QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ THẨM ĐỊNH, KIỂM TRA VÀ NGHIỆM THU DỰ ÁN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG NGÀNH Y TẾ

BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ

Căn cứ Nghị định số 63/2012/NĐ-CP ngày 31 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ Y tế;

Căn cứ Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 06 tháng 11 năm 2009 của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Bộ Y tế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế thẩm định, kiểm tra và nghiệm thu dự án ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành y tế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc/trực thuộc Bộ Y tế, Giám đốc Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

THẨM ĐỊNH, KIỂM TRA VÀ NGHIỆM THU DỰ ÁN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG NGÀNH Y TẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 04/QĐ-BYT ngày 02 tháng 01 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về thẩm định, kiểm tra và nghiệm thu các đề án, dự án, nhiệm vụ có nội dung ứng dụng công nghệ thông tin (một phần hoặc toàn bộ) trong ngành y tế sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước, nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (gọi tắt là ODA).

Nội dung về công nghệ thông tin bao gồm:

a) Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin;

b) Phần mềm;

c) Cơ sở dữ liệu.

Việc thẩm định, kiểm tra và nghiệm thu các đề án, dự án, nhiệm vụ có nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành y tế (sau đây gọi tắt là dự án) thực hiện theo quy định cụ thể tại Quy chế này.

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành y tế sử dụng vốn ngân sách nhà nước và nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức thuộc thẩm quyền phê duyệt đầu tư của Bộ Y tế.

Điều 2. Chế độ báo cáo và cập nhật thông tin

1. Trách nhiệm báo cáo và cập nhật thông tin

a) Chủ đầu tư các dự án của các đơn vị thuộc/trực thuộc Bộ gửi thông tin chung của dự án đến Cục Công nghệ thông tin.

b) Các Sở Y tế gửi thông tin dự án thuộc phạm vi quản lý của Sở về Bộ Y tế thông qua Cục Công nghệ thông tin.

2. Nội dung báo cáo và cập nhật thông tin

Nội dung thông tin báo cáo theo hướng dẫn của Thông tư số 12/2010/TT-BTTTT ngày 18 tháng 5 năm 2010 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định việc cập nhật thông tin dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về các dự án ứng dụng công nghệ thông tin (theo mẫu tại Phụ lục số 1 của Thông tư 12/2010/TT-BTTTT).

Chương 2.

THẨM ĐỊNH ĐẦU TƯ DỰ ÁN

Điều 3. Trách nhiệm thẩm định đầu tư

Cục Công nghệ thông tin thẩm định mục tiêu, nhiệm vụ, thiết kế sơ bộ - tổng mức đầu tư (đối với các dự án có tổng mức đầu tư trên 3 tỷ đồng), đề cương, dự toán chi tiết (đối với các dự án có tổng mức đầu tư từ 3 tỷ đồng trở xuống), nội dung khối lượng công việc, tiến độ thực hiện và sản phẩm dự kiến của dự án. Báo cáo kết quả thẩm định theo mẫu tại Phụ lục số 01 và Phụ lục số 02.

Điều 4. Nội dung thẩm định đầu tư

1. Nguyên tắc thẩm định

a) Các dự án phải phù hợp với chiến lược, quy hoạch phát triển ngành y tế, chương trình công tác, kế hoạch 5 năm của Bộ Y tế;

b) Thiết kế kỹ thuật của các dự án phải phù hợp với kiến trúc, quy trình, quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật công nghệ thông tin, năng lực của đơn vị thi công và đáp ứng hiệu quả kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng;

c) Dự toán các dự án phải được lập trên cơ sở các định mức kinh tế kỹ thuật, đơn giá đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành;

d) Đối với các nội dung chưa có tiêu chuẩn, quy chuẩn, định mức, đơn giá thì căn cứ theo yêu cầu kỹ thuật, công nghệ, điều kiện làm việc để xây dựng dự toán hoặc áp dụng các định mức, đơn giá tương tự ở các dự án khác đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt và phải có thuyết minh rõ căn cứ tính toán;

đ) Các hạng mục đầu tư phải đủ điều kiện để xác định khối lượng, dự toán của nội dung ứng dụng công nghệ thông tin và phải tuân thủ nguyên tắc không trùng lặp.

