Để sử dụng toàn bộ tiện ích nâng cao của Hệ Thống Pháp Luật vui lòng lựa chọn và đăng ký gói cước.
Nếu bạn là thành viên. Vui lòng ĐĂNG NHẬP để tiếp tục.
QUỐC HỘI | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Luật số: 33/2024/QH15 | Hà Nội, ngày 21 tháng 6 năm 2024 |
Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ.
Luật này quy định về quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; nghiệp vụ lưu trữ; tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; lưu trữ tư; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ.
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân.
2. Tài liệu là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin. Tài liệu bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử.
3. Tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác là tài liệu tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác.
4. Tài liệu điện tử là tài liệu tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu.
5. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu trữ theo quy định của Luật này và pháp luật khác có liên quan.
6. Bản sao tài liệu lưu trữ là bản chụp, in, số hóa, trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin từ tài liệu lưu trữ.
7. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có mối quan hệ hệ thống và lịch sử.
8. Lưu trữ hiện hành là đơn vị, bộ phận thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
9. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được tiếp nhận từ cơ quan, tổ chức và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.
10. Nghiệp vụ lưu trữ là việc xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
11. Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ là dữ liệu chứa thông tin cơ bản để mô tả về tài liệu lưu trữ và đặc tính của tài liệu lưu trữ, làm cơ sở để tham chiếu, đồng bộ giữa các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hoặc các tập dữ liệu tài liệu lưu trữ khác nhau.
12. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.
13. Kho lưu trữ chuyên dụng là cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ, kỹ thuật để bảo quản, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ khác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
14. Lưu trữ tư là lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức không phải là hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.
Điều 3. Áp dụng Luật Lưu trữ và pháp luật có liên quan
1. Việc lưu trữ tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt phải tuân thủ quy định của Luật này, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này.
2. Trường hợp tài liệu lưu trữ được công nhận là bảo vật quốc gia hoặc công nhận, ghi danh hình thức khác theo quy định của Luật Di sản văn hóa và luật khác có liên quan thì ngoài việc thực hiện theo quy định của Luật này, còn phải thực hiện theo quy định của Luật Di sản văn hóa và luật khác có liên quan. Việc mang tài liệu lưu trữ được công nhận là bảo vật quốc gia ra nước ngoài do Thủ tướng Chính phủ quyết định.
3. Trường hợp luật khác có quy định khác về thời hạn lưu trữ và trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành thì thực hiện theo quy định của luật đó.
4. Việc lưu trữ tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.
5. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quyết định việc áp dụng quy định của Luật này đối với lưu trữ tài liệu lưu trữ tư không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
1. Bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; sự quản lý tập trung, thống nhất của Nhà nước; sự tham gia của xã hội, cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng.
2. Bảo đảm mục tiêu phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ vì lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
3. Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ theo quy định của Hiến pháp và pháp luật.
4. Bảo đảm công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế.
5. Quản lý tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ, kết hợp quản lý theo lãnh thổ, bảo đảm tính khoa học, hệ thống, khách quan, toàn diện và tính liên tục lịch sử của tài liệu lưu trữ.
6. Bảo đảm an toàn, toàn vẹn, gìn giữ lâu dài tài liệu lưu trữ và thực hiện lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.
Điều 5. Chính sách của Nhà nước về lưu trữ
1. Xây dựng nền lưu trữ Việt Nam hiện đại, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ Nhân dân.
2. Bảo đảm các điều kiện cần thiết cho lưu trữ. Ưu tiên nguồn vốn đầu tư công và nguồn lực khác để hiện đại hóa lưu trữ, bảo đảm an toàn, toàn vẹn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực lưu trữ chuyên nghiệp, phục vụ; đào tạo, xây dựng đội ngũ chuyên gia đầu ngành về lĩnh vực lưu trữ; thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao thực hiện hoạt động lưu trữ.
4. Xây dựng xã hội lưu trữ, khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng bảo vệ, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư.
5. Xã hội hóa lưu trữ; tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân trong nước đầu tư, kinh doanh dịch vụ lưu trữ. Khuyến khích tổ chức, cá nhân tài trợ, tham gia các hoạt động bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
6. Tăng cường hội nhập và hợp tác quốc tế toàn diện về lưu trữ.
Ngày 03 tháng 01 hằng năm là Ngày Lưu trữ Việt Nam.
Điều 7. Giá trị của tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ là bằng chứng về hoạt động của Đảng, Nhà nước, xã hội và cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng qua các thời kỳ lịch sử của Việt Nam.
2. Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn trong các lĩnh vực của đời sống xã hội.
3. Tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều 8. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép hoặc cố ý làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước quản lý.
2. Làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ; truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
3. Hủy trái phép tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc lợi dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng; cản trở quyền tiếp cận, sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử trái quy định của pháp luật.
QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 9. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
1. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và tài liệu lưu trữ tư.
2. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng Cộng sản Việt Nam. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam quy định cụ thể thành phần Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
3. Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân; nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu lưu trữ khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước, bao gồm:
a) Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp Bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc cơ quan, tổ chức ở trung ương do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập; doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập và tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; cơ quan, tổ chức của chế độ phong kiến và chế độ xã hội khác tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước; nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Nhà nước;
b) Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và cơ quan, tổ chức, cá nhân không quy định tại các điểm a, c và d khoản này;
c) Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
d) Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.
4. Tài liệu lưu trữ tư bao gồm:
a) Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng;
b) Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp không thuộc trường hợp quy định tại điểm d khoản 3 Điều này;
c) Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của tổ chức phi chính phủ, tổ chức kinh tế không phải là doanh nghiệp nhà nước.
Điều 10. Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam quản lý và lưu trữ tài liệu quy định tại khoản 2 Điều 9 của Luật này và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
2. Bộ Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương;
b) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại khoản 3 Điều này;
c) Tài liệu lưu trữ dự phòng Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm tài liệu lưu trữ dự phòng quy định tại khoản 3 Điều này.
3. Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao quản lý và lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, tài liệu lưu trữ dự phòng, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao. Việc quản lý, lưu trữ tài liệu của tổ chức đảng trong các ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao được thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam.
4. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại điểm b và điểm c khoản 3 Điều 9 của Luật này và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.
5. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước, hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của luật có liên quan.
6. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ tư, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư (nếu có).
Điều 11. Xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Bộ trưởng Bộ Nội vụ chỉ đạo xây dựng, quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Đối với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của ngành quốc phòng, công an và Bộ Ngoại giao do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chỉ đạo xây dựng, quản lý, vận hành.
2. Người đứng đầu Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, cơ quan khác ở trung ương, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ, ngành, địa phương; cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ, ngành, địa phương.
4. Các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được kết nối để chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
Điều 12. Quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ hiện hành trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có thời hạn, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn chưa đến thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn không thuộc trường hợp nộp vào lưu trữ lịch sử.
Lưu trữ hiện hành thực hiện các hoạt động xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; thực hiện nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo quy định.
2. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương và cấp tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.
Lưu trữ lịch sử thực hiện hoạt động thu nộp, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định.
1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức bị giải thể, phá sản được chuyển giao cho cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý.
Mục 1. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Điều 14. Xác định giá trị tài liệu
1. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn lưu trữ, tài liệu hết giá trị và tài liệu không có giá trị lưu trữ.
2. Nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu được quy định như sau:
a) Bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp;
b) Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn: nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu;
c) Xác định thời hạn lưu trữ tài liệu không được thấp hơn thời hạn lưu trữ tài liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Điều 15. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; hồ sơ, tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia; hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền.
3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn là hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại khoản này được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.
4. Trường hợp hồ sơ có các tài liệu lưu trữ với thời hạn khác nhau thì thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định theo thời hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ.
6. Căn cứ quy định tại các khoản 2, 3 và 5 Điều này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định danh mục, thời hạn lưu trữ cụ thể đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình.
7. Căn cứ quy định tại khoản 5 và khoản 6 Điều này, người được giao xử lý công việc có trách nhiệm xác định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu.
1. Việc hủy tài liệu lưu trữ được thực hiện đối với các tài liệu sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ hết thời hạn lưu trữ;
b) Tài liệu lưu trữ trùng lặp.
2. Khi hủy tài liệu lưu trữ phải bảo đảm hủy toàn bộ tài liệu và không thể khôi phục được.
3. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương quyết định hủy tài liệu lưu trữ sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ; người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ;
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ theo quy định.
4. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được quy định như sau:
a) Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.
5. Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước tại lưu trữ hiện hành được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
6. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định trình tự, thủ tục hủy tài liệu lưu trữ.
Điều 17. Thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ
1. Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật về văn thư; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của Luật này.
2. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc.
3. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này.
Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành.
4. Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ được quy định như sau:
a) Tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp;
b) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị;
c) Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc;
d) Đối với hồ sơ giấy phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 28 của Luật này; đối với hồ sơ, tài liệu điện tử phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 36 của Luật này.
5. Hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật được nộp vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn và bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
6. Hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
7. Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử thì thu nộp tất cả tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.
8. Trường hợp một tài liệu đồng thời được tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác hoặc ở dạng thông điệp dữ liệu thì thu nộp tất cả các loại.
Điều 18. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước
1. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương được quy định như sau:
a) Quốc hội, Hội đồng bầu cử quốc gia, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Tổng Thư ký Quốc hội, Văn phòng Quốc hội.
Văn phòng Quốc hội làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
b) Chủ tịch nước, Văn phòng Chủ tịch nước.
Văn phòng Chủ tịch nước làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
c) Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ.
Văn phòng Chính phủ làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
d) Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Kiểm toán nhà nước; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 10 của Luật này; cơ quan, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực chuyên môn;
đ) Doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập; đơn vị sự nghiệp công lập do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập, trừ đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
e) Hội quần chúng ở trung ương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.
2. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương được quy định như sau:
a) Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.
Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
b) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
c) Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
d) Cơ quan chuyên môn khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh, cấp huyện; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập;
đ) Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã.
Ủy ban nhân dân cấp xã làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
e) Hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.
3. Trường hợp cần thiết, Thủ tướng Chính phủ quyết định cơ quan, tổ chức khác của Nhà nước không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước.
4. Trường hợp cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này thay đổi về tên gọi thì vẫn có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định tại Điều này.
1. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:
a) Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
b) Gửi hồ sơ đề nghị cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, bao gồm văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có);
c) Nộp hồ sơ, tài liệu theo mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của lưu trữ lịch sử;
d) Khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.
2. Lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:
a) Hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
b) Có ý kiến bằng văn bản về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử;
c) Thu hồ sơ, tài liệu hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu;
d) Sưu tầm tài liệu lưu trữ;
đ) Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ việc thu nộp, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
3. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết trình tự, thủ tục, việc thu nộp hồ sơ, tài liệu và sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Điều 20. Yêu cầu bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, có các điều kiện công nghệ, kỹ thuật cần thiết để gìn giữ lâu dài và đáp ứng yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử phải được bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng.
2. Tài liệu lưu trữ phải được thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê.
3. Việc bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 21. Kho lưu trữ chuyên dụng
1. Kho lưu trữ chuyên dụng bao gồm kho lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác và kho lưu trữ số.
2. Kho lưu trữ chuyên dụng được xây dựng đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa, có công nghệ tiên tiến, trang bị đủ phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết để thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Kho lưu trữ chuyên dụng phù hợp với yêu cầu công nghệ bảo quản và đặc thù của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ.
4. Khu vực kho lưu trữ chuyên dụng được tổ chức bảo vệ chặt chẽ, an toàn, theo quy định của pháp luật; trang bị đủ phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết cho quan sát, giám sát, phòng, chống thiên tai, hỏng, mất, phòng cháy, chữa cháy và yếu tố khác có thể gây thiệt hại đến tài liệu lưu trữ.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
1. Lưu trữ dự phòng là việc lập và bảo quản tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt để sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được. Thông tin trong tài liệu lưu trữ dự phòng có giá trị thay thế thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được.
2. Lưu trữ dự phòng được thực hiện đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng.
3. Lưu trữ dự phòng phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ dự phòng phải bảo đảm tính toàn vẹn, độ chính xác của thông tin so với tài liệu lưu trữ gốc;
b) Tài liệu lưu trữ dự phòng có khả năng sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được;
c) Vật mang tin của tài liệu lưu trữ dự phòng có tính chất vật lý ít chịu tác động của điều kiện môi trường;
d) Tài liệu lưu trữ dự phòng phải được bảo quản an toàn, riêng biệt tại địa điểm khác với địa điểm bảo quản tài liệu lưu trữ gốc;
đ) Sử dụng công nghệ, thiết bị tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu tạo lập, lưu trữ tài liệu lưu trữ dự phòng phù hợp với các loại hình tài liệu lưu trữ.
4. Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng thực hiện tạo lập, bảo quản và quyết định cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng theo thẩm quyền.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
Điều 23. Hình thức, thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:
a) Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ;
b) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
2. Bản sao tài liệu lưu trữ bao gồm bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, người đứng đầu lưu trữ lịch sử và bản sao tài liệu lưu trữ không có xác thực.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, người đứng đầu lưu trữ lịch sử chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cấp bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực.
Bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực của cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.
3. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành;
b) Người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử. Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 25 của Luật này, người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng sau khi có sự đồng ý của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư.
4. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
5. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 và khoản 2 Điều này.
Điều 24. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử
1. Tài liệu lưu trữ được phép mang ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo quyết định của người có thẩm quyền quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều này và phải được hoàn trả đầy đủ, nguyên vẹn.
2. Việc mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử của Đảng do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định.
3. Trừ trường hợp mang tài liệu lưu trữ được công nhận là bảo vật quốc gia ra nước ngoài quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật này, thẩm quyền mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử được quy định như sau:
a) Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương ra nước ngoài;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh ra nước ngoài;
c) Người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ lịch sử để sử dụng ở trong nước;
d) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.
5. Việc mang tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 25. Tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ
1. Việc tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành thực hiện theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật này, được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện theo quy định tại khoản 3 Điều này.
3. Việc tiếp cận có điều kiện đối với tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được quy định như sau:
a) Tài liệu lưu trữ có thông tin nếu sử dụng có thể ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, lợi ích quốc gia, dân tộc, quan hệ quốc tế; trật tự, an toàn xã hội; đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng được tiếp cận sau khi có ý kiến của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ;
b) Tài liệu lưu trữ tư đang lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được tiếp cận khi có sự đồng ý của chủ sở hữu.
4. Chính phủ quy định chi tiết điểm a khoản 3 Điều này.
5. Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.
6. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của ngành quốc phòng, công an và Bộ Ngoại giao.
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có các quyền sau đây:
a) Được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, kịp thời, đúng quy định của pháp luật;
b) Sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và nhu cầu hợp pháp khác;
c) Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản của thông tin trong tài liệu lưu trữ khi giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
b) Trả phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
c) Tuân thủ quy định của Luật này, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Mục 2. NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TÀI LIỆU GIẤY VÀ TÀI LIỆU TRÊN VẬT MANG TIN KHÁC
Điều 27. Phạm vi áp dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác
Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác phải tuân thủ quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại Mục 1 Chương này và quy định cụ thể tại Mục này.
Điều 28. Thu nộp tài liệu giấy
1. Tài liệu giấy thu nộp vào lưu trữ phải được lập thành hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Hồ sơ phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
a) Các yêu cầu chung đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ quy định tại khoản 4 Điều 17 của Luật này;
b) Phải có tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn lưu trữ hồ sơ, người lập hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; đánh số tờ; lập danh mục tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn.
Điều 29. Tài liệu lưu trữ giấy được chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số
1. Tài liệu lưu trữ giấy được chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ số khi đáp ứng các yêu cầu sau đây:
a) Thông tin trong tài liệu lưu trữ giấy bảo đảm toàn vẹn như thông tin trong tài liệu lưu trữ số;
b) Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin lưu trữ tài liệu lưu trữ số;
c) Có dấu hiệu nhận biết đã được chuyển từ tài liệu lưu trữ số và có chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện việc chuyển đổi.
Điều 30. Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu trên vật mang tin khác
1. Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu trên vật mang tin khác phải phù hợp với tính chất của thông tin và tính chất vật mang tin của tài liệu lưu trữ.
2. Tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác được chuyển đổi sang tài liệu lưu trữ số để thuận tiện cho quá trình quản lý, sử dụng và phát huy giá trị.
Mục 3. NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Điều 31. Phạm vi áp dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử
Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu điện tử phải tuân thủ quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại Mục 1 Chương này và quy định cụ thể tại Mục này.
Điều 32. Tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm tài liệu lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác.
2. Tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số bao gồm:
a) Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số;
b) Bản số hóa tài liệu lưu trữ.
3. Tài liệu lưu trữ điện tử khác là tài liệu được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự, không bao gồm tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số quy định tại khoản 2 Điều này.
Điều 33. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số
1. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số là tài liệu được tạo ra, gửi, nhận, lưu trữ và sử dụng ở định dạng số.
2. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
a) Được xác thực số bởi cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu hoặc có yếu tố xác định được nguồn gốc của tài liệu;
b) Bảo đảm toàn vẹn từ lúc khởi tạo hoàn chỉnh đến trước khi đưa ra sử dụng. Tài liệu được bảo đảm toàn vẹn khi thông tin chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, nhận, lưu trữ hoặc hiển thị;
c) Được lưu trữ đồng thời với dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số;
d) Truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
Điều 34. Bản số hóa tài liệu lưu trữ
1. Bản số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ được số hóa khi đáp ứng các yêu cầu sau đây:
a) Thông tin trong bản số hóa tài liệu lưu trữ bảo đảm toàn vẹn như thông tin trong tài liệu lưu trữ được số hóa;
b) Có khả năng truy cập và sử dụng;
c) Có dấu hiệu nhận biết do được số hóa và được cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xác thực.
2. Thẩm quyền xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ được quy định như sau:
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu;
b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu gửi đến;
c) Lưu trữ lịch sử xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.
3. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ.
1. Kho lưu trữ số bao gồm hệ thống hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số. Kho lưu trữ số phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Hỗ trợ thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
b) Bảo đảm an toàn thông tin, tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Kết nối để chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật.
2. Hạ tầng kỹ thuật bao gồm hạ tầng lắp đặt thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin.
3. Hệ thống phần mềm được thiết lập nhằm thực hiện các hoạt động thu nộp, phân loại, thống kê, xác định giá trị, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số và tạo lập, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
4. Cấp độ an toàn hệ thống thông tin của kho lưu trữ số được xác định và thực hiện theo quy định về cấp độ bảo đảm an toàn hệ thống thông tin.
5. Kho lưu trữ số nhà nước được thiết lập để quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và tài liệu lưu trữ số thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Nội vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này. Kho lưu trữ số nhà nước do Bộ Nội vụ quản lý.
6. Kho lưu trữ số của Bộ, ngành, địa phương được thiết lập để quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ, ngành, địa phương.
Điều 36. Thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị
1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ số được thu nộp theo quy trình, tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp, được kiểm tra xác thực và truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn.
Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy thì tài liệu giấy phải được số hóa; việc thu nộp được thực hiện theo quy định tại các điều 17, 18 và 19 của Luật này.
2. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ số được quy định như sau:
a) Tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng các tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; bảo đảm tính toàn vẹn, thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt;
b) Tài liệu lưu trữ số phải bảo quản an toàn, toàn vẹn về nội dung và khuôn dạng, bảo đảm được xác thực lâu dài, khả năng truy cập và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin mạng;
c) Thời hạn lưu trữ dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số như thời hạn lưu trữ của tài liệu lưu trữ số;
d) Tài liệu lưu trữ số được bảo quản trong kho lưu trữ số theo đơn vị là hồ sơ hoặc tài liệu.
3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số được quy định như sau:
a) Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
b) Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua bản dành cho người sử dụng. Bản dành cho người sử dụng được chuyển đổi khuôn dạng, điều chỉnh cấu trúc, cách thức hiển thị theo yêu cầu của công tác quản lý và nhu cầu tiếp cận của người sử dụng, bảo đảm nội dung như bản gốc.
4. Việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị được quy định như sau:
a) Tài liệu lưu trữ số hết giá trị khi tài liệu đó không có mối liên kết với tài liệu lưu trữ số khác có thời hạn lưu trữ dài hơn trong cùng hệ thống;
b) Khi hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị phải đồng thời hủy toàn bộ dữ liệu chủ của tài liệu đó và tài liệu giấy đã được số hóa (nếu có).
7. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này.
Điều 37. Lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử khác
1. Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử khác được thực hiện phù hợp với tính chất vật mang tin của tài liệu lưu trữ điện tử đó.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử khác được chuyển đổi sang tài liệu lưu trữ số để thuận tiện cho quá trình quản lý, sử dụng và phát huy giá trị.
TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÓ GIÁ TRỊ ĐẶC BIỆT VÀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Mục 1. TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÓ GIÁ TRỊ ĐẶC BIỆT
Điều 38. Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
1. Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phải đáp ứng một trong các tiêu chí về nội dung quy định tại khoản 2 Điều này và một trong các tiêu chí về hình thức, xuất xứ quy định tại khoản 3 Điều này.
2. Tiêu chí về nội dung bao gồm:
a) Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của quốc gia, dân tộc, của ngành, lĩnh vực;
b) Quá trình hình thành, xác lập và thực thi chủ quyền lãnh thổ Việt Nam, biên giới quốc gia;
c) Công trình khoa học, sản phẩm tiêu biểu của ngành, lĩnh vực;
d) Thân thế, sự nghiệp và đóng góp của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu;
đ) Tài liệu lưu trữ khác có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, dân tộc hoặc thế giới.
3. Tiêu chí về hình thức, xuất xứ bao gồm:
a) Phương pháp, kỹ thuật trình bày đặc sắc, có tính thẩm mỹ và nghệ thuật;
b) Đặc trưng, điển hình của thời kỳ lịch sử;
c) Hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, địa điểm hoặc tác giả.
4. Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt được lưu trữ dự phòng; được thống kê và ưu tiên tổ chức sử dụng, phát huy giá trị.
Điều 39. Trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức; người đứng đầu lưu trữ lịch sử và cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng lập hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý, sở hữu.
2. Hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt bao gồm:
a) Văn bản đề nghị công nhận;
b) Bản thuyết minh tài liệu lưu trữ;
c) Bản sao hoặc ảnh chụp tài liệu lưu trữ thể hiện được các thông tin cơ bản của tài liệu;
d) Tư liệu, tài liệu khác chứng minh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ (nếu có).
3. Không xem xét hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trong trường hợp đang tranh chấp về quyền sở hữu, quyền quản lý.
4. Thẩm quyền công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt được quy định như sau:
a) Bộ trưởng Bộ Nội vụ công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ đang lưu trữ tại lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ của Bộ, ngành, cơ quan trung ương, doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quyết định thành lập; đơn vị sự nghiệp công lập thuộc cơ quan, tổ chức ở trung ương do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ tư và tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc địa bàn quản lý, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này.
5. Người có thẩm quyền công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quyết định hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trong các trường hợp sau đây:
a) Phát hiện hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt không khách quan, trung thực;
b) Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt không còn đáp ứng tiêu chí tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quy định tại khoản 1 Điều 38 của Luật này.
6. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định trình tự, thủ tục công nhận, hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt.
Mục 2. PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 40. Tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị
1. Những tài liệu lưu trữ có các nội dung sau đây được phát huy giá trị bằng hình thức quy định tại Điều 41 của Luật này:
a) Lịch sử dựng nước, giữ nước, xác lập và thực thi chủ quyền; quá trình hình thành, phát triển của quốc gia, dân tộc và giá trị truyền thống của đất nước, con người Việt Nam;
b) Các sự kiện tiêu biểu, dấu mốc quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước Việt Nam; các ngành, lĩnh vực, địa phương; cơ quan, tổ chức thuộc các chế độ chính trị - xã hội; cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng qua các thời kỳ lịch sử;
c) Thành tựu tiêu biểu trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
2. Đối với tài liệu lưu trữ khác không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử chủ động phát huy giá trị bằng hình thức phù hợp.
Điều 41. Hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
1. Các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bao gồm:
a) Công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
b) Công bố tài liệu lưu trữ;
c) Triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ;
d) Biên soạn, xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ;
đ) Lồng ghép trong hoạt động của cơ sở giáo dục;
e) Các hình thức khác.
2. Việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Điều 42. Công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ
1. Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này phải được công khai trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử của lưu trữ lịch sử, cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử có trách nhiệm công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Điều 43. Công bố tài liệu lưu trữ
1. Công bố tài liệu lưu trữ là việc cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ chính thức thông báo công khai toàn văn hoặc một phần tài liệu lưu trữ cho công chúng.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc công bố tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.
3. Lưu trữ lịch sử thực hiện công bố tài liệu lưu trữ theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quản lý tài liệu.
1. Triển lãm tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về triển lãm.
2. Xây dựng các chương trình phát thanh, truyền hình, phóng sự, phim tài liệu, bài viết, chuyên đề, chuyên mục định kỳ để giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng và trên các phương tiện khác.
3. Xuất bản, in, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về xuất bản.
Điều 45. Lồng ghép trong hoạt động của cơ sở giáo dục
Khuyến khích cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân lồng ghép việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua tổ chức sự kiện ngoại khóa, hoạt động giáo dục ngoài giờ lên lớp, hoạt động trải nghiệm tại lưu trữ lịch sử; sử dụng tài liệu lưu trữ có nội dung quy định tại khoản 1 Điều 40 của Luật này trong hoạt động giáo dục, đào tạo để giáo dục truyền thống cho học sinh, sinh viên.
Điều 46. Các hình thức khác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
1. Tổ chức các hoạt động giao lưu, tọa đàm, hội nghị, hội thảo, sự kiện giáo dục, du lịch liên quan đến lưu trữ.
2. Tổ chức các cuộc thi tìm hiểu, phát triển các ý tưởng sáng tạo, ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Kết nối, chia sẻ thông tin tài liệu lưu trữ giữa các cơ quan lưu trữ trong nước và nước ngoài.
4. Thiết kế, sản xuất vật phẩm, quà tặng, đồ lưu niệm.
1. Lưu trữ tư được tổ chức, thực hiện phù hợp với quy định của Luật này, quy định khác của pháp luật có liên quan và thông lệ quốc tế, phù hợp với điều kiện cụ thể của tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng và theo nguyên tắc tự bảo đảm kinh phí hoạt động.
2. Lưu trữ tư để phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, gìn giữ, phát huy giá trị truyền thống của gia đình, dòng họ, cộng đồng và các giá trị khác của tài liệu lưu trữ, góp phần bảo tồn và phát huy bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam.
Điều 48. Chính sách của Nhà nước để phát triển lưu trữ tư
1. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức của xã hội về ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ.
2. Bảo hộ quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ tư; có biện pháp ngăn chặn, xử lý kịp thời hành vi phá hoại, chiếm đoạt, sử dụng trái phép tài liệu lưu trữ tư.
3. Khuyến khích tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng cung cấp thông tin về tài liệu lưu trữ tư để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư, ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư cho Nhà nước.
4. Hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ tư phục vụ cộng đồng. Hỗ trợ phương tiện, trang thiết bị để tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thực hiện lưu trữ tư phục vụ cộng đồng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư.
5. Tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng đầu tư nguồn lực, phát triển lưu trữ tư phục vụ cộng đồng.
6. Cung cấp dịch vụ thẩm định giá trị tài liệu lưu trữ tư và công nhận tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt; nhận ký gửi tài liệu lưu trữ tư.
7. Vinh danh, khen thưởng tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có thành tích, đóng góp cho lưu trữ.
Điều 49. Quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư
1. Sở hữu hợp pháp tài liệu lưu trữ tư.
2. Quản lý, bảo quản an toàn và sử dụng, phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ tư.
3. Ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư.
4. Tổ chức lưu trữ tư phục vụ cộng đồng.
5. Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ tư theo thỏa thuận.
6. Tiếp nhận, huy động và sử dụng các nguồn lực hợp pháp trong lưu trữ tư.
7. Được Nhà nước vinh danh, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.
Điều 50. Ký gửi tài liệu lưu trữ tư vào lưu trữ lịch sử
1. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng được ký gửi tài liệu lưu trữ tư vào lưu trữ lịch sử.
2. Lưu trữ lịch sử có quyền từ chối nhận ký gửi tài liệu lưu trữ tư khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Đang có tranh chấp về quyền sở hữu hoặc quyền quản lý hợp pháp;
b) Tài liệu không có khả năng bảo quản lâu dài;
c) Không phù hợp với điều kiện bảo quản của lưu trữ lịch sử;
d) Vi phạm quy định về hành vi bị nghiêm cấm quy định tại Điều 8 của Luật này.
