UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI

- Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 21/6/1994; Pháp lệnh về nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của HĐND và UBND ngày 03/7/1996;

- Căn cứ pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001;

- Theo hướng dẫn số 66/NVĐP ngày 11/3/1995 của Cục lưu trữ nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước);

- Theo đề nghị của Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay ban hành kèm theo quyết định này bản quy định về công tác lưu trữ Nhà nước của tỉnh.

Điều 2: Các ông (bà): Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, Giám đốc Sở, Ban ngành thuộc tỉnh và các cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành./.

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỦA TỈNH GIA LAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 121/2003/QĐ-UB ngày 17 tháng 12 năm 2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Gia Lai)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Tài liệu lưu trữ Nhà nước của tỉnh là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội-nghề nghiệp, các tổ chức kinh tế ( gọi tắt là cơ quan, đơn vị ), các cá nhân tiêu biểu trên địa bàn tỉnh, có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, xã hội... không kể thời gian, hình thức ghi tin, loại hình tài liệu, để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc. Trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay bằng bản sao hợp pháp.

Điều 2: Công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ Nhà nước của tỉnh được đặt dưới sự chỉ đạo thống nhất của Uỷ ban nhân dân tỉnh. Chánh văn phòng HĐND và UBND tỉnh có trách nhiệm giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý công tác lưu trữ của tỉnh và hướng dẫn tổ chức thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước và của tỉnh về công tác lưu trữ.

Điều 3: Trung tâm lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban

nhân dân tỉnh và Chánh văn phòng HĐND và UBND tỉnh trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo về nghiệp vụ lưu trữ và trong việc quản lý công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

Điều 4: Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổ chức chỉ đạo thực hiện tốt công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 5: Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng tài liệu vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

Chương II

NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục l: Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Điều 6: Trách nhiệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

1 - Lưu trữ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan vào Lưu trữ hiện hành.

2- Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện, thành phố có nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu của các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu tài liệu và Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện. Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ ở tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định; Danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ ở huyện, thành phố do Chủ tịch UBND huyện, thành phố quyết định.

Điều 7: Thời hạn giao nộp tài liệu lưu trữ được quy định như sau:

1. Sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào Lưu trữ hiện hành.

2. Sau năm năm, kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh được giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và tài liệu lưu trữ hiện hành của các cơ quan, đơn vị thuộc huyện được giao nộp vào Lưu trữ huyện, thành phố.

Điều 8: Thành phần tài liệu giao nộp vào Lưu trữ do Văn phòng HĐND và UBND tỉnh hướng dẫn cụ thể theo quy định hiện hành của nhà nước.

Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố và lưu trữ các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm trong việc xây dựng các loại Bảng kê thành phần tài liệu nộp lưu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, đơn vị trên cơ sở các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ nhà nước ( nay là Cục Văn thư và Lưu trữ ) và Văn phòng HĐND và UBND tỉnh.

Điều 9: Việc giao nộp hồ sơ tài liệu của cán bộ, công chức đang công tác, khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác được quy định như sau:

- Đối với tài liệu của các đồng chí là lãnh đạo HĐND và UBND tỉnh thì do Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực tiếp thu thập, sắp xếp, quản lý và phục vụ các nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ.

- Đối với tài liệu của các đồng chí là lãnh đạo HĐND và UBND huyện thì do Lưu trữ huyện trực tiếp thu thập, sắp xếp, quản lý và phục vụ các nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ.

- Đối với tài liệu của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị thì Lưu trữ cơ quan, đơn vị đó trực tiếp thu thập, sắp xếp, quản lý và phục vụ các nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ.

- Đối với tài liệu của cán bộ, công chức chuyên môn của cơ quan, đơn vị thì mỗi cán bộ, công chức đó có nhiệm vụ sắp xếp, thống kê tài liệu, hồ sơ thuộc phần hành và làm thủ tục giao nộp về lưu trữ cơ quan, đơn vị theo quy định tại Điều 11 của Quy định này.

Điều 10: Trường hợp cơ quan, đơn vị giải thể, phá sản thì trước khi chấm dứt hoạt động, người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải quản lý, giao nộp tài liệu theo các quy định sau:

1.Tài liệu của cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải được giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; tài liệu của cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện, thành phố phải được giao nộp vào Lưu trữ huyện, thành phố.

2. Tài liệu của cơ quan, đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện, thành phố phải được nộp vào Lưu trữ của cơ quan, đơn vị cấp trên.

3. Trường hợp cơ quan, đơn vị chia tách, sáp nhập thì khi chia tách, sáp nhập, người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải quản lý, giao nộp tài liệu theo Quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố.