2. Hồ sơ đề nghị thẩm định

a) Đối với các dự án sử dụng nguồn vốn đầu tư phát triển và nguồn vốn sự nghiệp có tổng mức đầu tư trên 3 tỷ đồng (theo các quy trình hiện hành):

Bước 1: Hồ sơ thẩm định “Thiết kế sơ bộ - Tổng mức đầu tư”:

- Công văn đề nghị thẩm định;

- Tài liệu “Thiết kế sơ bộ - Tổng mức đầu tư”;

- Văn bản đóng góp ý kiến của các đơn vị có liên quan (nếu có);

- Văn bản giải trình, tiếp thu ý kiến đóng góp của cơ quan lập dự án (nếu có) theo mẫu tại Phụ lục số 03;

- Các tài liệu có liên quan.

Bước 2: Hồ sơ thẩm định toàn bộ dự án

- Tờ trình đề nghị thẩm định, phê duyệt dự án theo mẫu tại Phụ lục II của Nghị định 102/2009/NĐ-CP ;

- Văn bản tiếp thu ý kiến thẩm định Thiết kế sơ bộ - Tổng mức đầu tư;

- Tài liệu dự án.

b) Đối với các dự án sử dụng nguồn vốn sự nghiệp có tổng mức đầu tư từ 3 tỷ đồng trở xuống:

- Công văn đề nghị thẩm định;

- Đề cương - dự toán chi tiết;

- Văn bản đóng góp ý kiến của các đơn vị có liên quan (nếu có);

- Văn bản giải trình, tiếp thu ý kiến đóng góp của cơ quan lập dự án (nếu có) theo mẫu tại phụ lục số 03;

- Các tài liệu có liên quan.

c) Đối với các dự án sử dụng nguồn vốn ODA:

- Công văn đề nghị thẩm định;

- Văn kiện chương trình, dự án bằng tiếng Việt và tiếng Anh (nếu có);

- Thiết kế kỹ thuật, dự toán cho phần ứng dụng công nghệ thông tin;

- Các tài liệu có liên quan khác.

Chương 3.

KIỂM TRA TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN

Điều 5. Kiểm tra “Thiết kế thi công - Tổng dự toán”

Chủ đầu tư lấy ý kiến thống nhất bằng văn bản của Cục Công nghệ thông tin trước khi phê duyệt “Thiết kế thi công - Tổng dự toán” của dự án.

Điều 6. Nội dung kiểm tra

Tùy thuộc vào tính chất của từng dự án, Cục Công nghệ thông tin tiến hành kiểm tra các hạng mục ứng dụng công nghệ thông tin của dự án.

1. Mục đích kiểm tra

Nhằm kiểm tra việc tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế - kỹ thuật và các văn bản khác có liên quan đến dự án.

2. Nội dung kiểm tra

Nội dung kiểm tra bao gồm kiểm tra kế hoạch, tiến độ thực hiện, khối lượng, chất lượng sản phẩm của dự án theo thiết kế thi công đã được phê duyệt của cấp có thẩm quyền nhằm xác nhận khối lượng, chất lượng tổng phần công việc hoàn thành theo niên độ.

Điều 7. Trình tự kiểm tra

Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất quá trình triển khai thực hiện dự án, chỉ đạo, đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng mục tiêu, nội dung nhiệm vụ, tiến độ kế hoạch và yêu cầu sản phẩm của dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

1. Công tác kiểm tra được thông báo cho chủ đầu tư bằng văn bản trước khi thực hiện kiểm tra ít nhất 15 (mười lăm) ngày làm việc.