Điều 51. Tặng cho Nhà nước tài liệu lưu trữ tư
1. Tài liệu lưu trữ tư được tặng cho Nhà nước khi không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật này.
2. Lưu trữ lịch sử tiếp nhận tài liệu lưu trữ tư được tặng cho Nhà nước theo thẩm quyền, phạm vi quản lý tài liệu lưu trữ.
3. Lưu trữ lịch sử quản lý, lưu trữ tài liệu lưu trữ tư được tặng cho theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
4. Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng đã tặng cho tài liệu lưu trữ được ưu tiên sử dụng miễn phí tài liệu lưu trữ đã tặng cho Nhà nước; được vinh danh, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.
Điều 52. Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt
1. Tiêu chí xác định và trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được thực hiện theo quy định tại Điều 38 và Điều 39 của Luật này.
2. Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được Nhà nước lập bản dự phòng theo quy định tại Điều 22 của Luật này.
3. Tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt do tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng tự bảo quản được Nhà nước hỗ trợ việc bảo quản và phát huy giá trị khi tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có yêu cầu. Nội dung hỗ trợ bao gồm:
a) Phương tiện, trang thiết bị để bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu lưu trữ;
b) Hướng dẫn, hỗ trợ thực hiện nghiệp vụ lưu trữ;
c) Phối hợp thực hiện các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
4. Việc ký gửi, tặng cho, mua bán tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt được thực hiện như sau:
a) Khuyến khích tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt cho Nhà nước. Nhà nước mua tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt theo thỏa thuận;
b) Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng được ký gửi miễn phí tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt vào lưu trữ lịch sử theo thỏa thuận.
5. Chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến Bộ Nội vụ ngay sau khi thực hiện các giao dịch dân sự hoặc xảy ra sự kiện sau đây:
a) Trao đổi, tặng cho, bán, để lại di sản thừa kế tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt không thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản 4 Điều này;
b) Khi tài liệu lưu trữ bị mất, hỏng.
6. Việc mang tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt ra nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Không ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, lợi ích quốc gia, dân tộc;
b) Được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật này.
Điều 53. Các hoạt động dịch vụ lưu trữ
1. Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:
a) Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác;
b) Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
c) Số hóa, tạo lập, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
d) Tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu, kho lưu trữ tài liệu;
đ) Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ.
2. Hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại khoản 1 Điều này thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
3. Tổ chức đầu tư kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều này phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Là doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp;
b) Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
4. Tổ chức đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 3 Điều này được cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ nơi đặt trụ sở cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.
5. Cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều này, cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
6. Chính phủ quy định chi tiết khoản 3 Điều này và quy định trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.
Điều 54. Phạm vi cung cấp dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân
1. Tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ lưu trữ bao gồm:
a) Tổ chức có đăng ký kinh doanh dịch vụ lưu trữ được kinh doanh các hoạt động dịch vụ lưu trữ quy định tại khoản 1 Điều 53 của Luật này;
b) Cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ được kinh doanh các hoạt động dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều 53 của Luật này.
2. Đơn vị sự nghiệp công lập cung cấp dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền được giao.
Điều 55. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân
1. Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ đối với hoạt động dịch vụ lưu trữ được quy định như sau:
a) Bộ Nội vụ hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ trong phạm vi cả nước; cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật;
b) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền quản lý; giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
a) Tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan;
b) Chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ lưu trữ, bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ theo quy định của pháp luật;
c) Bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ;
d) Cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến kết quả thực hiện dịch vụ lưu trữ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
3. Cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
a) Lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ bảo đảm chất lượng và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm dịch vụ lưu trữ;
b) Quản lý, giám sát quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ của tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ;
c) Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước phải thông báo việc sử dụng dịch vụ lưu trữ cho cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ. Thời hạn gửi thông báo trước ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.
Điều 56. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
1. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và các điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.
2. Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có quyền và nghĩa vụ sau đây:
a) Được hành nghề trên phạm vi toàn quốc theo quy định của pháp luật;
b) Tuân thủ quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan; tuân thủ đạo đức nghề nghiệp;
c) Không được cho người khác thuê, mượn, sử dụng Chứng chỉ hành nghề được cấp để hành nghề lưu trữ;
d) Xuất trình Chứng chỉ hành nghề và chấp hành các yêu cầu về thanh tra, kiểm tra khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
3. Điều kiện được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:
a) Là công dân Việt Nam;
b) Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
c) Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên phù hợp với hoạt động dịch vụ lưu trữ và đạt yêu cầu kiểm tra nghiệp vụ do Bộ Nội vụ tổ chức.
Trường hợp có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên ngành lưu trữ thì chỉ cần đáp ứng điều kiện quy định tại điểm a và điểm b khoản này.
4. Người thuộc một trong các trường hợp sau đây không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ:
a) Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Đang chấp hành hình phạt tù; đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc;
c) Đã bị kết án về một trong các tội liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật nhà nước; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc tiêu hủy tài liệu bí mật nhà nước.
5. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp lại trong các trường hợp sau đây:
a) Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị hỏng hoặc bị mất;
b) Thay đổi thông tin cá nhân trên Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
6. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị thu hồi trong trường hợp sau đây:
a) Không đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 3 Điều này;
b) Thuộc trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ quy định tại khoản 4 Điều này.
7. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định việc kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; quy định chi tiết việc cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Điều 57. Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ
1. Xây dựng, ban hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện chiến lược, kế hoạch và chính sách phát triển lưu trữ; văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ; tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, yêu cầu kỹ thuật, định mức kinh tế - kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong hoạt động lưu trữ.
2. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ.
3. Quản lý công tác báo cáo, thống kê về lưu trữ.
4. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ.
5. Đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực lưu trữ; định hướng chương trình bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ.
6. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về lưu trữ.
7. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ.
8. Hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Điều 58. Trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ
1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ.
2. Bộ Nội vụ là cơ quan đầu mối giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ; chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ.
3. Bộ Công an, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm bảo đảm an ninh thông tin trên không gian mạng trong lĩnh vực lưu trữ.
4. Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin mạng trong lưu trữ tài liệu điện tử, trừ nội dung quy định tại khoản 6 Điều 36 của Luật này; phối hợp với Bộ Nội vụ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, an toàn thông tin mạng và giao dịch điện tử trong lĩnh vực lưu trữ.
5. Bộ, cơ quan ngang Bộ, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ.
6. Ủy ban nhân dân các cấp, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.
Điều 59. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm sau đây:
a) Tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
b) Chỉ đạo việc số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện lưu trữ theo quy định của pháp luật;
c) Chỉ đạo lưu trữ hiện hành nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đủ thành phần, đúng thời hạn;
d) Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.
2. Người đứng đầu lưu trữ lịch sử có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cần thiết để cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận kịp thời, đầy đủ thông tin trong tài liệu lưu trữ khi có nhu cầu.
3. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện trách nhiệm quy định tại các điểm a, b và d khoản 1 Điều này và trách nhiệm sau đây:
a) Quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý phù hợp với cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
b) Lập kho lưu trữ chuyên dụng để quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý;
c) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn thuộc phạm vi quản lý, trừ tài liệu chứa bí mật nhà nước và hằng năm cập nhật, gửi Bộ Nội vụ.
4. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của pháp luật.
Điều 60. Kinh phí bảo đảm lưu trữ
Kinh phí bảo đảm lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, lưu trữ lịch sử do ngân sách nhà nước bảo đảm và được sử dụng cho các hoạt động sau đây:
1. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ; sưu tầm tài liệu lưu trữ;
2. Chỉnh lý, xác định giá trị, lập mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
3. Bảo quản, lưu trữ dự phòng, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và thống kê tài liệu lưu trữ;
4. Số hóa, xây dựng, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
5. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
6. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;
7. Phát triển nguồn nhân lực lưu trữ;
8. Hợp tác quốc tế về lưu trữ;
9. Xây dựng, bố trí kho lưu trữ; hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng công nghệ thông tin lưu trữ;
10. Mua sắm thiết bị, phương tiện lưu trữ;
11. Hoạt động khác phục vụ lưu trữ.
Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân được hưởng chế độ ưu đãi ngành, nghề, công việc đặc thù, chế độ, chính sách khác theo quy định của pháp luật.
Điều 62. Hợp tác quốc tế về lưu trữ
1. Hợp tác quốc tế về lưu trữ được thực hiện trên cơ sở tôn trọng độc lập, chủ quyền, bình đẳng, các bên cùng có lợi theo quy định của pháp luật Việt Nam và phù hợp với điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
2. Nội dung hợp tác quốc tế về lưu trữ bao gồm:
a) Ký kết và tổ chức thực hiện điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế về lưu trữ;
b) Gia nhập các tổ chức quốc tế về lưu trữ;
c) Xây dựng và thực hiện chương trình, dự án hợp tác quốc tế về lưu trữ;
d) Trao đổi, hợp tác về quản lý lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ;
đ) Phối hợp với cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ về Việt Nam;
e) Nghiên cứu, ứng dụng, chuyển giao khoa học và công nghệ về lưu trữ;
g) Hợp tác trong việc bảo hộ tài liệu lưu trữ của Việt Nam ở nước ngoài;
h) Hợp tác phát triển nguồn nhân lực và trao đổi chuyên gia về lưu trữ;
i) Trao đổi, chia sẻ tài liệu lưu trữ để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Điều 63. Sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật có liên quan
1. Bổ sung ngành, nghề số thứ tự 229 vào sau số thứ tự 228 thuộc Phụ lục IV về Danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện ban hành kèm theo Luật Đầu tư số 61/2020/QH14 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 72/2020/QH14, Luật số 03/2022/QH15, Luật số 05/2022/QH15, Luật số 08/2022/QH15, Luật số 09/2022/QH15, Luật số 20/2023/QH15, Luật số 26/2023/QH15, Luật số 27/2023/QH15, Luật số 28/2023/QH15 và Luật số 31/2024/QH15 như sau:
229 | Kinh doanh dịch vụ lưu trữ |
2. Bổ sung số thứ tự 10 vào sau số thứ tự 09 mục V phần B của Phụ lục số 01 về Danh mục phí, lệ phí ban hành kèm theo Luật Phí và lệ phí số 97/2015/QH13 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 09/2017/QH14, Luật số 23/2018/QH14, Luật số 72/2020/QH14, Luật số 16/2023/QH15, Luật số 20/2023/QH15 và Luật số 24/2023/QH15 như sau:
10 | Lệ phí cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ | Bộ Tài chính |
1. Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025.
2. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, trừ trường hợp quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1, khoản 5 và khoản 6 Điều 65 của Luật này.
1. Kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành:
a) Trong thời hạn 10 năm, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành;
b) Trong thời hạn 05 năm, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đối với tài liệu hình thành trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật này;
c) Trong thời hạn 10 năm, lưu trữ lịch sử phải hoàn thành việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đối với tài liệu đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử nhưng chưa được chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
d) Tổ chức, cá nhân đủ điều kiện thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Luật này được thực hiện việc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu quy định tại các điểm a, b và c khoản này;
đ) Trong thời hạn 05 năm, cơ quan, tổ chức đã xác định bí mật nhà nước có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với lưu trữ lịch sử thực hiện việc giải mật tài liệu đã nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Việc giải mật tài liệu lưu trữ đã nộp vào lưu trữ lịch sử trong trường hợp cơ quan xác định bí mật nhà nước không còn hoạt động thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan xác định bí mật nhà nước không còn hoạt động quy định tại điểm đ khoản 1 Điều này được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp để đáp ứng yêu cầu thực tiễn bảo vệ lợi ích quốc gia, dân tộc; phát triển kinh tế - xã hội; hội nhập, hợp tác quốc tế;
b) Người đứng đầu lưu trữ lịch sử thực hiện các hình thức xác định việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp tài liệu không còn thuộc danh mục bí mật nhà nước;
c) Không thực hiện việc giải mật tài liệu lưu trữ trong trường hợp việc giải mật có thể gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc.
3. Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước đã nộp vào lưu trữ lịch sử trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành được quy định như sau:
a) Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh;
b) Tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được hủy trong các trường hợp sau: khi không cần thiết phải lưu giữ và việc hủy tài liệu không gây nguy hại đến lợi ích quốc gia, dân tộc; nếu không hủy tài liệu sẽ gây nguy hại cho lợi ích quốc gia, dân tộc;
c) Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước phải bảo đảm các yêu cầu theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Tài liệu lưu trữ có thời hạn được lưu trữ tại lưu trữ lịch sử trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành thì lưu trữ lịch sử tiếp tục lưu trữ cho đến hết thời hạn.
5. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được tiếp tục sử dụng đến khi hết thời hạn ghi trên Chứng chỉ.
6. Đối với hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử được hình thành trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành, thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 nhưng không quá ngày 01 tháng 7 năm 2030.
Luật này được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 21 tháng 6 năm 2024.
| CHỦ TỊCH QUỐC HỘI |
QUỐC HỘI | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Luật số: ........ /20....../QH..... | Hà Nội, ngày tháng năm 20…. |
DỰ THẢO |
|
LUẬT
LƯU TRỮ (SỬA ĐỔI)
Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ (sửa đổi).
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Luật này quy định về tài liệu lưu trữ, hoạt động lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Tài liệu là thông tin trên các vật mang tin, phương tiện điện tử về một sự việc, hiện tượng, đối tượng cụ thể.
2. Tài liệu lưu trữ là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, có giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sử và được lựa chọn để lưu trữ lâu dài. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
3. Tài liệu điện tử là thông tin được tạo ra, gửi, nhận và lưu giữ bằng phương tiện điện tử.
4. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu điện tử có giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ lâu dài trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
5. Bản gốc tài liệu lưu trữ điện tử là bản được tạo lập đầu tiên hoàn chỉnh về nội dung, thể thức và có xác thực số của cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo lập.
6. Tài liệu lưu trữ số là tài liệu lưu trữ điện tử tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiện số để ghi tin, truyền đạt thông tin cùng với sự hỗ trợ của công nghệ và thiết bị số.
7. Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập từ việc số hóa tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử và được xác thực bởi cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.
8. Tài liệu lưu trữ tư là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ và các tổ chức tư nhân.
9. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia; được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả; thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.
10. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
11. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và tài liệu lưu trữ tư.
12. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội.
13. Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
14. Lưu trữ cơ quan là bộ phận hoặc cá nhân thực hiện hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
15. Lưu trữ lịch sử là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
Lưu trữ lịch sử gồm Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam và Lưu trữ lịch sử của Nhà nước, được tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh.
16. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, bảo hiểm, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ và dịch vụ lưu trữ.
17. Thu thập tài liệu là việc xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
18. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
19. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
20. Bảo quản tài liệu là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
21. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là việc lập bản sao bảo hiểm theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt và bảo quản bản sao bảo hiểm đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ.
22. Thống kê tài liệu là việc thu thập, xử lý và tổng hợp; phân tích và dự báo; phổ biến và lưu trữ thông tin thống kê về tài liệu lưu trữ trong điều kiện không gian và thời gian cụ thể.
23. Sử dụng tài liệu lưu trữ là việc thực hiện các biện pháp nghiệp vụ lưu trữ để khai thác tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
24. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử quản lý và có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ.
25. Xác thực tài liệu lưu trữ điện tử là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ xác nhận cấp phiên bản của bản gốc tài liệu lưu trữ điện tử hoặc bản sao điện tử của tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu theo quy định của pháp luật.
26. Cơ sở dữ liệu quốc gia tài liệu lưu trữ điện tử là toàn bộ tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ bao gồm định dạng điện tử và định dạng khác thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam.
27. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ bao gồm định dạng điện tử và định dạng khác thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
28. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ bao gồm định dạng điện tử và định dạng khác thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
29. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của bộ, ngành, địa phương, cơ quan, tổ chức, cá nhân là toàn bộ tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ bao gồm định dạng điện tử và định dạng khác hình thành trong quá trình hoạt động của các bộ, ngành, địa phương, cơ quan, tổ chức, cá nhân.
30. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là hệ thống công nghệ thông tin được thiết lập để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử và quản lý dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử.
31. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số là hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử có tính năng phân tích và cho kết quả tìm kiếm là thông tin trích xuất từ tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ trong Hệ thống.
32. Nền tảng Lưu trữ số là hệ thống hạ tầng công nghệ, đường truyền, giải pháp kỹ thuật được thiết lập làm cơ sở kết nối các Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử.
Nền tảng Lưu trữ số được thiết lập trong phạm vi quốc gia; ngành, lĩnh vực; tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
33. Kho Lưu trữ số là một tập hợp có cấu trúc hạ tầng, trang thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng nhằm thực hiện đầy đủ các tính năng, chức năng thu thập, phân loại, thống kê, xác định giá trị, khai thác, sử dụng, bảo đảm an toàn thông tin, tính toàn vẹn, xác thực, bảo hiểm và bảo quản kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ điện tử.
34. Hoạt động dịch vụ lưu trữ là hoạt động của các tổ chức, cá nhân tham gia vào việc cung cấp dịch vụ: chỉnh lý; số hoá; bảo quản; cung cấp thiết bị vật tư lưu trữ; tiêu hủy; sử dụng tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử; tư vấn; xây dựng và chuyển giao công nghệ quản lý tài liệu lưu trữ và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
35. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, năng lực hành nghề và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
Điều 4. Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và hoạt động lưu trữ
1. Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, cơ sở dữ liệu quốc gia tài liệu lưu trữ điện tử và hoạt động lưu trữ.
2. Tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
3. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương, cơ quan, tổ chức kết nối liên thông để thực hiện trao đổi dữ liệu, thu thập tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 5. Chính sách của Nhà nước về lưu trữ
1. Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
2. Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
3. Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
4. Sưu tầm, thu thập, bảo quản, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu quốc gia tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
5. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực và phát triển nguồn nhân lực lưu trữ.
6. Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.
Điều 6. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, tổ chức thực hiện hiệu quả hoạt động lưu trữ.
2. Cá nhân có trách nhiệm thực hiện các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ, lập hồ sơ công việc, bảo vệ, bảo quản an toàn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để phục vụ hiệu quả cho khai thác, sử dụng tài liệu.
Điều 7. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.
3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép.
6. Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, hủy, chia sẻ trái phép cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử; tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử..
7. Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà xử lý vi phạm hành chính, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Căn cứ quy định của Luật này và Luật Xử lý vi phạm hành chính, Chính phủ quy định hành vi vi phạm hành chính, hình thức xử phạt, mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả đối với từng hành vi vi phạm hành chính; thẩm quyền xử phạt, mức phạt cụ thể và thẩm quyền lập biên bản đối với hành vi vi phạm hành chính; chế độ áp dụng các biện pháp xử lý hành chính trong lĩnh vực lưu trữ.
Chương II
QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM
Mục 1. QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ PHÔNG LƯU TRỮ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VÀ PHÔNG LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
Điều 8. Quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
1. Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam quản lý tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
2. Thành phần tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
a) Tài liệu lưu trữ của các tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức tiền thân của các tổ chức chính trị - xã hội;
b) Tài liệu lưu trữ của Đại hội Đảng toàn quốc và đại hội đảng bộ các cấp; tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam (trước kia là Đảng Lao động Việt Nam, Đảng Cộng sản Đông Dương);
c) Tài liệu lưu trữ của các tổ chức chính trị - xã hội;
d) Tài liệu lưu trữ về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội;
đ) Tài liệu lưu trữ về hoạt động của Đảng Cộng sản và công nhân, của các tổ chức và phong trào quốc tế, của các chiến sỹ cộng sản và nhân vật lịch sử quốc tế có liên quan đến Đảng Cộng sản Việt Nam;
e) Tài liệu lưu trữ của các chế độ phong kiến, thực dân, đế quốc xâm lược và các chính quyền tay sai phản động có liên quan trực tiếp đến hoạt động của Đảng Cộng sản Việt Nam và của các tổ chức, đoàn thể cách mạng.
