức hành nghề công chứng được thành lập tại 20/27 huyện, thị xã, thành phố gồm:

10 huyện đồng bằng: Đông Sơn, Hà Trung, Nông Cống, Thiệu Hóa, Yên Định, Thọ Xuân, Triệu Sơn, Vĩnh Lộc, thành phố Thanh Hóa, thị xã Bỉm Sơn.

06 huyện vùng ven biển: Nga Sơn, Hậu Lộc, Quảng Xương, Hoằng Hóa, thành phố Sầm Sơn, thị xã Nghi Sơn.

04 huyện miền núi: Ngọc Lặc, Bá Thước, Thường Xuân, Thạch Thành.

- 07 huyện hiện nay chưa có tổ chức hành nghề công chứng gồm: Như Thanh, Như Xuân, Lang Chánh, Cẩm Thủy, Quan Hóa, Quan Sơn, Mường Lát.

Số lượng người làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng khoảng 350 người.

Những kết quả trên cho thấy, số lượng các tổ chức hành nghề công chứng và đội ngũ Công chứng viên trong tỉnh trong những năm qua phát triển về số lượng, từng bước nâng cao về chất lượng chuyên môn nghiệp vụ và chất lượng phục vụ, đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, tạo lập môi trường pháp lý tin cậy cho các hoạt động đầu tư, kinh doanh, thương mại. Các ngành, các cấp, đặc biệt là người dân đã hiểu được công chứng là gì, tin tưởng vào tính pháp lý của hoạt động công chứng. Các tổ chức hành nghề công chứng hoạt động ổn định và phát triển. Các văn bản của Bộ Tư pháp ban hành được chỉ đạo triển khai kịp thời đến các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên.

Hoạt động công chứng đã góp phần bảo đảm tính an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại; phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân khi ký kết hợp đồng, giao dịch, nhất là các giao dịch về bất động sản, tạo thuận lợi giải quyết nhanh, kịp thời cho cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu công chứng các giao dịch, hợp đồng; thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội và cải cách hành chính, giảm tải công việc cho các cơ quan hành chính nhà nước. Hoạt động công chứng từng bước khẳng định vị trí, vai trò của mình trong đời sống xã hội.

- Năm 2019: các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện 151.294 hợp đồng, giao dịch; chứng thực bản sao từ bản chính 843.445 bản; chứng thực chữ ký 6.149 việc. Nộp ngân sách hơn 4.3 tỷ đồng.

- Năm 2020: các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện 158.326 hợp đồng, giao dịch; chứng thực bản sao từ bản chính 229.191 bản; chứng thực chữ ký 7.358 việc. Nộp ngân sách gần 4.5 tỷ đồng.

- Năm 2021: các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện 193.505 hợp đồng, giao dịch; chứng thực bản sao từ bản chính 282.090 bản; chứng thực chữ ký 11.105 việc. Nộp ngân sách gần 5.3 tỷ đồng.

2. Tồn tại, hạn chế

- Công tác tập huấn chuyên sâu các quy định của pháp luật cho các tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, nhân viên làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng còn hạn chế (số lượng các hội nghị, lớp tập huấn nghiệp vụ còn ít);

- Đối với Công chứng viên: Số lượng Công chứng viên được bổ nhiệm theo Luật Công chứng năm 2006 có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ còn nhiều hạn chế, tuổi đời cao (trên 70 tuổi);

- Đối với các tổ chức hành nghề công chứng: Trong quá trình hoạt động còn xảy ra hành vi vi phạm của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên. Một số tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên còn vi phạm quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng, trình tự thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch chưa đảm bảo đặc biệt là thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch ngoài trụ sở. Trong 03 năm từ 2019 đến 2021, đã xử phạt vi phạm hành chính đối với 09 tổ chức hành nghề công chứng và 10 công chứng viên, trong đó 06 quyết định có hình phạt bổ sung tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên có thời hạn;

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị tại một số tổ chức hành nghề công chứng còn chưa khang trang. Tính chuyên nghiệp ở một số tổ chức hành nghề công chứng chưa cao;

- Quản lý Công chứng viên của Hội Công chứng viên tỉnh còn nhiều hạn chế, nhất là việc thực hiện quy tắc đạo đức hành nghề công chứng;