2. Chủ đầu tư có trách nhiệm cung cấp hồ sơ, sản phẩm phục vụ kiểm tra theo nội dung tại khoản 2 Điều 6 của Quy chế này.

3. Cục Công nghệ thông tin tiến hành kiểm tra và lập báo cáo, kiến nghị với cơ quan quyết định đầu tư về kế hoạch và tiến độ thực hiện, khối lượng, chất lượng sản phẩm đã thực hiện, điều chỉnh thiết kế thi công (nếu có) và các vấn đề khác có liên quan của dự án.

Chương 4.

NGHIỆM THU DỰ ÁN

Điều 8. Nội dung nghiệm thu

1. Nguyên tắc nghiệm thu

Sản phẩm hoặc hạng mục công việc chỉ được nghiệm thu cấp chủ đầu tư khi khối lượng hoàn thành đã được thực hiện theo thiết kế thi công của dự án, đúng quy trình, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và đã được nghiệm thu cấp thi công.

Tùy theo tính chất, đặc điểm của dự án, công tác nghiệm thu được tiến hành theo từng phần hạng mục đã hoàn thành hoặc theo niên độ hoặc nghiệm thu toàn bộ dự án khi kết thúc.

2. Nội dung nghiệm thu

a) Nội dung nghiệm thu đối với các hạng mục xây dựng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin y tế.

- Số lượng thiết bị, dịch vụ theo thiết kế thi công - tổng dự toán đã được phê duyệt;

- Xuất xứ, cấu hình thiết bị theo hồ sơ mời thầu;

- Chạy thử toàn bộ hệ thống, kết nối, đường truyền;

- Đánh giá hiệu năng, độ bảo mật, độ ổn định của hệ thống;

- Các hạng mục mua sắm phần mềm theo hồ sơ mời thầu;

- Các yêu cầu khác theo thiết kế thi công của dự án.

b) Nội dung nghiệm thu đối với các hạng mục phát triển, chỉnh sửa, nâng cấp phần mềm ứng dụng ngành y tế.

- Số lượng phần mềm, dịch vụ;

- Kiểm tra tổng quát phần mềm bao gồm: cài đặt, chạy thử, đếm số trường hợp sử dụng theo thiết kế thi công;

- Kiểm tra chi tiết từng trường hợp sử dụng theo tài liệu phân tích thiết kế hệ thống bao gồm các biểu đồ mô hình trường hợp sử dụng (Usercase), biểu đồ hoạt động (Activity Diagram), biểu đồ lớp (Class Diagram) và biểu đồ đóng gói (Package Diagram);

- Nhập dữ liệu mẫu, phát hiện các lỗi lập trình, lỗi nghiệp vụ và tình hình sửa chữa các lỗi theo biên bản kiểm soát chất lượng của đơn vị thi công;

- Đánh giá hình thức giao diện sử dụng, tính dễ sử dụng, hiệu năng của hệ thống, độ bảo mật, độ ổn định.

c) Nội dung nghiệm thu đối với hạng mục xây dựng cơ sở dữ liệu y tế.

- Số lượng các đối tượng quản lý theo thiết kế thi công - tổng dự toán đã được phê duyệt;

- Thiết kế mô hình dữ liệu, số bảng, số nhóm lớp, số lớp theo thiết kế thi công - tổng dự toán đã được phê duyệt;

- Quá trình cài đặt, cấu hình vận hành thử cơ sở dữ liệu;

- Kiểm tra tổng số bản ghi, kiểm tra ngẫu nhiên dữ liệu tối thiểu 15% khối lượng dữ liệu.

3. Hồ sơ nghiệm thu

a) Văn bản đề nghị nghiệm thu dự án của đơn vị thi công;

b) Quyết định phê duyệt đầu tư dự án và phê duyệt thiết kế thi công - tổng dự toán dự án (bao gồm cả điều chỉnh, bổ sung nếu có);

c) Các hợp đồng kinh tế, hợp đồng khoán gọn công việc với các cá nhân, tập thể, đơn vị thực hiện các hạng mục của dự án bao gồm hợp đồng, biên bản bàn giao sản phẩm, biên bản thanh lý hợp đồng và báo cáo kỹ thuật trong quá trình thi công;

d) Báo cáo tổng kết kỹ thuật của đơn vị thi công theo mẫu tại Phụ lục số 04;

đ) Báo cáo nghiệm thu cấp thi công theo mẫu tại Phụ lục số 05;

e) Biên bản giao nộp sản phẩm cuối cùng và sản phẩm trung gian (nếu có) của đơn vị thi công.