Điều 9. Quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam
1. Bộ Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; xây dựng, quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia tài liệu lưu trữ điện tử.
2. Thành phần tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam
a) Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tài liệu lưu trữ của các đảng bộ, chi bộ cơ sở trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân;
b) Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa;
c) Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 trở về trước;
d) Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước;
đ) Tài liệu lưu trữ về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Nhà nước.
Điều 10. Quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức
1. Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
a) Tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cùng cấp theo quy định của pháp luật.
b) Tài liệu lưu trữ bảo quản có thời hạn được lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan.
2. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan.
3. Các ngành công an, quốc phòng, ngoại giao lập kho lưu trữ để quản lý tài liệu; xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử, có trách nhiệm kết nối liên thông với Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam; chịu sự thanh tra, kiểm tra và chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp.
4. Quản lý tài liệu lưu trữ ở xã, phường, thị trấn
a) Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã được lựa chọn, lưu trữ tập trung tại Văn phòng đảng ủy cấp xã.
b) Tài liệu lưu trữ của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tập trung tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
c) Bí thư đảng ủy cấp xã chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của đảng ủy và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp xã.
Điều 11. Quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
1. Quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam
a) Lưu trữ lịch sử của Đảng ở trung ương quản lý tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở cấp trung ương; quản lý tài liệu của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính trị - xã hội.
b) Lưu trữ lịch sử của Đảng ở địa phương quản lý tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng; tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh và cấp huyện.
2. Quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử của Nhà nước
a) Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương quản lý tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Nhà nước.
b) Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương quản lý tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.
Điều 12. Quản lý tài liệu lưu trữ khi có sự thay đổi về tổ chức, đơn vị hành chính
1. Hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức khi có sự thay đổi về tổ chức, đơn vị hành chính phải được thu thập, chỉnh lý, thống kê, bàn giao đầy đủ, thống nhất; bảo đảm nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ, thuận lợi cho việc bảo quản và sử dụng tài liệu.
2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý tài liệu của cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử khi có sự thay đổi về tổ chức, đơn vị hành chính.
3. Thủ trưởng cơ quan quản lý cấp trên, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính có sự thay đổi về tổ chức, đơn vị hành chính có trách nhiệm chỉ đạo việc quản lý tài liệu.
4. Bộ Nội vụ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu khi có sự thay đổi về tổ chức, đơn vị hành chính.
Điều 13. Quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm
1. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm không phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và thế giới.
2. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, được bảo quản, bảo hiểm, thống kê và sử dụng theo chế độ đặc biệt.
3. Chính phủ quy định chi tiết về quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
Mục 2. QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TƯ
Điều 14. Quyền sở hữu, quyền tác giả, quyền khác đối với tài liệu lưu trữ tư
1. Tài liệu lưu trữ tư được công nhận, tôn trọng, bảo vệ và bảo đảm theo quy định của Bộ Luật Dân sự, Luật Sở hữu trí tuệ và các luật khác có liên quan về quyền sở hữu, quyền tác giả và quyền khác đối với tài sản.
2. Chính phủ quy định chi tiết các quyền đối với tài liệu lưu trữ tư.
Điều 15. Sưu tầm, sử dụng tài liệu lưu trữ tư
1. Việc sưu tầm, sử dụng tài liệu lưu trữ tư thực hiện theo thỏa thuận giữa chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư với tổ chức, cá nhân có thẩm quyền về lưu trữ.
2. Tài liệu lưu trữ tư đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.
3. Các trường hợp hạn chế sử dụng tài liệu lưu trữ tư
a) Việc sử dụng tài liệu xâm phạm đến lợi ích quốc gia, dân tộc; lợi ích công cộng; bí mật nhà nước; đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình; quyền và lợi ích hợp pháp của người khác.
b) Sử dụng tài liệu là các tác phẩm, các sáng chế hay sáng tạo kỹ thuật khác trong phạm vi và thời hạn được pháp luật bảo hộ, trừ trường hợp tác phẩm đã công bố không phải xin phép theo quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ.
4. Thẩm quyền quyết định sử dụng tài liệu lưu trữ tư
a) Trường hợp đã có thỏa thuận giữa chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư với tổ chức, cá nhân có thẩm quyền lưu trữ thì việc sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo thỏa thuận.
b) Trường hợp không có thỏa thuận thì việc sử dụng tài liệu lưu trữ phải được sự đồng ý của chủ sở hữu hoặc người đại diện hợp pháp của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ.
c) Bộ trưởng Bộ Nội vụ, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ của Đảng quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tư trong trường hợp không xác định được chủ sở hữu, người đại diện hợp pháp của chủ sở hữu hoặc trong trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.
Điều 16. Ký gửi, đăng ký, mua bán, trao đổi, tặng cho tài liệu lưu trữ tư
1. Tài liệu lưu trữ tư được mua bán, trao đổi, tặng cho và thừa kế theo quy định của pháp luật.
2. Nhà nước khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, đăng ký, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về lưu trữ.
3. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết trình tự, thủ tục ký gửi, đăng ký tài liệu lưu trữ tư tại cơ quan lưu trữ có thẩm quyền; điều kiện thành lập và hoạt động của tổ chức, cá nhân hoạt động lưu trữ tài liệu.
Điều 17. Trưng dụng tài liệu lưu trữ tư
1. Tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu của tổ chức, cá nhân, hộ gia đình, cộng đồng dân cư được Nhà nước sử dụng có thời hạn thông qua quyết định hành chính trong trường hợp cần thiết vì lý do quốc phòng, an ninh, lợi ích quốc gia.
2. Trưng dụng tài liệu lưu trữ phải bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu tài liệu.
3. Chủ sở hữu tài liệu trưng dụng phải chấp hành quyết định trưng dụng tài liệu của người có thẩm quyền.
4. Quyền và trách nhiệm của Nhà nước, quyền và nghĩa vụ của các chủ sở hữu tài liệu lưu trữ trưng dụng được thực hiện theo quy định tại Luật này và các luật khác có liên quan.
Điều 18. Hỗ trợ hoạt động lưu trữ tư
1. Cơ quan lưu trữ nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ, tạo điều kiện bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư.
2. Nhà nước hỗ trợ kinh phí bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tư thuộc diện quý, hiếm.
Chương III
HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
Mục 1. THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 19. Thẩm quyền thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
2. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
3. Trách nhiệm ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu, Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
a) Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu, Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở trung ương. Ban Thường vụ tỉnh, thành ủy ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu, Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh.
b) Bộ Nội vụ ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu, Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu, Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.
4. Lưu trữ lịch sử các cấp sưu tầm, tiếp nhận tài liệu lưu trữ tư trên cơ sở thỏa thuận.
Điều 20. Trách nhiệm, thủ tục giao, nhận tài liệu
1. Trách nhiệm, thủ tục giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
b) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
2. Trách nhiệm, thủ tục giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử
a) Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; giao nộp tài liệu (trừ tài liệu mật) và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử.
b) Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Bộ Nội vụ quy định chi tiết về thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
Điều 21. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
c) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân tối đa là 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 22. Chỉnh lý tài liệu
1. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc;
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của đơn vị hình thành phông.
2. Yêu cầu đối với tài liệu sau khi chỉnh lý
a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
b) Được xác định thời hạn bảo quản;
c) Được lập hồ sơ hoàn chỉnh và hệ thống hoá;
d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
3. Bộ Nội vụ quy định chi tiết về chỉnh lý tài liệu.
Điều 23. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
1. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu gồm: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn.
2. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.
Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
3. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này và được xác định thời hạn bảo quản tối đa 70 năm.
4. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử. Không hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 1954 trở về trước.
5. Bộ Nội vụ quy định chi tiết về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức quản lý ngành, lĩnh vực quy định chi tiết về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành, lĩnh vực trên cơ sở thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ.
Điều 24. Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng Xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng Xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng;
b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
3. Hội đồng Xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng Xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 26 của Luật này.
Điều 25. Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu
1. Đối với tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
a) Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu Văn phòng Trung ương Đảng quyết định thành lập.
b) Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu Văn phòng Trung ương Đảng trong việc thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam.
2. Đối với tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam
a) Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập.
b) Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ trong việc thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của Nhà nước.
3. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng;
b) Đại diện lãnh đạo đơn vị tham mưu thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ (đối với tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước) hoặc Đại diện lãnh đạo đơn vị tham mưu quản lý hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (đối với tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam) là Phó Chủ tịch Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo Lưu trữ lịch sử có tài liệu tiêu hủy là ủy viên;
d) Chuyên viên thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ (đối với tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước) hoặc chuyên viên thực hiện nhiệm vụ quản lý hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (đối với tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam) là Thư ký Hội đồng.
4. Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc người đứng đầu Văn phòng Trung ương Đảng.
Điều 26. Thẩm quyền, thủ tục hủy tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền, thủ tục hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
b) Theo đề nghị của Hội đồng Xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.
2. Thẩm quyền, thủ tục hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử
a) Bộ trưởng Bộ Nội vụ có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử ở trung ương. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử ở địa phương.
b) Căn cứ vào ý kiến của Hội đồng Thẩm tra xác định giá trị tài liệu, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử ở trung ương. Giám đốc Sở Nội vụ có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử ở địa phương.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Bộ Nội vụ quy định chi tiết về hủy tài liệu hết giá trị.