- Số lượng công chứng viên vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu, dẫn đến một số Văn phòng công chứng đã bị thu hồi quyết định cho phép thành lập hoặc tự chấm dứt hoạt động do không bổ sung được công chứng viên hợp danh trong thời hạn 06 tháng theo quy định tại Điều 30 Luật Công chứng năm 2014;

- Cơ sở dữ liệu công chứng đã được xây dựng và ban hành Quy chế khai thác, sử dụng nhưng một số tổ chức hành nghề công chứng thực hiện cập nhật thông tin công chứng còn chưa đầy đủ, kịp thời;

- Một số cơ quan, đơn vị và cá nhân, tổ chức chưa nhận thức đầy đủ quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực; công tác phối hợp với Hội công chứng viên tỉnh và các sở, ngành liên quan chưa có cơ chế phối hợp chặt chẽ.

3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế

- Các quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành còn nhiều bất cập, dẫn đến việc áp dụng pháp luật còn khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng cung cấp dịch vụ công chứng.

- Các tổ chức hành nghề công chứng thành lập tập trung chủ yếu tại các huyện, thị xã, thành phố khu vực đồng bằng; chưa thành lập ở những địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn của tỉnh.

- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của một số Công chứng viên còn hạn chế, nhất là trình độ tin học;

- Một số tổ chức hành nghề công chứng chạy theo lợi nhuận, cạnh tranh không lành mạnh. UBND tỉnh đã chỉ đạo tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, tuyên truyền pháp luật, mở các lớp tập huấn nghiệp vụ, song chuyển biến chưa nhiều.

- Vai trò, trách nhiệm tự quản của Hội Công chứng viên còn chưa được phát huy, nhất là trong công tác giám sát các tổ chức hành nghề công chứng; tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ, quy tắc đạo đức hành nghề cho công chứng viên.

Nhằm khắc phục các tồn tại, vướng mắc; đồng thời để tăng cường và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng, bảo đảm phát triển nghề công chứng phù hợp với định hướng của Luật Công chứng. Căn cứ Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng; Kế hoạch 138/KH-UBND ngày 08 tháng 6 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa triển khai Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19 tháng 11 năm 2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng và tình hình phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Thanh Hóa, yêu cầu tăng cường quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng. Đặc biệt để phát huy vai trò của hoạt động công chứng trong phát triển kinh tế, xã hội, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, cải cách tư pháp đã được xác định tại Nghị quyết 49-NQ/TW của Bộ chính trị về chiến lược cải cách tư pháp thì việc xây dựng “Đề án tăng cường quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa” là thực sự cần thiết.

Phần II

MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP CỦA ĐỀ ÁN

I. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu chung

Tăng cường vai trò quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân, tuân thủ đúng quy định của pháp luật, hạn chế tối đa các vi phạm trong hoạt động công chứng, bảo đảm phát triển nghề công chứng phù hợp với tình hình thực tiễn tại địa phương và định hướng của Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng, tăng thu cho ngân sách nhà nước, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể

a) Hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đúng quy định của pháp luật, đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức. Hạn chế tối đa các hợp đồng công chứng bị tuyên bố vô hiệu. Giảm hành vi vi phạm bị xử lý vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng.

b) Tăng cường số lượng các cuộc thanh tra, kiểm tra, xử lý nghiêm các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên vi phạm pháp luật, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

c) Ưu tiên thành lập các tổ chức hành nghề công chứng tại 07 huyện chưa có tổ chức hành nghề công chứng, đảm bảo thuận lợi, đáp ứng các nhu cầu công chứng của nhân dân.

d) Phát triển đội ngũ công chứng viên đủ về số lượng, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, vững về bản lĩnh chính trị, trong sáng về đạo đức nghề nghiệp, có tính chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội về công chứng, phục vụ đắc lực cho công cuộc cải cách tư pháp và hội nhập quốc tế.

II. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU

1. Tăng cường công tác tuyên truyền các quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng

a) Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến nhằm triển khai thi hành đồng bộ, thống nhất và có hiệu quả các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng nhằm nâng cao hiểu biết của các cơ quan, tổ chức và người dân về ý nghĩa, tác dụng của việc công chứng các hợp đồng, giao dịch cũng như tính an toàn pháp lý của hoạt động công chứng.

b) Đổi mới các hình thức tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng.

2. Tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ công chứng viên, nhân viên làm việc tại tổ chức hành nghề công chứng

Tăng cường mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chứng viên, nhân viên pháp lý, nhân viên kế toán, nhân viên lưu trữ. Phấn đấu một năm tổ chức 04 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, trong đó tập trung tập huấn, bồi dưỡng các quy định mới của Luật, các văn bản dưới Luật, kỹ năng hành nghề, đạo đức nghề nghiệp.

3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin:

Các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm trang bị đầy đủ máy móc, trang thiết bị cho công chứng viên, đội ngũ nhân viên pháp lý làm việc tại tổ chức hành nghề công chứng, để đảm bảo quá trình cập nhật, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng được nhanh chóng, kịp thời.

4. Tăng cường công tác quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng

a) Về công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát

- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý nghiêm tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên vi phạm pháp luật về công chứng, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.

- Thành lập các đoàn thanh tra, tổ kiểm tra, giám sát xử lý các vi phạm trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch, đặc biệt là tình trạng công chứng “khống”, công chứng “treo”, công chứng “chờ”, chuyển cơ quan điều tra xử lý hình sự các vi phạm về hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

- Kiên quyết xử lý các hành vi vi phạm, miễn nhiệm công chứng viên, chấm dứt hoạt động hoặc các hình thức xử lý tương ứng khác đối với các hành vi vi phạm pháp luật của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng.

b) Phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa

- Phát triển tổ chức hành nghề công chứng bảo đảm ổn định, bền vững, phân bổ hợp lý gắn với sự phát triển kinh tế - xã hội theo địa bàn cấp huyện nhằm tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức tiếp cận dịch vụ công chứng, bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; đổi mới hoạt động công chứng đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và cải cách tư pháp.

- Việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng có kiểm soát, gắn với địa bàn dân cư, bảo đảm đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức theo Tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng do UBND tỉnh ban hành; không tập trung nhiều tổ chức hành nghề công chứng trên cùng một địa bàn cấp huyện.

- Tham mưu ban hành chính sách phát triển các tổ chức hành nghề công chứng tại địa bàn cấp huyện có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn.

- Tiếp tục đổi mới các Phòng công chứng đảm bảo tinh gọn, cơ cấu hợp lý; đẩy mạnh việc chuyển đổi hoạt động của các Phòng công chứng đủ điều kiện sang cơ chế tự chủ toàn bộ chi thường xuyên, tự chịu trách nhiệm trên cơ sở Nhà nước thực hiện lộ trình bảo đảm kinh phí hoạt động có thời hạn theo đúng tinh thần Nghị quyết số 19- NQ/TW ngày 25 tháng 10 năm 2017 của Ban Chấp hành Trung ương Khóa XII về tiếp tục đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập; duy trì các Phòng công chứng đã tự chủ về tài chính để giữ vai trò chủ đạo trong cung cấp dịch vụ công chứng; chuyển đổi hoặc giải thể các Phòng công chứng hoạt động không hiệu quả tại các địa bàn mà Văn phòng công chứng đã đáp ứng được nhu cầu công chứng.

- Thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng đối với các Văn phòng công chứng không đảm bảo điều kiện hoạt động theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Luật Công chứng năm 2014.

c) Phát triển đội ngũ công chứng viên đủ về số lượng, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, tính chuyên nghiệp, trong sáng về đạo đức nghề nghiệp, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội về công chứng.

d) Nâng cấp phần mềm Quản lý Hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI để quản lý tốt nhất số lượng hợp đồng, giao dịch, nhất là hợp đồng giao dịch về bất động sản, hạn chế tối đa việc trốn thuế, bảo đảm chia sẻ và kết nối thông tin công chứng với các ngành, lĩnh vực khác có liên quan.

đ) Chỉ đạo Hội Công chứng viên tỉnh Thanh Hóa có cơ chế giám sát các tổ chức hành nghề công chứng trong việc hướng dẫn người dân, chủ đầu tư dự án bất động sản, doanh nghiệp kinh doanh, chuyển nhượng bất động sản kê khai trên hợp đồng công chứng theo giá thực tế mua bán, để làm căn cứ tính thuế theo quy định của pháp luật, tránh thất thu ngân sách nhà nước.

e) Chỉ đạo, quán triệt các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc các quy định về trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch; hướng dẫn người yêu cầu công chứng kê đúng giá thực tế mua bán để làm căn cứ tính thuế theo quy định của pháp luật.