Điều 9. Trình tự, thủ tục nghiệm thu dự án

1. Đơn vị thi công gửi hồ sơ nghiệm thu tới đơn vị có chức năng nghiệm thu do chủ đầu tư chỉ định. Căn cứ hồ sơ nghiệm thu, đơn vị nghiệm thu tiến hành nghiệm thu theo các bước như sau:

a) Kiểm tra hồ sơ nghiệm thu;

b) Nghiệm thu từng hạng mục ứng dụng công nghệ thông tin theo nguyên tắc và nội dung tại khoản 1 và khoản 2 Điều 8 của Quy chế này.

2. Đơn vị nghiệm thu tổ chức nghiệm thu không quá 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

3. Đơn vị nghiệm thu gửi báo cáo nghiệm thu bằng văn bản theo mẫu tại Phụ lục số 06 cho chủ đầu tư.

4. Chủ đầu tư căn cứ biên bản nghiệm thu chỉ đạo đơn vị thi công hoàn thiện sản phẩm theo ý kiến của đơn vị nghiệm thu.

Điều 10. Giao nhận sản phẩm

1. Danh mục sản phẩm giao nhận:

- Hồ sơ nghiệm thu sản phẩm theo khoản 3 Điều 8 của Quy chế này;

- Các sản phẩm phân loại theo tính chất dự án như sau:

a) Đối với các hạng mục xây dựng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin và các phần mềm thương mại

- Thiết bị, phần mềm đã được lắp đặt và vận hành tại địa điểm đầu tư;

- Tài liệu hướng dẫn sử dụng vận hành thiết bị;

- Bộ cài đặt và tài liệu hướng dẫn sử dụng các phần mềm thương mại.

b) Đối với các hạng mục xây dựng phần mềm ứng dụng ngành y tế

- Các tài liệu của từng giai đoạn trong quá trình phát triển hoặc nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm;

- Bộ chương trình cài đặt phần mềm;

- Mã nguồn của phần mềm;

- Các tài liệu hướng dẫn sử dụng, quản trị phần mềm;

- Phần mềm đã được cài đặt, vận hành tại địa điểm đầu tư.

c) Đối với hạng mục xây dựng cơ sở dữ liệu y tế

- Các tài liệu của từng giai đoạn trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu;

- Cơ sở dữ liệu theo định dạng quy định của thiết kế thi công;

- Cơ sở dữ liệu đã được cài đặt, vận hành tại địa điểm đầu tư.

2. Toàn bộ sản phẩm dự án sau khi được nghiệm thu đều được chuyển cho đơn vị đầu mối phụ trách về công nghệ thông tin của từng lĩnh vực.

3. Biên bản giao nhận sản phẩm cho đơn vị đầu mối phụ trách về công nghệ thông tin của từng lĩnh vực là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ nghiệm thu tổng thể dự án và phê duyệt quyết toán dự án theo quy định.

Chương 5.

THẨM TRA KẾT THÚC DỰ ÁN

Điều 11. Nội dung thẩm tra kết thúc dự án

1. Nguyên tắc thẩm tra

a) Sản phẩm của dự án phải tuân thủ thiết kế thi công và các điều chỉnh (nếu có) trong quá trình thực hiện dự án.

b) Đánh giá hiệu quả của dự án ứng dụng công nghệ thông tin.

2. Hồ sơ thẩm tra

a) Văn bản đề nghị thẩm tra của chủ đầu tư;

b) Hồ sơ nghiệm thu dự án;

Điều 12. Trình tự, thủ tục thẩm tra kết thúc dự án

Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm thẩm tra kết thúc dự án, xác nhận kết quả dự án hoàn thành thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin. Báo cáo kết quả thẩm tra theo mẫu tại Phụ lục số 07.