Mục 3. BẢO QUẢN, BẢO HIỂM, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 27. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này có thể ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
3. Bộ Nội vụ quy định chi tiết về bảo quản tài liệu lưu trữ.
Điều 28. Kho lưu trữ chuyên dụng
1. Kho lưu trữ chuyên dụng bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng.
2. Yêu cầu về kho lưu trữ chuyên dụng
a) Thuận tiện giao thông; có địa chất ổn định, xa các chấn động nền; có địa thế cao, thoát nước nhanh; không ở gần các khu vực dễ gây cháy, nổ, ô nhiễm và có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết;
b) Bảo đảm kết cấu bền vững; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
c) Thiết kế hợp lý, liên hoàn, phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ;
d) Đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan của công trình văn hóa.
3. Bộ Nội vụ quy định chi tiết về kho lưu trữ chuyên dụng.
Điều 29. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ được lập bản sao bảo hiểm.
2. Bộ Nội vụ quy định chi tiết về bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Điều 30. Thống kê nhà nước về lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu quốc gia tài liệu lưu trữ điện tử phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.
2. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.
3. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây:
a) Cơ quan, tổ chức ở trung ương tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
b) Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo Sở Nội vụ.
Sở Nội vụ tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện và báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
c) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện.
Phòng Nội vụ tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
Mục 4. SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 31. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
2. Nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ:
a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
3. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ:
a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;
b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
Điều 32. Tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ được phép tiếp cận
Cơ quan, tổ chức, cá nhân được tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ, trừ tài liệu lưu trữ không được tiếp cận quy định tại khoản 2 và tài liệu lưu trữ được tiếp cận có điều kiện quy định tại khoản 3 Điều này.
2. Tài liệu lưu trữ không được tiếp cận
a) Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng chưa được giải mật;
b) Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
3. Tài liệu lưu trữ được tiếp cận có điều kiện
a) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được xử lý nghiệp vụ được tiếp cận trong trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, người đứng đầu Lưu trữ lịch sử đồng ý;
b) Tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân được tiếp cận rộng rãi sau 40 năm nếu được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép, trừ trường hợp việc sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến cá nhân đó làm ảnh hưởng đến lợi ích của quốc gia, dân tộc;
c) Tài liệu lưu trữ của cá nhân ký gửi vào Lưu trữ lịch sử được tiếp cận trong trường hợp người đứng đầu Lưu trữ lịch sử và cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, người đứng đầu Lưu trữ lịch sử ban hành Danh mục tài liệu lưu trữ không được tiếp cận, Danh mục tài liệu lưu trữ được tiếp cận có điều kiện cho từng Phông lưu trữ.
Điều 33. Giải mật tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ lịch sử giải mật đối với tài liệu lưu trữ không xác định được cơ quan xác định bí mật nhà nước trên nguyên tắc bảo đảm lợi ích của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
2. Người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ các cấp quyết định việc giải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.
3. Căn cứ đề xuất giải mật tài liệu lưu trữ
a) Danh mục bí mật nhà nước do cơ quan có thẩm quyền ban hành;
b) Nội dung của từng tài liệu lưu trữ cụ thể;
c) Sự thay đổi của tình hình thực tế;
d) Thời hạn tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi theo quy định của Luật Lưu trữ;
đ) Việc toàn bộ hoặc một phần tài liệu lưu trữ được công bố trong tài liệu khác.
e) Quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Trình tự, thủ tục giải mật tài liệu
a) Người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ thành lập Hội đồng giải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp, bao gồm: Lãnh đạo cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ làm Chủ tịch Hội đồng; lãnh đạo Lưu trữ lịch sử trực tiếp bảo quản tài liệu lưu trữ và đại diện các cơ quan, tổ chức có tài liệu nộp lưu được giải mật.
b) Hội đồng giải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử các cấp có trách nhiệm nghiên cứu tài liệu, xem xét, đánh giá đề xuất người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp quyết định việc giải mật tài liệu lưu trữ.
Hội đồng giải mật làm việc theo chế độ tập thể, quyết định theo đa số và giải thể sau khi tiến hành giải mật.
5. Hồ sơ giải mật tài liệu lưu trữ phải được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử có tài liệu được giải mật ít nhất 20 năm, kể từ ngày giải mật tài liệu.
Điều 34. Sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.
2. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
a) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu lưu trữ không được tiếp cận, Danh mục tài liệu lưu trữ được tiếp cận có điều kiện.
Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
b) Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
Điều 35. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.
3. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
4. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
5. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
6. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
7. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Điều 36. Sao, chứng thực tài liệu lưu trữ
1. Thẩm quyền cấp bản sao, chứng thực lưu trữ
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ bảo quản tại Lưu trữ cơ quan.
b) Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử.
2. Sao tài liệu lưu trữ
a) Bản sao tài liệu lưu trữ là bản chụp, bản in, bản số hóa có đầy đủ nội dung, thể thức chính xác như bản chính.
Các hình thức sao: sao từ tài liệu lưu trữ giấy sang giấy; sao từ tài liệu lưu trữ điện tử sang giấy; sao từ tài liệu lưu trữ giấy sang điện tử.
b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
Các hình thức trích sao: trích sao từ tài liệu lưu trữ giấy sang giấy; trích sao từ tài liệu lưu trữ điện tử sang giấy; trích sao từ tài liệu lưu trữ giấy sang điện tử; trích sao từ tài liệu lưu trữ điện tử sang điện tử.
3. Chứng thực tài liệu lưu trữ
a) Bản chứng thực tài liệu lưu trữ được thực hiện bằng việc chụp, in, số hóa từ bản gốc, bản chính văn bản.
b) Bản chứng thực tài liệu lưu trữ có giá trị như bản chính của văn bản.
Điều 37. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
2. Thẩm quyền mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
a) Văn phòng Trung ương Đảng quyết định việc mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.
b) Bộ trưởng Bộ Nội vụ có thẩm quyền cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử ở trung ương để sử dụng ở nước ngoài. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cho phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh để sử dụng ở nước ngoài.
c) Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền cho phép mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.
d) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cho phép mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.
đ) Việc mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
3. Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải có văn bản xin phép người có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2 Điều này. Văn bản xin phép mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải nêu rõ họ tên cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức; các thông tin về tài liệu lưu trữ (tên cơ quan lưu trữ, tên phông, số hộp, số hồ sơ, tên cơ quan ban hành, tên loại, trích yếu nội dung, ngày tháng năm của tài liệu); mục đích sử dụng; thời gian mang tài liệu ra khỏi lưu trữ, thời gian hoàn trả tài liệu; địa điểm mang tài liệu; biện pháp bảo quản an toàn tài liệu. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử lập biên bản bàn giao tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân.
b) Tài liệu lưu trữ mang ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải được bảo vệ an toàn.
c) Trong thời gian mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử nếu phát hiện bị mất phải báo cáo ngay với người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định tại khoản 2 Điều này để có biện pháp xử lý và khắc phục hậu quả.
d) Sau khi kết thúc thời gian mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2 Điều này và lập biên bản bàn giao tài liệu lưu trữ cho Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
4. Tài liệu lưu trữ trước khi mang ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải được số hóa hoặc lập bản sao bảo hiểm.
5. Bộ Nội vụ quy định chi tiết về sử dụng tài liệu lưu trữ.
Mục 5. HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ
Điều 38. Điều kiện năng lực của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ
1. Các hoạt động dịch vụ lưu trữ phải đăng ký ngành, nghề kinh doanh có điều kiện theo quy định của pháp luật
a) Dịch vụ chỉnh lý tài liệu;
b) Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ;
c) Dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ;
d) Dịch vụ tư vấn.
2. Các loại Chứng chỉ hành nghề
a) Chứng chỉ Chỉnh lý;
b) Chứng chỉ Số hóa;
c) Chứng chỉ Bảo quản;
d) Chứng chỉ Tư vấn.
2. Cá nhân hành nghề lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề theo quy định của Luật này gồm:
a) Quản lý, chủ nhiệm, chủ trì các dự án, đề án, công trình;
b) Trưởng, phó nhóm thực hiện nghiệp vụ;
c) Nhân viên thực hiện các bước quy trình nghiệp vụ có trình độ chuyên môn tương đương Lưu trữ viên trở lên;
d) Cá nhân hành nghề độc lập.
3. Chính phủ quy định chi tiết điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; thủ tục cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ và thẩm quyền, thủ tục cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Điều 39. Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
1. Cá nhân được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau:
a) Là công dân Việt Nam, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
b) Có lý lịch rõ ràng;
c) Có bằng tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ;
d) Đã trực tiếp làm lưu trữ hoặc có liên quan đến lưu trữ từ đủ 05 năm trở lên;
đ) Đạt yêu cầu tại kỳ thi cấp Chứng chỉ hoặc kỳ sát hạch do cơ quan có thẩm quyền tổ chức.
2. Những trường hợp không được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bao gồm:
a) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục;
c) Người đã bị kết án về một trong các tội phạm liên quan đến an ninh quốc gia; tội cố ý làm lộ bí mật công tác; tội chiếm đoạt, mua bán hoặc hủy tài liệu bí mật công tác.
3. Người đã được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nếu thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này thì bị thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
4. Bộ Nội vụ thống nhất quản lý, cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; quy định cụ thể thẩm quyền, nội dung kiểm tra, sát hạch cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Chương IV
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Điều 40. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
1. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo đảm các chức năng thu thập, tổ chức khoa học, bảo quản, xác thực, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử và tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị.
2. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo đảm quản lý dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử để phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả.
3. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo đảm khả năng cho kết quả tìm kiếm là tài liệu lưu trữ và dữ liệu đặc tả tài liệu lưu trữ.
4. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tin cậy là hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các nguyên tắc sau:
a) Bảo đảm lưu trữ được toàn bộ nội dung, ngữ cảnh và cấu trúc của tài liệu lưu trữ điện tử;
b) Bảo đảm được tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ điện tử từ khi được khởi tạo dưới dạng hoàn chỉnh và đưa vào Hệ thống đến khi được đưa ra sử dụng;
c) Bảo đảm nội dung tài liệu lưu trữ điện tử được lưu trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện tính chính xác nội dung tài liệu đó;
d) Bảo đảm tài liệu lưu trữ điện tử có thể sử dụng và tham chiếu khi cần thiết;
đ) Lưu vết toàn bộ quá trình tác động vào tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ trong suốt thời gian lưu trữ trong Hệ thống.
5. Tài liệu lưu trữ điện tử thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử phải được bảo quản trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tin cậy từ ngay khi tài liệu được tạo lập hoàn chỉnh nội dung và thể thức.
6. Bộ Nội vụ quy định chi tiết về chức năng của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tin cậy.
Điều 41. Tạo lập tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập đáp ứng yêu cầu về chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ. Dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức được quản lý theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong Hệ thống.
3. Việc tạo lập tài liệu lưu trữ điện tử phải tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật để bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, khả năng truy cập của tài liệu, dữ liệu.
4. Tài liệu lưu trữ số hóa được tạo lập để phục vụ nhu cầu bảo quản, bảo hiểm và tổ chức sử dụng. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.
5. Cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa có trách nhiệm xác thực vào tài liệu lưu trữ số hóa bằng ký số hoặc bằng hình thức khác tương tự.
6. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên tài liệu lưu trữ số hóa phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử và thể thức, hình thức ký số theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.
7. Bộ Nội vụ quy định chi tiết chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 42. Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử
1. Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử
a) Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan: Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày công việc kết thúc;
b) Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử: Trong thời hạn 03 năm kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử được thu thập trong khuôn dạng gói tin nộp lưu theo quy định của pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ.
3. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.
4. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử được thực hiện thống nhất theo quy trình, tiêu chuẩn gói tin nộp lưu, tiêu chuẩn kỹ thuật do cơ quan có thẩm quyền quy định.
5. Trường hợp giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến, bên giao và bên nhận phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.
6. Trường hợp giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử trực tiếp, ngoài việc kiểm tra các nội dung quy định tại khoản 4 Điều này, bên giao và bên nhận phải kiểm tra và xác nhận thiết bị lưu trữ tài liệu điện tử bảo đảm an toàn, an ninh.
7. Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ cơ quan được phép sử dụng giải pháp công nghệ tự động thu thập tài liệu lưu trữ điện tử thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật.
8. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được phép hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu thành công và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận.
9. Bộ Nội vụ quy định chi tiết tiêu chuẩn gói tin nộp lưu.
Điều 43. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
2. Cơ quan, tổ chức phải định kỳ kiểm tra, sao lưu dữ liệu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.
3. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp. Cơ quan, tổ chức phải định kỳ kiểm tra phương tiện bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ điện tử và bảo đảm phương tiện bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ điện tử hoạt động ổn định.
4. Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và an ninh thông tin mạng.
Điều 44. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử có trách nhiệm bảo đảm các yêu cầu về an ninh, an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Bộ Nội vụ quy định chi tiết tiêu chuẩn gói tin khai thác, sử dụng.
Điều 45. Xác thực tài liệu lưu trữ điện tử
1. Lưu trữ lịch sử xác thực tài liệu lưu trữ điện tử có bản gốc lưu tại Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tin cậy thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý và sử dụng của Lưu trữ lịch sử.
2. Cơ quan, tổ chức xác thực tài liệu lưu trữ điện tử có bản gốc lưu tại Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tin cậy thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý và sử dụng của cơ quan, tổ chức.
3. Kho Lưu trữ số xác thực tài liệu lưu trữ điện tử có bản gốc lưu tại Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tin cậy thuộc thẩm quyền quản lý của Kho Lưu trữ số.
Điều 46. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định hết giá trị khi không có mối liên kết với các hồ sơ còn thời hạn bảo quản trong Hệ thống.
2. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
Điều 47. Kho Lưu trữ số
1. Kho Lưu trữ số gồm Hạ tầng lắp đặt thiết bị, tòa nhà; Hạ tầng công nghệ thông tin; Hạ tầng mạng; Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tin cậy; Cơ sở dữ liệu và Hệ thống bảo đảm an toàn thông tin.
2. Hạ tầng công nghệ thông tin của Kho Lưu trữ số gồm hạ tầng chính, hệ thống dự phòng và hệ thống bảo hiểm.
3. Cấp độ an toàn thông tin của Kho Lưu trữ số được xác định và thực hiện theo quy định về cấp độ bảo đảm an toàn hệ thống thông tin.
4. Bộ Nội vụ quy định chi tiết về Kho Lưu trữ số.
Chương V
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ LƯU TRỮ
Điều 48. Trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ
1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ.
2. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ.
3. Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ.
4. Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.
Điều 49. Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ
1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ.
2. Quản lý thống nhất nghiệp vụ về công tác lưu trữ, quy định định mức kinh tế - kỹ thuật và phương pháp xác định đơn giá thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.
3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ.
4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ.
5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ.
6. Hợp tác quốc tế trong công tác lưu trữ.
7. Sơ, tổng kết công tác lưu trữ.
Điều 50. Kinh phí cho công tác lưu trữ
1. Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng cho các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ.
2. Nhà nước khuyến khích tổ chức, cá nhân trong nước và tổ chức, cá nhân ngoài nước đóng góp, tài trợ cho việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Điều 51. Hợp tác quốc tế về lưu trữ
1. Nguyên tắc hợp tác quốc tế về lưu trữ
a) Hợp tác quốc tế về lưu trữ được thực hiện trên cơ sở tuân thủ pháp luật Việt Nam, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và thỏa thuận quốc tế theo thẩm quyền; tôn trọng độc lập, chủ quyền, bình đẳng, các bên cùng có lợi;
b) Trường hợp Việt Nam chưa ký kết hoặc chưa gia nhập điều ước quốc tế có liên quan thì việc hợp tác quốc tế về lưu trữ được thực hiện theo nguyên tắc có đi có lại nhưng không trái pháp luật Việt Nam, phù hợp với pháp luật và thông lệ quốc tế;
c) Phát huy sức mạnh nội lực và sự ủng hộ, giúp đỡ của cộng đồng lưu trữ quốc tế.
2. Nội dung hợp tác quốc tế về lưu trữ:
a) Tham gia thực hiện điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế có nội dung liên quan; gia nhập các tổ chức quốc tế về lưu trữ; đàm phán, ký kết thỏa thuận, bản ghi nhớ, kế hoạch, biên bản hợp tác đa phương và song phương về lưu trữ;
b) Thực hiện chương trình, dự án hợp tác quốc tế;
c) Trao đổi thông tin, hợp tác trong xây dựng tổ chức bộ máy và hành lang pháp lý về lưu trữ;
d) Hợp tác về chuyên môn, nghiệp vụ; tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học, tập huấn, triển lãm quốc tế; biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ; nghiên cứu khoa học lưu trữ, ứng dụng và chuyển giao công nghệ lưu trữ;
đ) Hợp tác phát triển nguồn nhân lực về văn thư, lưu trữ: trao đổi chuyên gia, thực hiện các chương trình đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ;
e) Trao đổi Danh mục tài liệu lưu trữ, bản sao tài liệu lưu trữ và tư liệu nghiệp vụ lưu trữ theo quy định pháp luật.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Bổ sung ngành, nghề của Phụ lục IV về Danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện như sau:
1. Dịch vụ chỉnh lý tài liệu
2. Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ
3. Dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ
4. Dịch vụ tư vấn tài liệu lưu trữ
5. Dịch vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 53. Bổ sung Phụ lục số 01 Danh mục Phí, Lệ phí ban hành kèm theo Luật Phí và lệ phí số 97/2015/QH13
1. Lệ phí cấp, cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
2. Lệ phí thẩm định và cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ
Điều 54. Hiệu lực thi hành
1. Luật này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2025.
2. Luật Lưu trữ số 10/2011/QH13 hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành.
Điều 55. Điều khoản chuyển tiếp
Luật này được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày … tháng … năm 2024.
- 1Luật lưu trữ 2011
- 2Báo cáo 2352/BC-BNN-VP về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ kể từ khi Luật lưu trữ có hiệu lực (01/7/2012) do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành
- 3Công văn 1587b/LĐTBXH-VP năm 2018 về báo cáo việc thực hiện Luật Lưu trữ từ 2012-2017 do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành
- 4Công văn 349/VTLTNN-NVTW năm 2018 về hướng dẫn báo cáo việc thực hiện Luật Lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành
- 5Công văn 8459/VPCP-PL năm 2023 về chỉnh lý, hoàn thiện hồ sơ dự án Luật Lưu trữ (sửa đổi) do Văn phòng Chính phủ ban hành
- 6Công văn 8665/VPCP-PL năm 2023 về chỉnh lý, hoàn thiện hồ sơ dự án Luật Lưu trữ (sửa đổi) do Văn phòng Chính phủ ban hành
- 1Báo cáo 2352/BC-BNN-VP về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ kể từ khi Luật lưu trữ có hiệu lực (01/7/2012) do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành
- 2Công văn 1587b/LĐTBXH-VP năm 2018 về báo cáo việc thực hiện Luật Lưu trữ từ 2012-2017 do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành
- 3Công văn 349/VTLTNN-NVTW năm 2018 về hướng dẫn báo cáo việc thực hiện Luật Lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành