KẾ HOẠCH

VỀ VIỆC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HẬU GIANG GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2021 ĐẾN NĂM 2025

Căn cứ Quyết định số 908/QĐ-UBND ngày 06 tháng 7 năm 2015 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang.

Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang ban hành Kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2025, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU

1. Mục đích

Tạo cơ sở khoa học để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong quản lý và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo tinh thần Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

Thu thập tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và tổ chức bảo quản tài liệu một cách có hệ thống, khoa học, giúp công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả.

Lựa chọn, xác định đúng, đủ thành phần tài liệu có giá trị lưu trữ lịch sử theo quy định.

Tổ chức thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu đang tồn đọng và tiến hành giao nộp vào Lưu trữ lịch sử đúng thời gian kế hoạch đề ra.

2. Yêu cầu

Xác định nguồn nộp lưu, thành phần tài liệu nộp lưu đúng đối tượng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; đúng phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử và đúng thời hạn quy định.

Tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; chỉ đạo, hướng dẫn về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định.

II. THÀNH PHẦN VÀ THỜI GIAN GIAO NỘP TÀI LIỆU

1. Thành phần tài liệu

Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu điện tử (nếu có); tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh, microfilm; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác.

2. Thời gian tổ chức giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

 (Đính kèm Phụ lục chi tiết)

III. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

1.1. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn tại Phụ lục I Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý hoàn chỉnh trước khi giao nộp.

1.2. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ.

1.3. Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử cùng cấp kiểm tra, thẩm định.

1.4. Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.

1.5. Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có). Mẫu Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số II Thông tư số 16/2014/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.

1.6. Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử tỉnh Hậu Giang để tiến hành giao nộp.

1.7. Giao nộp tài liệu

a) Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền.

b) Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

2. Đối với Sở Nội vụ

2.1. Lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu.

2.2. Hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp.

2.3. Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu.

2.4. Trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Hồ sơ trình gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt, báo cáo kết quả thẩm định của Lưu trữ lịch sử, văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

2.5. Lưu trữ lịch sử gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.

2.6. Chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.

2.7. Tiếp nhận tài liệu

a) Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.

b) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

c) Lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Biên bản được lập thành 03 bản: cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử cùng cấp giữ 02 bản. Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ theo hướng dẫn tại Phụ lục số III Thông tư số 16/2014/TT-BNV.

2.8. Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giao Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan, ban ngành tỉnh triển khai Kế hoạch này đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức cơ quan tổ chức thực hiện.

2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện, chuẩn bị tài liệu giao nộp và thực hiện theo nội dung Kế hoạch. Hàng năm báo cáo kết quả thực hiện về UBND tỉnh.

3. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chủ động chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo thời hạn quy định.

UBND tỉnh yêu cầu lãnh đạo các cấp, các ngành nghiêm túc triển khai thực hiện. Trường hợp phát sinh khó khăn, vướng mắc vượt thẩm quyền (nếu có), kịp thời báo cáo về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết./.

PHỤ LỤC

THỜI GIAN GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HẬU GIANG GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2021 ĐẾN NĂM 2025
(Kèm theo Kế hoạch số:        /KH-UBND ngày      tháng     năm 2021 của UBND tỉnh Hậu Giang)