1. Chủ đầu tư gửi hồ sơ đề nghị thẩm tra kết thúc dự án theo quy định tại khoản 2 Điều 11 của Quy chế này.

2. Căn cứ hồ sơ đề nghị thẩm tra, công tác thẩm tra được tiến hành theo các nguyên tắc tại khoản 1 Điều 11 của Quy chế này, thời gian thẩm tra không quá 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3. Trong trường hợp cần thiết, chủ đầu tư cung cấp các sản phẩm của dự án phục vụ cho việc thẩm tra.

4. Kết luận thẩm tra kết thúc dự án là một căn cứ quyết toán dự án hoàn thành.

Chương 6.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm thi hành

1. Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

2. Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ vào Quy chế này, xây dựng trình Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành văn bản quy định về thẩm định, kiểm tra và nghiệm thu dự án ứng dụng công nghệ thông tin y tế tại địa phương.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị phản ánh về Bộ Y tế thông qua Cục Công nghệ thông tin để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

PHỤ LỤC SỐ 01

MẪU KẾT QUẢ THẨM ĐỊNH NỘI DUNG DỰ ÁN, THIẾT KẾ SƠ BỘ - TỔNG MỨC ĐẦU TƯ DỰ ÁN
(đối với dự án có tổng mức đầu tư lớn hơn 03 tỷ đồng)

KẾT QUẢ THẨM ĐỊNH NỘI DUNG
DỰ ÁN THIẾT KẾ SƠ BỘ - TỔNG MỨC ĐẦU TƯ

Tên dự án:

Đơn vị lập dự án:

Mục tiêu:

Nhiệm vụ:

Các phương pháp: Thời gian:

Sản phẩm:

Tổ chức thực hiện:

Sau khi xem xét tài liệu dự án....kèm theo Công văn số .... ngày  /   /      của (tên đơn vị trình); Đơn vị (Ghi tên đơn vị thẩm định) căn cứ ... thẩm định nội dung, khối lượng nhiệm vụ và định mức áp dụng (nếu có) của Dự án như sau:

A. Nội dung, khối lượng nhiệm vụ:

B. Thuyết minh chênh lệch giữa số thẩm định với số đơn vị lập (theo số thứ tự tại cột ghi chú):

C. Kết quả thẩm định thiết kế sơ bộ:

- Sự phù hợp của thiết kế sơ bộ với các tiêu chuẩn kỹ thuật công nghệ thông tin và các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật đối với hệ thống hạ tầng kỹ thuật của bộ, ngành, địa phương; việc kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống hạ tầng kỹ thuật khác;

- Việc áp dụng các quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật - công nghệ, bảo đảm phòng chống cháy nổ, an toàn vận hành, bảo mật;

- Điều kiện năng lực của tổ chức tư vấn, năng lực nghiệp vụ của cá nhân chủ trì thiết kế sơ bộ.

D. Kết quả thẩm định tổng mức đầu tư:

- Sự phù hợp của phương pháp xác định tổng mức đầu tư với đặc điểm, tính chất kỹ thuật, công nghệ và yêu cầu của dự án;

- Tính đầy đủ, hợp lý và phù hợp với yêu cầu thực tế của các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu tư;

- Các tính toán về hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin, các yếu tố rủi ro, phương án tài chính, khả năng hoàn trả vốn đầu tư (nếu có yêu cầu thu hồi vốn đầu tư);

- Xác định giá trị tổng mức đầu tư bảo đảm hiệu quả đầu tư của dự án.

- Giá trị tổng mức đầu tư chi tiết như sau:

Đơn vị tính: đồng

(Nội dung các khoản mục chi phí trong dự toán chi tiết như phụ lục kèm theo).

- Nguyên nhân tăng, giảm: ...

- Những điều cần lưu ý:  ………

E. Kết luận và kiến nghị:

- Nội dung dự án, thiết kế sơ bộ - tổng mức đầu tư trình đủ điều kiện (hay chưa đủ điều kiện) để phê duyệt.

- Trách nhiệm của trong việc hoàn thiện dự án trước khi gửi về > để phê duyệt.