QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH HẬU GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HẬU GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 ngày 6 tháng 2015;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019; Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Hậu Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn; tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH HẬU GIANG
(Kèm theo Quyết định số   /QĐ-UBND ngày   tháng 6 năm 2021 của UBND tỉnh Hậu Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh Hậu Giang.

2. Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh Hậu Giang được xây dựng nhằm phục vụ cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan Đảng và Nhà nước thuộc tỉnh (bao gồm Tỉnh ủy; Hội đồng nhân dân tỉnh; UBND tỉnh; UBND các cấp; các cơ quan chuyên môn trực thuộc Tỉnh ủy, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các cấp, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc, tổ chức đoàn thể) trong việc gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng Internet phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được phân công.

3. Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước thuộc tỉnh và các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan Đảng, Nhà nước khi tham gia khai thác Hệ thống thư điện tử của tỉnh Hậu Giang.

Điều 2. Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh Hậu Giang

1. Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh Hậu Giang (sau đây gọi là Hệ thống thư điện tử công vụ) là hệ thống thông tin dùng chung cơ bản của tỉnh Hậu Giang; cho phép cơ quan, đơn vị, cá nhân gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử thông qua mạng Internet.

2. Hệ thống thư điện tử công vụ bao gồm tập hợp hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ, phần mềm quản lý thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của tỉnh có tên miền là @haugiang.gov.vn và địa chỉ truy nhập trên Internet là https://mail.haugiang.gov.vn.

3. Cơ quan, đơn vị và cá nhân sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ khi trao đổi văn bản, hồ sơ, tài liệu, thông tin về quản lý, điều hành, phối hợp công tác và những thông tin khác liên quan đến hoạt động thực thi công vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

4. Trường hợp có nhu cầu sử dụng khác, các cơ quan, đơn vị cần thiết lập, sử dụng hệ thống thư điện tử dùng riêng, tách biệt với Hệ thống thư điện tử công vụ nhưng vẫn phải bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan.

Điều 3. Tài liệu trao đổi qua thư điện tử công vụ

1. Sử dụng thư điện tử công vụ để trao đổi các loại văn bản điện tử (trừ các văn bản, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước), tài liệu phục vụ cuộc họp, thông tin cần trao đổi nhằm phục vụ xử lý công việc cơ quan, đơn vị.

2. Không sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ để thông tin nội dung xấu gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội; tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc; tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những bí mật khác do pháp luật quy định; đưa thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, danh dự, nhân phẩm của công dân; quảng cáo, tuyên truyền, mua bán hàng hóa, dịch vụ bị cấm; truyền bá tác phẩm báo chí, văn học, nghệ thuật, xuất bản phẩm bị cấm; phát tán virus máy tính thông qua hộp thư điện tử của cá nhân mình vào hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.

3. Không sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ (của tổ chức, cá nhân) để đăng ký tài khoản tại các trang mạng xã hội.

Chương II

THIẾT LẬP VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

Điều 4. Thiết lập Hệ thống thư điện tử công vụ

1. Định dạng tên tài khoản hộp thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị

a) Đối với hộp thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị: Sử dụng tên viết tắt bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: @haugiang.gov.vn.

Ví dụ: Tên tài khoản thư điện tử công vụ của Sở Thông tin và Truyền thông có dạng: stttt@haugiang.gov.vn.

b) Đối với hộp thư điện tử công vụ của Ủy ban nhân dân cấp huyện: Sử dụng các ký tự đầu tên của các huyện, thị xã, thành phố bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: @haugiang.gov.vn.

Ví dụ: Tên tài khoản thư điện tử công vụ của Ủy ban nhân dân thành phố Vị Thanh có dạng: tpvt@haugiang.gov.vn.

c) Đối với hộp thư điện tử công vụ của Ủy ban nhân dân cấp xã: Sử dụng tên của các xã, phường, thị trấn và tên các huyện, thị xã, thành phố bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng:.@haugiang.gov.vn.

Ví dụ: Tên tài khoản truy cập Hệ thống thư điện tử công vụ của xã Hòa An thuộc huyện Phụng Hiệp có dạng: hoaan.hph@haugiang.gov.vn.

d) Đối với hộp thư điện tử công vụ của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện: Sử dụng tên viết tắt của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện và tên sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: .@haugiang.gov.vn.

Ví dụ: Tên tài khoản thư điện tử công vụ của Phòng Công nghệ thông tin thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có dạng: cntt.stttt@haugiang.gov.vn.

2. Định dạng tên tài khoản hộp thư điện tử công vụ cá nhân

a) Tài khoản mặc định của hộp thư điện tử cán bộ, công chức, viên chức được đặt tên theo nguyên tắc sau: Tên viết đầy đủ, chữ cái đầu của họ, chữ cái đầu của chữ đệm bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng:

.@haugiang.gov.vn.

Ví dụ: Tài khoản của cá nhân Nguyễn Văn A thuộc Sở Thông tin và Truyền thông sẽ là: anv.stttt@haugiang.gov.vn

b) Đối với tài khoản cá nhân bị trùng hoặc cá nhân có mong muốn sử dụng cách đặt tài khoản khác thì cá nhân trao đổi, thống nhất với cơ quan quản lý Hệ thống thư điện tử công vụ.

c) Đối với trường hợp nhiều cá nhân có tên và chữ đệm trùng nhau, có yêu cầu tạo thư điện tử cùng thời điểm (cùng ngày) thì người có cấp bậc, chức vụ lãnh đạo cao hơn sẽ được ưu tiên giữ định dạng mặc định đã quy định tại điểm a Khoản 2 Điều này.

d) Quy định về định dạng tên tài khoản hộp thư điện tử công vụ cá nhân chỉ áp dụng đối với các hộp thư điện tử được cấp mới, sau thời điểm Quy chế này được ban hành và có hiệu lực.

đ) Cá nhân đang sử dụng hộp thư điện tử có định dạng tên tài khoản theo các quy định trước đây, nếu có mong muốn thay đổi tên tài khoản của mình thì trao đổi với cơ quan quản lý Hệ thống thư điện tử công vụ để đề xuất, thống nhất thay đổi và chịu trách nhiệm về các sự cố có thể xảy ra trong quá trình chuyển đổi tên tài khoản.

3. Mọi thông tin cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại máy chủ cài đặt Hệ thống thư điện tử (Mail Server) của tỉnh gọi là “Danh bạ hộp thư điện tử” tỉnh.

Điều 5. Thẩm quyền, điều kiện, quy trình cấp mới, thay đổi, cấp lại, thu hồi hộp thư điện tử công vụ

1. Sở Thông tin và Truyền thông được giao quản lý thống nhất Danh bạ thư điện tử của tỉnh Hậu Giang, trực tiếp thực hiện cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ.

2. Cơ quan, đơn vị có yêu cầu cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử gửi thông báo tới Sở Thông tin và Truyền thông bằng văn bản hoặc qua Hệ thống thư điện tử công vụ theo địa chỉ: support@haugiang.gov.vn để được giải quyết theo quy định.

3. Quy trình cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư cá nhân như sau:

a) Trường hợp cá nhân mới được tuyển dụng hoặc tiếp nhận từ cơ quan công tác ngoài tỉnh: Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ, công chức, viên chức, Thủ trưởng cơ quan chủ quản có văn bản đề nghị cấp mới địa chỉ thư điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức gửi Sở Thông tin và Truyền thông.

b) Trường hợp cá nhân nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác ra ngoài tỉnh: Thủ trưởng cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức đó thông báo đến Sở Thông tin và Truyền thông thời điểm chính thức bắt đầu nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác của cá nhân để thực hiện thu hồi hộp thư điện tử. Thời hạn thu hồi hộp thư điện tử cá nhân như sau:

- Đối với Lãnh đạo cấp phòng, ban trở xuống sẽ khóa ngay chức năng gửi thư từ hộp thư cá nhân và tự động thu hồi sau 01 tháng kể từ thời điểm cá nhân đó chính thức nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác.

- Đối với Lãnh đạo cấp sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố trở lên sẽ khóa chức năng gửi thư từ hộp thư cá nhân sau 01 (một) tháng và tự động thu hồi sau 03 (ba) tháng kể từ thời điểm cá nhân đó chính thức nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác.

Điều 6. Tạm khóa, khôi phục hộp thư điện tử công vụ bị tạm khóa

1. Tạm khóa hộp thư điện tử công vụ là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật trên Hệ thống thư điện tử để tạm thời không cho phép người sử dụng truy nhập, sử dụng hộp thư điện tử. Hộp thư điện tử bị tạm khóa vẫn có thể nhận thư điện tử.

2. Hộp thư điện tử thuộc các trường hợp sau đây sẽ bị tạm khóa trên Hệ thống thư điện tử:

a) Không phát sinh giao dịch gửi, nhận trong khoảng thời gian 06 tháng mà không thông báo lý do.

b) Bị virus chiếm dụng; bị chiếm dụng, lộ lọt mật khẩu; tham gia vào quá trình phát tán thư rác, mã độc được cơ quan chức năng an toàn thông tin cảnh báo.

c) Tham gia vào các hoạt động bị cấm quy định tại các khoản 2, 3 Điều 3 của Quy chế này.

3. Quy trình khôi phục hộp thư điện tử bị tạm khóa:

a) Cơ quan, đơn vị, cá nhân liên hệ bằng văn bản tới Sở Thông tin và Truyền thông để được xử lý khôi phục hộp thư điện tử bị tạm khóa của mình.

b) Sau 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận yêu cầu, Sở Thông tin và Truyền thông xác minh yêu cầu, thực hiện thao tác kỹ thuật kích hoạt hộp thư điện tử bị tạm khóa và khởi tạo lại mật khẩu truy nhập.

c) Cơ quan, đơn vị, cá nhân tiến hành đổi mật khẩu truy nhập hộ p thư điện tử trong lần truy nhập đầu tiên kể từ khi hộp thư điện tử bị tạm khóa được kích hoạt.

Điều 7. Lưu trữ nội dung và quản lý danh bạ điện tử

1. Cơ quan, đơn vị, cá nhân tạo thư mục riêng trên máy tính làm việc của mình để lưu trữ dữ liệu thư điện tử hoặc sử dụng phần mềm kiểm tra thư điện tử trên máy trạm (như Microsoft Office Outlook, Outlook Express, Thunderbird,…) hoặc thông qua trình duyệt web tại địa chỉ https://mail.haugiang.gov.vn.

2. Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện lưu trữ nhật ký hệ thống (logfile) của Hệ thống thư điện tử công vụ, việc gửi và nhận thư, các lỗi trên hệ thống trong vòng 06 tháng để có căn cứ giải quyết khi có sự cố xảy ra.

3. Dung lượng lưu trữ của hộp thư điện tử:

a) Dung lượng lưu trữ cấp cho mỗi hộp thư điện tử được thường xuyên điều chỉnh tăng lên theo yêu cầu, nhu cầu sử dụng thực tế và khả năng đáp ứng của Hệ thống thư điện tử công vụ và hạ tầng công nghệ thông tin của tỉnh trong từng giai đoạn.

b) Sở Thông tin và Truyền thông quyết định dung lượng cấp cho mỗi hộp thư điện tử, bảo đảm tối thiểu 1Gb/hộp thư điện tử và cho phép kích cỡ tệp gửi kèm tối đa 10Mb/thư điện tử.

c) Hệ thống thư điện tử công vụ sẽ gửi cảnh báo vào hộp thư điện tử khi tổng dung lượng các thư điện tử trong hộp thư gần vượt quá dung lượng lưu trữ được cấp. Khi nhận được cảnh báo dung lượng hộp thư gần vượt quá dung lượng được cấp, người quản lý hộp thư có trách nhiệm giải phóng dung lượng hộp thư để đảm bảo hộp thư hoạt động ổn định.

Điều 8. Quản lý Hệ thống thư điện tử công vụ

1. Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện quản lý Hệ thống thư điện tử công vụ, có trách nhiệm như sau:

a) Đảm bảo hoạt động của Hệ thống thư điện tử công vụ ổn định; quy định, hướng dẫn, cảnh báo và thực hiện xử lý các sự cố xảy ra trong quá trình khai thác, sử dụng.

b) Hướng dẫn cách thức thay đổi mật khẩu hộp thư đối với Hệ thống thư điện tử công vụ; quản lý quyền truy nhập của các cơ quan, đơn vị, cá nhân đúng thẩm quyền, chức năng.

c) Thông báo cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân biết tối thiểu trước 03 ngày làm việc, khi bắt buộc phải tạm thời ngừng dịch vụ Hệ thống thư điện tử công vụ vì lý do kỹ thuật hoặc nâng cấp hệ thống.