5. Tăng cường sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị trong hoạt động công chứng

a) Sở Tư pháp tăng cường phối hợp với Cục Thuế tỉnh, Công an tỉnh và các cơ quan liên quan trong hoạt động thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng tại địa phương nói chung và việc công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản nói riêng, kịp thời nắm bắt và xử lý triệt để các hành vi vi phạm pháp luật của công chứng viên trong hoạt động công chứng. Có biện pháp xử lý hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền có biện pháp xử lý hành vi trốn thuế trong chuyển nhượng, kinh doanh bất động sản (nếu có).

Thường xuyên phối hợp, trao đổi thông tin với các sở, ngành, đơn vị có liên quan về tình hình tổ chức và hoạt động của công chứng nhằm phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời các hành vi giả mạo trong hoạt động công chứng; lợi dụng công chứng để hợp pháp hóa các giao dịch dân sự bất hợp pháp; lừa đảo chiếm đoạt tài sản; bảo đảm quyền hành nghề hợp pháp của công chứng viên.

b) Ngân hàng Nhà nước Việt Nam - Chi nhánh tỉnh Thanh Hóa phối hợp với Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh tăng cường thanh tra, giám sát đối với các tổ chức tín dụng để chấn chỉnh những vi phạm như phản ánh, nhất là việc đặt hàng và chia tỷ lệ mức thu phí công chứng hợp đồng, giao dịch giữa tổ chức hành nghề công chứng và tổ chức tín dụng, bố trí cho nhân viên các tổ chức hành nghề công chứng ngồi tại trụ sở các tổ chức tín dụng và xử lý nghiêm hành vi vi phạm của tổ chức tín dụng, cán bộ làm công tác tín dụng có sai phạm (nếu có).

c) Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh phối hợp với Cơ quan quản lý thuế cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng để đảm bảo phù hợp với quy định của Luật Công chứng và pháp luật về quản lý thuế.

6. Nâng cao hoạt động của Hội Công chứng viên tỉnh

a) Phát huy trách nhiệm tự quản của Hội Công chứng viên tỉnh trong việc giám sát hoạt động hành nghề của công chứng viên; kịp thời phát hiện các tiêu cực trong hành nghề công chứng; kiên quyết đấu tranh với các hành vi vi phạm, ứng xử không đúng Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; xử lý nghiêm các hội viên vi phạm pháp luật, vi phạm đạo đức hành nghề công chứng.

b) Xây dựng Quy chế phối hợp trong quản lý công chứng viên và hoạt động hành nghề công chứng.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Tư pháp

a) Chủ trì, phối hợp với các Sở, Ban, ngành, các cơ quan, đơn vị có liên quan, Hội Công chứng viên tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố triển khai thực hiện có hiệu quả Đề án này; định kỳ hàng năm tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện Đề án, báo cáo kết quả triển khai về Bộ Tư pháp và UBND tỉnh theo quy định.

b) Thẩm tra hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, thay đổi vị trí đặt trụ sở của Văn phòng công chứng từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác, bảo đảm thực hiện đúng Tiêu chí và cách thức xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi vị trí đặt trụ sở Văn phòng công chứng theo Tiêu chí xét duyệt hồ sơ thành lập văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa, phù hợp với định hướng của Nghị quyết số 172/NQ-CP.

c) Tiếp tục tổ chức tuyên truyền, phổ biến cho người dân, các tổ chức và doanh nghiệp hiểu rõ quyền, nghĩa vụ của mình trong thực hiện hoạt động công chứng nhằm hạn chế những tổn thất do hành vi công chứng sai quy định gây ra. Đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến về vị trí, vai trò của hoạt động công chứng, công chứng viên và ý nghĩa của việc ban hành chính sách phát triển nghề công chứng.

d) Chủ trì, phối hợp với các Sở, Ban, ngành, các cơ quan, đơn vị có liên quan rà soát các văn bản QPPL liên quan đến hoạt động công chứng, kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản mới cho phù hợp.