Điều 11: Nguyên tắc và thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ được quy định như sau:

- Hồ sơ, tài liệu được giao nộp vào lưu trữ phải là những hồ sơ, tài liệu đã được lập thành hồ sơ. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu giao nộp cho lưu trữ phải được thống kê thành Mục lục ( Xem phụ lục số 1,3 ); trong mỗi hồ sơ phải có Tờ kết thúc ( Phụ lục số 2 ).

- Phương pháp chỉnh lý tài liệu lưu trữ do Văn phòng HĐND và UBND tỉnh hướng dẫn cụ thể theo quy định hiện hành của Nhà nước.

- Khi giao nộp phải lập Biên bản bàn giao tài liệu (Phụ lục 4a hoặc 4b).

- Việc giao và nhận tài liệu lưu trữ được thực hiện tại cơ quan lưu trữ. Phương tiện vận chuyển do bên giao tài liệu đảm nhận.

- Đối với tài liệu được giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện, thành phố, bên giao tài liệu phải giao nộp về lưu trữ cả bản Lịch sử đơn vị hình thành phông, Lịch sử phông tài liệu và Mục lục hồ sơ tài liệu ( xem phụ lục số 9 ).

Điều 12: Việc xác định giá trị và tiêu huỷ tài liệu do Hội đồng xác định giá trị và tiêu huỷ tài liệu của cơ quan quyết định. Hội đồng xác định giá trị và tiêu huỷ tài liệu do người đứng đầu cơ quan , đơn vị thành lập. Thành phần Hội đồng được quy định như sau:

l. Tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh:

- Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh làm Chủ tịch.

- Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh làm Phó Chủ tịch.

- Đại diện của các Bộ phận hoặc cá nhân có tài liệu làm Uỷ viên.

- Cán bộ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh là Uỷ viên, kiêm Thư ký Hội đồng.

2. Tại Lưu trữ huyện, thành phố:

- Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, thành phố làm Chủ tịch.

- Đại diện của các Bộ phận hoặc cá nhân có tài liệu làm Uỷ viên.

- Cán bộ của Lưu trữ huyện, thành phố là Uỷ viên, kiêm Thư ký Hội đồng.

3. Tại các cơ quan, đơn vị:

- Thủ trưởng cơ quan, đơn vị làm Chủ tịch.

- Đại diện của các Bộ phận hoặc cá nhân có tài liệu làm Uỷ viên.

- Cán bộ Lưu trữ là Uỷ viên, Thư ký Hội đồng.

Điều 13: Khi tiêu huỷ hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được Hội đồng cho phép phải lập Biên bản tiêu huỷ tài liệu. Tài liệu tiêu huỷ được thống kê cụ thể, chi tiết từng loại, có ý kiến xác nhận của cơ quan chuyên môn và khi tiêu huỷ phải có sự chứng kiến của thủ trưởng cơ quan, đơn vị (Phụ lục số 5a, 5b).

Mục 2 - Thống kê, và bảo quản tài liệu lưu trữ.

Điều 14: Các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố có trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàng năm của cơ quan, đơn vị về Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện và cơ quan Lưu trữ cấp trên trực tiếp.

Trung tâm Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện chế độ thông tin báo cáo hàng năm theo quy định của nhà nước.

Điều 15: Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố và lưu trữ các cơ quan, đơn vị phải tổ chức kiểm kê lưu trữ định kỳ ít nhất một lần/năm. Ngoài ra, có thể tổ chức kiểm kê đột xuất khi cần thiết. Việc tổ chức kiểm kê phải được lập thành Biên bản ( Xem phụ lục số 6 ).

Điều 16: Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện và Lưu trữ các cơ quan, đơn vị phải bảo đảm có đầy đủ các loại sổ sách thống kê và công cụ tra tìm tài liệu sau :

- Sổ nhập tài liệu ( Xem phụ lục số 7 ).

- Sổ đăng ký các phông lưu trữ ( Xem phụ lục 8 ).

- Mục lục hồ sơ.

- Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ (Xem phụ lục 10).

Điều 17: Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố và Lưu trữ các cơ quan, đơn vị được trang bị các phương tiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ do Văn phòng HĐND và UBND tỉnh hướng dẫn cụ thể theo quy định hiện hành của Nhà nước.

Điều 18: Kho Lưu trữ là nơi bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị, nên phải đảm bảo các thông số kỹ thuật theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ nhà nước ( Nay là Cục Văn thư và Lưu trữ ) và phải được bảo vệ cẩn mật. Việc ra vào Kho Lưu trữ phải theo đúng Nội quy do thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định.

Mục 3 - Sử dụng tài liệu lưu trữ

Điều 19: Đối tượng đến nghiên cứu tài liệu chỉ được nghiên cứu tại phòng đọc hoặc tại kho lưu trữ. Trường hợp cần thiết phải đưa tài liệu ra khỏi phòng đọc ( kho lưu trữ ) phải có ý kiến của Thủ trưởng cơ quan. Sau khi có ý kiến của Thủ trưởng cơ quan cho phép mang tài liệu ra ngoài, cán bộ nghiệp vụ lưu trữ phải lập, thủ tục xuất tài liệu ra khỏi phòng đọc ( kho Lưu trữ ) theo đúng quy định (Phụ lục số 11a, 11b).