2. Đơn vị cung cấp dịch vụ có trách nhiệm:

a) Bảo đảm các điều kiện kỹ thuật về tính ổn định, tài nguyên lưu trữ, tốc độ trao đổi, dung lượng hộp thư, khả năng dự phòng.

b) Bảo đảm an ninh mạng, an toàn dữ liệu, phòng chống virus, mã độc, lọc thư rác, tạo lập chế độ xóa bỏ, lưu trữ thông tin trong hộp thư điện tử đang sử dụng.

c) Thông báo đến Sở Thông tin và Truyền thông trước 03 ngày làm việc khi bắt buộc phải tạm thời ngừng dịch vụ Hệ thống thư điện tử công vụ vì lý do kỹ thuật để thông báo đến các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

d) Hỗ trợ các cơ quan, đơn vị khi có nhu cầu chuyển đổi dữ liệu thư điện tử của mình từ các hệ thống khác sang Hệ thống thư điện tử công vụ.

Điều 9. Quy cách đặt mật khẩu cho hộp thư điện tử công vụ

Mật khẩu sử dụng hộp thư điện tử công vụ phải đảm bảo độ dài từ 8 (tám) ký tự trở lên bao gồm ký tự in hoa, ký tự in thường, ít nhất có một ký tự chữ số, ký tự đặc biệt (!, @, #, %, $, *, &). Ví dụ: Matkhau@123.

Chương III

SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

Điều 10. Gửi, nhận văn bản, hồ sơ, tài liệu qua Hệ thống thư điện tử công vụ

1. Văn bản, hồ sơ, tài liệu dạng điện tử gửi từ hộp thư cá nhân chỉ phục vụ mục đích cung cấp thông tin, xử lý công việc, không thay thế bản chính thức.

2. Văn bản, hồ sơ, tài liệu được gửi, nhận qua thư điện tử phải được quản lý và lưu trữ đầy đủ, bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực.

Điều 11. Tiêu chuẩn áp dụng

1. Sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và bộ gõ chữ tiếng Việt Unicode để thể hiện các nội dung trong thư điện tử công vụ.

2. Dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệp tải trao đổi qua Hệ thống thư điện tử tỉnh phải tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan Nhà nước được quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.

Điều 12. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ

1. Cơ quan, đơn vị sử dụng hộp thư công vụ của đơn vị cho mục đích giao dịch hành chính với tư cách cơ quan.

a) Hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý hoặc phân công cán bộ, công chức, viên chức, người lao động theo dõi, kiểm tra nội dung hộp thư. Người được phân công quản lý hộp thư phải báo cáo nội dung đã nhận cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị biết để kịp thời giải quyết công việc.

b) Khi thay đổi vị trí công tác, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cũ có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị cho Thủ trưởng mới.

2. Tuân thủ các quy định về quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh và các quy định bảo đảm an toàn thông tin có liên quan.

3. Có biện pháp bảo đảm an toàn thông tin đối với cài đặt, sử dụng phần mềm kiểm tra thư điện tử trên máy trạm trong phạm vi tổ chức của mình.

4. Lập danh sách yêu cầu tạo lập, hủy bỏ, thay đổi thông tin liên quan đến hộp thư điện tử của các đơn vị trực thuộc, cá nhân trong đơn vị mình về Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời cập nhật vào danh bạ thư điện tử của đơn vị.s

5. Cung cấp danh sách hộp thư điện tử của cơ quan, các đơn vị trực thuộc, cá nhân cán bộ, công chức, viên chức trên trang thông tin điện tử cơ quan, đơn vị, địa phương mình.

6. Khi có sự cố nghiêm trọng về kết nối Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh, về an toàn, bảo mật thông tin mà vượt quá khả năng khắc phục của cơ quan, đơn vị, phải ghi lại thông tin sự cố, lỗi xảy ra, gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp khắc phục kịp thời, nhanh chóng.

7. Nếu đang sử dụng hệ thống thư điện tử khác cho hoạt động thực thi công vụ thì cần có kế hoạch chuyển sang sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ.

8. Đôn đốc, kiểm tra cán bộ, công chức của đơn vị mình trong việc sử dụng và thực hiện nghiêm các quy định về sử dụng thư điện tử.

9. Định kỳ 06 tháng các đơn vị phải thống kê danh sách cá nhân, đơn vị đang sử dụng hộp thư công vụ gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, rà soát.