đ) Triển khai thực hiện hiệu quả Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng; Kế hoạch số 138/KH- UBND ngày 08/6/2021 của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ trên địa bàn tỉnh.

e) Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính dự trù kinh phí hằng năm để triển khai thực hiện Đề án.

g) Tham mưu UBND tỉnh xây dựng chính sách ưu đãi, hỗ trợ về tài chính đối với các Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn trình HĐND tỉnh ban hành theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng.

h) Chủ trì, phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tốt Cơ sở dữ liệu công chứng, bảo đảm chia sẻ và kết nối thông tin công chứng, chứng thực.

i) Chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên tỉnh xây dựng Quy chế phối hợp trong quản lý công chứng viên và hoạt động hành nghề công chứng.

k) Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý nghiêm công chứng viên vi phạm pháp luật, đạo đức nghề nghiệp, tổ chức hành nghề công chứng vi phạm pháp luật.

2. Sở Tài nguyên và Môi trường

a) Phối hợp và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin biến động về quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; thành viên hộ gia đình sử dụng đất liên quan đến các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp tích hợp Cơ sở dữ liệu về đất đai với Cơ sở dữ liệu công chứng nhằm cung cấp dữ liệu đất đai theo yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng và tổ chức, cá nhân theo đúng quy định pháp luật, phục vụ kịp thời việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản.

c) Chỉ đạo Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai các huyện, thị xã, thành phố tạo điều kiện thuận lợi để các tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ khai thác dữ liệu đất đai bằng hình thức hợp đồng hoặc thông qua Phiếu yêu cầu, văn bản yêu cầu theo quy định của Bộ luật Dân sự và pháp luật về đất đai.

d) Phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Cục Thuế tỉnh thực hiện liên thông Cơ sở dữ liệu công chứng với các Cơ sở dữ liệu về đất đai, thuế, nhà ở, doanh nghiệp, dân cư.

3. Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu bố trí kinh phí triển khai Đề án trên cơ sở đề xuất của Sở Tư pháp và các Sở, Ban, ngành liên quan tham mưu UBND tỉnh về chính sách ưu đãi, hỗ trợ về tài chính đối với các Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn của tỉnh trên cơ sở quy định tại Điều 16 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng.

4. Sở Xây dựng

a) Phối hợp cung cấp thông tin về chuyên môn của ngành liên quan đến hoạt động công chứng khi có yêu cầu.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp, Cục Thuế tỉnh và các sở, ngành có liên quan thực hiện liên thông Cơ sở dữ liệu công chứng với các Cơ sở dữ liệu về đất đai, thuế, nhà ở.

5. Sở Kế hoạch và Đầu tư

Phối hợp cung cấp thông tin, kết nối, chia sẻ dữ liệu về doanh nghiệp với cơ sở dữ liệu công chứng đảm bảo việc kết nối liên thông giữa các sở, ban, ngành có liên quan với các tổ chức hành nghề công chứng.

6. Sở Thông tin và Truyền thông

Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan báo chí, truyền thông thực hiện tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng trên các phương tiện thông tin đại chúng, hệ thống đài truyền thanh cơ sở.

7. Công an tỉnh

a) Phối hợp với Sở Tư pháp trong thực hiện công tác quản lý nhà nước về phòng chống vi phạm pháp luật và tội phạm trong lĩnh vực công chứng; thông tin về tình hình, phương thức, thủ đoạn của các đối tượng lợi dụng hoạt động công chứng để phạm tội; về dấu hiệu, hành vi vi phạm của công chứng viên đang hành nghề trên địa bàn tỉnh.

b) Thông tin cho Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên tỉnh biết khi thực hiện việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; gửi các quyết định khởi tố bị can, Lệnh bắt bị can để tạm giam, quyết định đình chỉ điều tra đối với công chứng viên để Sở Tư pháp thực hiện thủ tục tạm đình chỉ hành nghề công chứng đối với công chứng viên vi phạm theo quy định của Luật Công chứng.

c) Chỉ đạo các đơn vị liên quan tạo điều kiện thuận lợi theo quy định của pháp luật để công chứng viên lấy chữ ký theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch trong trường hợp người yêu cầu công chứng đang bị tạm giam, tạm giữ hoặc đang thi hành án hình sự tại Trại tạm giam, các nhà tạm giữ.

d) Phối hợp, hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng trong việc hướng dẫn phương pháp, kỹ năng nhận biết chữ ký, các giấy tờ, tài liệu giả mạo, người giả mạo trong quá trình thực hiện công chứng các hợp đồng, giao dịch nhằm phòng ngừa rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra.

8. Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh

a) Kịp thời thông tin bằng văn bản cho Sở Tư pháp các vụ việc tranh chấp liên quan đến các hợp đồng, giao dịch đã công chứng từ khi thụ lý, giải quyết hồ sơ đến khi kết thúc vụ án liên quan đến công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

b) Gửi các quyết định đình chỉ vụ án và các Bản án của Tòa án liên quan đến công chứng viên để Sở Tư pháp thực hiện thủ tục hủy bỏ quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng và miễn nhiệm công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng.

c) Chỉ đạo Tòa án nhân dân các huyện, thị xã, thành phố cung cấp cho Sở Tư pháp các quyết định kê biên tài sản đang tranh chấp, phong tỏa tài sản của người có nghĩa vụ, cấm chuyển dịch quyền về tài sản đối với tài sản đang tranh chấp và các quyết định thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các quyết định để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.

9. Đề nghị Cục thi hành án dân sự tỉnh

Phối hợp cung cấp và chỉ đạo các Chi cục thi hành án dân sự cấp huyện kịp thời cung cấp cho Sở Tư pháp các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn trong phạm vi thuộc thẩm quyền quản lý.

10. Cục Thuế tỉnh

a) Thanh tra, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng trong việc thực hiện các nghĩa vụ về thuế; việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính theo đúng quy định của pháp luật.

b) Cung cấp thông tin về thu, nộp, cấp biên lai về phí, lệ phí; về thực hiện nghĩa vụ thuế của các tổ chức hành nghề công chứng.

c) Phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường triển khai thực hiện thí điểm liên thông thủ tục công chứng, đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất và thuế.

d) Phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Công an tỉnh, Cục Thuế tỉnh thực hiện liên thông Cơ sở dữ liệu công chứng với các Cơ sở dữ liệu về đất đai, thuế, nhà ở, doanh nghiệp, dân cư.

11. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam - chi nhánh tỉnh Thanh Hóa

a) Chỉ đạo các tổ chức tín dụng thực hiện phối hợp và cung cấp thông tin liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng theo đúng quy định của pháp luật.

b) Chỉ đạo các tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản đã được giải chấp.

12. UBND các huyện, thị xã, thành phố

a) Phối hợp với Sở Tư pháp và các Sở, Ban, ngành liên quan phổ biến pháp luật về công chứng; giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực; về chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng cho cán bộ và Nhân dân tại địa phương.

b) Phối hợp với Sở Tư pháp xem xét, đánh giá về nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn; tham gia góp ý về tính hiệu quả của việc phát triển Văn phòng công chứng; hỗ trợ, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong hoạt động công chứng tại địa phương.

c) Chỉ đạo các đơn vị chuyên môn có liên quan, UBND các xã, phường, thị trấn cung cấp thông tin về đương sự và tài sản theo quy định của pháp luật khi có yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng phục vụ cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch.

d) Cung cấp thông tin phản ánh, kiến nghị của cử tri, các tổ chức, cá nhân liên quan đến tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương.

13. Đề nghị Hội công chứng viên

a) Giám sát hội viên trong việc tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và Điều lệ của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam được phê duyệt tại Quyết định số 1621/QĐ-BTP ngày 19/7/2019 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp;

b) Triển khai thực hiện Nghị quyết Đại hội, Điều lệ Hiệp hội, Quy chế hoạt động, Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo, Quy chế kỷ luật, Nội quy Hội Công chứng viên tỉnh;

c) Thực hiện nghiêm quy định về thủ tục gia nhập, rút tên khỏi hội viên của Hội Công chứng viên, chuyển Hội Công chứng viên theo Quyết định số 38/QĐ-HĐCCVTQ ngày 24/6/2021 của Hội đồng Công chứng viên toàn quốc.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc các sở, ban, ngành cấp tỉnh; UBND huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan phản ảnh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.