Điều 20: Đối tượng và thủ tục nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ :

- Về đối tượng:

+ Cán bộ, công chức trong và ngoài cơ quan đến nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ được giao.

+ Cá nhân đến sử dụng tài liệu phục vụ cho các nhu cầu chính đáng.

+ Người nước ngoài đến nghiên cứu tài liệu.

- Về thủ tục:

+ Các đối tượng là người trong cơ quan phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan cho phép được nghiên cứu, sử dụng những tài liệu có liên quan.

+ Các đối tượng là người ngoài cơ quan khi đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị quản lý; nếu là công dân Việt nam phải có Chứng minh nhân dân ( hoặc giấy giới thiệu của chính quyền nơi cư trú ).

+ Đối tượng là người nước ngoài khi đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của cơ quan quản lý người nước ngoài tại Việt nam hoặc theo quy định tại điều 22 của Quy định này.

+ Tất cả các đối tượng đến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu ( Phụ lục số 12a hoặc 12b ).

Điều 21: Các hình thức nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trừ:

- Phòng đọc.

- Trưng bày, triển lãm.

- Công bố giới thiệu bằng danh mục thống kê, sách chỉ dẫn, sách tổng quát, các công trình nghiên cứu, các bài viết theo chuyên đề.

Điều 22: Thẩm quyền cho sử dụng tài liệu lưu trữ:

* Tại Trung tâm lưu trữ tỉnh:

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh duyệt cho phép người nước ngoài được sử dụng các loại tài liệu lưu trữ của tỉnh tại phòng đọc và quyết định việc cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

- Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh uỷ quyền cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh duyệt cho phép cán bộ, công chức trong, ngoài cơ quan và cá nhân đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ ( không thuộc loại tài liệu mật ) để thực hiện nhiệm vụ được giao và phục vụ các nhu cầu chính đáng của công dân. Những tài liệu thông thường, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh được phép cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

Trường hợp tài liệu nghiên cứu là tài liệu chỉ các mức độ mật phải có ý kiến trực tiếp của Chánh văn phòng.

* Tại Lưu trữ cơ quan ( Lưu trữ huyện, thành phố và Lưu trữ sở, ban ngành ):

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố, Giám đốc các sở, ban ngành ( Gọi tắt là thủ trưởng cơ quan ) duyệt cho phép người nước ngoài được sử dụng các loại tài liệu lưu trữ của các huyện, thành phố, sở, ban ngành ( Gọi tắt là cơ quan) tại phòng đọc hoặc tại kho lưu trữ và quyết định việc cung cấp bản sao.

- Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, thành phố và Trưởng phòng Hành chính - Quản trị của các sở, ban ngành duyệt cho phép cán bộ, công chức trong, ngoài cơ quan và cá nhân đến nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ ( không thuộc loại tài liệu mật ) để thực hiện nhiệm vụ được giao và phục vụ các nhu cầu chính đáng của công dân, cấp bản sao đối với những tài liệu thông thường.

Trường hợp tài liệu nghiên cứu là tài liệu chỉ các mức độ mật phải có ý kiến trực tiếp của Chủ tịch UBND huyện, thành phố, Giám đốc sở, ban ngành.

Điều 23: Quy định chế độ cho sao chụp các loại tài liệu:

- Chỉ thực hiện việc sao chụp và cấp chứng thực bản sao tài liệu lưu trữ khi cần thiết.

- Đối với tài liệu thông thường, khi sao chụp phải đảm bản những quy định tại điều 22 của quy định này.

- Đối với tài liệu có dấu chỉ các mức độ mật, khi sao chụp và cấp bản sao, trích sao phải thực hiện như quy định tại điều 3 Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ban hành kèm theo Nghị định 84-HĐBT ngày 09/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) và tại điều 22 của quy định này.

- Không thực hiện việc sao toàn bộ khối tài liệu để biến thành kho lưu trữ bản sao tất cả các cơ quan lưu trữ các cấp.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24: Chánh văn phòng HĐND và UBND tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức thực hiện thống nhất các quy định này.

Điều 25: Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố, Giám đốc các sở, ban ngành có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra việc tổ chức thực hiện tốt các quy định này.

Điều 26: Cơ quan, tập thể và cá nhân có thành tích trong việc quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ thì được khen thưởng theo chế độ chung của nhà nước.

Điều 27: Cá nhân nào vi phạm những quy định của Nhà nước về quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ và các quy định này thì tuỳ theo mức độ sai phạm để có hình thức xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự./.