Điều 13. Trách nhiệm của cá nhân sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ

1. Cá nhân sử dụng hộp thư công vụ cá nhân được cấp khi gửi thông tin có nội dung thuộc phạm vi trách nhiệm, công việc được phân công và phải chịu trách nhiệm về nội dung thư điện tử gửi đi từ hộp thư này. Việc mở hộp thư tùy thuộc vào nhu cầu trao đổi công việc của cơ quan, đơn vị; khuyến khích kiểm tra thư hàng ngày để tiếp nhận và xử lý kịp thời giải quyết công việc.

2. Chấp hành các quy định của pháp luật về thư điện tử, các quy định trong Quy chế này và các hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông về sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ.

3. Bảo vệ tài khoản thư điện tử, không để người khác sử dụng hộp thư cá nhân của mình; trường hợp bị mất mật khẩu phải báo ngay về Sở Thông tin và Truyền thông để thay đổi mật khẩu mới (bằng văn bản hoặc từ hộp thư đơn vị).

4. Chịu trách nhiệm lưu trữ các dữ liệu thư điện tử trong hộp thư cá nhân; thực hiện nghiêm túc các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin theo quy định.

5. Không sử dụng hộp thư điện tử công vụ được cấp để đăng ký các dịch vụ trực tuyến trên Internet như: đăng ký tài khoản mạng xã hội, website thương mại, diễn đàn công cộng,...

6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư điện tử tỉnh Hậu Giang thông qua địa chỉ sử dụng của mình.

7. Khi phát hiện những thư điện tử sử dụng không đúng mục đích, có dấu hiệu vi phạm pháp luật, có virus, thư rác hoặc chứa mã độc gây nguy cơ phát tán lớn phải xóa bỏ; có lỗi hoặc gặp sự cố trong quá trình sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ thì báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và thông báo về Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời xử lý.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 14. Trách nhiệm các cơ quan, đơn vị

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:

a) Chỉ đạo triển khai thực hiện nghiêm túc Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.

b) Chỉ đạo bộ phận Văn thư và công chức, viên chức tại đơn vị quản lý tăng cường khai thác, sử dụng hộp thư điện tử để trao đổi các văn bản như quy định tại Điều 3 Quy chế này. Sử dụng hộp thư điện tử công vụ được cấp đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin chuyển, nhận qua hệ thống thư điện tử theo quy định tại Quy chế này.

c) Định kỳ 06 tháng và khi có yêu cầu đột xuất các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình, kết quả thực hiện quy định này thông qua Sở Thông tin và Truyền thông.

2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm:

Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện sử dụng hệ thống thư điện tử của các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức thuộc tỉnh.

3. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm:

a) Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện thống nhất quản lý, duy trì Hệ thống thư điện tử công vụ theo quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan, bảo đảm hệ thống hoạt động liên tục, thông suốt, an toàn và đúng mục đích.

b) Tổ chức triển khai và hướng dẫn thực hiện Quy chế này trong phạm vi các cơ quan Đảng và Nhà nước trên địa bàn tỉnh Hậu Giang, định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về thông tin, tình hình thực hiện.

c) Hỗ trợ hướng dẫn tập huấn, đào tạo cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ.

d) Kiểm tra, thanh tra xử lý hoặc đề nghị xử lý vi phạm đối với các tổ chức, cá nhân sử dụng hộp thư sai quy định.

đ) Định kỳ 03 tháng, 06 tháng, hàng năm tổ chức đánh giá, rà soát việc thực hiện quy định; tổng hợp báo cáo UBND tỉnh. Đề xuất khen thưởng các tổ chức, cá nhân thực hiện tốt và xử lý kỷ luật đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm.

e) Chỉ đạo thực hiện an toàn thông tin theo các quy định hiện hành.

g) Chỉ đạo việc thực hiện các nghiên cứu kết nối giữa hộp thư điện tử mail.haugiang.gov.vn với các phần mềm điều hành tác nghiệp khác nhằm đảm bảo thống nhất, thuận tiện, hiệu quả trong quá trình trao đổi thông tin.

h) Triển khai ứng dụng chữ ký số nhằm đảm bảo tính hợp pháp của các văn bản trao đổi thông qua hộp thư điện tử.

4. Sở Tài chính có trách nhiệm:

Căn cứ khả năng ngân sách, tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí để các cơ quan, đơn vị thực hiện theo quy định.

Điều 15. Trách nhiệm thi hành

Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn; tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc vượt thẩm quyền, đề nghị các cơ quan, đơn vị và địa phương phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.